“ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN

DESARROLLO”
Evidencia: AP01-AA1-EV02

Aprendiz:
Jimmy Ramos Martínez

Ficha:
2376314

Instructor Líder Técnico:

CENIGRAF
ANALISIS Y DESARROLLO
DE SISTEMAS DE
INFORMACION ADSI
Bogotá
D.C 2021
 TABLA DE CONTENIDO

1. TÍTULO DEL PROYECTO

2. Planteamiento del problema o necesidad que se pretende solucionar.

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
➢ Planteamiento del problema:
➢ Descripción del problema
➢ Formulación del problema:

3. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

4. OBJETIVO GENERAL

5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (alcanzables, verificables, cuantificables y

comprobables).

6. ALCANCE DEL PROYECTO.

 1. TÍTULO DEL PROYECTO.

“SOFTWARE PARA LA GESTION DOCUMENTAL DE CONTRATOS Y CUENTAS DE

CONTRATISTAS” (GECON).

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA O NECESIDAD QUE SE PRETENDE SOLUCIONAR.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Como sistematizar la creación y recepción de contratos y cuentas de contratistas?

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Previamente en los estudios realizados al ente municipal “Alcaldía Municipal de

Arjona”, se ha evidenciado que hay una falta de control en cuanto al manejo de los
contratos y cuentas de los contratitas de la alcaldía en las oficinas de control
interno, jurídica y hacienda, esto debido a que los datos requeridos son llevados
de forma manual o en una plantilla Excel, lo cual causa un sin número de
dificultades a quienes van a realizar el análisis de estos, para la implementación o
modificación de alguna acción interna se gasta mucho tiempo en ordenar fechas,
localizar contratos y cuentas de un mismo contratista, algunas veces teniendo que
repetir el proceso debido a un fallo de búsqueda o datos incompletos por una
incorrecta archivación, una vez hecho eso debe repetirse nuevamente la búsqueda
en contratos y cuentas pasadas si quieres hacer comparaciones respecto al tiempo
de duración de cada contrato o el periodo en que se le pagan las cuentas a
determinado contratista.

Lo anterior causa un detrimento en la visión de expansión de la entidad ya que

hace que se tenga que dedicar mucho tiempo en organizar, operar y comparar los
datos de una forma paupérrima en comparación con un sistema de información que
lo haga de forma automatizada, permitiendo dedicar ese tiempo en otras áreas de
importancia para apoyar el desarrollo de la visión del ente municipal.

Para solucionar este problema, se implementará un sistema de información el cual

registre los números de contratos, disponibilidad y certificado RDP, cedula del
contratista y números de cuenta de cobro con su respectivo egreso deducido de la
diferencia entre meses trabajados y meses restantes por terminar el contrato
obviamente también con las respectivas fechas en que se efectuó dicha transacción,
a su vez proporcionara al adquisidor de las herramientas por medio de las cuales
pueda generar reportes, para contar con mayor información de calidad al momento
de tomar decisiones relacionadas con el direccionamiento del ente municipal.

Por ello la solución es crear un software que satisfaga las necesidades

mencionadas anteriormente, para tal efecto este sistema de información debe
ofrecer los siguientes beneficios:

❖ Registrar: Almacenar por medio de un registro los datos de contratistas que

serán necesarios para la elaboración de contratos, proporcionando así un
archivo digital por medio de un sistema de información.
 ❖ De fácil uso: Debe ser lo más intuitivo posible o de muy poca capacitación,
para aquel o aquellos que vayan a estar implementándolo en el
establecimiento ya sea para registrar o implementar las herramientas
analíticas que el software pone a su disposición.

❖ De precio asequible: En lo posible debe ser un software de bajos costos que

pueda estar disponible para otras alcaldías

❖ Establecer restricciones de acceso: para evitar un mal manejo del software,

sólo podrá acceder aquel que tenga el usuario y la contraseña del aplicativo
para implementar cambios al registro.

Cumpliendo estos requisitos para la elaboración y producción del software, se

asegura que disponga de calidad y servicio para la satisfacción de los usuarios. y
sobre todo que sea un proyecto piloto presentable en otras alcaldías.

3. Justificación

1. En base al diagnóstico previo realizado al entorno de las oficinas de la “Alcaldía

Municipal de Arjona”, principalmente en las oficinas involucradas y a través de
un trabajo de investigación formativa realizado. Permitió desarrollar el análisis
del problema por medio de los métodos, técnicas e instrumentos necesarios
requeridos para la recolección de datos, permitiendo identificar la necesidad de
un sistema de información, para una contratación sistematizada. Todo ello
sumado a las presentes leyes que enunciaremos a continuación:

2. Que la Ley 1437 de 2011 en el Capítulo IV, autorizan la utilización de medios

electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al
documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de
documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos
electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de
mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus Artículos 60 y 90, los
cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política
archivística del Estado.
3. Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del
Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las
tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones
de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y
archivo de los expedientes.

4. Que el Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
 Administración Pública, establece en los Artículos 40 y 140 el uso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de
medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites
ante la Administración Pública.
5. Que la Directiva Presidencial 04 de 2012, establece la Eficiencia administrativa
y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.
6. Que la Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones"

Se hace evidente que la poca utilización de los recursos tecnológicos y de un

sistemas de información en los procesos de contratación, respecto al
almacenamiento de los datos para cada contratista, causa una mayor inversión de
tiempo y esfuerzo humano en búsquedas y comparaciones de cuentas y contratos,
en cambio con un sistema de información de calidad podría llevarse a cabo de una
manera detallada permitiendo así enfocar ese tiempo y esfuerzo en el crecimiento,
gestión y mejoramiento de otras áreas importantes de la empresa.

Por lo tanto, es evidente que se necesita invertir en la interpretación de tecnologías

de software para desarrollar un sistema de información, el cual ofrezca una solución
integral para la sistematización de la contratación y recepción de cuentas, por
medio de beneficios tales como accesibilidad, seguridad a la información por medio
de un archivo digital para el control y gestión de los datos del ente municipal.
respecto a la gestión documental de la contratación y cuentas de los contratistas,
Siendo estos beneficios los que ofrece la solución verdadera y puntual a desarrollar.

El planteamiento del problema explica claramente la naturaleza del proyecto y lo que

se quiere solucionar. De ahí la importancia de haber realizado un trabajo de
investigación de campo formativo, que permite generar mejores insumos sobre los
cuales se realizó el análisis de los datos recolectados, y a su vez se convirtió en la
base explicativa de los resultados que arrojaron las herramientas de recolección de
información; y toda la información numérica resultante, se llegó a la conclusión que
es imperativo la implementación de un sistema de información para un archivo
digital que ponga a disposición del ente municipal herramientas estadísticas para el
establecimiento.

¿Como sistematizar la documentación de contratos y cuentas de los contratistas?

Una vez se tiene claro el planteamiento o el problema y naturaleza de lo que se

quiere solucionar en la elaboración del presente proyecto, se procede a dar
respuesta a la pregunta ¿por qué se está realizando y cuáles son las ventajas de
realizarlo?

El proyecto se realiza con el objetivo de lograr sistematizar la documentación de

contratos y cuentas de los contratistas de la “Alcaldía Municipal de Arjona”,
contribuyendo de esta manera en la mejora de la calidad del proceso relacionado
con el proceso de la contratación y la recepción de cuentas de los contratistas en
intervalos deseados de tiempo, como también a la reducción ostensiblemente de
tiempo que debe dedicar los funcionarios del ente municipal a esta labor con el
actual manejo de la información.

Se hace imperativo el uso de tecnologías de sistemas de información en las

instituciones públicas, debido a que en la actualidad es esencial para las empresas
públicas y privadas la implementación de estos para avanzar hacia el éxito y su
sustentabilidad, permitiéndoles reducir el tiempo dedicado a un archivo manual en
otras áreas de importancia para la empresa, las cuales también requieren de
atención, aumentando la calidad de los procesos, procedimientos, actividades y
servicios prestados.

4. OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema de información para la creación de un archivo digital donde

se almacenen los datos de contratación y cuentas de los distintos contratistas,
además de algunas herramientas como reportes, gráficos, etc que ayuden a quien
analiza estos a tomar mejores decisiones.

5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

✓ Validar el ingreso del usuario

✓ Elaborar un sistema de archivo digital para el almacenamiento de datos del ente

municipal

✓ Conocer mediante datos estadísticos, reportes, y/o gráficos la cantidad total de

contratistas y el total de cuentas por pagar en intervalos de tiempo deseado.

6. ALCANCE

✓ Validar usuario: permitir acceso al o los usuarios, que tendrán acceso a realizar
adiciones o modificaciones a los datos ya almacenados en el archivo digital.

✓ Elaborar un S.I. para GNB del ente municipal: Por medio de la construcción de
un software aplicativo orientado a objetos que permita capturar, registrar y mostrar
reportes del estado de cuentas y duración de contratos de la alcaldía municipal.

✓ Ver informes: Son los registros ingresados al sistema de información de los

contratistas; el software mediante datos estadísticos genera los reportes en
intervalos mensuales.
 7. DELIMITACIÓN

El sistema de información del archivo digital, sólo se limitará a almacenar los datos
de los contratos y cuentas de los contratistas, así como generar algunos reportes
estadísticos y gráficos para intervalos de tiempos deseados, si quien implementa el
software los requiere para hacer comparaciones con otros intervalos o cualquier
otra finalidad interna del ente municipal.