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Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la

empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al presente
proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.

El presente proyecto se desarrollará en la empresa Muncher donde su funcionalidad se


basan en cocinas ocultas.

Queremos crear  un software básico contable  para pequeña y mediana empresa para
dispositivos Android, gratuito y de prestaciones “PREMIUM” pagas, para el alcance de
todos microempresarios modernos.

Diseño de instrumento entrevista


El instrumento de entrevista utilizado con los trabajadores  de la cadena de Hoteles Estelar  
se adjunta imagen  del documento que  sirvió para la recolección de datos,  como también
los datos obtenidos tales como: misión, visión y mapa de procesos.
[pic 2]
Entrevistas realizadas
Al momento de solicitar a funcionarios de la cadena de Hoteles Estelar  las entrevistas para
recolectar los datos, por solicitud de ellos, se envió a los correos institucionales de 10
funcionarios, con el fin de agilizar el proceso, ya que por el alto índice de ocupaciones de l,
era más viable para ellos, que enviará el instrumento y luego lo entregaran  diligenciado,  
adjunto   pantallazo   de solicitud a los correos y los instrumentos diligenciados anexos en
formato pdf que hacen parte integral de este informe

Restricciones
De alcance, ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
se proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de
inventarios, facturación, requisiciones de compras, solicitud y entrega de
productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual
podría interferir en el producto final del software.
Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que
dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de
internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios.
Riesgos
Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un
fenómeno, es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden
afectar a la empresa tanto en los procesos de organización, tecnológicos, físicos,
también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa.
hablando de la empresa Panadería Las Villas, se pueden presentar los
siguientes riesgos:
•En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes,
también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la
información de la empresa entre otros.
•Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la
ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema,
procedimientos o personas que participan en dicho proceso.
•También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar
tanto a la persona como a la empresa.
•También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el
mantenimiento y deterioro en los productos.

Productos o resultados
•Página web que represente a la empresa y sus intereses.
•Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso
al sistema.
•Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.
•Implementada la facturación de ventas en el sistema.
Identificación de la necesidad o situación problema
Para efectos de dar cumplimiento a lo establecido  la Ley 1314 de 2011 que establece el
proyecto de información financiera para aquellos obligados a llevar contabilidad
simplificada en los cuales se estableció el cumplimiento obligatorio de una contabilidad
básica para vendedores ambulantes y que en 2016 recibió una modificación que los obliga a
entregar facturación en línea que le permita que contablemente pueda entregar sus informes
fiscales los cuales en este caso serán el libro fiscal basado en la facturación electrónica
enviada a los compradores vía email y una contabilidad básica que pruebe que sus ventas
no superan los topes establecidos por la DIAN para ser régimen común .
Con base en esta tesis hemos decidido crear un software básico contable que le permita a
los usuarios de régimen simplificado llevar su contabilidad desde un dispositivo móvil que
le permita registrar sus clientes, plan de cuentas y movimiento diario en un programa
desarrollado para android que permite adaptarse a las inclemencias de la calle de dichos
vendedores ya que estos no tienen sitios espaciosos ni alcance económico que les permitan
la ubicación de un dispositivo de cómputo portátil, y en algunos casos estos puestos de
trabajo no poseen suplemento eléctrico pero eso no los exonera del cumplimiento de las
normas y leyes. Por estas razones desarrollaremos un sistema contable básico que permita
solucionar el problema que ni aun el gobierno ha podido solucionar, como prueba piloto;
este software deberá cumplir con normas muy altas de didáctica, poco espacio y tamaño y
que pueda almacenar información del mismo en plataformas como mega o gmail sin que
represente mayores costos para el pequeño empresario.

Alcance del proyecto El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información


general de cada producto existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada
producto de una manera organizada, confiable y correcta. Se lograrán mejoras en la empresa
misma, que se reflejarán en el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida
de productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el
impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para
el uso exclusivo de Panadería Las Villas. Beneficiarios •Los beneficiarios directos vendrían a ser
todos quienes estén relacionados directamente con el proyecto de control de inventario, entre
los cuales serían, el departamento de contabilidad, la gerencia, clientes, administración y personal
de bodega. •Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de
control de inventario, entre los cuales tendríamos los proveedores, medio ambiente,
empresas de mantenimiento informático. Impacto Nuestro Sistema de Solución Integral SOFTCOL
plantea organizar de manera significativa la administración de inventarios, contabilidad y
finanzas de la empresa beneficiaria PANADERIA LAS VILLAS, ocasionando así gran impacto en
diferentes ámbitos: Económico: Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que
nuestro sistema al realizar sus respectivas funciones, brindará tiempo valioso que sería empleado
en otras actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias
generadas en la empresa. Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el
uso de materiales que los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma
manual como papel, bolígrafos y más. De ésta manera se disminuye posible contaminación
visual o ambiental causada por el consumo de dichos materiales. Tecnológico: A través de nuestro
proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico, con el tiempo iremos innovando e
implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que busquen
satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología.

Restricciones De alcance, ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO se


proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de inventarios,
facturación, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos y debido a que esta
información actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final del software.
Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en
caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de
las empresas prestadoras de servicios. Riesgos Cuando hablamos de riesgos en una empresa,
estamos hablando de un fenómeno, es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que
pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de organización, tecnológicos, físicos, también
puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa. hablando de la empresa
Panadería Las Villas, se pueden presentar los siguientes riesgos: •En el uso del sistema se
pueden generar riesgos como los virus, fraudes, también el colapso de las
telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros. •Un riesgo
operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y
funciones de la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o personas que participan en
dicho proceso. •También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar
tanto a la persona como a la empresa. •También puede haber riesgos físicos como
cortocircuitos, daños en el mantenimiento y deterioro en los productos.

Introducción

Por medio de este escrito se espera ilustrar la información inicial para el desarrollo de un
sistema de información, se evidenciará la empresa, su razón social, sus procesos,
necesidades y soluciones informáticas. Información obtenida por medio de una técnica de
recolección de datos (Entrevista).

Identificación de la necesidad de sistemas de información

1. Ámbito empresarial Empresa: Agua Salud Nit: 24.249.563-2 Saravena Arauca Nuestra
Empresa: Agua Salud, es una Empresa pionera en el departamento de Arauca, nacida en
el municipio de Saravena, dedicada a la Purificación y Procesamiento de agua envasada
o embotellada, agua saborizada, vikingos y refrescos de frutas; contamos con un equipo
de profesionales competentes y capacitados en cada proceso de elaboración, quienes
ponen a disposición estos productos en condiciones optimas para el consumo humano, y
con las mejores referencias de calidad para ser comercializadas en el mercado Regional.
Misión: Somos una Empresa de agua purificada altamente competitiva en el mercado
Regional, reconocida por su eficacia en ofrecer productos y servicios de calidad, que
superen las expectativas de los clientes y consumidores. Estar atentos a actuar con
responsabilidad ambiental y social, contribuyendo al desarrollo armónico de las
comunidades, en consecuencia, contamos con el personal idóneo en cada área de
producción. Visión: Ser una Empresa líder en la Región, en la producción, distribución, y
comercialización de todos los productos que elaboramos, ampliando la participación en el
mercado, mediante la innovación tecnológica, el desarrollo de nuevos productos, la
calidad producirlos y un excelente servicio.

2. Diseño de instrumento entrevista Método de entrevista: Interactivo Nombre de la


empresa: Agua salud Actividad que realiza: Envasadora de Potable Tratada

Preguntas
¿Cuáles son los procesos que desarrolla actualmente empresa? Le gustaría tener la
información al día, ahorrar tiempo, ¿tener bajo control su negocio? ¿Están
sistematizados? ¿Alguno de estos procesos lo considera vital para el manejo del negocio?
Explíquenos el paso a paso, de este proceso. El informe, ¿lo necesitaría semanal,
quincenal o mensual? ¿Cuál cree usted que es el mayor problema que le gustaría
soluciona? ¿Le gustaría mejorar su empresa? ¿Le gustaría manejar el sistema de
información con mayor eficiencia? ¿Cuáles son las cosas más difíciles de manejar en el
proceso actual? y ¿qué cosas piensa que puede ser cambiado para mejor?

3. Entrevista realizada Nombre del entrevistado: Blanca Fanny Ramírez Guzmán


Entrevistador: Yorleimer Muñoz G  
¿Cuáles son los procesos que desarrolla actualmente empresa? o Inventario, registros
diarios, contabilidad Le gustaría tener la información al día, ahorrar tiempo, ¿tener bajo
control su negocio? o Si, quien no, no he podido adquirir un software para manejar mi
información ya que los costos de estos son altos ¿Están sistematizados? o No ¿Alguno
de estos procesos lo considera vital para el manejo del negocio? o Todos, en especial el
sistema contable Explíquenos el paso a paso, de este proceso. o En la planta agua salud,
desde que se inician labores se empieza a registrar todos los procesos, como en que
estados amaneció la planta, se registran

los análisis del agua del día, los tiempos de las lámparas ultravioletas, quincenal se
registran los lavados de los tanques de almacenamiento, lámpara y tubería, también se
registra la producción de agua del día y al finalizar el día se verifica la producción de agua
que queda en la planta, que debe concordar con lo vendido del día. o En cuanto a la
contabilidad del día se lleva diario manualmente el cual se registra lo que ingresa en el día
y así mismo los gastos del mismo, con respecto a los informes, se realiza mensual y
anual. Mensual se realiza para saber que gastos e ingresos se generaron y tener idea si
estamos perdiendo, ganando o estamos en un punto de equilibrio. Anual se realiza ya que
debemos rendirle cuentas a la Dian y por ende pagar el debido impuesto lo que llega a ser
un proceso dispendioso. El informe, ¿lo necesitaría semanal, quincenal o mensual? o
Mensual y Anual ¿Cuál cree usted que es el mayor problema que le gustaría soluciona? o
Sistema contable ¿Le gustaría mejorar su empresa? o Si a quien no le gustaría que su
empresa mejorara para bien y más que somos una pequeña empresa que desea seguir
en el mercado para poder posicionarse ¿Le gustaría manejar el sistema de información
con mayor eficiencia? o Sí, claro quien no desea manejar su información con mayor
rapidez. o Nosotros todo lo manejamos es manualmente y esto es muy dispendioso y
consume mucho tiempo, al tener un sistema o programa que nos ayude sería de gran
ayuda y no perdiéramos tanto tiempo ¿Cuáles son las cosas más difíciles de manejar en
el proceso actual? y ¿qué cosas piensa que puede ser cambiado para mejor? o Todos los
procesos que aquí se manejan actualmente son dispendiosos y por ende si pudiera los
cambiaria todos para que fueran más agiles

4. Identificación de la necesidad o situación problema Actualmente la empresa no cuenta


con un software contable que les permita tener informes periódicos de los estados
financieros, todos los procesos contables son realizados manualmente. 5. Idea de
solución Desarrollar un software que permita capturar, tabular y administrar los datos
contables de la empresa y que a la vez pueda generar los reportes necesarios para
liquidar impuestos, conocer los estados financieros, etc., esto con el fin de ayudar a la
empresa a tener información clara y en tiempo real, lo que ayudara a tomar decisiones a
futuro mas eficaces y en el momento adecuado.

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