Unidad 3: Hojas de Cálculo y Presentaciones

Así como también es necesario destacar lo que es Excel 2010 es una aplicación que
permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de
programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de
Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una
serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un
papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la
suma de lo que tienes encima. Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar
una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una
suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no
importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y
automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos
son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a
mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con
Excel sólo tienes que corregir un dato.
Los programas de presentaciones, como: OpenOffice Impress, Microsoft PowerPoint y
Corel Presentations, son la mano derecha de las personas que necesitan crear apoyos
audiovisuales para acompañar sus exposiciones, sobre todo en los ambientes
corporativo y académico. Cada versión que sale al mercado ofrece nuevas
características que permiten crear presentaciones cada vez más dinámicas y
profesionales: efectos especiales, transiciones y animaciones; la posibilidad de incluir
enlaces de hipertexto, audio y video, y la interacción con otros programas, como
procesadores de palabras y hojas de cálculo. Sin embargo, muchas personas abusan de
estos recursos y tratan de acomodarlos todos, por las malas, en una sola diapositiva.
El resultado: imágenes y textos incomprensibles, una audiencia aburrida y un mensaje
que no llega a los destinatarios… al menos, no de manera clara y efectiva. “Es un
verdadero desperdicio, pues el objetivo de las presentaciones es lograr que el público
capte mejor lo que se le quiere decir. Según estudios citados por la división de
tecnologías de la información de la Universidad de Wisconsin, las personas retienen
mucho más fácilmente la información que ven que la que escuchan, y mucho más
todavía la que ven y escuchan al mismo tiempo”
Para evitar errores comunes y lograr que sus exposiciones sean claras y eficientes,
tenga en cuenta los siguientes puntos, que han sido tomados de guías especializadas
creadas por profesionales en la materia.
PowerPoint: podemos decir que es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para
crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que
permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser: En la enseñanza, como apoyo al
profesor para desarrollar un determinado tema. La exposición de los resultados de una
investigación. Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia. Presentar
un nuevo producto. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma
visual y agradable para cautivar la atención del interlocutor. Con PowerPoint podemos
introducir presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora
gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle.
Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos,
imágenes. También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Podremos
revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener
unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo
largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos
el entorno y funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición de
empezar a crear presentaciones.
OpenOffice: es un paquete de software de oficina de código abierto, que
contiene procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el
dibujo vectorial y base de datos. Soporta cuantiosos formatos de archivo, incluyendo
como predeterminado el formato estándar ISO/IEC OpenDocument (ODF), entre otros
formatos comunes, y se enfoca en mantener compatibilidad con el estándar OpenOffice
XML, el formato de Microsoft, así como también resiste más de 110 idiomas, desde
febrero del año 2010.
Microsoft Office: es una suite ofimática de aplicaciones para escritorio, servidores y
servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows, Mac OS
X, iOS, Android y Linux. La última versión de la suite ofimática es el Microsoft Office
2021.
Microsoft Office fue lanzado por Microsoft el 1 de agosto de 1989 para Apple
Macintosh, seguido más tarde por una versión para Windows, en 1990. La primera
versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.
Además, una versión "Pro" (profesional) de Office incluía Microsoft Access. Con el
tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha
con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de
datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para
aplicaciones. Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo
para software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business
Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en inglés).
Recuerde que el programa de presentaciones es un apoyo para su exposición. Por
eso, antes de empezar a ‘botar información a lo loco’ en su computadora, defina
muy bien estos aspectos:
1. Identifique su audiencia y defina su objetivo: no es lo mismo presentarle el balance
de su compañía a los miembros de la junta directiva que a un posible inversionista. En
el primer caso se trata de un informe, mientras que en el segundo su intención es vender
la imagen de la empresa. El contenido y la forma de su presentación pueden variar
dependiendo del público.
2. Defina una estructura: esto le ayudará a que su presentación tenga continuidad, sin
saltos que confundan a su audiencia y peor todavía a usted. Vale la pena que haga un
diagrama que le sirva de columna vertebral.

El protagonista de su presentación es el contenido, de manera que el diseño debe

estar orientado a destacarlo de la mejor manera posible, no a hacer más difícil su
comprensión. Por eso, tenga en cuenta:

1. Mantenga la identidad: procure que su presentación tenga elementos comunes de

principio a fin, que le den coherencia gráfica. Es buena idea utilizar un fondo general
para todas las diapositivas, el logo de su compañía en una esquina y colores consistentes
para elementos que se repitan a lo largo de la exposición, como marcos, tablas o
simplemente líneas.
2. Buen contraste: utilice fondos que no entorpezcan la lectura del texto y de las
imágenes, combinados con tipos de letra fáciles de leer y de buen tamaño. Los
especialistas recomiendan tonos claros pastel para el fondo y letras oscuras.
3. Interesante, pero sobrio: use efectos especiales, pero no abuse de ellos. Imágenes que
dan vueltas o frases cuyas palabras aparecen una por una suelen distraer a la gente y
hacerle perder interés, sobre todo si el recurso se repite una y otra vez. Por su parte, las
transiciones entre diapositivas deben ser consistentes con la estructura de la exposición.
Por ejemplo, procure usar siempre la misma para saltar de un tema a otro, y otra
diferente para moverse entre las diapositivas del mismo tema.
4. Ni colorín ni colorado: no utilice muchos colores, mucho menos si son muy
brillantes. Además, evite las combinaciones de colores complementarios, como rojo y
verde, café y verde, azul y negro, azul y morado… Algunas personas son propensas a
mezclarlos y no captan el contenido.
5. Multimedia en mini porciones: utilice vídeos y sonidos solo cuando sea estrictamente
necesario y cuando la información que contienen forme parte del contenido de la
presentación, no para que la exposición se vea ‘más bonita’.