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Aeg2019 SGST
Aeg2019 SGST
TABLA DE CONTENIDO
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
3. PROCESO AUDITADO
4.1 Antecedentes
El Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, establece que el
Ministerio del Trabajo o quien haga sus veces, determinará, de manera progresiva los
estándares que hacen parte de los diversos componentes del Sistema de Garantía de Calidad
del Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con el desarrollo del país, los
avances técnicos y científicos del sector, realizando los ajustes y actualizaciones a que haya
lugar.
Mediante la Resolución 1111 de 2017 se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes, los cuales son
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
CICLO ESTÁNDAR
Recursos financieros, técnicos, humanos y de otra índole
requeridos para coordinar y desarrollar el Sistema de Gestión
Recursos (10%) de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST)
Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la
Salud en el Trabajo
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud
en el Trabajo SG-SST
Evaluación inicial del SG-SST
I. PLANEAR
Plan Anual de Trabajo
Gestión Integral del
Conservación de la documentación
Sistema de Gestión de la
Rendición de cuentas
Seguridad y la Salud en el
Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de
Trabajo (15%)
seguridad y salud en el trabajo
Comunicación
Adquisiciones
Contratación
Gestión del cambio
Condiciones de salud en el trabajo
Registro, reporte e investigación de las enfermedades
Gestión de la Salud (20%) laborales, los incidentes y accidentes del trabajo
Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los
trabajadores
II. HACER Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Gestión de Peligros y
Medidas de prevención y control para intervenir los
Riesgos (30%)
peligros/riesgos
Gestión de Amenazas Plan de prevención, preparación y respuesta ante
(10%) emergencias
Verificación del SG-SST
III. VERIFICAR Gestión y resultados del SG-SST
(5%)
Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados
IV. ACTUAR Mejoramiento (10%)
del SG-SST
A su vez establece las Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre
del año 2019.
La Resolución 0312 de 2019 por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST deroga la resolución 1111 de 2017 y
actualiza fechas de las siguientes fases de implementación, que deben adelantar los
empleadores y contratantes y que se encuentran en proceso de desarrollo, así:
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Plan de Mejoramiento
Evaluacion Inicial conforme a la Ejecución Seguimiento y plan de Inspeccion, Vigilancia y
evaluacion inicial mejora Control
2. Establecer el plan de mejora conforme al Plan del Sistema de Gestión de SST ejecutado
en el año 2018 y lo incorporará al Plan del Sistema de Gestión 2019.
Por lo anterior, se lleva a cabo esta Auditoria Interna de Gestión con el fin de evaluar el
cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo en el Proceso de Talento Humano, de conformidad con la Resolución 0319 de 2019 y
demás normatividad vigente.
1. Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de salud ocupacional.”
3. Decreto 2090 de 2003 “Por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud
del trabajador y se modifican y señalan las condiciones, requisitos y beneficios del régimen
de pensiones de los trabajadores que laboran en dichas actividades.”
4. Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo.”
6. Resolución 0312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleados y contratantes”
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
5. ASPECTOS GENERALES
5.2 Responsabilidad
Es responsabilidad del auditor la planeación, ejecución y cierre del ejercicio auditor al Área de
Talento Humano en lo relacionado con Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Para la elaboración del presente informe se basa en la información que se consulta del aplicativo
SIGEPRE, en la Intranet, en las visitas realizadas a cada una de las sedes de la entidad, en los
sistemas de información y expedientes que fueron proporcionados bajo la estricta
responsabilidad del Área de Talento Humano.
Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los
resultados del proceso auditor, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.
Se comunicó el Plan General de Auditoría Interna a la gestión del Área de Talento Humano en
lo relacionado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante MEM19-
00003442/IDM111520 del 05 de Marzo de 2019 con el fin de dar a conocer el objetivo, alcance
y actividades a desarrollar durante la ejecución de la auditoría, sin embargo el día 07-mar-2019
mediante memorando MEM19-000033556/IDM111170 el Área de Talento Humano solicitó el
aplazamiento de la apertura de la auditoria para el 15 de Marzo de 2019, y el cierre de la
Auditoria se llevó a cabo el día 08 de Abril de 2019 de conformidad con el P-EM-01
Procedimiento de Auditorías Internas.
6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Intranet, SIGEPRE, página web Presidencia de la República y visitas a cada una de las
siguientes 12 sedes del DAPRE:
1. Casa Republicana
2. Vicepresidencia
3. Casa De Nariño
4. Hato Grande
5. Casa de Huéspedes Ilustres de San Juan de Manzanillo (Cartagena)
6. Sede Administrativa
7. Casa Equidad Para La Mujer
8. Edificio BBVA
9. Bancolombia Piso 8
10. Bancolombia Piso 10
11. Edificio Propiedad Horizontal
12. Edificio Galán
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COMPONENTE DESCRIPCION
Frecuencia de los Accidentes Laborales
Severidad de los Accidentes Laborales
Mortalidad de los accidentes de trabajo
Prevalencia de la Enfermedad Laboral
INDICADORES Incidencia de la Enfermedad Laboral
Tasa De Ausentismo General
Índices de Lesiones Incapacitantes
Incumplimientos Legales en SG-SST y MA
Cumplimiento del cronograma anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
Estrategia 7 “Adelantar las actividades de mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
2018”
Higiene y Seguridad Industrial
PLAN DE Medicina Preventiva y del Trabajo
ACCION Psicosocial
Protección Contra Caídas
Seguimiento a los indicadores del Sistema de Gestión de la SST.
Seguimientos para las buenas prácticas a la disposición final de residuos
generados por la entidad
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
COMPONENTE DESCRIPCION
Seguimientos para las buenas prácticas de ahorro de agua, energía y
papel.
RIESGOS No cuentan con riesgos establecidos en el SIGEPRE
MEJORAS En las vigencias 2016, 2017, 2018 y 2019
1 Manual
2 Documento General
3 Guía
DOCUMENTOS 7 Procedimientos
24 Formatos
Total Documentos: 37
(ver Anexo 1)
Planes de emergencias
o L-TH-0X Lineamiento Plan de Emergencias
o Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena
o Casa de Nariño
o DAPRE
o Casa Galán
o Hacienda Presidencial Hato Grande
o Vicepresidencia
Rutas de evacuación
o Casa de Nariño
o Casa Galán
o Casa Republicana
o Edificio Administrativo
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Normativa
o Resolución No. 0312 del 13 de febrero de 2019
o Resolución No. 0828 del 1 de noviembre de 2016
o Resolución No. 0745 del 10 de octubre de 2016
o Decreto No. 1072 del 26 de mayo de 2015
o Acoso Laboral Ley 1010 de 2006
DAPRE ARL
PROFESIONAL FISIOTERAPEUTA
Contratación Inspección puestos de trabajo (Ingreso y Revisión)
Comunicación (Diseño) Desordenes musculo esquelético
Pausas Activas
Maternas
TECNICO
Citación Exámenes Ocupacionales
Reporte ARL, Accidente de Trabajo, Afiliación EJECUTIVA INTEGRAL DE SERVICIOS
Contratistas, Carnet asistentes viajes Enlace entre ARL y DAPRE
Ingresar información en Cactus Gestión Administrativa
AUXILIAR
Apoyo en Archivo
Verificar Botiquines, sillas de ruedas
Recopilar información
CONTRATISTA
Brigadas de Emergencia: Implementación,
documentación, mantenimiento y capacitación.
Documentación e Indicadores SG SST
Apoyo en riesgos.
Atención Pre Hospitalaria (APH)
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RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
1.1.1. Responsable del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST
Solicitar el documento en el que consta
X
la asignación, con la respectiva
determinación de responsabilidades y
constatar la hoja de vida con soportes,
de la persona asignada.
1.1.2 Responsabilidades en el
Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo – SG-SST
X
Solicitar el soporte que contenga la
asignación de las responsabilidades,
en SST
1.1.3 Asignación de recursos para el
Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo – SG-SST
Constatar la existencia de evidencias
físicas que demuestren la definición y
asignación del talento humano, los
X
recursos financieros. Técnicos y de
Recursos
otra índole para la implementación,
financieros,
mantenimiento y continuidad del
RECURSOS
técnicos, hum
PLANEAR
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RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
agremiación autorizada por el
Ministerio de Salud y Protección
Social, conforme al listado publicado
en la página Web del Ministerio del
Trabajo o del Ministerio de Salud y
Protección Social.
1.1.5 Pago de pensión trabajadores
alto riesgo
En los casos en que aplique, verificar
si se tienen identificados los
trabajadores que se dedican en forma
X No Aplica
permanente al ejercicio de las
actividades de alto riesgo de que trata
el Decreto 2090 de 2003 y si se ha
realizado el pago de la cotización
especial señalado en dicha norma.
Una vez revisadas las carpetas
entregadas por el Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo, se encontró
documento de fecha 16 de Noviembre
1.1.6 Conformación COPASST
de 2017, en el cual se establecen los
Solicitar los soportes de la
representantes de los trabajadores (3
convocatoria, elección, conformación
principales y 3 suplentes), elegidos
del Comité Paritario de Seguridad y
mediante votación.
Salud en el Trabajo y el acta de
Sin embargo, en entrevista realizada al
constitución.
Coordinador del Grupo de Seguridad y
Constatar si es igual el número de
X Salud en el Trabajo, se estableció que
representantes del empleador y de los
uno de los suplentes ya no se encuentra
trabajadores y revisar si el acta de
laborando en la Entidad y la vacante aún
conformación se encuentra vigente.
no ha sido suplida. Incumpliendo lo
Solicitar las actas de reunión
establecido en la resolución 0823 de
mensuales del último año del Comité
2011 y en el Artículo 123. COMITÉ
Paritario y verificar el cumplimiento de
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
sus funciones.
de la Resolución 0093 del 11 de Febrero
de 2019, en el cual se establece como
debe estar integrado el Comité. No
Conformidad 1
1.1.7 Capacitación COPASST
Solicitar documentos que evidencien
las actividades de capacitación X
brindada a los integrantes del
COPASST.
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RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
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D A R
Se evidenció que uno de los miembros
principales del Comité y representante
de los servidores públicos, se
encuentran en vacancia temporal y no se
ha suplido la vacante, incumpliendo el
Artículo 111. Comité de Convivencia
Laboral de la Resolución 0093 del 11 de
Febrero de 2019 en el cual se establece
como debe estar integrado el Comité. No
Conformidad 2
Adicionalmente, la información de
Quiénes somos del Folleto-CCL-
2017.pdf publicado en la Intranet, en
donde se muestra el listado de los
integrantes del Comité de Convivencia
Laboral, se evidenció que dos de las
personas designadas por el Director no
concuerdan con la Resolución 0586 del
1.1.8 Conformación Comité de
10 de Agosto de 2017, mediante la cual
Convivencia
se conformó el Comité y se designaron
Solicitar el documento de conformación
los representantes del Director en el
del Comité de Convivencia Laboral y
Comité. Incumpliendo lo establecido en
verificar que esté integrado de acuerdo
el Numeral 7.5.3 Control de la
a la normativa y que se encuentra
Información Documentada de la
vigente. X
NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad
Solicitar las actas de las reuniones
3
(como mínimo una reunión cada tres
(3) meses) y los informes de Gestión
Las actas de reunión y los informes de
del Comité de Convivencia Laboral,
gestión son documentos confidenciales,
verificando el desarrollo de sus
razón por la cual solo se revisaron las
funciones.
fechas de suscripción; donde se logró
establecer el cumplimiento de las
reuniones mínimo cada tres (3) meses
por parte del Comité de Convivencia
Laboral. Sin embargo, a la fecha de
revisión (29 de Marzo de 2019) no se
encontró el informe de gestión de lo
reportado en la última reunión realizada
el día 28 de Enero de 2019. También se
encontró que la fecha del Acta No. 5 no
concuerda con la fecha del listado de
asistencia a la reunión, ya que la
vigencia de suscripción del Acta es 2017
y el listado de asistencia es de 2018.
Incumpliendo lo establecido en el
Numeral 7.5.3 Control de la Información
Documentada de la
NTC_ISO_9001:2015. No Conformidad
4
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ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
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D A R
1.2.1 Programa Capacitación
promoción y prevención PYP
Solicitar el programa de capacitación
anual y la matriz de identificación de
peligros y verificar que el mismo esté
dirigido a los peligros ya identificados y
X
esté acorde con la evaluación y control
de los riesgos y/o necesidades en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Solicitar los documentos que
evidencien el cumplimiento del
programa de capacitación.
1.2.2 Capacitación, Inducción y
Reinducción en Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, actividades de Promoción y
Prevención
Solicitar la lista de trabajadores,
Capacitación participantes independientemente de
en el Sistema su forma de vinculación y/o
de Gestión de contratación, y verificar los soportes
la Seguridad y documentales que den cuenta de la X
la Salud en el inducción y reinducción de
Trabajo conformidad con el criterio. La
referencia es el programa de
capacitación y su cumplimento.
Para realizar la verificación tener en
cuenta: En empresas con doscientos
uno (201) trabajadores en adelante,
verificar los soportes para 30
trabajadores.
1.2.3 Responsables del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST con curso (50
horas)
Solicitar el certificado de aprobación
del curso de capacitación virtual de X
cincuenta (50) horas en SST definido
por el Ministerio del Trabajo, expedido
a nombre del responsable del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
La política de SST que se encuentra
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD
GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE
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ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
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D A R
seguridad y salud en el trabajo en el
SIGEPRE, hay un pantallazo donde se
informó que “La política de SST de la
entidad, se encuentra integrada con la
política del SIGEPRE lo cual se
encuentra en el aplicativo SIGEPRE”.
Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la
información documentada. La
información documentada conservada
como evidencia de la conformidad debe
protegerse contra modificaciones no
intencionadas. No Conformidad 5
Los objetivos del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo
establecidos en el Manual del Sistema
Integrado del Gestión de la Presidencia
de la República - SIGEPRE (M-DE-01
Versión 19 del 03-Sep-2018), son
2.2.1 Objetivos definidos, claros,
diferentes a los objetivos firmados por el
Objetivos del medibles, cuantificables, con metas,
Director del DAPRE el 21-Sep-2018.
Sistema de documentados, revisados del SG-
Incumpliendo con la norma ISO
Gestión de la SST
X 9001:2015, 7.5.3.2 Para el control de la
Seguridad y la Revisar si los objetivos se encuentran
información documentada. La
Salud en el definidos, cumplen con las condiciones
información documentada conservada
Trabajo mencionadas en el criterio y si existen
como evidencia de la conformidad debe
evidencias del proceso de difusión.
protegerse contra modificaciones no
intencionadas. No Conformidad 6
- De los objetivos del SG-SST firmados
por el Director DAPRE se evidencia
divulgación en el mes de octubre/2018,
en Intranet y como protector de pantalla.
La evaluación Inicial vigencia 2017 no se
encuentra debidamente firmada por el
empleador o contratante ni por el
2.3.1 Evaluación e identificación de responsable de la ejecución del SG SST,
prioridades en la vigencia 2018 no se cuenta
Solicitar la evaluación inicial del documento con el diseño del SG SST,
Sistema de Gestión de SST mediante adicionalmente y no se cuenta con un
Evaluación la matriz legal, matriz de peligros y Plan de Trabajo sino con un
inicial del SG- evaluación de riesgos, verificación de X Cronograma de Actividades de SG-SST
SST controles, lista de asistencia a y MA 2018. Incumpliendo con la norma
capacitaciones, análisis de puestos de ISO 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a)
trabajo, exámenes médicos de ingreso mantener información documentada para
y periódicos y seguimiento de apoyar la operación de sus procesos; b)
indicadores, entre otros. conservar la información documentada
para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo
planificado. No Conformidad 7
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidencia que el Cronograma de
Actividades del SG SST y MA 2018, no
se encuentra firmado por el empleador
sino por el Coordinador del SG SST y el
Contratista del SG SST. Es enviado por
correo electrónico Plan de Trabajo Anual
Vigencia 2019 del SG-SST y MA firmado
por la Jefe de Talento Humano, el
Coordinador del SG SST y el Contratista
del SG SST.
2.4.1 Plan que identifica objetivos, Se evidencia en Intranet el Plan de
metas, responsabilidad, recursos Trabajo Anual de la Vigencia 2019, el
con cronograma y firmado. cual no se encuentra firmado por el
Solicitar el plan de trabajo anual empleador ni el responsable del SGSST.
(2017,2018 y 2019). Verificar el Incumpliendo con la norma ISO
porcentaje de cumplimiento del mismo 9001:2015 numeral 4.4.2 literal a)
Plan Anual de (El cual identifica los objetivos, metas, mantener información documentada para
X
Trabajo responsabilidades, recursos, apoyar la operación de sus procesos; b)
cronograma de actividades, firmado conservar la información documentada
por el empleador y el responsable del para tener la confianza de que los
Sistema de Gestión de SST). En el procesos se realizan según lo
caso que se hayan presentado planificado. No Conformidad 8
incumplimientos al plan, solicitar los En la página web de Presidencia se
planes de mejora respectivos. encuentra publicado el Cronograma de
Actividades del SG-SST y MA 2018 con
seguimiento I Semestre 2018 y a la
fecha no se ha publicado el de la
vigencia 2019. Incumpliendo el Decreto
612 de 2018 establece Articulo 1.
"2.2.22.3.14. Integración de los planes
institucionales y estratégicos al Plan de
Acción. Literal 8. Plan de Trabajo Anual
en Seguridad y Salud en el Trabajo
No conformidad 9
Si bien es cierto que el grupo cuenta con
TRD la cual consta de 7 series que
aseguran la conservación y custodia de
los registros y documentos que soportan
2.5.1 Archivo o retención
el Sistema de Gestión y Seguridad en el
documental del Sistema de Gestión
Trabajo SG-SST , se pudo evidenciar
en Seguridad y Salud en el Trabajo
que las carpetas en físico no cuentan
SG-SST
con rótulos ni con hoja de control que es
Constatar la existencia de un sistema
lo mínimo que se debe tener en la
de archivo y retención documental,
organización del archivo de gestión,
Conservación para los registros y documentos que
incumpliendo con lo establecido en el
de la soportan el Sistema de Gestión de
X X Acuerdo N° 05 de 2013 artículo 15 y
documentació SST.
Acuerdo N° 02 de 2014 artículo 12 que
n Verificar mediante muestreo que los
habla de la elaboración y
registros y documentos sean legibles
diligenciamiento de la hoja de control
(entendible para el lector Objeto),
durante la etapa activa del expediente y
fácilmente identificables y accesibles
con lo establecido en el numeral 5 del
(para todos los que estén vinculados
artículo 4 del Acuerdo N° 042 de 2002,
con cada documento en particular),
"Las carpetas y demás unidades de
protegidos contra daño y pérdida.
conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita
su ubicación y recuperación [...]No
Conformidad 10
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
2.6.1 Rendición sobre el desempeño
Solicitar los registros documentales
que evidencien la rendición de cuentas
anual, al interior de la empresa del
desarrollo del Sistema de Gestión de
SST.
Solicitar a la empresa los mecanismos
Rendición de
de rendición de cuentas que haya X
cuentas
definido y verificar que se haga y se
cumplan con los criterios del requisito.
La rendición de cuentas debe incluir
todos los niveles de la empresa ya que
en cada uno de ellos hay
responsabilidades sobre la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
2.7.1 Matriz legal
Solicitar la matriz legal, y verificar que
Normatividad
contenga:
nacional
• Normas vigentes en riesgos
vigente y
laborales, aplicables a la empresa.
aplicable en
• Normas técnicas de cumplimiento de X
materia de
acuerdo con los peligros / riesgos
seguridad y
identificados en la empresa.
salud en el
• Normas vigentes de diferentes
trabajo
entidades que le apliquen,
relacionadas con riesgos laborales.
2.8.1 Mecanismos de comunicación,
auto reporte en Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST
Constatar la existencia de mecanismos
Comunicación X
eficaces de comunicación interna y
externa (recibir y responder las
comunicaciones) que tiene la empresa
en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
No se encontró el procedimiento para la
2.9.1 Identificación, evaluación, para
identificación y evaluación de las
adquisición de productos y
especificaciones en Seguridad y Salud
servicios en Sistema de Gestión de
en el Trabajo de las adquisiciones de
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
productos y servicios, como se evidenció
SST
en la revisión del módulo del SIGEPRE
Adquisiciones Verificar la existencia de un X
documentos y formatos referentes a los
procedimiento para la identificación y
procesos de Talento Humano y
evaluación de las especificaciones en
Adquisición de Bienes y Servicios.
SST de las compras o adquisición de
Incumpliendo lo establecido en el
productos y servicios y constatar su
artículo 2.2.4.6.27 del Decreto 1072 de
cumplimiento.
2015 No Conformidad 11
No existe un documento que señale los
criterios relacionados con SST para la
2.10.1 Evaluación y selección de evaluación y selección de proveedores,
proveedores y contratistas como se evidenció en prueba de
Solicitar el documento que señale los recorrido y en entrevista con el
Contratación criterios relacionados con SST para la X coordinador del Grupo de SST.
evaluación y selección de proveedores, Incumpliendo con lo dispuesto en el
cuando la empresa los haya numeral 2.10.1de la Resolución 0312 de
establecido. 2019. No Conformidad 12
Se evidenció que no se informó a los
contratistas previo al inicio del contrato
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
los peligros y riesgos generales y
específicos de su zona de trabajo
incluidas las actividades o tareas de alto
riesgo, rutinarias y no rutinarias, así
como la forma de controlarlos y las
medidas de prevención y atención de
emergencias, como se determinó en la
entrevista con el equipo de trabajo al no
encontrar soportes documentales que
permitan verificar el cumplimiento de las
actividades descritas. Incumpliendo lo
establecido en el numeral 4 del artículo
2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 No
Conformidad 13
No se evidenció un seguimiento
periódico sobre el cumplimiento de la
normatividad en seguridad y salud el
trabajo por parte de los proveedores,
contratistas y sus trabajadores, toda vez
que no existen soportes documentales
que permitan verificar el cumplimiento de
las actividades descritas. Incumpliendo
lo establecido en el numeral 6 del
artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de
2015 No Conformidad 14
Se evidencia que cuentan con el
Procedimiento Identificación de peligros
y riesgos (P-TH-21).
2.11.1 Evaluación del impacto de El Formato de Reporte de Actos y
cambios internos y externos en el Condiciones Inseguras - FACI (F-TH-64),
Sistema de Gestión de Seguridad y se evidenció la utilización de un formato
Salud en el Trabajo SG-SST controlado y otro formato no controlado
Gestión del
Solicitar el documento que contenga el X con información similar. Incumpliendo
cambio
procedimiento para evaluar el impacto con la norma ISO 9001:2015, 7.5.3.2
sobre la Seguridad y Salud en el Para el control de la información
Trabajo que se pueda generar por documentada. La información
cambios internos o externos. documentada conservada como
evidencia de la conformidad debe
protegerse contra modificaciones no
intencionadas. No conformidad 15
3.1.1 Descripción sociodemográfica
y diagnóstico de condiciones de
salud
Solicitar el documento consolidado con
la información socio demográfica
GESTIÓN DE LA SALUD
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
3.1.2 Actividades de Promoción y
Prevención en Salud
Solicitar las evidencias que constaten
la definición y ejecución de las
actividades de medicina del trabajo,
promoción y prevención y los
programas de vigilancia X
epidemiológica, de conformidad con
las prioridades que se identificaron con
base en los resultados del diagnóstico
de las condiciones de salud y los
peligros /riesgos de Intervención
prioritarios
3.1.3 Información al médico de los
perfiles de cargo
Verificar que se le remitieron al médico
que realiza las evaluaciones
ocupacionales, los soportes X
documentales respecto de los perfiles
de cargos, descripción de las tareas y
el medio en el cual desarrollaran la
labor los trabajadores.
La frecuencia de las evaluaciones
médicas periódicas no se encuentra
formalmente definida en un documento
controlado en el SIGEPRE, como se
evidenció en las entrevistas realizadas al
Grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo, incumpliendo el ítem
"Evaluaciones médicas ocupacionales"
3.1.4 Realización de Evaluaciones
del artículo 16 de la Resolución 0312 de
Médicas Ocupacionales -Peligros-
2019 y Resolución 2346 de 2007. No
Periodicidad- Comunicación al
Conformidad 16
Trabajador
Los resultados de las evaluaciones
Solicitar los conceptos de aptitud que
médicas ocupacionales no se están
demuestren la realización de las
comunicando por escrito al trabajador,
evaluaciones médicas.
como se evidenció en las entrevistas
Solicitar el documento o registro que X
realizadas al Grupo de Seguridad y
evidencie la definición de la frecuencia
Salud en el Trabajo, incumpliendo el
de las evaluaciones médicas
ítem "Evaluaciones médicas
periódicas
ocupacionales" del artículo 16 de la
Solicitar el documento que evidencie la
Resolución 0312 de 2019. No
comunicación por escrito al trabajador
Conformidad 17
de los resultados de las evaluaciones
No se ha realizado la totalidad de las
médicas ocupacionales.
evaluaciones médicas periódicas, como
se evidenció en las entrevistas
realizadas al Grupo de Seguridad y
Salud en el Trabajo, incumpliendo el
ítem "Evaluaciones médicas
ocupacionales" del artículo 16 de la
Resolución 0312 de 2019. No
Conformidad 18
3.1.5 Custodia de Historias Clínicas
Evidenciar los soportes que
demuestren que la custodia de las
historias clínicas esté a cargo de una X
institución prestadora de servicios en
SST o del médico que practica las
evaluaciones médicas ocupacionales
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3.1.6 Restricciones y
recomendaciones médico laborales
Solicitar documento de
recomendaciones y restricciones
médico laborales a trabajadores y
constatar las evidencias de que la
empresa las ha acatado ha realizado
las acciones que se requieran en
materia de reubicación o readaptación. X
Solicitar soporte de recibido por parte
de quienes califican en primera
oportunidad y/o a las Juntas de
Calificación de Invalidez, de los
documentos que corresponde remitir al
empleador para efectos del proceso de
calificación de origen y pérdida de
capacidad laboral.
3.1.7 Estilos de vida y entornos
saludables (controles tabaquismo,
alcoholismo, farmacodependencia y
otros) X
Solicitar el programa respectivo y los
documentos y registros que evidencien
el cumplimiento del mismo.
3.1.8 Agua potable, servicios
sanitarios y disposición de basuras
Verificar mediante observación directa
si se cumple lo exigido en el criterio,
dejando soporte fílmico o fotográfico al X
respecto (Contar con un suministro
permanente de agua potable, servicios
sanitarios y mecanismos para disponer
excretas y basuras.)
3.1.9 Eliminación adecuada de
residuos sólidos, líquidos o
gaseosos
Constatar mediante observación
directa, las evidencias donde se dé
cuenta de los procesos de eliminación X
de residuos conforme al criterio.
Solicitar contrato de empresa que
elimina y dispone de los residuos
peligrosos cuando se requiera dicha
disposición.
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3.2.1 Reporte de los accidentes de
trabajo y enfermedad laboral a la
ARL, EPS y Dirección Territorial del
Ministerio de Trabajo
Indagar con los trabajadores si se han
presentado accidentes de trabajo o
enfermedades laborales (en caso
afirmativo, tomar los datos de nombre
y número de cédula y solicitar el
reporte). Igualmente, realizar un
muestreo del reporte de registro de X
accidente de trabajo (FURAT) y el
registro de enfermedades laborales
(FUREL) respectivo, verificando si el
reporte a las Administradoras de
Riesgos Laborales, Empresas
Promotoras de Salud y Dirección
Territorial se hizo dentro de los dos (2)
Registro, días hábiles siguientes al evento o
reporte e recibo del diagnóstico de la
investigación enfermedad.
de las 3.2.2 Investigación de Accidentes,
enfermedades Incidentes y Enfermedad Laboral
laborales, los Verificar por medio de un muestreo si
incidentes y se investigan los incidentes, accidentes
accidentes del de trabajo y las enfermedades
trabajo laborales con la participación del
COPASST. y si se definieron acciones
para otros trabajadores potencialmente
expuestos.
Constatar que las investigaciones se
hayan realizado dentro de los quince
(15) días siguientes a su ocurrencia a
X
través del equipo investigador y
evidenciar que se hayan remitido los
informes de las investigaciones de
accidente de trabajo grave o mortal o
de enfermedad laboral mortal.
En caso de accidente grave o se
produzca la muerte, verificar la
participación de un profesional con
licencia en Seguridad y Salud en el
Trabajo en la investigación (propio o
contratado), así como del Comité
Paritario de SST.
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3.2.3 Registro y análisis estadístico
de Incidentes, Accidentes de
Trabajo y Enfermedad Laboral
Solicitar el registro estadístico
actualizado de lo corrido del año y el
año inmediatamente anterior al de la
visita, así como la evidencia que
contiene el análisis y las conclusiones
derivadas del estudio que son usadas
para el mejoramiento del Sistema de X
Gestión de SST.
(Llevar registro estadístico de los
accidentes de trabajo que ocurren así
como de las enfermedades laborales
que se presentan; se analiza este
registro y las conclusiones derivadas
del estudio son usadas para el
mejoramiento del Sistema de Gestión
de SST)
3.3.1 Medición de la frecuencia de la
accidentalidad
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y/o el año
X
inmediatamente anterior y constatar el
comportamiento de la frecuencia de los
accidentes y la relación del evento con
los peligros/riesgos identificados.
3.3.2 Medición de la severidad de la
accidentalidad
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y/o el año
X
inmediatamente anterior y constatar el
comportamiento de la severidad y la
relación del evento con los
peligros/riesgos identificados.
3.3.3 Medición de la mortalidad de
Accidentes de Trabajo
Mecanismos
Solicitar los resultados de la medición
de vigilancia
para lo corrido del año y/o el año
de las X
inmediatamente anterior y constatar el
condiciones de
comportamiento de la severidad y la
salud de los
relación del evento con los
trabajadores
peligros/riesgos identificados.
3.3.4 Medición de la prevalencia de
Enfermedad Laboral
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y/o el año
X
inmediatamente anterior y constatar el
comportamiento de la severidad y la
relación del evento con los
peligros/riesgos identificados.
3.3.5 Medición de la incidencia de
Enfermedad Laboral
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y/o el año
inmediatamente anterior y constatar el X
comportamiento de la incidencia de las
enfermedades laborales y la relación
del evento con los peligros / riesgos
identificados
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3.3.6 Medición del ausentismo por
causa médica
Solicitar los resultados de la medición
para lo corrido del año y del año
X
inmediatamente anterior y constatar el
comportamiento del ausentismo y la
relación del evento con los peligros
/riesgos.
4.1.1 Metodología para la
identificación, evaluación y
valoración de peligros
Solicitar el documento que contiene
la metodología.
Verificar que se realiza la identificación
de peligros, evaluación y valoración de
los riesgos conforme a la metodología
definida de acuerdo con el criterio y X
con la participación de los
trabajadores, seleccionando de
manera aleatoria algunas de las
GESTIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS
actividades identificadas.
Confrontar mediante observación
directa durante el recorrido a las
instalaciones de la empresa la
identificación de peligros.
Identificación
Se evidencio que falta la Matriz de
de peligros, 4.1.2 Identificación de peligros con
identificación de peligros, valoración de
evaluación y participación de todos los niveles de
riesgos y determinación de controles de
valoración de la empresa
las sedes de la Casa de Huéspedes
riesgos Solicitar las evidencias que den cuenta
Cartagena y la actualización del Edificio
de la participación de los trabajadores
BBVA -Consejería para las Regiones,
en la identificación de peligros,
como se observó en la publicación de las
evaluación y valoración de los riesgos,
matrices en la página de intranet en el
así como de la realización dicha
módulo de SGSST-MA, incumpliendo
identificación con la periodicidad
con la Resolución 312 de 2019 Articulo
señalada en el criterio.
X 20. Estándares Mínimos en el lugar de
Solicitar información acerca de si ha
trabajo “…En los lugares de trabajo que
habido eventos mortales o
funcionen con más de un turno, el
catastróficos y validar que el peligro
Sistema de Gestión de Seguridad y
asociado al evento este identificado,
Salud en el Trabajo y el cumplimiento de
evaluado y valorado.
Estándares Mínimos deben asegurar la
En los casos que se encuentren
cobertura en todas las jornadas y si la
valoraciones de riesgo no tolerable,
empresa tiene varios centros de trabajo
verificar la implementación inmediata
el sistema de gestión debe garantizar
de las acciones de intervención y
una cobertura efectiva de todos sus
control.
trabajadores.” No conformidad 19
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4.1.3 Identificación de sustancias
catalogadas como carcinógenas o
con toxicidad aguda
Revisar la lista de materias primas e
insumos, productos intermedios o
finales, subproductos y desechos y
verificar sí estas son o están
compuestas por agentes o sustancias
catalogadas como carcinógenas en el
grupo 1 de la clasificación de la
Agencia Internacional de Investigación
sobre el Cáncer (International Agency
for Research on Cancer, IARC) y con
toxicidad aguda según los criterios del X No Aplica
Sistema Globalmente Armonizado
(categorías I y (1).
Se debe verificar que los riesgos
asociados a estas sustancias o
agentes carcinógenos o con toxicidad
aguda son priorizados y se realizan
acciones de prevención e intervención.
Así mismo se debe verificar la
existencia de áreas destinadas para el
almacenamiento de las materias
primas e insumos y sustancias
catalogadas como carcinógenas y con
toxicidad aguda.
4.1.4 Realización mediciones
ambientales, químicos, físicos y
biológicos
Verificar los soportes documentales de
X
las mediciones ambientales realizadas
y la remisión de estos resultados al
Comité Paritario de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
4.2.1 Implementación de medidas de
prevención y control de
peligros/riesgos identificados
Solicitar evidencias de la ejecución de
las medidas de prevención y control.
de acuerdo con el esquema de
Plan de
jerarquización y la identificación de los
prevención,
peligros , la evaluación y valoración de
preparación y X
los riesgos realizada.
respuesta ante
Constatar que estas medidas se
emergencias
encuentran programadas en el plan
anual de trabajo.
Verificar que efectivamente se dio
prioridad a las medidas de prevención
y control frente a los peligros/riesgos
identificados como prioritarios.
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4.2.2 Verificación de aplicación de
medidas de prevención y control por En el procedimiento P-TH-23
parte de los trabajadores Identificación Necesidades de Elementos
Solicitar los soportes documentales de Protección Personal o Contra Caídas,
implementados por la empresa donde se menciona el formato F-TH-69
se verifica el cumplimiento de las Inspección de Elementos de Protección
responsabilidades de los trabajadores Personal. Sin embargo, al momento de
frente a la aplicación de las medidas solicitar una muestra aleatoria del
X
de prevención y control de los formato diligenciado, el Grupo de
peligros/riesgos (físicos, ergonómicos, Seguridad y Salud en el Trabajo
biológicos, químicos, de seguridad, manifiesta que el documento no se está
públicos, psicosociales, entre otros). usando. Incumpliendo el paso 5 Realizar
Realizar visita a las instalaciones para Inspecciones y Supervisión al Uso y
verificar el cumplimiento de las medias Estado de los Elementos de Protección
de prevención y control por parte de Individual del procedimiento P-TH-23.
los trabajadores. No Conformidad 20
4.2.3 Elaboración de
procedimientos, instructivos, fichas,
protocolos
Solicitar los soportes documentales
implementados por la empresa donde
se verifica el cumplimiento de las
responsabilidades de los trabajadores
frente a la aplicación de las medidas
X
de prevención y control de los
peligros/riesgos (físicos, ergonómicos,
biológicos, químicos, de seguridad,
públicos, psicosociales, entre otros).
Realizar visita a las instalaciones para
verificar el cumplimiento de las medias
de prevención y control por parte de
los trabajadores.
4.2.4 Realización de inspecciones
sistemáticas a las instalaciones,
maquinaria o equipos con la
participación del COPASST
Solicitar los formatos de registro de
visitas de inspección elaborados.
Solicitar la evidencia de las visitas de X
inspección realizadas a las
instalaciones, maquinaria y equipos,
incluidos los relacionados con la
prevención y atención de emergencias
y verificar la participación del
COPASST en las mismas.
4.2.5 Mantenimiento periódico de
instalaciones, equipos, máquinas,
herramientas
Solicitar la evidencia del
mantenimiento preventivo y/o
correctivo en las instalaciones, X
equipos, máquinas y herramientas de
acuerdo con los manuales de uso de
estos y los informes de las visitas de
inspección e reportes de condiciones
inseguras.
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En las inspecciones al uso y al estado de
los elementos de protección personal no
4.2.6 Entrega de Elementos de se diligenció el formato F-TH-69, como
Protección Personal EPP, se verifica se evidenció en las entrevistas
con contratistas y subcontratistas realizadas al Grupo de Seguridad y
Solicitar los soportes que evidencien la Salud en el Trabajo, incumpliendo el
entrega y reposición de les elementos paso 5 del procedimiento P-TH-23. No
de protección personal a los Conformidad 21
trabajadores. Se encontraron formatos de entrega de
X
Verificar los soportes del cumplimiento elementos de protección personal (F-TH-
del criterio por parte de los contratistas 67) que no tienen diligenciado el nombre
y subcontratistas. de la persona a quien se entregaron los
Verificar los soportes que evidencian la EPP, como se evidenció en la revisión
realización de la capacitación en el uso de los expedientes del Grupo de
de los elementos de protección Seguridad y Salud en el Trabajo,
personal. incumpliendo el numeral 4.5.4 de la
norma OHSAS 18001 (Control de
Registros). No Conformidad 22
El Lineamiento Plan Emergencia DAPRE
publicado en la Intranet, se encuentra en
versión borrador, por lo tanto no se
encuentra controlado en el SIGEPRE.
Incumpliendo el Ítem Plan de
prevención, preparación y respuesta
ante emergencias - Artículo 16.
Estándares Mínimos para empresas de
más de cincuenta (50) trabajadores de la
5.1.1 Se cuenta con el Plan de Resolución 0312 de 2019. No
Prevención y Preparación ante Conformidad 23
emergencias Los Planes de Emergencias y los planos
Solicitar el plan de prevención, de las instalaciones que identifican
preparación y respuesta ante Áreas y Salidas de emergencia de cada
GESTION DE AMENAZAS
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Se evidencia en el SIGEPRE los
formatos F-TH-77 Inspección de
extintores y el Formato F-TH-78
Inspección de Camillas de Emergencia,
sin embargo al evidenciar los formatos
diligenciados por el área se encuentran
sin codificación F-TH-XX.
Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015, 7.5.3.2 . Para el control de la
información documentada. La
información documentada conservada
como evidencia de la conformidad debe
protegerse contra modificaciones no
intencionadas. No conformidad 25
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3°. Documentación de la Resolución
0827 de 2016. No Conformidad 27
En el SIGEPRE se evidencian los
siguientes indicadores:
- Incumplimientos Legales del SG-SST y
MA: En el SIGEPRE se encuentra la
información de este indicador donde se
reporta para la vigencia 2018 cero (0)
incumplimientos.
Sin embargo, de conformidad con la
información suministrada por la ARL en
la elaboración de la Matriz Legal SG-
SST DAPRE, se reporta la "Evaluación
cumplimiento Legal Requisitos Legales y
Salud en el Trabajo - SST", así: Vigencia
2017: Ítems a Evaluar 239 y el puntaje
obtenido 222. Cumplimiento 91%;
Vigencia 2018: Ítems a Evaluar 240 y el
puntaje obtenido 239. Cumplimiento 99%
VERIFICACIÓN DEL SG-SST
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6.1.2 Las empresa adelanta auditoría
por lo menos una vez al año
Verificar soportes de la realización de
auditorías internas al Sistema de
Gestión de SST, con alcance a todas
las áreas de la empresa, adelantadas
por lo menos una (1) vez al año (2017,
2018).
Solicitar el programa de la auditoria X
que deberá incluir entre otros
aspectos, la definición de la idoneidad
de la persona que sea auditora, el
alcance de la auditoría, la periodicidad,
la metodología y la presentación de
informes y verificar que se haya
planificado con la participación del
COPASST.
6.1.3 Revisión anual por la alta
dirección, resultados y alcance de la
auditoría
Solicitar a la empresa los soportes que
den cuenta del alcance de la auditarla, X
verificando el cumplimiento de los
aspectos señalados en los numerales
del artículo 2.2.4.6.30. del Decreto
1072 de 2015
6.1.4 Planificar auditoría con el
COPASST
Solicitar el documento donde conste la
revisión anual por la alta dirección y la X
comunicación de los resultados al
COPASST y al responsable del
Sistema de Gestión de SST.
7.1.1 Definir acciones preventivas y
correctivas con base en los
resultados del SG-SST
Solicitar la evidencia documental de la
implementación de las acciones
preventivas y/o correctivas necesarias X
con base en los resultados de la
MEJORAMIENTO
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7.1.3 Acciones de mejora con base
en investigaciones de accidentes de
trabajo y enfermedades laborales
Solicitar la evidencia documental de las
X
acciones de mejora planteadas
conforme a los resultados de las
investigaciones realizadas y verificar
su efectividad.
7.1.4 Elaboración Plan de
Mejoramiento e implementación de
medidas y acciones correctivas
solicitadas por autoridades y ARL
Solicitar las evidencias de las acciones
X
correctivas realizadas en respuesta a
los requerimientos o recomendaciones
de las autoridades administrativas y de
las administradoras de riesgos
laborales.
CASA REPUBLICANA X
VICEPRESIDENCIA X
En la matriz de identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de
controles, se encuentra un riesgo No
ACEPTABLE (Espacios Confinados), en
donde el control es "Aplicar
procedimiento de espacios confinados"
sin embargo el responsable de SG SST
manifiesta que no existe reglamentación
relacionada con el tema y por ende no
hay procedimiento. Adicionalmente el
control a las personas es la entrega de
EPP, sin embargo en la inspección
realizada se evidenció con el personal
de mantenimiento que en los últimos
días han venido realizando la actividad
VISITA A por las lluvias y al solicitar los EPP que
SEDES utilizan (Rodilleras, Coderas y Casco)
están nuevos y empacados sin ser
CASA DE NARIÑO X
utilizados. Incumpliendo con el
procedimiento P-TH-23 y adicionalmente
no se utiliza el formato F-TH-69
Inspección de Elementos de Protección
Personal Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015 numeral 4.4.2 literal b)
conservar la información documentada
para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo
planificado. No Conformidad 29
En el recorrido Casa de Nariño se
evidenció que la oficina de Asesores
Secretaria Privada, que adecuaron este
año, no cuenta con la iluminación y
ventilación requerida para los puestos de
trabajo. El Responsable de SG SST
manifiesta que no fue informado sobre la
adecuación de estas oficinas para poder
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determinar los riesgos de estos puestos
de trabajo, evidenciando debilidades en
los mecanismos de comunicación interna
con las personas encargadas con el SG
SST y otras dependencias de la entidad.
Presentando deficiencias en el Artículo
16. de la Resolución 0312 de 2019 con
el Ítem. Mecanismos de Comunicación.
Oportunidad de Mejora 1
Las instalaciones no cuentan con
señalización de salidas de emergencia,
ni señalización de seguridad y salud en
el trabajo, se requiere la organización y
señalización en el cuarto de máquinas.
HATO GRANDE X Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015 numeral 4.4.2 literal b)
conservar la información documentada
para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo
planificado. No Conformidad 30
En la visita realizada se evidenció que
varios extintores se encuentran ubicados
en el suelo sin el debido soporte ni
señalización, en la casa se encuentran
tres gabinetes contraincendios pero no
están adecuadamente instalados, le
hacen falta implementos y no cuentan
con la seguridad requerida.
Adicionalmente solo cuentan con una
camilla que está incompleta, esta sin los
inmovilizadores. En los cuartos de
máquinas se encuentran ubicados
materiales que no deben estar allí, como
ACPM, pinturas y otros. No existe ningún
tipo de señalización en las instalaciones.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe
CASA DE HUESPEDES ILUSTRES adoptar disposiciones efectivas para
X
DE SAN JUAN DE MANZANILLO desarrollar las medidas de identificación
de peligros, evaluación y valoración de
los riesgos y establecimiento de
controles que prevengan daños en la
salud de los trabajadores y/o
contratistas, en los equipos e
instalaciones. No Conformidad 31
Se evidenció que cuentan con los
elementos requeridos para el trabajo en
alturas, sin embargo los trabajadores no
tienen conocimiento de su uso y no se
les ha dado la capacitación de Trabajo
Seguro en Alturas. Adicionalmente se
tienen los documentos P-TH-29 Trabajo
Seguro en alturas, F-TH-92 Inspección
preoperacional de elementos contra
caídas, F-TH-93 Permiso de Trabajo
Seguro de Alturas, F-TH-94 Análisis de
Trabajo Seguro (ATS), F-TH-30Trabajo
seguro en Andamios; los cuales están
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vigentes desde abril/2018 y a la fecha no
se han utilizado.
Incumpliendo con la norma ISO
9001:2015 numeral 4.4.2 literal b)
conservar la información documentada
para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo
planificado. No Conformidad 32
SEDE ADMINISTRATIVA X
En la visita realizada no se observa la
camilla y sus accesorios en el primer
piso, no se cuenta con el plano de las
instalaciones que identifican áreas y
salidas de emergencia, se observó que
no se está cumpliendo con la adecuada
disposición de residuos peligrosos, al
encontrar tubos fluorescentes sin cumplir
con los requisitos de norma, para su
disposición final, se observó que existen
escaleras que no cuentan con bandas
antideslizantes, existen debilidades en la
señalización referente al punto eléctrico
CASA EQUIDAD PARA LA MUJER X
ubicado detrás de la puerta principal, el
punto de encuentro en caso de
emergencia y a la ubicación de los
extintores, no se encontró el soporte
para la instalación del extintor, se
observaron elementos que pueden llegar
a ocasionar algún tipo de accidente sin
la respectiva señalización.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 33
No se está cumpliendo con la adecuada
disposición de basuras, existen
debilidades en la señalización de las
salidas de emergencia y rutas de
evacuación al no ser fluorescente y no
se observó la ruta de evacuación en las
zonas comunes de las escaleras de
emergencia, no se observa el
mantenimiento preventivo y correctivo en
las instalaciones al encontrar luminarias
EDIFICIO BBVA X
fundidas y tomas sin asegurar, no se
encuentra identificada la persona que
desempeña las funciones de brigadista y
no se observa el cumplimiento de las
medidas de prevención.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 34
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No se cuenta con el plano de las
instalaciones que identifican áreas y
salidas de emergencia, no se encuentra
identificada la persona que desempeña
las funciones de brigadista, no se
observa, el cumplimiento de las medidas
de prevención, toda vez que, no se
observó la ruta de evacuación en las
BANCOLOMBIA PISO 8 zonas comunes, así mismo se evidenció
X
(DESCONTAMINA COLOMBIA) la falta de iluminación y la presencia de
elementos que obstaculizan la
circulación en las escaleras de
emergencia.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 35
No se cuenta con el plano de las
instalaciones que identifican áreas y
salidas de emergencia, no se observa el
mantenimiento preventivo y correctivo en
las instalaciones, al encontrar luminarias
fundidas, no se encuentra identificada la
persona que desempeña las funciones
de brigadista, no se observa en la visita
realizada a las instalaciones, el
cumplimiento de las medidas de
prevención, toda vez que, no se observó
BANCOLOMBIA PISO 10 la ruta de evacuación en las zonas
X
(SECRETARIA DE TRANSPARENCIA) comunes, así mismo se evidenció la falta
de iluminación de las escaleras de
emergencia, se observó que no se está
cumpliendo con la adecuada disposición
de las basuras, al encontrar desperdicios
fuera de los puntos establecidos para tal
fin.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 36
EDIFICIO PROPIEDAD HORIZONTAL X
P á g i n a 33 | 60
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
RESULTADOS
ASPECTO A EVALUAR BASE INFORMATIVA
(P.H.V.A) (Documentos y Registros) NC
C DETALLE EVIDENCIA
D A R
Se evidenció que al ingreso del edificio
en el registro biométrico se encuentran
al lado dos máquinas dispensadoras de
alimentos que en el momento que una
persona esté utilizando estas máquinas,
los servidores públicos que van a
ingresar o están saliendo no lo pueden
hacer.
Además, se evidenció que la camilla
EDIFICIO GALÁN X
que se encuentra a la entrada del edificio
se encuentra obstruida por el cilindro
para descargar armas como lo podemos
ver en el registro fotográfico.
Incumpliendo con el Decreto número
1072 de 2015, Artículo 2.2.4.6.8.
Obligaciones de los empleadores, 6.
Gestión de los Peligros y Riesgos. No
Conformidad 37
C: CONFORME; NC: NO CONFORME; D: DOCUMENTACIÓN; A: APLICACIÓN; R: RESULTADO
De la evaluación realizada por cada uno de los Auditores de los 60 Estándares Mínimos de
SG SST y 12 Sedes, se determinaron: 37 No Conformidades y 1 Oportunidad de Mejora, las
cuales fueron revisadas y consolidadas.
Se llevó a cabo la revisión de la eficacia de los siguientes 3 Planes de Mejoramiento del Área
de Talento Humano relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
- SGSST:
Acciones:
a. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2019 los recursos para la realización
de los exámenes periódicos ocupacionales.
b. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones 2018 los recursos para la realización de los
exámenes médicos ocupacionales.
c. Solicitar las vigencias futuras para la contratación de los exámenes ocupacionales
periódicos.
Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar
cumplimiento al plan de mejoramiento.
Por lo anterior, y teniendo en cuenta la información entregada por el Coordinador del Grupo de
Seguridad y Salud en el Trabajo acerca del valor estimado de los Exámenes Médicos
Ocupacionales Periódicos para la Vigencia 2018, el Plan de Mejoramiento se declara EFICAZ.
Acciones:
a. Definir los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios
b. Realizar parametrización del aplicativo de servicios en línea para el trámite de permisos
c. Realizar el informe de ausentismo laboral por causas diferentes a incapacidad médica,
cuando sean solicitados por las dependencias competentes.
d. Socializar los lineamientos para conceder permisos a los funcionarios
Una vez revisadas las evidencias, se determina que éstas son viables y coherentes para dar
cumplimiento al plan de mejoramiento, teniendo en cuenta que se desarrolló el documento L-
TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas, se realizó la parametrización
del Sistema de Gestión Humana - Kactus a través del módulo "Mis Solicitudes" para que los
funcionarios soliciten sus permisos a través del Self Service del sistema y su socialización se
llevó a cabo mediante la Guía para la solicitud de permisos que se encuentra en intranet; de
otra parte se elabora informe de ausentismo laboral por causa no médica de acuerdo a los
registros suministrados por el Grupo de Nómina.
Acciones:
1. Elaboración
2. Presentación y Aprobación
3. Impresión de Tarjetas de Información
4. Divulgación y Entrega
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Igualmente se evidenció deficiencia en el control del documento del Plan de Trabajo del
SG-SST ya que no se cuenta con un Plan de Trabajo sino con un Cronograma de
Actividades de SG-SST y MA 2018 el cual está firmado por el Responsable del SG SST
y el Contratista del SG SST y no por el empleador. Adicionalmente no utilizan el formato
debidamente codificado que se encuentra en el SIGEPRE. (F-TH-70).
En la vigencia 2019 se remite el Plan de Trabajo Anual Vigencia 2019 del SG SST y MA
con fecha 30-Dic-2018 firmado por la Jefe de Talento Humano, el coordinador del SG
SST y el Contratista del SG SST en un formato que no corresponde la versión vigente
registrada en el SIGEPRE (F-TH-70).
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Incumpliendo con la norma NTC ISO 9001:2015 9,1 Seguimiento, Medición, Análisis y
Evaluación. b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios
para asegurar resultados válidos.
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
evidenció que la oficina de Asesores Secretaria Privada, que adecuaron este año, no
cuenta con la iluminación y ventilación requerida para los puestos de trabajo. El
Responsable de SG SST manifiesta que no fue informado sobre la adecuación de estas
oficinas para poder determinar los riesgos de estos puestos de trabajo, evidenciando
debilidades en los mecanismos de comunicación interna con las personas encargadas
con el SG SST y otras dependencias de la entidad.
8.4 Recomendaciones
Recomendación 1
Se recomienda adoptar las acciones necesarias para mantener actualizada la matriz de
identificación de peligros de todas las sedes con el fin de incluir la totalidad de los
elementos que pueden ser causantes de accidentes y enfermedades.
Recomendación 2
Se recomienda realizar capacitación a los soldados que apoyan las actividades en Hato
Grande sobre el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, y continuar con la
capacitación a los soldados de la Casa de Nariño; de tal manera que en caso de una
emergencia se aseguren de brindar una asistencia a los visitantes o personal que se
encuentre en el lugar.
Recomendación 3
En la sede Hato Grande se recomienda seguimiento por parte del área de seguridad y
salud en el trabajo ya que actualmente se encuentran en reubicación de los miembros
de la fuerza pública que brindan seguridad a la sede para que las adecuaciones que
están desarrollando cumplan con los requisitos establecidos en el SG SST.
Recomendación 4
Se recomienda realizar la actualización del normograma de la dependencia en el
SIGEPRE, con el fin de incluir la Resolución 0632 de 2018 y mantener la información
ajustada.
Recomendación 5
Se recomienda unificar los nombres de las sedes teniendo en cuenta que hay diferencia
de nombres en las sedes en los documentos elaborados por el SG SST como por
ejemplo:
Plan de Emergencias DAPRE y Matriz de Peligros Sede Administrativa
Plan de Emergencias Casa de Nariño y Matriz de Peligros Palacio de Nariño
Esto con el fin de mantener una información unificada y que aplique a todos los
documentos que se elaboren del SG SST.
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Recomendación 6
Se recomienda revisar la información de las matrices de peligros y riesgos de cada una
de las sedes, teniendo en cuenta que al realizar el análisis por parte la oficina de control
interno de en relación con la aceptabilidad del riesgo, se repite información de la
Consejería Presidencial para la Juventud Colombia Joven y la de la Consejería
Presidencial para la Niñez y la Adolescencia, como se muestra a continuación:
Lo anterior con el fin de monitorear los controles que tienen establecidos y se tomen las
acciones pertinentes para los riesgos Aceptables con Control Especifico y los No
Aceptables
Recomendación 7
Se Recomienda realizar análisis periódico y presentar los resultados a la alta dirección
para tomar decisiones e implementar un plan de trabajo en relación al resultado de la
ejecución de los controles de la matriz de peligros y riesgos; con el fin de determinar si
los controles están siendo efectivos o no, o se tienen que implementar más controles.
Recomendación 8
Se recomienda que una vez se finalice el Plan de Seguridad Vial, se articulen los riesgos
al Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, con el fin de consolidar la información
y realizar el seguimiento a todos los riesgos establecidos.
Recomendación 9
Teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SGSST está integrado al Sistema de Gestión de la Presidencia de la Republica
SIGEPRE, se recomienda que de conformidad a los Lineamientos para la Administración
de Riesgos del SIGEPRE se identifique un Riesgo que cubra todo el SGSST, esto con
el fin de integrada la matriz de peligros y riesgos de SG SST al SIGEPRE.
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Recomendación 10
Se recomienda el ajuste de la fórmula y periodicidad de los Indicadores Mínimos de
Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad a lo establecido en la Resolución 312
de 2019 Articulo 30, con el fin de ajustar la información en módulo de indicadores del
SIGEPRE.
Recomendación 11
Se recomienda revisar la definición de los objetivos teniendo en cuenta que los objetivos
sean medibles, sin embargo las metas de reducir el 10% no corresponden a un análisis
histórico de resultados.
• Accidente Laboral- Caída al mismo nivel:
2016 (6 Casos), 2017 (15 Casos): Variación + 250%
2017 (15 Casos), 2018 (26 Casos): Variación + 73%
• Incapacidades - Sistema Respiratorio:
2016 (57 Casos), 2017 (105 Casos): Variación + 84%
2017 (107 Casos), 2018 (144 Casos): Variación + 35%
Lo anterior con el fin de determinar indicadores que se ajusten a las actividades que se
están desarrollando en la entidad por parte del grupo de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Recomendación 12
Se recomienda revisar los documentos publicados en el SIGEPRE teniendo en cuenta
que se encuentran publicados 37 documentos del SG SST (Documentos General: 2;
Formatos: 24; Guía: 3; Manual: 1 y Procedimiento: 7) y de los anteriores documentos no
utilizan 13 (Documento General: 1; Formatos: 10 y Procedimiento: 2); es decir el 35% no
se aplican. (Ver Anexo 1) Con el fin de mantener en el SIGEPRE los documentos que
se requieran para el desarrollo de las actividades del SG SST.
Recomendación 13
Se recomienda que las acciones preventivas y correctivas del SGSST, que se
evidencien en las actas del COPASST y en actas de Comité Institucional de Gestión y
Desempeño se integren como un Plan de Mejora en el SIGEPRE, con el fin de mantener
en el sistema el desarrollo de las actividades que se ejecutan para el cumplimiento de
las actividades del SG SST.
Recomendación 14
Se recomienda realizar la actualización de los documentos en relación con la imagen
institucional y la nueva estructura del DAPRE; de conformidad con la Guía Sistema
Grafico G-SA-01 que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la entidad
y mantener actualizada la información.
9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
CALIFICACION DE LA
PESO
CICLO ESTÁNDAR EMPRESA O
PORCENTUAL
CONTRATANTE
RECURSOS (10%) 10 9
TOTALES 100 77
Teniendo en cuenta que el puntaje obtenido esta entre el 60% y 85% la valoración es
MODERADAMENTE ACEPTABLE para lo cual se requiere desarrollar las siguientes
actividades:
Los aspectos por mejorar de la entidad con relación a los estándares mínimos del SG SST son
los siguientes:
PLANEAR HACER
Recursos Gestión de la Salud
Conformación del COPASST Realización de los exámenes médicos
Conformación del Comité de ocupacionales: pre ingreso, periódicos
Convivencia Gestión de peligros y riesgos
Gestión Integral del SG SST Identificación de peligros con
Plan Anual de Trabajo participación de todos los niveles de la
Archivo o retención Documental empresa.
Identificación, evaluación, para Gestión de amenazas
adquisición de productos y servicios Plan de Prevención y Preparación ante
Evaluación y selección de emergencias
proveedores y contratistas Brigada de prevención conformada,
Comunicación capacitada y dotada
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Capacitación
Sistema de Gestión de
en el Sistema
Seguridad y Salud en el 2 2 0 0 0
de Gestión de
Trabajo SG-SST, actividades 6 6
la Seguridad y
de Promoción y Prevención
la Salud en el
PyP
Trabajo (6%)
1.2.3 Responsables del
Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el 2 2 0 0 0
Trabajo SG-SST con curso
(50 horas)
2.1.1 Política del Sistema
GESTIÓN INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
cargo
3.1.4 Realización de los
exámenes médicos
ocupacionales: pre
II. HACER
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Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
identificación, evaluación y 4 4 0 0 0
valoración de peligros
4.1.2 Identificación de
peligros con participación de
4 0 0 0 0
todos los niveles de la
empresa
Identificación 4.1.3 Identificación y
de peligros, priorización de la
evaluación y naturaleza de los peligros 15 11
valoración de (Metodología adicional,
riesgos (15%) cancerígenos y otros) 3 0 0 3 0
Identificación de sustancias
catalogadas como
carcinógenas o con toxicidad
aguda
4.1.4 Realización
mediciones ambientales, 4 4 0 0 0
químicos, físicos y biológicos
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DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Plan de Prevención y
prevención, 5 0 0 0 0
Preparación ante
(10%)
preparación y
emergencias 10 0
respuesta ante
5.1.2 Brigada de
emergencias
prevención conformada, 5 0 0 0 0
(10%)
capacitada y dotada
6.1.1 Indicadores
VERIFICACIÓN DEL SG-SST (5%)
estructura, proceso y
resultado
1,25 1,25 0 0 0
Definición de indicadores del
SG-SST de acuerdo con las
III. VERIFICAR
condiciones de la empresa
Gestión y
6.1.2 Las empresa
resultados del 5 5
adelanta auditoría por lo 1,25 1,25 0 0 0
SG-SST (5%)
menos una vez al año
6.1.3 Revisión anual por la
alta dirección, resultados y 1,25 1,25 0 0 0
alcance de la auditoría
6.1.4 Planificar auditoría
1,25 1,25 0 0 0
con el COPASST
7.1.1 Definir acciones de
MEJORAMIENTO
Promoción y Prevención
Acciones
IV. ACTUAR
correctivas con
Seguridad y Salud en el 2,5 10 2,5 0 0 0 10
base en los
Trabajo SG-SST
resultados del
Definir acciones preventivas
SG-SST (10%)
y correctivas con base en los
resultados del SG-SST
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
DE GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
TOTALES 100 77
Cuando se cumple con el ítem del estándar la calificación será la máxima del respectivo ítem, de lo contrario su calificación será igual a cero (0).
Si el estándar No Aplica, se deberá justificar la situación y se calificará con el porcentaje máximo del ítem indicado para cada estándar. En caso de no
justificarse, la calificación el estándar será igual a cero (0)
El presente formulario es documento público, no se debe consignar hecho o manifestaciones falsas y está sujeto a las sanciones establecidas en los
artículos 288 y 294 de la Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano)
P á g i n a 60 | 60