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Controles.

Debida Diligencia
Análisis:
Durante una auditoria se detectaron algunas desviaciones al cumplimiento de
los requisitos del Sistema, para las cuales se determinó que deben ser
solucionadas con acciones que impliquen nuevos controles.

Control
Como acción previa se debe informar a los clientes usuarios de la red de gas
que, bajo ningún motivo se aceptan sobornos (de cualquier tipo, dinero,
invitaciones de comidas y/o bebidas, regalos, ni nada que no sea parte de su
sueldo) para acelerar las fechas de los trabajos, ni para cualquier otro trabajo
(sólo están autorizados a realizar el trabajo que el que se indica en las órdenes
de trabajo que llevan consigo los miembros de la empresa de reconexiones).

Reformulación del proceso de atención de trabajos de la siguiente manera:


- responsables de las cuadrillas de los trabajos de reconexión deben reportar
los trabajos realizados.
- reportar la llegada al lugar de la obra vía celular, a la base de la empresa.
- tomar una foto del lugar al momento de iniciar las labores y enviarla por la
línea de Whatsapp de la empresa.
- llenar la ficha del trabajo al inicio de las labores.
- llenar la ficha del trabajo al final de las labores.
- firmar la ficha. Hacer firmar la ficha por el contacto o responsable de la
residencia familiar, negocio comercial o empresa industrial, donde y/o para la
cual se ejecutó la obra.
- reportar la culminación de los trabajos vía celular, a la base de la empresa.
- enviar la encuesta de satisfacción al cliente atendido, en la cual debe figurar
si algún trabajador solicitó algún beneficio no contemplado en el trabajo o si le
brindó algún tipo de invitación.

Debida Diligencia
Revisión del análisis de los riesgos de soborno para personal con trato directo
con responsables de residencias familiares, negocios comerciales y empresas
industriales para reducir la probabilidad de eventos no deseados. (Requisitos
A.10.2 y A.10.5)
Control
Como acción previa se debe informar a los empleados cuando ingresan a la
empresa y cuando realizan sus charlas (por ejemplo, como las de seguridad),
sobre la política antisoborno, el reglamento de trabajo y las sanciones para las
faltas o desviaciones de la conducta esperada). Realizar capacitaciones y
sensibilizaciones de ética en el trabajo.

Debida Diligencia
Revisión y mejora del Perfil de los Miembros de las Cuadrillas de trabajos de
reconexión (RRHH/Operaciones). (Requisitos A.10.2 y A.10.5)

Revisión y mejora del Proceso de Reclutamiento y Selección de los miembros


de las cuadrillas:
- Revisión y verificación de requisito de Antecedentes Policiales, Penales y
Judiciales.
- Revisión y verificación de requisito de Situación Crediticia o Financiera.
- Revisión y verificación de requisito de Situación Domiciliaria.
- Revisión de sus redes sociales (Facebook, LinkedIn, Instagram).
- Verificación de Referencias (personas con quienes trabajó en sus últimos
empleos, motivo de su salida, etc.).
- Revisión y verificación de competencias y calificaciones para el puesto de
trabajo (estudios previos para el puesto, experiencia en puestos similares,
estudios recientes o en curso, situación laboral actual).

Revisión y mejora de los manuales de funciones de los miembros de las


cuadrillas de trabajo, para incluir si no estuviera contemplado, controles tales
como, la supervisión de las labores por parte de los jefes respectivos, de
manera aleatoria. (Requisitos A.10.3 y A.10.5)
Control
Como acción previa se debe informar a los clientes y demás socios de
negocios que, como parte de la política y el sistema de gestión antisoborno, la
empresa de instalaciones de gas natural no acepta ni ofrece regalos de
cualquier índole.

Revisión y mejora de las funciones de la Recepción de la empresa de


instalaciones de gas natural, para incluir la revisión y el reporte de los paquetes
“sospechosos” que llegan para los directivos, en especial, durante fechas
como navidad, fiestas patrias, cumpleaños.

Debida Diligencia
Elaboración de un Perfil de los Directivos (RRHH/Operaciones). (Requisitos
A.10.2 y A.10.5)

Revisión del Proceso de Reclutamiento y Selección de los Directivos (*):


- Revisión y verificación de requisito de Antecedentes Policiales, Penales y
Judiciales.
- Revisión y verificación de requisito de Situación Crediticia o Financiera.
- Revisión y verificación de requisito de Situación Domiciliaria.
- Revisión de sus redes sociales (Facebook, LinkedIn, Instagram).
- Verificación de Referencias (personas con quienes trabajó en sus últimos
empleos, motivo de su salida, etc.).
- Revisión y verificación de competencias y calificaciones para el puesto de
trabajo (estudios previos para el puesto, experiencia en puestos similares,
estudios recientes o en curso, situación laboral actual).

Revisión y mejora del Código de Ética de la empresa, para incluir si no


estuviera contemplado, compromisos tales como el cumplimiento de la política
y todo el desarrollo del sistema de gestión antisoborno.

Revisión de antecedentes de los socios de negocios (Requisitos A.10.3 y


A.10.5):
- Revisión si es una entidad legítima (persona natural o jurídica). Revisión de
RUC, memorias anuales, memorias de sostenibilidad, registros en la bolsa de
valores;
- En el caso de subcontratistas, revisar las calificaciones, experiencia y
recursos necesarios para llevar a cabo las obras o proyectos asignados o para
lo que se le ha contratado;
- Si cuenta con un sistema de gestión antisoborno o cómo gestiona este riesgo;
- Reputación de corrupción (soborno, fraude, deshonestidad o cualquier
conducta no correcta, no ética o). Investigar si es o ha estado investigado,
denunciado, sancionado o inhabilitado por actos de corrupción o criminales
similares. Investigación de los perfiles (* tal como se realiza con los directivos
propios) de los responsables de hacer tratos o negociaciones directas con los
funcionarios de la empresa de instalaciones de gas natural;
- Revisión del perfil y antecedentes los accionistas, propietarios, directores
entorno a riesgos de corrupción o de cualquier índole (seguridad y salud,
laboral, medioambiental, etc.). (Requisitos A.10.3 y A.10.5)
- Revisión y mejora de contratos con socios de negocios, para verificar que se
incluyan cláusulas de ruptura de por la sospecha o confirmación de actos de
corrupción con la empresa de instalaciones de gas natural o cualquier otra
organización. (Requisitos A.10.3 y A.10.5)
- revisión del presupuesto Compliance para la asignación de accesos a
organizaciones que brinden información necesaria para la inteligencia contra
el soborno; (Requisitos A.10.2)
- Auditorías de los contratos y los reportes financieros de los proyectos,
firmados por o bajo responsabilidad de los directivos que reciben “regalos” de
cualquier índole. (Requisitos A.10.2 y A.10.5)

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