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Iniciación y Planeación de un Proyecto

Planeación de las actividades de un Proyecto

La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto, marcan el
inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos administrables que
permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo.

Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida
que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de
los objetivos.

La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés Work breakdown
Structure- presenta en forma gráfica las tareas que deben desarrollarse para producir los
entregables del proyecto, sus características son:

• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las


actividades del proyecto

• Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo

• Se estructura en diferentes niveles de detalle

• Asegura:

• La identificación de todos los elementos del trabajo

• La integración del proyecto a la organización actual

• El establecimiento de las bases de control

Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la


administración de proyectos, como el MS Project

La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance reside


en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como
elementos tangibles

La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como:

• La definición de actividades
• La planeación de recursos
• La estimación de costos
• La presupuestación de costos
• La planeación de riesgos

Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el


alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de
avance y su estado de acuerdo a:

• Las fases del ciclo de vida


• Los entregables del proyecto
• Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que
se les asigna un presupuesto
• Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las
mismas estructuras
• Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo,
alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto

Entregables del proyecto

Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de


descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el primer
nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto.

Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede descomponerse en
nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es realizada por una sola
persona ya que de esta manera se asignarán los recursos. Por ejemplo:

Las cuentas de costos son un nivel adicional de agrupación de paquetes de trabajo por tipo.
El llegar al nivel de descomposición del trabajo realizado por una sola persona, no quiere
decir que así se hará el trabajo ya que durante la elaboración del calendario se planeará la
duración en función del esfuerzo, es decir, si posteriormente se analiza que una actividad
puede realizarse en 10 días, si se asignan dos personas el calendario reflejará un tiempo de 5
días.

El último nivel de la descomposición es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se


captura la siguiente información:

• Define el trabajo QUE


• Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTO TIEMPO
• Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO
• Establece los recursos necesarios CUANTO
• Asigna un responsable único QUIEN
• Asigna puntos de control para medir el avance

La estructura en base a tareas facilita el control de avance del proyecto en cuanto al


trabajo y las responsabilidades ofreciendo la información adecuada a cada nivel, por lo
tanto, permite la evaluación del costo, tiempo y desempeño técnico en todos los niveles
de la organización para el ciclo de vida del proyecto

Para asegurar que la descomposición ofrezca los beneficios anteriores, se deben tener las
siguientes consideraciones:

• Se sugiere que el tiempo estimado para cada actividad no exceda a 10


días
• Deben ser independientes tanto como sea posible
• Debe identificarse su punto de inicio y terminación
• Requieren la asignación de recursos, es decir, responsables de
realizarlas
• Representan costos directos relacionados con la mano de obra y los
materiales

Cuando las tareas están correctamente identificadas ofrecerán beneficios adicionales


como:

• Permiten conocer el presupuesto y los costos reales (roll up) en


diferentes niveles, ya que el costo de un nivel superior está compuesto por la
suma de los costos de sus tareas
• Definen canales de comunicación entre los diferentes niveles
• Ofrecen conocimiento y coordinación de los elementos del proyecto
• Identifican claramente las fuentes de problemas al establecer
exactamente en la tarea en que se presentan

Un ejemplo de la descomposición de un proyecto para desarrollar un sitio Web es el


siguiente:

Proyecto sitio
Web –concepto-
concepto-

Diseñ
Diseño Desarrollo Colocació
Colocación
Concepto Soporte
del sitio del sitio del sitio

Equipo del
Evaluació
Evaluación Requerimientos Funcionalidad Riesgos Plan
proyecto

Sistema

PT1.. Diseñ
Diseño
Servidor PT2..Adquisició
PT2..Adquisición
PT3..Prueba

Puede observarse que la descomposición de tareas varía dependiendo del avance del
proyecto y por lo tanto de la solución de la incertidumbre. En este ejemplo, solamente se ha
realizado la descomposición del nivel concepto ya que el proyecto se encuentra en sus
primeras etapas. A medida que se avanza en el desarrollo, la descomposición se refina para
mostrar mayor nivel de detalle.

Aunque en este momento de la descomposición no se asignan responsables a las tareas, si se


desconoce el equipo de trabajo que desarrollará el proyecto, pueden asignarse a funciones
desarrolladas por una sola especialidad (Ej. Analistas, diseñadores).

Codificación de la WBS en un sistema de información

La descomposición gráfica de las tareas del proyecto, constituye un instrumento de apoyo


para hacer su codificación en un instrumento de representación y control como lo sería MS
Project. En la codificación se representan:

• Los niveles y elementos de la WBS, es decir, las actividades y


puntos de control
• La información de costos y presupuestos

Por ejemplo, la representación de las actividades para la creación del sitio Web se realiza
utilizando identificadores que representan niveles y puntos de control:

1.0 Concepto
1.1 Evaluar el sistema actual
1.2 Definir requerimientos
1.2.1 Definir los requerimientos del usuario
1.2.2 Definir los requerimientos de contenido
1.2.2.1 Contenido del Sistema
1.2.2.1.1 Diseño
1.2.2.1.2 Producción
1.2.2.1.3 Pruebas
1.2.2.2 Contenido del Servidor
1.2.2.2.1 Diseño
1.2.2.2.2 Adquisición
1.2.2.2.3 Pruebas
1.2.3 Definir los requerimientos del sistema
1.2.4 Definir los requerimientos del servidor
1.3 Definir la funcionalidad específica
1.4 Definir los riesgos y el enfoque de administración de riesgos
1.5 Desarrollar el plan del proyecto
1.6 Equipo del proyecto
2.0 Diseño del Sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Colocación del site
5.0 Soporte

De esta manera, se presentarán en la aplicación las actividades y posteriormente el


calendario del proyecto:
Integración de la WBS en la organización (OBS)

Cuando se asignan recursos -responsables- a las actividades de un proyecto, este puede


analizarse en la forma de una OBS -Organization Workbreakdown Structure que muestra la
definición de las unidades responsables para la realización del trabajo

Esta estructura se utiliza para determinar el desempeño de las unidades organizacionales y


controlar los costos por unidades de trabajo

Una representación de la estructura de trabajo utilizando especialidades para la creación del


sitio Web, se puede apreciar en la siguiente forma:

Diseño
1.2.2.1.1 Diseño de contenido
1.2.2.2.1 Diseño del servidor
Producción
1.2.2.1.2 Producción de los requerimientos del sistema
Adquisición
1.2.2.2.2 Adquisición del servidor
Prueba
1.2.2.1.3 Prueba de contenido del sistema
1.2.2.2.3 Prueba del servidor