ACTIVIDAD 3

INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

INSTRUCTOR

Pedro Abel Medina Ríos

APRENDIZ

Julian Esteban Grajales Vergara

CENTRO GESTION ADMINISTRATIVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIAZJE

SENA VIRUTAL

FICHA:2424651
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la
dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas constancia de recibo asignación de datos
(Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora. Impresión de rótulo de radicación relación entre

los documentos recibidos y enviados. Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas.

 
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información
a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de correspondencia.

 
Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su
corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una
copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el
sello debe aparecer:

- Número de registro

- La fecha

- El destinatario

- Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.

 
Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de
entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen
de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

- único

-existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada

y salida.

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL

El blog es una herramienta que nos permite estar en contacto permanentemente. Aquí
podrán encontrar información relacionada con la competencia y se asignarán actividades
para realizar en el ambiente de aprendizaje o vía virtual. Además del correo electrónico
ustedes pueden dejar en los comentarios de las entradas, sus preguntas, dudas e
inquietudes.  

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La recepción, distribución y trámite son procesos esenciales en el Programa de Gestión

Documental.

RECEPCIÓN

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

- Definición de medios de recepción

-Recibo de documentos oficiales

-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

-Constancia de recibo

-Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

-Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

-Asignación de consecutivo, fecha y hora

-Impresión de rótulo de radicación

-Relación entre los documentos recibidos y enviados

-Registro impreso de planillas de radicación y control

-Elaboración de estadísticas