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1. Conceptos Básicos
Lista de datos Æ Es un con junto de datos ordenados en distintas filas de Excel. La
diferencia con el concepto de "base de datos" reside en que este
último es más amplio e incluye al primero. Es decir, que todas las listas
de datos de Excel son bases de datos pero que no todas las bases de
datos han de ser listas de datos de Excel. También se la denomina, en
vez de lista, "tabla".
Registro Æ Se llama así a cada una de las filas de una lista de datos. Se trata de
un concepto importado del vocabulario de las bases de datos.
Campo Æ De esta manera es como se suele denominar a cada una de las columnas
de la lista de datos.
Encabezado Æ Generalmente se corresponde con el contenido de cada una de las
celdas de la fila cero de la lista de datos (la fila que está situada antes
que la primera). A veces, se utilizan los términos "título" o "rótulo" en
vez de "encabezado". Cada uno de los encabezados sirve para
denominar a uno de los campos de la lista de datos.
Ejemplo: Una vez repasados los conceptos básicos, construyamos la siguiente lista de
datos para aplicarlos (pero sólo hasta el registro 12 inclusive):
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Regla 3 Æ En cada campo sólo escribiremos el mismo tipo de datos (Excel considera
iguales las mayúsculas y las minúsculas).
Regla 4 Æ No se deben dejar celdas vacías en ningún campo y podemos incluir en ellas:
texto, números, fórmulas o funciones (todo con formato o sin él).
Regla 5 Æ Conviene dejar una columna libre a la derecha de la lista y una fila libre
debajo para que Excel reconozca bien los límites de la lista.
Cerrar Æ Como casi siempre, este botón hace desaparecer el cuadro del formulario
y permite regresar a la hoja de Excel.
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Advertencia: Es muy importante no despistarse porque, como nuestra lista o tabla lleva
encabezados, el número del registro que figura en el formulario no se corresponde con el
de la fila de la hoja sino que es uno menor. Por ejemplo, el 6 del formulario será el 7 en
la tabla.
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Ejemplo: Vamos a indicarle a Excel que nos ordene por los campos <Código funcionario> y
<Fecha> (ambos en orden ascendente) nuestra lista de datos. Como queremos ordenar
por dos campos distintos, no podremos utilizar los botones de la barra de herramientas
(sólo sirven para ordenar por un único campo) y deberemos recurrir al menú <Datos,
Ordenar...>.
Cuando seleccionemos las opciones correctas, el cuadro del menú <Ordenar> deberá
tener el siguiente aspecto:
Y, nada más cliquear en el botón <Aceptar> del cuadro anterior, nuestra lista de datos
deberá quedar así:
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Procedimiento: Para aplicar o quitar un autofiltro a una tabla de datos hay que seguir los
pasos siguientes:
Paso 1 Æ Al igual que para ordenar, se comienza por seleccionar cualquier celda de la
lista de datos.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Filtro, Autofiltro>. Hecho esto, junto al
encabezado de cada campo aparecerá un botón que sirve para desplegar un
listado de opciones con vistas al filtrado.
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y el resultado obtenido tras cliquear en <Aceptar > deberá aparecer así:
Advertencia: Es importante observar que Excel nos comunica que tenemos algún filtro
aplicado, coloreando de azul flechas y títulos de filas.
Procedimiento y ejemplo: Los pasos a dar para realizar un filtro avanzado son:
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Paso 3 Æ Luego, seleccionamos cualquier celda de la lista de datos.
Paso 4 Æ Cliqueamos en el menú <Datos, Filtro, Filtro avanzado...> y procedemos como en
esta figura:
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4. Calcular <SUBTOTALES>
Introducción: Esta nueva operación que se puede realizar en una lista de datos, nos
permite hacer cálculos totales y parciales con los valores numéricos de la
lista.
Procedimiento: Los pasos que hay que dar para realizar un cálculo de subtotales en Excel
con una lista de datos son los siguientes:
Paso 1 Æ Como casi siempre, seleccionar cualquier celda de nuestra tabla.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Subtotales...>.
Paso 3 Æ Cuando aparezca el cuadro <Subtotales>, realice en él las operaciones
oportunas y clique luego en el botón <Aceptar>.
Ejemplo: Vamos a calcular los subtotales del campo <Valoración> agrupándolos por fun-
cionario.
Previamente conviene que -con el fin de simplificar el resultado final- ordenemos el
campo por el que deseamos agrupar los subtotales. En nuestro caso, lo mejor es ordenar
de forma ascendente el campo <Código funcionario>.
Por último, sólo nos quedará cumplimentar las casillas del cuadro <Subtotales> con los
contenidos que se muestran en la siguiente ilustración:
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Aclaraciones: Al escoger en el cuadro subtotales <Para cada cambio en Código
funcionario>, le notificamos a Excel que calcule un subtotal para cada uno de los tres
funcionarios. Por ello, el programa incluye una nueva fila para cada funcionario donde
coloca el cálculo de su respectivo subtotal y, finalmente, otra para el total general.
Tanto en las filas de los subtotales como en la del total general, Excel opera con la
función <SUMA> ya que la elegimos en la segunda casilla del cuadro <Subtotales>.
El programa realiza los cálculos con los datos del campo <Valoración> puesto que también
lo seleccionamos en dicho cuadro.
En el lado izquierdo de la hoja aparecen unos signos negativos y positivos que, al cliquear
en ellos, controlan los niveles de detalle de los subtotales. Para esto mismo, también se
puede cliquear en los botones 1, 2 Y 3 que están a la izquierda del título de la columna A
Propuesta: Repite exactamente el ejemplo de la página anterior pero marcando, además
de la casilla <Valoración>, la de <Cantidad> (observa el cambio).
Advertencias: Si queremos que la lista de datos vuelva a recobrar su apariencia oriqinal
antes de los subtotales, sólo tenemos que cliquear en el menú <Datos, Subtotales...> y,
después, en el botón <Quitar todos>.
La opción que está en la parte inferior del cuadro <Subtotales> y que expresa <Salto de
página entre qrupos>, sirve para que Excel introduzca automáticamente un salto de
página entre cada uno de los subtotales. Generalmente, esto sólo se aprecia al imprimir,
donde veremos que cada subtotal aparece en distinta página.
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Por eso es preciso que podamos adaptar su aspecto en cada momento con el
fin de poder visualizar en un sólo sitio todos los datos que necesitamos.
Definición: Una tabla dinámica es una potente herramienta de Excel que nos permite
gestionar varias listas de datos estructurando su información de la manera
que más nos interese en cada momento.
Ejemplo: Retomemos nuestra lista o tabla de datos original pero con un nuevo campo que
nos permita mostrar mejor cómo funciona una tabla dinámica:
A partir de esta lista de datos vamos a crear una tabla dinámica. NUESTROS
OBJETIVOS para ella van a ser poder consultar por zonas de Madrid:
1º. Subtotales para cada funcionario (con fechas).
2º. Todos los subtotales cruzados por cada una de las acciones.
3º. Subtotales calculados con los datos de valoraciones y cantidades
Antes de nada, vamos a ver qué aspecto tendría esta tabla dinámica (una imágen vale
más que cien palabras) y, luego, explicaremos los pasos para su elaboración. El aspecto,
ocultando las filas correspondientes al segundo funcionario (para que quepa mejor), sería
este:
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Ahora que la tenemos delante, es el momento de decir que lo esencial cuando pensamos
en elaborar una tabla dinámica, es intentar imaginársela con los campos que queremos
que salgan en los encabezados de sus filas y columnas. En este caso, en los de las filas
tenemos <Código funcionario> y <Fecha>. En cambio, en las columnas tenemos sólo
<Acciones>.
Pero, una vez que hemos visto su aspecto final, vamos a ir dando los pasos necesarios
para -sin olvidar NUESTROS OBJETIVOS (recordarlos en la página anterior)- ir
siguiendo las etapas del Asistente para elaborar esta tabla dinámica. Dichos pasos son:
Paso 1 Æ Como casi siempre, seleccionar cualquier celda de nuestra tabla.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Informe de tablas y gráficos dinámicos...>.
Paso 3 Æ Seleccionamos las opciones <Lista o base de datos de Microsoft Excel> y
<Tabla dinámica> y cliqueamos en el botón <Siguiente>.
Paso 4 Æ Nos aseguramos que el Asistente ha seleccionado el rango de toda la lista de
donde va a tomar los datos. En caso contrario, cliquearíamos en el botón de
colores para poder seleccionarlo y -una vez hecho esto- de nuevo para
regresar al cuadro. Por último, cliqueamos en el botón <Siguiente> para seguir
avanzando con el Asistente.
Paso 5 Æ Pulsar el botón <Diseño> para definir la estructura.
Paso 6 Æ En este paso nos toca definir la estructura que deseamos para nuestra tabla
dinámica. Para ello, arrastramos los botones con los nombres de los campos
(están a la derecha) hasta la posición que deseamos que ocupen en el diagrama
(el del centro), tal y como explica la imagen del propio cuadro de diálogo
(parte superior izquierda):
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Aclaración: Para conseguir NUESTROS OBJETIVOS (recordarlos en la página anterior),
es muy importante tener en cuenta a la hora de escoger los campos para colocarlos en
las diferentes zonas del diagrama que:
o En la zona <PÁGINA> del diagrama debemos poner aquel campo que contenga
datos que deseamos que se puedan mostrar independientes los unos de los otros.
Por ejemplo, que cuando la tabla dinámica nos enseñe los datos de Madrid-Norte
no salgan también los de Madrid-Sur (si no queremos).
o Lo que ponemos en la zona <FILA> del diagrama serán los campos cuyos datos
pasarán a ser los encabezados de las filas; por eso, allí pondremos <Código
funcionario> y <Fecha>.
o En la zona <COLUMNA> del diagrama colocamos el campo <Acciones>, cuyos datos
pasarán a ser los encabezados de las columnas
o Y, por último, en la zona <DATOS> situamos aquellos campos con los que la tabla
dinámica deberá calcular los distintos subtotales. Como deseamos obtener dos
grupos de subtotales (uno para valoraciones y otro para cantidades) habrá que
situar ambos campos en dicha zona.
o Una vez explicado todo lo referente al diseño de la estructura de la tabla
dinámica, veamos cómo quedaría
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Paso 7 Æ Cliquear en el botón <Aceptar> y después en el de <Finalizar>
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