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Explotación avanzada de datos

ESTRUCTURA Y ELABORACIÓN DE UNA LISTA DE DATOS

1. Conceptos Básicos
Lista de datos Æ Es un con junto de datos ordenados en distintas filas de Excel. La
diferencia con el concepto de "base de datos" reside en que este
último es más amplio e incluye al primero. Es decir, que todas las listas
de datos de Excel son bases de datos pero que no todas las bases de
datos han de ser listas de datos de Excel. También se la denomina, en
vez de lista, "tabla".
Registro Æ Se llama así a cada una de las filas de una lista de datos. Se trata de
un concepto importado del vocabulario de las bases de datos.
Campo Æ De esta manera es como se suele denominar a cada una de las columnas
de la lista de datos.
Encabezado Æ Generalmente se corresponde con el contenido de cada una de las
celdas de la fila cero de la lista de datos (la fila que está situada antes
que la primera). A veces, se utilizan los términos "título" o "rótulo" en
vez de "encabezado". Cada uno de los encabezados sirve para
denominar a uno de los campos de la lista de datos.
Ejemplo: Una vez repasados los conceptos básicos, construyamos la siguiente lista de
datos para aplicarlos (pero sólo hasta el registro 12 inclusive):

2. Reglas de las listas


Advertencia: Para que las listas de datos funcionen correctamente es preciso cumplir las
siguientes reglas:
Regla 1 Æ La fila cero debe contener los encabezados de los campos, los cuales no
podrán repetirse. Justo después debe ir el primer registro (fila 1).
Regla 2 Æ Cada registro (fila) no puede tener escrito nada más que una línea.

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Regla 3 Æ En cada campo sólo escribiremos el mismo tipo de datos (Excel considera
iguales las mayúsculas y las minúsculas).
Regla 4 Æ No se deben dejar celdas vacías en ningún campo y podemos incluir en ellas:
texto, números, fórmulas o funciones (todo con formato o sin él).
Regla 5 Æ Conviene dejar una columna libre a la derecha de la lista y una fila libre
debajo para que Excel reconozca bien los límites de la lista.

3. El formulario para introducir datos


Definición: El formulario de una lista de datos en Excel es una herramienta diseñada
para facilitarnos la introducción de datos en la lista.
Ejemplo: Supongamos que hubiéramos realizado ya una lista de datos que contara con
unos mil y pico registros (filas). Tener que estar desplazándose por los
cientos de registros para modificarlos o, incluso, llegar hasta el final de la
tabla para agregar uno nuevo podría ser muy pesado.
Procedimiento: Para comenzar a utilizar el formulario de una lista tenemos que seguir los
siguientes pasos:
Paso 1 Æ Seleccionar una celda cualquiera de aquella tabla a la que estamos interesados
en seguir añadiendo datos.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Formulario...> hasta que aparezca el formulario de
la lista en la que estamos.
Paso 3 Æ Desplazar el botón de la barra de desplazamiento hasta abajo del todo, con el
fin de que aparezcan las casillas vacías preparadas para introducir un nuevo
registro. Insertar aquí los registros 13 y 14 de la lista.
Botones: Los botones que aparecen en el formulario son y sirven para:
Nuevo Æ Sirve para que crear un nuevo registro al final de la lista (da igual en el que
estemos antes de cliquear en este botón).
Eliminar Æ Suprime de la tabla el registro que salga en ese momento en el formulario.
Restaurar Æ Recupera (dando sólo un paso atrás) lo que borremos o cambiemos en las
casillas del formulario.
Buscar anterior Æ Hace aparecer en el formulario los datos del registro que precede
al que tenemos delante.
Buscar siguiente Æ Su función es similar al anterior, ya que hace lo mismo pero con el
registro que sigue al que tenemos en pantalla.
Criterios ... ÆTras cliquear en él, podemos introducir en cualquier casilla un criterio para
que nos busque los registros que lo cumplan. Los operadores admitidos son los
comunes: * ? < > = . Para más detalles, preguntarle al ayudante de Excel por
"Tipos de criterios de comparación".

Cerrar Æ Como casi siempre, este botón hace desaparecer el cuadro del formulario
y permite regresar a la hoja de Excel.

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Advertencia: Es muy importante no despistarse porque, como nuestra lista o tabla lleva
encabezados, el número del registro que figura en el formulario no se corresponde con el
de la fila de la hoja sino que es uno menor. Por ejemplo, el 6 del formulario será el 7 en
la tabla.

OPERACIONES CON LAS LISTAS DE DATOS

1. Ordenar los registros


Introducción: Como ya tenemos completa nuestra lista de 14 registros, vamos a
aprender a ordenarlos de diferentes maneras.
Procedimiento: Los pasos que hay que dar para ordenar registros son:
Paso 1 Æ Basta que seleccionemos una única celda de aquel campo (columna) por el que
deseamos ordenar toda la tabla. No hay que preocuparse porque Excel
ordenará automáticamente también los demás campos.
Paso 2.1 Æ Cliqueamos en el botón <Orden ascendente> de la barra de herramientas
estándar si deseamos que ordene de esta forma todos los datos de la tabla
según el campo elegido en el paso primero. Recordemos que orden ascendente
significa primero el 1 o la A y después el 2 o la B. Además, si se trata de
números mezclados con letras tienen prioridad los primeros.
Paso 2.2 Æ Si deseamos ordenar de manera descendente, cliquearíamos en el botón
inverso al anterior, es decir, el que está a su derecha
Paso 2.3 Æ Si deseamos ordenar la lista no sólo por un campo (columna) sino por
varios, ya no nos bastarían estos dos botones de la barra de herramientas y
tendríamos que acudir al menú <Datos, Ordenar...>. Allí es muy importante
seleccionar la opción inferior que indica a Excel que la primera fila de nuestra
tabla son los encabezados (para que no los ordene y los mezcle con los
registros).

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Ejemplo: Vamos a indicarle a Excel que nos ordene por los campos <Código funcionario> y
<Fecha> (ambos en orden ascendente) nuestra lista de datos. Como queremos ordenar
por dos campos distintos, no podremos utilizar los botones de la barra de herramientas
(sólo sirven para ordenar por un único campo) y deberemos recurrir al menú <Datos,
Ordenar...>.
Cuando seleccionemos las opciones correctas, el cuadro del menú <Ordenar> deberá
tener el siguiente aspecto:

Y, nada más cliquear en el botón <Aceptar> del cuadro anterior, nuestra lista de datos
deberá quedar así:

2. Filtrar datos automáticamente con <AUTOFILTRO>


Definición: Filtrar en Excel significa obtener en pantalla sólo aquellos datos que nos
interesan y ocultar los demás.
Introducción: El <Autofiltro> es, en definitiva, una herramienta muy fácil de usar porque
filtra automáticamente. Su utilidad principal consiste en permitir que, de toda
la lista, se vean sólo aquellos registros que cumplan una condición (o varias si
se auto filtra sucesivamente).

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Procedimiento: Para aplicar o quitar un autofiltro a una tabla de datos hay que seguir los
pasos siguientes:
Paso 1 Æ Al igual que para ordenar, se comienza por seleccionar cualquier celda de la
lista de datos.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Filtro, Autofiltro>. Hecho esto, junto al
encabezado de cada campo aparecerá un botón que sirve para desplegar un
listado de opciones con vistas al filtrado.

Paso 3 Æ Elegir la opción de auto filtrado que se desee.


Opciones: Las opciones desplegadas tienen el siguiente significado:
(Todas) Æ Permite, si antes hemos aplicado algún autofiltro volver a ver todos los
registros incluso los que se habían ocultado.
(Las 10 más...) Æ En realidad este nombre no se corresponde exactamente con lo
que hace la opción, ya que pueden ser más o menos de 10. Sirve para
filtrar aquel número de datos del campo que sean superiores o inferiores
(en valor absoluto o porcentual) al total de ellos.
(Personalizar...) Æ Su función consiste en introducir un filtrado que compare datos
(mayor, menor,...) y, además, se puede optar incluso por duplicar este
criterio.
"Datos de la lista" Æ Permite seleccionar aquellos registros que coincidan con
alguno de los datos de todos los que hay en ese campo de la lista, los
cuales se muestran (junto a las tres opciones anteriores) al cliquear en el
botón de la flecha negra.
Ejemplo: Si realizamos un autofiltro personalizado sobre los datos del campo <Cantidad>
para que nos muestre aquellos datos superiores a 50 e inferiores a 500, tendremos que
indicarlo de la siguiente manera:

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y el resultado obtenido tras cliquear en <Aceptar > deberá aparecer así:

Advertencia: Es importante observar que Excel nos comunica que tenemos algún filtro
aplicado, coloreando de azul flechas y títulos de filas.

3. Filtrar datos utilizando <FILTRO AVANZADO>


Introducción: Aunque con <Autofiltro> se puede personalizar el filtrado y, por tanto, ir
más allá de las opciones automáticas, lo que no se puede hacer nada más que
con <Filtro avanzado.> es obtener el resultado filtrado en una tabla o lista
diferente a la de partida.

Procedimiento y ejemplo: Los pasos a dar para realizar un filtro avanzado son:

Paso 1 Æ Copiamos el encabezado de aquellos campos de la lista que vamos a utilizar


para filtrar sus datos. Generalmente, conviene copiarlos en la misma hoja para
tenerlos más a mano y en un lugar que no nos impida seguir añadiendo
registros a la lista original. Por eso, el sitio más indicado suele ser en la misma
fila que el otro encabezado pero dejando una columna de separación entre
ambos.
Paso 2 Æ Escribimos en cualquiera de las celdas que están debajo de los encabezados
copiados, un criterio para filtrar. Por ejemplo, y para aclarar este punto,
vamos a introducir los dos criterios que hemos elegido en la práctica anterior
para el "Autofiltro personalizado". Es decir, queremos saber los datos de la
columna <Cantidad> mayores de 50 y menores de 500. Si lo hacemos
correctamente, nos quedaría así:

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Paso 3 Æ Luego, seleccionamos cualquier celda de la lista de datos.
Paso 4 Æ Cliqueamos en el menú <Datos, Filtro, Filtro avanzado...> y procedemos como en
esta figura:

Paso 5 Æ Seleccionamos la opción <Copiar a otro lugar >.


Paso 6 Æ Cliqueamos en el botón de colores de la casilla <Rango de la lista> para
seleccionar el rango de toda nuestra tabla (incluidos encabezados).
Paso 7 Æ Después, volvemos a cliquear en el botón de colores de la casilla <Rango de cri-
terios> para poder ver y seleccionar el rango de la pequeña tabla en la que
hemos escrito los criterios (incluidos encabezados).
Paso 8 Æ Cliqueamos en el tercer botón de colores, es decir, el correspondiente a la ca-
silla <Copiar a>. Y, cuando se encoja el cuadro, seleccionamos la celda a partir
de la que queremos que aparezca la nueva tabla con los resultados filtrados
(A17).
Paso 9 Æ Por último, cliqueamos en el botón <Aceptar> del cuadro <Filtro avanzado>. Si
hemos seguido todos los pasos correctamente, el resultado final deberá ser
éste:

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4. Calcular <SUBTOTALES>
Introducción: Esta nueva operación que se puede realizar en una lista de datos, nos
permite hacer cálculos totales y parciales con los valores numéricos de la
lista.
Procedimiento: Los pasos que hay que dar para realizar un cálculo de subtotales en Excel
con una lista de datos son los siguientes:
Paso 1 Æ Como casi siempre, seleccionar cualquier celda de nuestra tabla.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Subtotales...>.
Paso 3 Æ Cuando aparezca el cuadro <Subtotales>, realice en él las operaciones
oportunas y clique luego en el botón <Aceptar>.
Ejemplo: Vamos a calcular los subtotales del campo <Valoración> agrupándolos por fun-
cionario.
Previamente conviene que -con el fin de simplificar el resultado final- ordenemos el
campo por el que deseamos agrupar los subtotales. En nuestro caso, lo mejor es ordenar
de forma ascendente el campo <Código funcionario>.
Por último, sólo nos quedará cumplimentar las casillas del cuadro <Subtotales> con los
contenidos que se muestran en la siguiente ilustración:

Realizado todo lo descrito anteriormente, el resultado final tendrá el siguiente aspecto:

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Aclaraciones: Al escoger en el cuadro subtotales <Para cada cambio en Código
funcionario>, le notificamos a Excel que calcule un subtotal para cada uno de los tres
funcionarios. Por ello, el programa incluye una nueva fila para cada funcionario donde
coloca el cálculo de su respectivo subtotal y, finalmente, otra para el total general.
Tanto en las filas de los subtotales como en la del total general, Excel opera con la
función <SUMA> ya que la elegimos en la segunda casilla del cuadro <Subtotales>.
El programa realiza los cálculos con los datos del campo <Valoración> puesto que también
lo seleccionamos en dicho cuadro.
En el lado izquierdo de la hoja aparecen unos signos negativos y positivos que, al cliquear
en ellos, controlan los niveles de detalle de los subtotales. Para esto mismo, también se
puede cliquear en los botones 1, 2 Y 3 que están a la izquierda del título de la columna A
Propuesta: Repite exactamente el ejemplo de la página anterior pero marcando, además
de la casilla <Valoración>, la de <Cantidad> (observa el cambio).
Advertencias: Si queremos que la lista de datos vuelva a recobrar su apariencia oriqinal
antes de los subtotales, sólo tenemos que cliquear en el menú <Datos, Subtotales...> y,
después, en el botón <Quitar todos>.
La opción que está en la parte inferior del cuadro <Subtotales> y que expresa <Salto de
página entre qrupos>, sirve para que Excel introduzca automáticamente un salto de
página entre cada uno de los subtotales. Generalmente, esto sólo se aprecia al imprimir,
donde veremos que cada subtotal aparece en distinta página.

5. Trabajar con listas mediante <TABLAS DINÁMICAS>


Introducción: Básicamente una tabla dinámica es una tabla que cambia, que no permanece
inmutable.
Y estas tablas necesitan cambiar porque están diseñadas para permitirnos
trabajar simultáneamente con un considerable volumen de datos (incluso con
varias listas en hojas diferentes).

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Por eso es preciso que podamos adaptar su aspecto en cada momento con el
fin de poder visualizar en un sólo sitio todos los datos que necesitamos.
Definición: Una tabla dinámica es una potente herramienta de Excel que nos permite
gestionar varias listas de datos estructurando su información de la manera
que más nos interese en cada momento.
Ejemplo: Retomemos nuestra lista o tabla de datos original pero con un nuevo campo que
nos permita mostrar mejor cómo funciona una tabla dinámica:

A partir de esta lista de datos vamos a crear una tabla dinámica. NUESTROS
OBJETIVOS para ella van a ser poder consultar por zonas de Madrid:
1º. Subtotales para cada funcionario (con fechas).
2º. Todos los subtotales cruzados por cada una de las acciones.
3º. Subtotales calculados con los datos de valoraciones y cantidades
Antes de nada, vamos a ver qué aspecto tendría esta tabla dinámica (una imágen vale
más que cien palabras) y, luego, explicaremos los pasos para su elaboración. El aspecto,
ocultando las filas correspondientes al segundo funcionario (para que quepa mejor), sería
este:

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Ahora que la tenemos delante, es el momento de decir que lo esencial cuando pensamos
en elaborar una tabla dinámica, es intentar imaginársela con los campos que queremos
que salgan en los encabezados de sus filas y columnas. En este caso, en los de las filas
tenemos <Código funcionario> y <Fecha>. En cambio, en las columnas tenemos sólo
<Acciones>.
Pero, una vez que hemos visto su aspecto final, vamos a ir dando los pasos necesarios
para -sin olvidar NUESTROS OBJETIVOS (recordarlos en la página anterior)- ir
siguiendo las etapas del Asistente para elaborar esta tabla dinámica. Dichos pasos son:
Paso 1 Æ Como casi siempre, seleccionar cualquier celda de nuestra tabla.
Paso 2 Æ Cliquear en el menú <Datos, Informe de tablas y gráficos dinámicos...>.
Paso 3 Æ Seleccionamos las opciones <Lista o base de datos de Microsoft Excel> y
<Tabla dinámica> y cliqueamos en el botón <Siguiente>.
Paso 4 Æ Nos aseguramos que el Asistente ha seleccionado el rango de toda la lista de
donde va a tomar los datos. En caso contrario, cliquearíamos en el botón de
colores para poder seleccionarlo y -una vez hecho esto- de nuevo para
regresar al cuadro. Por último, cliqueamos en el botón <Siguiente> para seguir
avanzando con el Asistente.
Paso 5 Æ Pulsar el botón <Diseño> para definir la estructura.
Paso 6 Æ En este paso nos toca definir la estructura que deseamos para nuestra tabla
dinámica. Para ello, arrastramos los botones con los nombres de los campos
(están a la derecha) hasta la posición que deseamos que ocupen en el diagrama
(el del centro), tal y como explica la imagen del propio cuadro de diálogo
(parte superior izquierda):

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Aclaración: Para conseguir NUESTROS OBJETIVOS (recordarlos en la página anterior),
es muy importante tener en cuenta a la hora de escoger los campos para colocarlos en
las diferentes zonas del diagrama que:
o En la zona <PÁGINA> del diagrama debemos poner aquel campo que contenga
datos que deseamos que se puedan mostrar independientes los unos de los otros.
Por ejemplo, que cuando la tabla dinámica nos enseñe los datos de Madrid-Norte
no salgan también los de Madrid-Sur (si no queremos).
o Lo que ponemos en la zona <FILA> del diagrama serán los campos cuyos datos
pasarán a ser los encabezados de las filas; por eso, allí pondremos <Código
funcionario> y <Fecha>.
o En la zona <COLUMNA> del diagrama colocamos el campo <Acciones>, cuyos datos
pasarán a ser los encabezados de las columnas
o Y, por último, en la zona <DATOS> situamos aquellos campos con los que la tabla
dinámica deberá calcular los distintos subtotales. Como deseamos obtener dos
grupos de subtotales (uno para valoraciones y otro para cantidades) habrá que
situar ambos campos en dicha zona.
o Una vez explicado todo lo referente al diseño de la estructura de la tabla
dinámica, veamos cómo quedaría

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Paso 7 Æ Cliquear en el botón <Aceptar> y después en el de <Finalizar>

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