FT – GPE –03–004

ACTA Fecha: Versión

25-01-2012 001
AUTOEVALUACIÓN PROCESO GESTIÓN CONTROL INTERNO DE SEPTIEMBRE 2021

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NOMBRE CARGO
Jefe (E)Oficina Control
María Ruby Fajardo Núñez
Interno
Edgar Cuenca Celis Profesional I
ASISTENTES Laura Johana Andrade Valverde Profesional I
Leidy Johanna Bernate Gutierrez Profesional I (E)
Rafael Mayor Sanchez Profesional III
Jhon Faver Rojas Ramírez Practicante Universitario

INVITADOS
Responsable del
Ítem Temas Para Tratar
Tema t.
ORDEN Jefe de la OCI y
DEL DÍA 1 Plan de acción del proceso
equipo auditor
Seguimiento a actividades prioritarias Jefe de la OCI y
2
septiembre 2021 PC-GCI equipo auditor
Seguimiento al plan de Mitigación de Jefe de la OCI y
3
Riesgos equipo auditor
Jefe de la OCI y
4 Actualización del SGC
equipo auditor

VARIACIÓN AL ORDEN DEL DÍA: N.A

OBSERVACIONES: N.A

DESARROLLO

1. PLAN DE ACCIÓN PC-GCI

Durante el mes de septiembre 2021 se desarrollaron las siguientes actividades:

1.1 AUDITORIAS INTEGRALES Y DE SEGUIMIENTO

1.1.1 Auditoria Integral a la División Gestión Comercial

La líder de la auditoria profesional María Ruby Fajardo informó que se realiza la auditoría al
proceso de División Gestión Comercial junto con los profesionales Edgar Cuenca Celis, Laura
Johana Andrade Valverde y Rafael Mayor Sanchez del 6 de septiembre al 15 de octubre de
2021, como se evidencia en el Plan de Auditoría Interna “FT-GCI-02-001”.
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1.2 INVESTIGACIONES REALIZADAS

En el mes de septiembre la Profesional I Trabajadora en Misión Laura Johana Andrade

Valverde, realizó el apoyo jurídico en la proyección de la respuesta del derecho de petición
con radicado N° 01-OCI-026075-E-2021 del 25 de agosto de 2021, mediante el cual el señor
Wilmer Gallardo Agatón solicitó información sobre hechos relacionados con la ejecución del
contrato N° 128 de 2018 cuyo objeto fue “Cambio de postes en mal estado sector rural del
municipio de Timana”, suscrito el día 26 de enero de 2018 por la Electrificadora del Huila S.A.
E.S.P. con el señor Oscar Hernando Andrade Lara en calidad de contratista.

1.3 REVISIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS 2021

Se propuso ajustar el programa anual de auditorías 2021 respecto de las siguientes

propuestas:

1.3.1 Solicitud reprogramación Auditoría Integral División Zona Norte. Mediante comunicación
interna 01-OCI-007949-I-2021 del 30 de septiembre de 2021, la Auditora Líder designada
Profesional, Leidy Jhoanna Bernate Gutierrez, solicitó a la Jefe (E) de la Oficina de Control
Interno la reprogramación de la Auditoría Integral División Zona Norte, la cual se encuentra
programada en el Plan Anual de Auditorías con fecha de inicio 1/Oct/2021, teniendo en
cuenta que la Oficina de Control Interno no cuenta con todos los auditores disponibles para
organizar el equipo auditor para llevar a cabo esta auditoria integral. A la fecha de esta
autoevaluación se encuentra en ejecución la Auditoría Integral a la División Gestión Comercial
con fecha de finalización de informe preliminar el 15 de octubre 2021. Igualmente, el
profesional I, Edgar Cuenca Celis sale a disfrutar sus vacaciones del 1 al 22/Oct/2021 y el
Profesional III, Rafael Mayor Sanchez se encuentra en proceso de aprendizaje respecto a las
funciones de Control Interno, igualmente conforma el grupo de auditoría al proceso División
Gestión Comercial.

1.3.2 De igual forma, se requiere incluir en el programa anual de auditorías 2021 la Auditoria
de Certificación del Sistema de Gestión Ambiental, auditoria que se llevará a cabo del 8 al 20
de noviembre de 2021 cuya inclusión fue solicitada por la Oficina de Responsabilidad Social y
Ambiental.

Expuesto lo anterior con el análisis de las justificaciones, se modificó el programa anual de

auditorías 2021 y se propuso reprogramar la auditoria integral a la división zona Norte para la
vigencia 2022. Esta modificación se presentará en el próximo comité de Auditorias y Riesgos
de la Junta Directiva.
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2. SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES PRIORITARIAS

De acuerdo con el plan anual de auditorías 2021 aprobado en reunión de Junta Directiva N°
1047 del 29-01-2021.

2.1 ACCIONES EJECUTADAS EN EL PERIODO:

En cumplimiento del plan de trabajo y de las metas asignadas inicialmente de forma trimestral
en el 2021 la ejecución trimestral de las auditorias fue la siguiente:

CUMPLIMIENTO PLAN ANUAL DE AUDITORIAS 2021

PARTICIPACIÓN % DE
CUMPLIMIENTO
NUMERO DE META PROGRAMADA DE AUDITORIAS EJECUCIÓN DE
DE FORMA
TRIMESTRES POR AUDITORIAS POR PROGRAMADAS POR LAS AUDITORIAS
PORCENTUAL
AÑO TRIMESTRE PARA 2021 TRIMESTRE PARA EL POR TRIMESTRE
POR TRIMESTRE
2021

I 5 38,46% 5 38,46%

II 3 23,08% 3 23,08%
III 3 23,08% 2 15,38%
IV 2 15,38% 0,00%
TOTAL, AÑO 13 100% 10 76,92%

Cálculo de indicador de la oficina de Control Interno

El cálculo del indicador de la oficina de Control Interno está establecido trimestralmente con
un algoritmo de auditorías realizadas/ auditorias programadas, se deja el mismo resultado del
tercer trimestre 2021 hasta tanto termine el cuarto trimestre:

% DESARROLLADO ACUMULADO POR

FECHAS META
N° ACTIVIDAD/PROYECTO INDICADOR ALGORITMO TRIMESTRE EN EL 2021
ANUAL
INICIA TERMINA TRIM 1 TRIM 2 TRIM 3 TRIM 4
Realizar Auditorías
Integrales, Designadas Auditorías
Avance ene-
1 y de seguimiento a los Realizadas/Auditorias dic-21 100% 38,46% 61,54% 76,92%
ejecución 21
procesos y Divisiones Programadas
de la Entidad
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2.2 SEGUIMIENTO A OTRAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CONTROL INTERNO

2.2.1 Acompañamiento al proceso Gestión Logística en las aperturas de propuestas

para contratación directa y pública de la Entidad.

En el mes de septiembre 2021 se continuó con la participación por parte de los auditores de la
oficina de Control Interno en las aperturas de invitaciones de propuestas del proceso Gestión
Logística, de acuerdo con el protocolo PT-AGL-01-002, tanto en invitaciones públicas como
en invitaciones directas.

2.2.2 Comité de Auditoría y Riesgos de la Junta Directiva

Elaboración de diapositivas, coordinación y participación de la reunión de Comité de Auditoría

y Riesgos de la Junta Directiva, el 10 de septiembre de 2021 con la presentación de los
informes de Evaluación de Control Interno Contable Electrohuila S.A. E.S.P. (María Ruby
Fajardo Núñez y Leidy Johanna Bernate Gutierrez), Auditoría de Seguimiento al SISTEMA
ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO -E-KOGUI, segundo
semestre 2020 (Maria Ruby Fajardo Nuñez), Auditoría Designada proceso Gestión de
Adquisiciones (Edgar Cuenca Celis), Seguimiento Plan de Mejoramiento CGR con corte A 30-
06-2021 (María Ruby Fajardo Núñez) y Seguimiento Planes de Mejoramiento Auditorias
vigencias 2020 y 2021 (Leidy Johanna Bernate Gutierrez).

2.2.3 Comité de Coordinación del Sistema De Control Interno N° 5

Elaboración de diapositivas, coordinación y participación de la reunión de Comité de Control

Interno, el 23 de septiembre de 2021 con la presentación de los informes de: Auditoría
Integral al proceso Gestión Talento Humano (Edgar Cuenca Celis), Auditoría de Seguimiento
al proceso de Expansión (Leidy Johanna Bernate Gutierrez) y Auditoría de Seguimiento a
División Peticiones, Quejas y Recursos (Leidy Johanna Bernate Gutierrez).

2.2.4 Participación en el proceso de entrega de bienes muebles y material

desmantelado de la invitación publica N° EHUI—SAF-091-2021

El profesional III Rafael Mayor Sanchez participó el día 2 de septiembre 2021 en la reunión
realizada en la sala de juntas de la Subgerencia Administrativa y Financiera, respecto de la
forma como se va a realizar la entrega del material desmantelado de acuerdo con lo reglado
en los términos de referencia de la invitación publica a cotizar N° EHUI-SAF-091-2021. El día
7 de septiembre se realizó la entrega de bienes muebles del grupo 2 (Transformadores en
mal estado) adjudicados a la firma BECAM S.A.S, elementos que estaban ubicados para la
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entrega en el Almacén General planta Diesel como consta en el acta de entrega de esta
fecha.

2.2.5 Participaciones en otras actividades

Por parte de los colaboradores de la oficina de Control Interno se participó en las siguientes
actividades:

El día 09 de septiembre 2021 se llevó a cabo en esta oficina de Control Interno, la

auditoría Interna respecto a la revisión de actividades que se manejan y que afectan o
impactan la parte ambiental. Esta auditoria se programó para toda la empresa desde
el 06 al 10 de septiembre de 2021. Lo anterior debido a que a partir del 8 al 20 de
noviembre de 2021 se llevará a cabo la auditoria de certificación del Sistema de
Gestión Ambiental.
La Profesional I (E) Leidy Johanna Bernate Gutierrez, llevó a cabo la inducción del
colaborador Rafael Mayor Sanchez, evidenciado en el formato Inducción al puesto de
trabajo “FT-ATH-01-006”, entregado a Recursos Humanos para su conocimiento y
fines pertinentes.
El 16 de septiembre de 2021, los funcionarios de la Oficina de Control Interno,
recibimos capacitación Subsidios y Contribuciones por parte del colaborador Joaquin
Tiberio Arevalo Rojas, profesional I de la Oficina de Planeación Corporativa, solicitada
por la jefe (E) de la Oficina de Control Interno.
Los profesionales Leidy Johanna Bernate Gutierrez y Rafael Mayor Sanchez el 8 de
septiembre recibieron la socialización sobre la capacitación a Brigadistas la cual se
realizó del 13 al 16 de septiembre 2021. El 30 de septiembre asistieron a reunión para
la preparación del simulacro.

3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MITIGACIÓN DE RIESGOS

La revisión al plan de mitigación de riesgos se hace trimestralmente. En este mes se

revisaron los riesgos y se determinó actualizar la Matriz Riesgos y oportunidades GCI-2021
de la Oficina de Control Interno, en la cual se incluyó el Riesgo N° 6 “Gestión de
comunicaciones y archivo”, relacionado con el objetivo ambiental: “Implementar procesos
de digitalización que permitan ahorrar recursos.”.

Como se ilustra a continuación:

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IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

CLASIFICACI
DESCRIPCIÓ CLASE DE
ETAPA / OBJETIVO OBJETIVO CONSECUENCI CONSECUENCIA ÓN DE LA
N DEL RIESGO TIPO DE
ÍTE ACTIVIDAD ESTRATÉGIC AMBIENT AS POSITIVAS S NEGATIVAS OPORTUNI
HECHO (OPORTUNI RIESGO A
M DEL O QUE AL QUE (OPORTUNIDA (AMENAZA/RIE DAD O DE
INCIERTO DAD O EVALUAR
PROCESO AFECTA AFECTA DES) SGO) LA
(RIESGO) AMENAZA)
AMENAZA

Uso
Implemen
excesivo de
tar
papel en la
MEJORAR LA procesos •Cumplimie
Gestión de conformaci
COMPETITIVI de nto de los
comunicacio ón de 1. Incremento Ambiental
6 DAD digitalizac Amenaza objetivos N/A
nes y expediente huella carbono (MA)
EMPRESARIA ión que del proceso
archivo s, para la
L permitan o proyecto.
documenta
ahorrar
ción de
recursos.
evidencias

VALORACIÓN INICIAL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS RELACIONADAS CON EL RIESGO

PRIORIDAD
PROBABILIDAD IMPACTO IMPACTO DE LAS CONSECUENCIAS RESULTADO
DE ATENCIÓN

Efectos menores: Emisiones o descargas menores, talas, disposición final de

E – Sucede varias residuos con afectación al medio ambiente, sin efectos duraderos, o que
veces por año en el 2 requieren medidas de recuperación en el corto plazo, o una única violación M Medio
Proceso a los límites legales o actos administrativos o una única queja registrada en
el Contact Center, escrita o ante organismos gubernamentales.
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ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PARA ADMINISTRAR LAS OPORTUNIDADES O LAS AMENAZAS RELACIONADAS
CON EL RIESGO
ACCIONES PARA
RESULTADO SEGUIMIENTO
ABORDAR RIESGOS Y PLAZO PARA LA CÓMO EVALUAR EL LOGRO
RESPONSABLE ESPERADO CON LAS A LAS
OPORTUNIDADES IMPLEMENTACIÓN DEL RESULTADO PREVISTO
ACTIVIDADES ACCIONES

1. Solicitar capacitación
1. Contar con
sobre la conformación
expedientes
de expedientes
electrónicos, que
electrónico
puedan ser Verificaciones periódicas de
consultados en línea la conformación de
2. Creación de
JEFE DE OFICINA por el proceso de expedientes electrónicos
expedientes
DE CONTROL 31/12/2022 control interno con el 100% de los papeles
electrónicos, según
INTERNO 2. Disminución del uso de trabajo, en el aplicativo
tabla de retención
del papel. destinado por la empresa
documental
3. Contribuir con el para tal fin
cumplimiento de los
3. Elaborar y diligenciar
objetivos del Sistema
Check List por cada
de Gestión Ambiental
expediente electrónico

ACTUALIZACIÓN DEL SGC

No hubo

4 SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES DE

MEJORAMIENTO

No hubo

4.1 REVISIÓN Y AJUSTES DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTROL

INTERNO.

Modificación formato FT-GCI-02-006 Plan de Mejoramiento: Teniendo en cuenta que los

profesionales de la Oficina de Control Interno, Edgar Cuenca Celis y Leidy Johanna Bernate
Gutierrez han revisado y propuesto mejoras al aplicativo SGC (SCI), junto con el Profesional I
de la Oficina de Planeación Corporativa, solicitando el apoyo a la Oficina de Sistemas, la cual
va a desarrollar una aplicación mejorada, es necesario modificar el formato “FT-GCI-02-006”
Plan de Mejoramiento, con el fin de que contenga la información que se encuentra
actualmente en el aplicativo, como incluir dentro del formato el campo “causa detectada”,
trasladar el campo “responsable” y eliminar los campos “Dimensión” Dimensión” y “Avances
por trimestre (1), (2) (3) y (4)”.
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5 ASUNTOS VARIOS

Solicitud elementos EPP: Los colaboradores de la Oficina de Control Interno resaltan la

necesidad de contar con elementos de protección personal para el desarrollo de las
actividades de apoyo en procesos de soporte que son de relevancia estratégica, como la
entrega de elementos dados de baja, ejecución del inventario anual de almacén general y de
zonas, así como cuando existe desplazamiento a zonas a realizar auditorías o
investigaciones. Se requiere tratar nuevamente este tema cuando se reintegre el jefe de la
Oficina de Control Interno, con el fin de socializar el requerimiento y poder realizar la solicitud
de dichos elementos a la oficina de Recursos Humanos.

Revisión MA-ATH-01-001 Manual descriptivo de cargos EH: Según la actualización del

Manual descriptivo de cargos EH “MA-ATH-01-001”, la Profesional III de la Oficina de Control
Interno indica que no está de acuerdo con las funciones descritas en el manual, ya que
ejecuta las funciones del Profesional I, respetuosamente, solicita revisión y actualización de
las funciones descritas en el Manual o que se distribuyan las funciones según la
responsabilidad y asignación descritas en el mismo. Igualmente, la Profesional I Trabajadora
en Misión, indica que las funciones descritas en el Contrato son las de apoyo jurídico,
igualmente pide que sean revisadas las asignadas.

Se da por terminada la reunión, siendo las 12:30 m del 07 de octubre 2021.

MARÍA RUBY FAJARDO NÚÑEZ EDGAR CUENCA CELIS

Jefe (E) Oficina de Control Interno Profesional I Oficina Control Interno

LAURA JOHANA ANDRADE VALVERDE LEIDY JOHANNA BERNATE GUTIERREZ

Profesional I Oficina Control Interno Profesional I (E) Oficina Control Interno

RAFAEL MAYOR SANCHEZ JHON FAVER ROJAS RAMÍREZ

Profesional III Oficina Control Interno Practicante Universitario
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FT-GCI-01-001
PLAN ANUAL DE AUDITORIAS - AÑO 2021 FECHA: 14/08/2020 VERSIÓN 005
RESPONSABLE : TOBÍAS CABRERA SALAZAR

OFICINA: Control Interno FECHA DE APROBACIÓN DEL PLAN:

REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA N° 1047 DEL 29/Ene/2021
Modificación Acta Autoevaluación Sep/21 del 07/Oct/2021

JUSTIFICACIÓN Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
CATEGORÍA DE ALCANCE DE DESCRIPCIÓN DEL FECHA DE
No AREA O PROCESO PARA DETALLE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO AUDITOR FECHA FINAL
LA AUDITORIA LA AUDITORÍA ALCANCE INICIO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
PRIORIZAR

Corresponden a
áreas donde se
desarrolla de Realizar arqueo de caja menor,
Además de la operación manera integral control de materiales, evaluar el
de los procedimientos la operatividad plan de mantenimiento de la zona,
que debe ejecutar, se de la empresa y revisar el suministro y uso de los Evaluar el control del área en el
AI Auditoria evalúan contratos, División Zona Neiva es allí donde se elementos de protección personal, cumplimiento de las normas, políticas,
12 Área
Integral todos los planes y Norte puede conocer respuesta a las PQR's técnicos, lineamientos y procedimientos establecidos
programas, recursos la efectividad de contratos, control y seguimiento a y que la rigen.
asignados, estructura las políticas, las órdenes de trabajo y otras
administrativa del área. contratos, actividades que sean de
lineamientos y relevancia para el auditor.
procedimientos
establecidos.

Priorizado por
la oficina de
Auditar ejecución del plan de
Control Interno
acción a siete (7) hallazgos y
para evaluar
seis (6) oportunidades de mejora,
oportunamente
Evaluar el cumplimiento dentro de los cuales se encuentra
el avance de las
del Plan de indicadores de calidad del Verificar el cumplimiento de las acciones
acciones
AS Auditoria Mejoramiento servicio, cálculo de indicadores de formuladas por los responsables de los Edgar
División Operación y correctivas
13 de Área establecido a partir del calidad media e individual, temas, para subsanar los aspectos que Cuenca 2/11/2021 19/11/2021
Mantenimiento implementadas,
Seguimiento resultado de la Auditoria vinculación directa de personal fueron identificados por la Oficina de Control Celis
por tener la
Integral realizada en el temporal en áreas misionales, Interno.
responsabilidad
año 2020. coordinación de consignas en el
de dirigir
sistema eléctrico, manejo de
proyectos que
PQR´s técnicos, EPP vehículos y
impactan la
personal OMS.
calidad del
servicio.
Con el fin de
mejorar el
desempeño y la
gestión
ambiental en la
organización,
El ente certificador ICONTEC
por lineamiento
realizará la auditoría de
gerencial se ha
Evaluar el cumplimiento otorgamiento a los procesos que
tomado la
de los requerimientos en su momento determine en su
decisión de
exigidos en la NTC ISO plan de auditoría en las sedes de
implementar el
14001:2015 en el acuerdo al alcance establecido en
SGA bajo la
RL Complejo ecológico el el sistema. Proveedor
ISO Verificar el correcto funcionamiento del
14 Requerimiento Institucional Bote (Edificio Electrohuila SA ESP de Servicios 8/11/2021 20/11/2021
14001:2015, por Sistema y las validaciones establecidas.
Legal administrativo, centro La auditoría de otorgamiento de e Icontec
ello se debe
de control y SE Bote) y certificación se llevará a cabo en
realizar
Sede Saire (Auditoría dos etapas:
auditoría con
Externa por ente Etapa 1: Revisión documental
ente externo
certificador) (virtual) (0,5 días)
que verifique el
Etapa 2: Revisión en sitio
cumplimiento
(presencial) (4,5 días)
de
requerimientos
exigidos por la
norma y
eficacia del
SGA

AI Auditoria Integral LJVA Luis Javier Victoria A.

AS Auditoria de Seguimiento MRFN María Ruby Fajardo Núñez
AD Auditoria Designada AUDITOR LÍDER: ECC Edgar Cuenca Celis
AC Auditoria de Calidad LJBG Leidy Johanna Bernate Gutiérrez
CATEGORÍA DE LA AUDITORÍA RL Requerimiento Legal SGC Auditor de Calidad Asignado
IA Investigación Administrativa SGC Proveedor de Servicios e Icontec
DC Denuncia de Ciudadanía

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional I OCI Líder del Proceso GCI Comité de Control Interno de Junta Directiva
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FT – GCI – 02 – 006

SOLICITUD ACCIÓN CORRECTIVA Fecha:

Versión 004
07/10/2021

ÁREA RESPONSABLE: FECHA DE FIRMA: DD / MMM / YYYY

META
N° Código hallazgo Descripción del hallazgo Causa detectada Acción correctiva Descripción de las Metas Responsable Unidad de Fechas
medida Inicio Terminación

Responsable:

Jefe Oficina Control Interno Líder del Proceso/área

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional III OCI Líder del Proceso GCI Comité de Control Interno
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