Diagrama de Gantt

Qué es un Diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión que sirve para planificar y
programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y
cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento
y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además,
reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del
calendario general del proyecto.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se
muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a
realizar en secuencias de tiempo concretas.
Un diagrama de Gantt te muestra:
 La fecha de inicio y finalización de un proyecto
 Qué tareas hay dentro del proyecto
 Quién está trabajando en cada tarea
 La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
 Una estimación de cuánto llevará cada tarea
 Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas

Beneficios de Usar un Diagrama de Gantt

1. Asistencia para la planificación
Gestionar y cumplir los plazos es uno de los retos más difíciles en la gestión de
proyectos. Con un diagrama de Gantt, se puede crear cada tarea con precisión
junto con su fecha de inicio, duración y / o fecha de vencimiento. Esto permite
tener un mejor control sobre el progreso de un proyecto y, por lo tanto, los
costos.
2. Estructuración de proyectos
Un diagrama de Gantt permite definir con precisión las tareas que se deben
realizar y administrar los recursos (tiempo, presupuesto, recursos humanos) en
cada etapa de un proyecto. Al utilizar esta herramienta, se sabrá a dónde se
dirige el negocio, cuáles son sus plazos y se podrá pasar de una tarea a otra
de forma lógica sin perder tiempo.
3. Adaptarse a cada proyecto
La ventaja de utilizar un diagrama de Gantt es que es adecuado para todo tipo
de proyectos e industrias. Se puede utilizar uno para planificar el lanzamiento
de una campaña de marketing, un proyecto de TI o para configurar su
estrategia de comunicación, por ejemplo.
4. Tener una visión general visual de un proyecto
La representación visual de tareas e hitos, el uso de colores para definir
prioridades o posibles retrasos y el avance de las tareas hace que sea muy
fácil visualizar el avance de un proyecto. En un abrir y cerrar de ojos, es posible
tener una idea clara del avance del proyecto y tomar las decisiones correctas
en caso de retrasos, por ejemplo.
5. Fortalecimiento del trabajo en equipo
Todos los miembros del proyecto tienen acceso al cronograma, la lista de
tareas y, en general, toda la información relacionada con el proyecto. La
comunicación y la cohesión se refuerzan en todos los equipos.

¿Cuáles son las Partes de un Diagrama de Gantt?

Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de
proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del
proyecto.
Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama
de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna
sufra retrasos o se quede olvidada.
Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a
cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará
según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en
cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de
que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se
pueden indicar en un diagrama de Gantt.
Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu
proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han
completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto
queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar
el proyecto a tiempo.

Cómo Hacer un Diagrama de Gantt

Paso 1: crea una lista de tareas
Para empezar, es fundamental enumerar todas las tareas del proyecto. En
proyectos más grandes, puede definir subtareas para estructurar aún más tu
proyecto.
Paso 2: asigna los recursos mediante enumeración
Por cada tarea o subtarea, se deberá asignar el o los recursos. Los recursos
generalmente se calculan como un porcentaje: una persona a tiempo completo
equivale al 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los
recursos asignados serán del 200%.

Paso 3: establece un cronograma del proyecto

Las tareas están enumeradas y has identificado todos tus recursos. Ahora, hay
que seleccionar la fecha en que se inicia cada tarea e indicar la duración. Este
paso es fundamental para controlar el avance del proyecto y realizar un
seguimiento riguroso. También permite visualizar la posible superposición de
varias tareas y poder anticipar la disponibilidad de recursos.

Paso 4: crea vínculos entre cada tarea

Este paso es tan importante como los demás porque te ayuda a alinear la
secuencia de tus tareas y, por lo tanto, te ayuda a seguir tu proyecto
correctamente. Puedes crear varios tipos de vínculos entre sus tareas:
La tarea B no se puede iniciar si la tarea A no se completa
La tarea B no se puede iniciar si no se ha iniciado la tarea A.
Tarea B no se puede completar si no se ha iniciado la tarea A.
La tarea B no se puede completar si la tarea A no se completa.
El vínculo entre las tareas está representado por flechas. Una tarea puede
estar vinculada a varias tareas anteriores (todas estas tareas deben
completarse para completar esta) o tareas posteriores (la realización de esta
tarea condiciona las demás).
Paso 5: agregar hitos
Los hitos marcan eventos importantes y fechas clave en un proyecto, como la
firma de un contrato, por ejemplo. Y ayudan a visualizar el progreso de un
proyecto.
Ahora que tienes toda la información y los puntos clave recolectados para crear
un diagrama de Gantt en Microsoft Excel, los pasos para crear uno en este
software son:
Comienza escribiendo los datos de tu proyecto en una hoja de cálculo de
Excel. Enumera cada tarea en una fila separada y estructura tu plan de
proyecto incluyendo la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración, es
decir, la cantidad de días necesarios para completar las tareas.
Empieza a hacer el diagrama de Gantt en Excel configurando un diagrama de
barras apiladas habitual.
En conclusión, cuando configuras un diagrama de Gantt, debes pensar en
todas las tareas involucradas en tu proyecto y dividirlas en componentes
manejables. Luego, decide quién será el responsable de cada tarea y delega al
equipo.

¿Por qué es Importante un Diagrama de Gantt?

Ejemplos de Diagramas de Gantt

Ejemplo de Diagrama de Gantt para Planes de Negocios
Ejemplo de Diagrama de Gantt para Consultores

Ejemplo de Diagrama de Gantt para Propuestas de Proyectos

Ejemplo de diagrama de Gantt tipo calendario