INFORME AUDITORÍA

PROYECTO RESTAURANTES ESCOLARES – REGALIAS DIRECTAS

DEPARTAMENTO DEL HUILA

VIGENCIA 2011

CGR-CDSME-GDH-No
Junio de 2012

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 INFORME AUDITORÍA
PROYECTO RESTAURANTES ESCOLARES – REGALIAS DIRECTAS
DEPARTAMENTO DEL HUILA
VIGENCIA 2011

Contralor Delegado Minas y Energía Leonardo Arbeláez Lamus

Director de Vigilancia Fiscal Aura María Silva Bermúdez

Gerente Departamental Cecilia Quimbayo Carvajal

Contralor Provincial Sergio Antonio Medina M.

Contralora Provincial (e) Sory Cristina Solano Ramos

Responsable del Subsector Juanita de la Hoz Guerra

Supervisor Pedro Osorio Peña

Equipo de Auditoria Edgar Sánchez Espinosa

Responsable de Auditoria

Janneth Huertas Lozano

Marlia Leney Lozano Calderón
Laura Jannette Ruiz Barragán
Carlos Antonio Pedraza Rodríguez
Auditores de Planta

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 INFORME AUDITORÍA
PROYECTO RESTAURANTES ESCOLARES – REGALIAS DIRECTAS
DEPARTAMENTO DEL HUILA
VIGENCIA 2011

TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME

Página

1. HECHOS RELEVANTES 4

2. CARTA DE CONCLUSIONES 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9

3.1 Gestión 9

3.1.1 Negocio misional 9

3.1.2 Evaluación Mecanismos del Sistema de Control Interno 10

3.1.3 Gestión Presupuestal 10

3.2 Contratación 11

4. ANEXOS 18

Anexo 1. Matriz de cuantificación de hallazgos. 19

Anexo 2. Matriz de codificación de hallazgos. 20

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 1. HECHOS RELEVANTES

El Presupuesto de Gastos de Regalías del departamento del Huila en la vigencia

2011 fue de $231.578.27 millones, de la cual se asignó una suma considerable al
Proyecto de Restaurantes Escolares.

El proyecto de alimentación escolar se implementó desde el año 2002 como

estrategia para garantizar el acceso y la permanencia educativa en los niveles de
preescolar, básica y media en los establecimientos oficiales del Departamento.

Durante el cuatrienio 2008-2011 la modalidad de contratación para la ejecución de

del proyecto de Alimentación Escolar se hizo por convenio directo con el Comité
Departamental de Cafeteros del Huila y no por licitación pública como se realizó en
años precedentes.

En la vigencia 2011 con recursos de Regalías el Departamento del Huila destinó al

proyecto de alimentación escolar $26.925 millones y ejecutó $24.925 millones,
atendiendo 91.480 cupos educativos.

La ejecución de este proyecto mejora las condiciones de vida de la población

escolar de establecimientos educativos oficiales del Departamento, contribuye a la
generación de empleo especialmente a madres cabeza de hogar que laboran como
manipuladoras de alimentos.

La economía agrícola se vio favorecida debido a que se incluyeron productos de la

región en la minuta de alimentos, los cuales fueron suministrados por los productores
del Departamento.

De acuerdo al Acto Legislativo No. 005 de 2011, su aplicación afecta

considerablemente las rentas del departamento, teniendo en cuenta que estos
recursos fueron recortados y redistribuidos a todos los municipios y departamentos
del país, lo que ha generado que para la vigencia 2012, no se ha dado inicio al
proyecto de restaurantes escolares, incidiendo igualmente en las tasas de deserción
escolar.

4
2. CARTA DE CONCLUSIONES

5
Doctora
CIELO GONZALEZ VILLA
Gobernadora
Departamento del Huila
Neiva, Huila

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas

por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a Proyecto
Restaurantes Escolares – Regalías Directas Departamento del Huila vigencia 2011, a
través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia,
eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los
resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el
examen a la ejecución presupuestal y registros contables de dichos recursos con
corte a 31 de diciembre de 2011.

La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,

administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó los mecanismos de
Control Interno.

La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un

informe que contenga la evaluación de la gestión y resultados Control de Gestión,
Resultados (Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la
entidad en las áreas y/o procesos auditados.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental

colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s) y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la
República. La auditoría incluye examinar, la evidencia de las cifras y documentos
que soportan la gestión y los resultados de la entidad y el cumplimiento de las
disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del
Sistema de Control Interno.

Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional del

auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos en la ejecución del Proyecto de
Restaurantes Escolares. El auditor considera el control interno de la Entidad como
relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría
que sean apropiados en las circunstancias.

En el trabajo de auditoría se presentó limitación en el suministro de la información

por parte del ente ejecutor del proyecto y la Gobernación del Huila, lo que afectó el
alcance de la auditoría.

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo

de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas.

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EVALUACION DE GESTIÓN Y RESULTADOS

La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los Sistemas de Control

de Gestión, Legalidad y Control Interno; los cuales contemplan las variables que son
verificadas y calificadas por el equipo auditor, con una calificación final de 60.90 que
se considera dentro de un rango desfavorable.

Gestión Financiera y Presupuestal

La gestión arrojó una calificación de 70.4, por debilidades de seguimiento y control,

carencia de soportes que permitan verificar la adecuada utilización de los recursos
por parte del ente ejecutor.

Contratación

Se determinó una calificación de 44.0, debido a fallas en los procesos de elaboración

de estudios previos, en la falta de transparencia en la selección de los proponentes,
en las deficiencias en la supervisión e interventoria.

Se presenta inadecuado manejo de los recursos de regalías al derivarse un presunto

sobrecosto en la contratación de restaurantes escolares por $7.833.4 millones,
debido a que se incluyeron gastos de administración y otros ítems, que encarecieron
el valor de la ración contratada.

Mecanismos de Control Interno.

Los mecanismos de control implementados no garantizan la correcta, oportuna

evaluación, seguimiento, claridad, confiabilidad de la información y los registros que
respaldan la gestión de la Administración de los recursos de regalías, teniendo en
cuenta que existen deficiencias en la planeación contractual, no acceso a los
documentos soportes que validen la información financiera y contractual, que no
reposa en el ente territorial.

De igual forma se presentan deficiencias en los controles implementados en los

procesos inherentes en la ejecución del proyecto de restaurantes escolares, lo cual
genero una calificación de 1.53 ubicado dentro del rango de un control con
deficiencias.

RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 15 hallazgos administrativos,

de los cuales 1 corresponde a hallazgo con alcance fiscal; en cuantía de $7.833.4
millones, 7 tienen posible alcance disciplinario; 2 con posible incidencia penal y 2 de
carácter sancionatorio, los cuales serán trasladados ante la autoridad competente.

7
En el transcurso de la auditoría se obtuvo una recuperación, producto de un hallazgo
comunicado, la entidad acepto la observación y de acuerdo a la conciliación con la
interventoría se determino un valor a reintegrar por parte del Comité Departamental
de Cafeteros del Huila, por concepto de pendones por $1.9 millones, valor
consignado al Departamento el 24-Abril-2012.

PLAN DE MEJORAMIENTO

El Departamento del Huila, como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de

Mejoramiento, el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e
Informes – (SIRECI), así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría
General de la República no emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad, sino
que será evaluado dentro siguiente proceso auditor, de conformidad con lo
establecido en la Resolución 6289 del 8 de marzo de 2001, modificada parcialmente
por la Resolución 6445 del 06 de enero de 2012.

Bogotá, D. C,

LEONARDO ARBELÁEZ LAMUS

Contralor Delegado Minas y Energía

DVF ________
Supervisor ________

8
 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS

3.1.1 Negocio misional

Con base en las conclusiones y hallazgos relacionados, la Contraloría General de la

República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y
resultados es desfavorable, toda vez que se obtuvo una calificación final de Gestión
de 60.90.

Ponderación Consolidación de la Ponderación Calificación

Factores Mínimos
Subcomponente % Calificación Componente %

Procesos
30% 15.00
Administrativos
Indicadores 10% 8.00 20%
Ciclo Presupuestal 30% 22.50
EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Población objetivo y
30% 24.90
beneficiaria
100% 70.40 14.08

Objetivos misionales 50% 40.00

30%
Cumplimiento Planes
50% 40.00
Programas y Proyectos

100% 80.00 24.00

Cumplimiento de
normatividad aplicable
100% 44.00 10%
al ente o asunto
auditado
100% 44.00 4.40
Razonabilidad
0% 0.00 0%
Financiera

0% 0.00 0.00
Calidad y Confianza 100% 1.53 10%
100% 1.53 0.15

CALIFICACION FINAL DE GESTION PONDERADO 42.63

* 42.63 puntos sobre 70% = 60.90 en base 100 (42.63*100/70)

3.1.2 Evaluación de los Mecanismos de Control Interno

La evaluación de los mecanismos de Control Interno del DEPARTAMENTO DEL

HUILA, obtuvo una calificación de 1.53, que se ubica dentro del rango con

9
deficiencias, lo que significa que los parámetros y los controles aplicados en las
líneas o áreas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron
establecidos.

3.1.3 Gestión Presupuestal

Para la ejecución del proyecto Restaurantes Escolares vigencia 2011 se

comprometieron $26.925 millones y se ejecutaron al cierre del la vigencia $24.925
millones, los pagos realizados ascendieron a $23.484 millones y se constituyó una
cuenta por pagar por $ 1.440 millones.

HA1.D1.P1 Inversión Recursos Regalías

La Ley 756 del 2002 en su artículo 13 establece criterios para la inversión de

recursos de regalías.

Ley 599 de 2000, Código Penal.

El Comité Departamental de Cafeteros sufragó como gastos de inversión el pago de

personal de planta, del nivel directivo, profesional, administrativo y contratistas, que
corresponden a gastos de nómina de dicha Entidad, los cuales no pueden ser
cubiertos con recursos de regalías directas, toda vez que estas son de destinación
especifica. Lo anterior, por deficiencias de planeación, seguimiento y control a los
recursos de regalías, que determina riesgos en la Ejecución de los mismos y
mayores costos para el ente territorial y una presunta desviación de recursos de
regalías a gastos de Funcionamiento en cuantía estimada de $1.590 millones.

En estos se incluyeron pagos al Director Ejecutivo por $42,6 millones; al Director

Administrativo y financiero por $25.1 millones, los cuales no están contemplados
dentro de los gastos operativos y técnicos del convenio, que hacen parte de la
propuesta de costos.

HA2. Adecuada Planificación

La Ley 152 de 1994 tiene como propósito establecer los procedimientos y

mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y
control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos
contemplados por el artículo 342, y en general por el artículo 2 del Título XII de la
constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de
desarrollo y la planificación.

En el Banco de Programas y Proyectos del Departamento del Huila, se radico el

Proyecto Suministro de Alimentación Escolar según ficha de radicación No.
2010410000021 del 16-07-10, el cual especificó que la Interventoría Técnica al

10
Proyecto tendría un costo de $690 millones, sin embargo la administración
departamental ejecutó el contrato Consultoría e Interventoría No. 270 de 2011 por
$1.409.2 millones, sobreestimando lo programado en un 104% sin justificación,
denotando fallas en la planeación y gestión contractual, lo que conlleva a una
inadecuada ejecución de los recursos.

3.1.2 Contratación

De la contratación celebrada por la entidad en la vigencia 2011, se examinó el 100%

de los contratos, teniendo en cuenta que el Proyecto de Restaurantes Escolares se
desarrollo a través del convenio No. 009/2011 por $28.185 millones del 14-02-2011,
celebrado entre el departamento del Huila, municipio de Pitalito y la Federación
Nacional de Cafeteros-Comité Departamental de Cafeteros, con cargo al
departamento $26.925 millones, el municipio de Pitalito $500 millones y la
Federación de Cafeteros $100 millones en efectivo y en bienes y servicios $660
millones y se evaluó la Interventoría Técnica realizada por la Universidad Agraria de
Colombia según contrato No. 270 por $1.409.2 millones que representan el 100%
del total de los contratos celebrados.

Convenio de Asociación apoyo y Cooperación financiera, Administrativa y Técnica

No. 009 del 2011 celebrado Entre el DEPARTAMENTO DEL HUILA, EL MUNICIPIO
DE PITALITO Y LA FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS- COMITÉ
DEPARTAMENTAL DE DE CAFETEROS cuyo objeto es aunar esfuerzos
económicos, financieros, técnicos y administrativos para brindar complementación
alimentaria mediante la modalidad de almuerzo (dos tiempos) a niños, niñas y
adolescentes pertenecientes a la población escolar de la zona urbana y rural de
estratos 1 y 2 e inscritos en el Sisben (carnetizados y vinculados) de los
establecimientos educativos oficiales del departamento del Huila, no cubiertos por el
ICBF o los Municipios.

HA3. Capacidad Financiera Operadores

Clausula Séptima: Obligaciones de las partes: Obligaciones del Asociado Federación

Nacional de Cafeteros-Comité Departamental de Cafeteros.

Numeral 5º Contratar Operadores con capacidad financiera, administrativa,

técnica y logística para que suministren las raciones alimenticias a los estudiantes
de las sedes educativas oficiales que de conformidad con la distribución acordada
con el ICBF asume la administración Departamental.

Los operadores contratados por el Comité Departamental de Cafeteros, según los

certificados de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y de
Entidades sin ánimo de lucro, no cumplen con capacidad financiera: Fundación
Niñez, Mujer y Familia, Asociación de voluntarios para el servicio social “AVOSS”,

11
Asesorías y suministros de Colombia S.A.S ASECOL, Outsorsing del Huila Ltda., y
la Fundación Ecológica y social la Esperanza, toda vez que registran un patrimonio
que oscila entre $ 1 y $100 millones; debido a deficiencias de supervisión del
contrato y el cumplimiento de los requisitos contractuales, situación que pone en
riesgo los recursos públicos cuyas contrataciones superaron los $3.000 millones por
cada operador.

HA4. Pago de parafiscales Operadores

Clausula Séptima: Obligaciones de las partes: Obligaciones del Asociado Federación

Nacional de Cafeteros-Comité Departamental de Cafeteros.

Numeral 21. Registrar el control en el pago de seguridad social. Parafiscalidad,

prestaciones sociales y riesgos profesionales del personal contratado por el operador
y el propio.

En los informes de interventoria no existe seguimiento al pago de Parafiscales por

cada operador y de su personal a cargo, ni a las planillas que soporten dichos pagos,
a excepción de la Fundación Niñez y Mujer, por falta de exigencia del Ente Ejecutor,
seguimiento y control por parte de la interventoria, lo que ocasiona una evasión al
erario Público y posibles litigios y demandas. Se trasladará al Ministerio de Trabajo.

HA5.D2. Intermediación en la Contratación

El artículo 209 de la Constitución Política establece los principios de la función

pública el cual se deben cumplir en los diferentes procesos contractuales.

El artículo 1o. del Decreto 1403 de 1992, expresa por reconocida idoneidad la
experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y
administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato.
La entidad facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar dicha
calidad por escrito debidamente motivado.

En el proceso contractual se evidenció una presunta intermediación en la prestación

del servicio de restaurantes escolares con recursos de regalías, para evadir la
licitación pública, teniendo en cuenta que la Gobernación del Huila contrató con el
Comité Departamental de Cafeteros del Huila y este no cuenta con la capacidad
técnica para ejecutar el objeto del convenio, pues su objeto social como entidad sin
ánimo de lucro es propender por una industria cafetera eficiente. Lo que ocasiono
que se subcontratara con ocho operadores particulares para ejecutar el proyecto.

HA6.S1. Suministro de Información

La Resolución No. 5554 de 2004, establece la obligación de rendir información

oportuna al ente de control y el artículo 114 de ley 1474 de 2011.

12
La información solicitada al Comité Departamental de Cafeteros del área financiera
y técnica, soportes de pagos ejecutados y de los contratos, extractos bancarios y
libro auxiliar, donde se evidencie que dichos pagos se realizaron a través de la
cuenta bancaria del convenio No. 009/2011, no fue suministrada en forma oportuna,
toda vez que esta se presento en forma parcial, incompleta y extemporánea, que
limitó el alcance de la auditoría.

Situación que conllevo a que la CGR iniciará un proceso administrativo sancionatorio

al Comité Departamental de Cafeteros del Huila.

HA7.D3. Requisitos en la Contratación

Clausula quinta: Giro de los recursos- El departamento aportará a la Federación

para efectos fiscales del convenio el valor de $26.925.001.250, así: Un aporte inicial
del 25%, con la suscripción del Convenio y la presentación por parte de la
Federación de Cafeteros - Comité Departamental de Cafeteros del listado oficial de
operadores seleccionados para la ejecución del Convenio y un aporte final del 5% a
la presentación del Acta de Liquidación del convenio.

El Decreto 007/2007 en su Artículo 14 establece, Estudio de condiciones y

precios del mercado: La dependencia interesada en el contrato, a través de sus
áreas técnica y económica, efectuará un estudio de las condiciones del mercado,
teniendo en cuenta los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la
prestación y las condiciones de pago que pretende proponer el Departamento a los
oferentes, las cuales, en cuanto al Anticipo se refiere, se someterán a los siguientes
criterios:

- En contratos y convenios interadministrativos, los desembolsos se cumplirán

mediante giros parciales, previa acreditación del cumplimiento de metas o avance de
los proyectos.

En la suscripción y ejecución del Convenio No. 009 del 2011, mediante Orden de
Pago No. 1067 del 2011-03-17 se hace un giro de un aporte inicial del 25% por
$6.731.2 millones, sin póliza de garantía que ampare la entrega de estos recursos a
titulo de anticipo, a una Entidad de Régimen Privado. Por debilidades en la
planeación contractual, que conllevan a riesgos en el manejo de los recursos del
Estado y ejecución de contratos sin el lleno de requisitos establecidos.

HA8.F1.D4.P2. Sobrecostos en la Contratación

Artículo 56 de la Ley 80/93, establece la responsabilidad penal de los particulares

que intervienen en la contratación Estatal.

Artículo 6 de la Ley 610 de 2000, define el daño fiscal.

Ley 599 de 2000.

13
De acuerdo con la Ley 1176 de 1997 en cualquier programa de alimentación escolar,
el operador Comité de Cafeteros debe regirse por los lineamientos técnicos que para
tal fin defina el I. C.B.F entidad rectora que tiene en su parte misional, fijar
estrategias en alimentación escolar en Colombia.

En el convenio 09 de 2011 la Gobernación del Huila estableció el valor de la ración

diaria de alimentos por $1.894,79 (según cuadro adjunto), que comparado con la
contratación realizada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
I.C.B.F.(Según cuadro adjunto), para el año 2011 por ración alimentaria a
estudiantes del departamento del Huila canceló $1.298, el cual incluye gastos de
administración. Estas Entidades convergen en la prestación del servicio, en tiempo,
modo, lugar y la minuta patrón de alimentación escolar. Presentando una diferencia
de $596,79 y de acuerdo al número de raciones suministradas en la vigencia las
cuales ascienden a 13.125.924, resulta un presunto sobrecosto de $7.833.4 millones.

Lo anterior por falta de un estudio técnico en la valoración de los costos, que genera
un presunto detrimento al patrimonio público.

COMPONENTES DE LA RACION SEGÚN LA GOBERNACION:

Valor diario por ración (ALIMENTOS) $ 1.106,70

Salarios y prestaciones sociales manipuladoras $ 404,78
Aseo, serv públicos, acarreos, pendón capacitación y bitácoras $ 205,81
Total a pagar al operador por ración diaria $ 1.717,29
Equipo seguridad y botiquín, fumigación y reposición menaje $ 27,46
Gastos de Administración 8,6% (gastos de personal, transporte, papelería,
fotocopias, servicios públicos, capacitación publicidad, póliza gacetas y
otros) $ 150,04
TOTAL Pagado por ración diaria con gastos de administración $ 1.894,79

COMPONENTES DE LA RACION SEGÚN ICBF:

Valor diario por ración (ALMUERZO) $ 904,00

Dinero $ 772,00
Especie (arroz, aceite, azúcar) $ 132,00

Aporte cuota de participación diaria $ 394,00

Total por ración diaria con gastos de administración $ 1.298,00

HA9.D5. Transparencia en la Contratación

La ley 152 de 1994 tiene como propósito establecer los procedimientos y

mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y
control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos

14
contemplados por el artículo 342, y en general por el artículo 2 del Título XII de la
constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de
desarrollo y la planificación.

En los estudios previos de este proyecto registran condiciones operativas y

administrativas que únicamente las puede cumplir el proponente ganador;
presuntamente se estaría Direccionando a favor de un determinado contratista,
debido a que no cumplen con los principios de publicidad y transparencia, teniendo
en cuenta que no se realizo una comparación con los precios de mercado a
diferentes proponentes, lo que genera riesgo en la inversión de los recursos de
regalías.

HA10. Muestras microbiológicas alimentos

El Decreto 3075 de 1997, establece las condiciones básicas de higiene en la

fabricación de Alimentos.

Artículo 7º.- Buenas Prácticas de Manufactura. Las actividades de fabricación,

procesamiento, envase, almacenamiento; transporte, distribución y comercialización
de alimentos se ceñirán a los principios de las buenas prácticas de manufactura
estipuladas en el título II del presente Decreto.

En las muestras microbiológicas que tomó la Interventoría a los alimentos en 18

Instituciones Educativas de los Municipios de Algeciras, Garzón, Rivera, Acevedo,
Campoalegre, Tesalia, Timaná, Baraya y Altamira; en parámetros de Mesófilos,
Hongos y Levaduras, el diagnóstico fue No Aceptable. Debido a la falta de limpieza y
desinfección en frutas y verduras, vida útil de las materias primas y condiciones de
almacenamiento, utilización de utensilios de madera, preparación del jugo con agua
sin hervir, e infraestructura en algunos casos, en mal estado. Lo que conlleva a poner
en riesgo la salud y la vida de los niños.

HA11. Acta de Liquidación

El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, establece la obligatoriedad de liquidar los

contratos dentro de los términos requeridos por la Ley y reintegrar los excedentes.
El Convenio interadministrativo No. 009/2011 celebrado entre la Gobernación del
Huila y el Comité Departamental de Cafeteros, de los aportes de Regalías del
Departamento que culminó el 31 de diciembre de 2011, dicho convenio a la fecha
no se ha liquidado; por falta de gestión del ente territorial, ocasionando
incertidumbre sobre el monto real de los saldos a favor o en contra del departamento
y los saldos por ejecutar que se deben reintegrar al presupuesto del ente territorial.

15
HA12. Contratación Interventoría Proyecto Restaurantes Escolares

El Decreto 07 de 2007, establece en su ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO.

OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR LA INTERVENTORIA O SUPERVISION: La
interventoría o supervisión deberá designarse o establecerse en el contrato o
convenio, según el caso, y su designación o contratación se hará por el ordenador
del gasto, a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato
materia de la supervisión o interventoría.

El convenio de Asociación, Apoyo y Cooperación Financiera, Administrativa y

Técnica No. 009 de 2011, inicio su ejecución el 14/02/2011, no obstante la
Interventoría del mismo inició el 11/03/2011, es decir durante treinta y tres días no se
contrato la interventoría externa por parte del departamento y no se dio
cumplimiento a la clausula 8 del convenio sobre la vigilancia y control del mismo,
debido a deficiencias en la planeación contractual, lo que genera inseguridad en la
inversión de los recursos públicos destinados a la Alimentación Escolar, al no realizar
la labor de interventoría en forma oportuna, de acuerdo a los lineamientos del ente
territorial.

HA13. Duplicidad en la Supervisión

Decreto No. 007 de 2007 (Enero 9 de 2007) “Por el cual se modifica el procedimiento
de Contratación en la Administración Central Departamental y se hacen unas
delegaciones”.
Artículo Vigésimo Sexto. Funciones del Interventor o Supervisor: La función de
interventoría o supervisión implica acciones de carácter administrativo, técnico,
financiero y legal.
El interventor o supervisor ejercerá las siguientes funciones:
1. Funciones Administrativas: El interventor efectuará el control sobre el
cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito;
entre otras, ejercerá las siguientes funciones:
g) Evitar que por causas atribuibles al Departamento sobrevenga mayor onerosidad,
es decir, precaver que se rompa el equilibrio financiero del contrato o convenio.

Existe duplicidad de funciones entre la Interventoría Técnica y la supervisión

realizada por el ejecutor del convenio, por deficiencias de planeación, seguimiento y
control que genera incrementos en los costos, lo cual habría contribuido en la
ampliación del número de raciones a suministrar.

16
HA14.D6. Informes de Supervisión

Decreto No. 007 de 2007 (Enero 9 de 2007) “Por el cual se modifica el procedimiento
de Contratación en la Administración Central Departamental y se hacen unas
delegaciones.
El interventor o supervisor ejercerá las siguientes funciones:
1. Funciones Administrativas: El interventor efectuará el control sobre el
cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito;
entre otras, ejercerá las siguientes funciones:
i) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o
convenios con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de
los mismos; de igual manera, presentar los informes necesarios para atender los
requerimientos efectuados por los organismos de control, respecto de las
obligaciones a su cargo.
j. Presentar al ordenador del gasto informes oportunos y detallados de la ejecución
física y financiera del contrato, cuando se presente incumplimiento parcial o total del
contratista, a fin que se adopten las medidas y sanciones pertinentes.

En los informes de supervisión, se remite a realizar un resumen del informe

presentado por el ejecutor, sin que en éste se haga alusión al avance del contrato, ni
a los requerimientos efectuados por el ejecutor para lograr el cumplimiento del
objeto contractual. Lo anterior por deficiencias de mecanismos de control y
seguimiento, que pone en riesgo la inversión de los recursos de regalías y las
obligaciones del contratista.

HA15.D7.S2. Interventoría y Supervisión

Decreto 07 de 2007, artículos 21, 22, 23 y 24, Interventoría y supervisión de los

Contratos. Art. 53 Ley 80 de 1993 funciones del interventor.

Régimen de Contabilidad pública. El propósito de Control supone que el SNCP

apoya el control, interno y externo, en ámbitos tales como el de legalidad y
cumplimiento, y viabiliza el control financiero, de economía y de eficiencia, así como
la salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos, que se encuentran bajo la
responsabilidad de agentes públicos o privados, para el desarrollo de funciones de
cometido estatal.

La Resolución No. 5554 de 2004, establece la obligación de rendir información

oportuna al ente de control y el artículo 114 de ley 1474 de 2011.

17
El Departamento del Huila no cuenta en su archivo con los documentos soportes de
la información financiera y técnica, soportes de pagos ejecutados y de los contratos,
extractos bancarios y libro auxiliar, donde se evidencie que dichos pagos se
realizaron a través de la cuenta bancaria del convenio. Por deficiencias de control,
seguimiento y supervisión por parte del Departamento del Huila a las actividades
realizadas por el Comité de Cafeteros del Huila, lo que genera incertidumbre en el
cumplimiento del objeto contractual e imposibilita verificar la consistencia y
razonabilidad de los pagos realizados con cargo a los recursos de regalías del
Departamento.

Situación que conllevo a que la CGR iniciará un proceso administrativo sancionatorio

a la Gobernación del Huila por no contar con los documentos soportes de la
ejecución del convenio, que origino que la información se presentará en forma
parcial, incompleta y extemporánea, que limitó el alcance de la auditoría.

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4. ANEXOS

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 ANEXO 1. Matriz de cuantificación de Hallazgos

Auditoría Proyecto Restaurantes Escolares-Regalías Directas

Departamento del Huila
Vigencia 2011

HALLAZGOS NEGATIVOS VALOR (millones de $)

GESTION 15
FISCALES 1 7.833.4 millones
DISCIPLINARIOS 7
PENALES 2
SANCIONATORIOS 2
OTROS ENTES 1

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