Relaciones de la Función de Compras con la

Organización
El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en coordinación
con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de compras están
estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa, en especial con
el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad, contabilidad y almacenes; ya
que compras se encargará de conseguir y abastecer todos los suministros y servicios
necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico de la empresa.
El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera que
cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al
responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido de compra, ya que
la falla en comunicar y coordinar esta información podría provocar un desabasto de
materiales o bien, un exceso de inventarios.
Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y
programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma pactados desde el inicio
de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar los descuentos, asegurar las
entregas puntualmente y evitar posibles errores que se pudieran suscitar.
Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es con
ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con antelación de
los requerimientos de producción.
Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus compras de
materias primas, refacciones y materiales en general, resguardándolas en cantidades
necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada y controlada al área
de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste de dichas materias primas
y demás materiales. Y, por último, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorería
y todo aquel departamento que requiera el suministro de algún material o la adquisición de
maquinaria, equipo y enseres menores.
Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que
la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación y comunicación
de la información con los demás departamentos de la empresa u organización.
A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada
organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación con el resto de
las áreas de la empresa.
1. Fijar objetivos. Que sean los más claros posible
2. Ser funcional. Que trabaje coordinadamente para lograr los objetivos propuestos
3. Establecer el tipo de organización. Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad

Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico.

Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación privilegiada,
de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos,
perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos del conocimiento
del personal de todas las áreas involucradas de la empresa.
Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con
sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría que los proveedores le
puedan prestar al comprador son una colaboración absoluta que le puedan garantizar el
cierre de negociaciones y operaciones seguras e inmediatas, desarrollo de nuevos
productos y condiciones de competencia para la propia empresa.
Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio electrónico. Es
una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje de empresas que
realizan las transacciones comerciales (compras) de manera electrónica, ya que en el
umbral del siglo XXI y XXII se estima que los usuarios de Internet aumentarán
exponencialmente.
Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación empresa-
proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la obtención de reducciones
considerables tanto en los costos, como en el tiempo invertido en las negociaciones de
compra-venta que llevan a cabo actualmente las organizaciones, comparándolo con los
métodos tradicionales de compra.
Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad,
confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las transacciones
comerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran parte de los usuarios
prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para llevar a cabo una operación
se necesita proporcionar una serie de datos e información confidenciales, tanto a nivel
personal como a nivel financiero.
Para finalizar con la sesión recordemos la importancia que tiene un jefe de compras, ya que
su función y eficiencia es básica e indispensable para evitar fricciones en todo momento
con el resto del personal de la empresa; éste deber ser diplomático y mantener una
excelente disposición y actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la
empresa.
Recordemos también que en todo departamento de compras se debe considerar fijar los
objetivos, ser funcional y establecer el tipo de organización, ya que gracias a ello podemos
llevar un mejor control en las compras dentro de la empresa.
Referencias
Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas.
Barcelona: Editorial Hispano Europe.
Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental.
Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal
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S.a. (s.f.) Función de compras y abastecimientos. Apuntes de administración de compras y
abastecimiento. Cap. I. Consultado el 26 de marzo de 2013 de
educativopracticas.files.wordpress.com/.../apuntes-de-administracion