AUDITORIAS INTEGRALES Código: F-260-08

Versión: 01 Fecha de Aprobación: 1 de abril de 2009 Pagina 1 de 1

COPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO:
Describir la metodología para verificar y evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Integrado y permitir su mejoramiento continuo.

2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia desde la planeación de la auditoria, el desarrollo de la misma, revisión de los resultados, elaboración de los informes respectivos y seguimiento al reporte de mejora.

3. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Asesor de Control Interno, Técnicos y Auxiliares Administrativos de Control Interno y Auditado. Este procedimiento aplica al Sistema de Gestión Integrado de La Alcaldía
Municipal de Tuluá.

4. DEFINICION: Ver definiciones ISO 19011 y capitulo 3 NTCGP 1000:2004

5. BASE LEGAL NORMATIVA: Ver Normograma

6. DESARROLLO:

RESPONSABLE
CLIENTE
ETAPA DEL DOCUMENTO O REGISTRO
FLUJOGRAMA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD PUNTOS DE CONTROL INTERNO O
CICLO PHVA SOPORTE
EXTERNO
DEPENDENCIA CARGO

INFORMACIÓN REQUERIDA EN EL
INICIA PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

Definir el objetivo y el alcance de la auditoria

Definir fechas de auditoría
Definir metodología de la auditoría

Definir fechas de auditorías

Jefe de oficina
Define Auditor Líder y Equipo Seleccionar, capacitar y evaluar al Equipo
Oficina de Control y profesionales
Auditor programa y plan de auditoria Equipo auditor
Interno adscritos a la
* Incluir todos los procesos.
Establecer la estructura documental que OCI
Asigna requisitos al equipo * Verificar que el equipo auditor y el líder
auditor soporta el proceso a auditar.
de la auditoría tengan la formación
PREPARACION AUDITORIA: mínima requerida.
* Actualizar el equipo auditor en las
P normas y MECI.
Definir auditor líder y Equipo Auditor (si aplica) * Tener en cuenta todos los numerales
Consulta base documental de norma y Meci para establecer cuales
Asignar requisitos de cada proceso al Equipo
aplican al proceso.
Auditor
* Verificar que el Programa y Plan de
Consultar base documental (Documentos del Auditoria haya sido aprobado por el Todo los documentos del SIG que Todas las
Equipo auditor Equipo auditor
Proceso) Comité Coordinador del Sistema de aplique al proceso a auditar dependencias
Presenta el programa y plan de
auditoria al comité del sistema
PLANEACIÓN DE Control Interno y Calidad y se encuentre
AUDITORÍA AL Presentación del programa y plan de documentado en la respectiva acta.
de control interno para qjustes y
SISTEMA auditoria: Se presenta al Comité Coordinador
INTEGRADO DE del Sistema de Control Interno y Calidad para Comité
GESTION Coordinador de
su evaluación, ajuste, determinación de Oficina de Control Jefe de oficina
(SIGI) Control Interno
viabilidad y aprobación.
Acta de comité
de Control
Equipo Auditor
Interno Interno
Todos los
procesos
 Comité Coordinador del Sistema de
PLANEACIÓN DE Control Interno y Calidad y se encuentre
AUDITORÍA AL documentado en la respectiva acta.
SISTEMA AUDITORIAS INTEGRALES Código: F-260-08
INTEGRADO DE Comité
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Coordinador de
GESTION Oficina de Control Jefe de oficina
(SIGI) COPIA CONTROLADA Control Interno
Acta de comité
Socialización del programa y plan de de Control
Socializa
Socializa el
el prorgama
prorgama y plan de auditoria a: Equipo Auditor
Interno Interno
auditoria
auditoria con
con todos
todos los auditores Todos los
1. Responsables de los procesos: Para
procesos
preparación de visita documental
Prepara Listas de Chequo 2. Auditori Lìder y Equipo Auditor para lo
pertinente.
Preparar listas de chequeo: teniendo en
cuenta los documentos que soportan cada
* La lista de chequeo debe evaluar el
proceso, la NTC ISO 9001:2000, MECI Lista de chequeo por proceso Todos los procesos Equipo auditor Equipo auditor
ciclo PHVA del proceso a auditar.
1000:2005, NTCGP1000:2004 y el
normograma que le aplique.

Realiza reunión de apertura Reunión de apertura, ésta debe ser de

manera cordial recordando al auditado lo
establecido en el Programa y Plan de
Auditoria, el lenguaje debe ser sencillo donde Todas las Equipo auditor Equipo auditor y
Informe de Auditoría por proceso
se cree un ambiente de confianza, se escuche dependencias y auditado auditado
atentamente y se utilicen las expresiones
corporales y demás atributos que se deban
tener en cuenta para una auditoría óptima.
Realiza labores en sitio Realización de labores en sitio: Se consulta
la parte documental, registros, se visita sitios
Todas las
de trabajo, se encuesta al personal Lista de chequeo por proceso Equipo Auditor Equipo Auditor
dependencias
responsable del proceso y dependencias
adscritas.

Determinación de hallazgos: Se deben

determinar si los hallazgos encontrados
Determina hallazgos corresponden a No conformidades mayores,
menores o aspectos por mejorar y darlos a
conocer al responsable del proceso para
garantizar el derecho de contradicción; en
caso de no llegar a un acuerdo sobre la lista
Todas las
de chequeo se deja nota, y se notifica al jefe Informe de Auditoría por proceso Equipo Auditor Equipo Auditor
dependencias
de Control Interno para que dirima el caso.
Cuando se evidencian no conformidades que
no competen al proceso auditado, estas se
deben reportar de manera inmediata al jefe de
Realiza reunión de cierre la oficina de control interno para que al su vez
la remita al equipo auditor que evalua el * Realizar la auditoria dentro del alcance
proceso implicado. establecido.
* Revisar de manera puntual
documentos y registros en el proceso.
Realización de la reunión de cierre: De * Contar con el mapa de procesos de la
manera cordial, se da fin a la reunión entidad.
DESARROLLO comunicando de manera informal resultados * Conocer el listado de funcionarios del Todas las Equipo auditor
DE LA Lista de chequeo por proceso Auditado
de la auditoría); posteriormente se le hace proceso. dependencias y auditado
AUDITORÍA entrega al auditado del informe para que * Verificar que los informes cubran el
genere las acciones a tomar si aplica alcance del Plan y Programa de
Auditoria.
- es importante que la socializacion de
los hallazgos en el proceso quede
registrada en listado de asistencia
 documentos y registros en el proceso.
* Contar con el mapa de procesos de la
entidad.
DESARROLLO AUDITORIAS INTEGRALES
* Conocer el listado de funcionarios del Código: F-260-08
DE LA proceso.
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AUDITORÍA * Verificar que los informes cubran el
alcance del Plan y Programa de COPIA CONTROLADA
Auditoria.
Realización del informe de auditoría: El - es importante que la socializacion de
Realiza el informe de auditoría equipo auditor es responsable de realizar el los hallazgos en el proceso quede
por proceso informe de auditoría el cual debe remitirlo registrada en listado de asistencia
dentro del plazo establecido. El informe debe
ser entregado al Auditado y copia con las lista
de chequeo a la Oficina de Control Interno.
Equipo Auditor: hace descripción del
hallazgo, clasifica si es mayor, menor o
aspecto por mejorar y a qué requisito de la Equipo auditor
norma se le esta dando incumplimiento. Todas las Equipo auditor auditado
tiempo estimado para entregar el informe al dependencias y auditado Oficina de Control
auditado 3 días hábiles Interno
Auditado: Para tener una mejor trazabilidad el
auditado debe establecer: Informe de Auditoría por proceso
Establece
Establece fecha
fecha dede asegumiento
asegumiento
aa las
las acciones
acciones - Las causas de las No Conformidades y/o
Aspectos por Mejorar.
- Las acciones a tomar para el cierre de éstos.
- El plazo máximo para la implementación de
las acciones a tomar
- El costo de la implementación de la acción si
aplica.
Oficina de control interno: Con el informe se
Jefe de oficina
deberá establecer la fecha de seguimiento Jefe de oficina y
Oficina de Control y profesionales
para evaluar si las acciones tomadas fueron profesionales
Interno adscritos a la
eficaces para poder proceder al cierre de las adscritos a la OCI
OCI
No Conformidades o Aspectos por Mejorar.

Socializa el informe a los Socialización del Informe: El responsable del

funcionarios de cada proceso proceso debe socializar el informe a sus Acta de círculo de mejoramiento o Responsable Integrantes del
Proceso Auditado
funcionarios dentro de los cinco (5) días de socialización del informe del Proceso proceso auditado
hábiles siguientes a su recibo.

Jefe de oficina
Verificación: La Oficina de Control Interno
Verifica el cumplimiento del Oficina de Control y profesionales Oficina de Control
verifica el cumplimiento del Programa y Plan programa y plan de auditoria
PASIG Interno adscritos a la Interno
de Auditoria
OCI

Jefe de oficina
Consolidación de Informe de Auditoría: La
Consolida informe de auditoría Oficina de Control y profesionales Oficina de Control
Oficina de Control Interno consolida el informe
de la entidad Interno adscritos a la Interno
a presentar a la alta dirección.
* Constatar que todas las No OCI
Conformidades y aspectos por mejorar Informe de auditorías por procesos
se encuentren incluidas en el informe y Jefe de oficina
REVISIÓN DE Realización de Análisis: Se realiza analisis
que contengan las respectivas acciones Oficina de Control y profesionales Oficina de Control
RESULTADO DE estadísitico de las no conformidades por
correctivas y de mejora. Interno adscritos a la Interno
Realiza el análisis estadístico AUDITORÍA proceso y generales.
* Verificar que todos auditores hayan OCI
de No Conformidades sido evaluados por los responsables de
los procesos y/o jefes de dependencias.
Evaluación de Auditores: Se realiza
encuesta a los responsables de proceso o jefe
de dependencia para evaluar a los auditores
en cuanto a la metodología aplicada, la actitud Equipo Auditor
Encuesta de evaluación de Todas las
Realiza
Realiza evaluación
evaluación de
de que se tuvo frente al auditado, el manejo de Auditado Oficina de Control
auditores diligenciada dependencias
auditores
auditores las preguntas; por otra parte, el jefe de control Interno
interno realiza un análisis teniendo en cuenta
el enfoque de las preguntas, la redacción y la
presentación de los informes.
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COPIA CONTROLADA

Remite
Remite informe
informe dede auditoría
auditoría aa Jefe de oficina
la alta dirección Entrega de informe de auditoría de la entidad Oficina de Control y profesionales
Alta Dirección
a alta dirección Interno adscritos a la
OCI

Programa
Programa auditoria
auditoria de
de Jefe de oficina
Programar auditoría de seguimiento a Todos los
seguimiento
seguimiento aa acciones
acciones Oficina de Control y profesionales
acciones planteadas en l informe de auditoría * Constatar que en el plan de procesos
planteadas Interno adscritos a la
de la entidad mejoramiento sean incluidas todas las * Informe de Auditoría Integrado por auditados
INFORME DE OCI
No Conformidades que abarcan de proceso y consolidado
AUDITORÍA
manera general a la mayoria de los institucional.
Suscribe plan de procesos.
mejoramiento institucional a Suscripción de Plan de Mejoramiento
sitauciones
sitauciones críticas
críticas de
de la
la Institucional: El plan de mejoramiento se Jefe de oficina Alcalde y
suscribe de acuerdo a los analisis estadísticos Oficina de Control y profesionales Responsables de
de las no conformidades y aspectos por Interno adscritos a la cada proceso
mejorar que se presentan de manera crítica en OCI audtado
FIN los procesos.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ