MANUAL Y POLITICAS

RECURSOS DIGITALES

Presentación Preliminar

El presente documento tiene por objetivo presentar los lineamientos y

políticas sobre los cuales trabaja la sección de Recursos Digitales al interior
del Departamento de Producción de Recursos de Información en la Biblioteca
del Congreso Nacional.

Esta sección nace por la preocupación de contar con una unidad

especializada, capaz de digitalizar el acervo de la Biblioteca del Congreso
Nacional y con ello poner a disposición servicios para la comunidad
parlamentaria y ciudadanos, además de preservar la memoria política nacional.

La Unidad de recursos digitales, tiene como misión la generación de objetos

digitales y su puesta en servicios en los repositorios institucionales, según las
características de los objetos y el modelo de servicios definido para los
diferentes tipos de documentos.

Política de Selección

La selección del material a digitalizar será responsabilidad del área que

entregue el material.
La sección de Recursos digitales no realiza acopio.

Se digitalizará sólo material original, no se aceptarán fotocopias.

Política de procesamiento

· Para material digitalizado seleccionado

Registro en Dspace, con formulario de solicitud de digitalización.

Captura en escáner, donde se asignará nombre de archivo y ubicación en

Rocuant.

Control de calidad, asignación de materias, “subida” de archivo a Dspace.

b. Material donado a la BCN o que pertenecen a la biblioteca:

Ingreso a Horizonte realizado por Alejandra Muñoz, con formulario de solicitud

de digitalización.

Devolución del material a su lugar físico.

Migración desde Horizonte a Dspace según colección ingresada.

Recepción de solicitud de digitalización.

Captura en escáner, donde se asignará nombre de archivo y ubicación en

Rocuant.

Control de calidad, “subida” de archivo a Dspace

Completar el registro horizonte con el campo 856.

Política de captura:

El estándar aplicado para la captura será:

Documentos: 200 DPI a color, escala de grises o blanco/negro según tipo de

material y requerimientos
Imágenes: 400 DPI a color (buen estado) y 600 DPI a color (deterioradas).

El digitalizador asignará nombre de archivo, y comunicará a las analistas para

ser ingresados a Dspace.

Salida y/o producto

El producto final dependerá del requerimiento y puede ser:

Ingreso y carga de archivo a repositorio Dspace, con previa autorización para

su registro y divulgación.

Archivo TIFF, cuando el requerimiento es desde la productora o se necesita el

original del documento para ser trabajado.

JPG y JPG mini, como copias de publicación del material.

Cuando se solicite se entregará un DVD con el material digitalizado en el

formato requerido.

Manual Sección:
I Objetivo y Clientes
II Servicios
III Estructura
IV Recursos Humanos, Roles y Funciones
V Procesos y Flujos de Trabajo
I Objetivo y Clientes

Seleccionar, producir, describir, preservar y proveer acceso a los recursos

digitales que constituyen el acervo de la Biblioteca del Congreso Nacional.

Los principales clientes de esta Área son parlamentarios y ciudadanos los que
tendrán acceso a los servicios digitalizados y las unidades internas de la BCN
tales como: Memoria Política, Portales BCN y Asesoría Parlamentaria
preferentemente.

II Servicios

Los principales servicios que elaborará y proporcionará Recursos Digitales

serán los siguientes:

· Procesamiento de los objetos

· Digitalización

III Estructura y Organigrama

El Área de Recursos Digitales estará compuesto por:

· Sub área de Procesamiento de Objetos
· Sub área de Digitalización

El objetivo de cada una de estas Sub áreas es el siguiente:

Procesamiento de Objetos: Su objetivo es preparar, recepcionar, seleccionar e

ingresar el material al sistema de catalogación previo a la digitalización.

Digitalización: Su objetivo es digitalizar los distintos objetos que constituyen el

acervo de la Biblioteca del Congreso Nacional.
IV Recursos Humanos, Roles y Funciones

Esta Área estará conformada por especialistas, los cuales cumplirán los roles
de: Coordinador de área, Encargado de procesamiento, Digitalizador, técnico
bibliotecario y corrector experto.

Jornadas Completas
Cargo
Requeridas
Coordinador 1
Analistas 3
Digitalizador 2
Técnico bibliotecario 1
Corrector experto 4
Total 10

En cuanto a los roles y funciones, éstos serán los siguientes:

Coordinador del Área

· Generar instancias de coordinación con el Jefe de Departamento y
clientes internos y externos.
· Liderar la Gestión de Recursos Digitales
· Asignar prioridades a los trabajos del área
· Definir lineamientos estratégicos, tales como, planes de trabajo, oferta
de servicios y definir procesos internos de trabajo.
· Crear manuales, procedimientos y flujos
· Definir y supervisar cumplimiento de estándares definidos
· Evaluar satisfacción de usuarios y la calidad de los contenidos.
· Gestionar la productividad
· Formular plan anual de actividades y metas en conjunto con su equipo
de trabajo y sancionarlo con jefe de Departamento.
· Formular y gestionar presupuesto, cuando corresponda
· Evaluar el desempeño del personal asignado, según corresponda
· Participación en reuniones y coordinaciones internas y externas
asociadas a los recursos digitales.
· Investigación, desarrollo y propuestas en el área de recursos digitales
· Elaborar informes de gestión
· Coordinar acciones del personal del Área.

Encargado de Procesamiento
· Recepcionar el material para digitalización
· Verificar el estado de las solicitudes de digitalización: ver si está
digitalizado, procesado, y aplicar política respectiva.
· Ingresar objeto a sistema de catalogación cuando corresponda

Digitalizador
· Digitalizar los objetos encomendados
· Definir o aplicar parámetros de digitalización
· Aplicar OCR
 · Generar archivo de texto
· Almacenar archivos master

Corrector experto
· Realizar corrección si es castellano antiguo o aplicar corrector Word si es
texto actual.
· Cotejar el objeto digital con el material impreso
· Realizar marcaje básico
· Guardar archivos en RTF

Técnico Bibliotecario
· Preparar el material, evaluar el estado de éste y enviarlo a digitalizar
· Ingresar el material a base bibliográfica Horizonte. Nivel mínimo (listado
y catalogación)
· Separar y ordenar material a trabajar, DVD procesados y por procesar
· Llevar el control de material existen en bodega prepararlo para
despacho
· Realizar el control de entrega y retiro del material a digitalizar
· Realizar la preparación final del material: imprimir, cortar, pegar
marbetes; ordenar y preparar material para despacho.

V Procesos y Flujos de Trabajo

Proceso Digitalización de Impresos

Este proceso tiene por objetivo convertir material impreso a formato digital
cumpliendo con los estándares definidos para master, distribución y difusión de
material. Cada uno de los subprocesos y actividades que lo componen son los
siguientes:

Subprocesos y Actividades para la digitalización de material

· Recepcionar el material

Actividad Responsable

Solicitar digitalización y entregar el material Cliente

Recepcionar material y completar formulario de entrega Analista Recursos
de material y condiciones de satisfacción del pedido Digitales
Verificar si el material está digitalizado en los sitios Analista Recursos
definidos Digitales
Verificar si el material está procesado en los sitios Analista Recursos
definidos Digitales
Gestionar solicitud de digitalización Jefe Área Recursos
Digitales
 · Digitalizar

Actividad Responsable

Preparar material Digitalizador

Definir o aplicar parámetros de digitalización Digitalizador

Generar master Digitalizador

Retocar el material (manipulación mínima del objeto) Digitalizador

Generar archivos de publicación Digitalizador

Generar copias de distribución Digitalizador

Almacenar objetos digitalizados en Servidor de Datos Digitalizador

· Corrección experta

Actividad Responsable

Generar archivo de texto editable a partir del archivo Digitalizador

de publicación
Aplicar corrector Word si es texto actual Corrector

Cotejar el objeto digital con el material impreso Corrector

Guardar archivos en formato de texto Corrector

Realizar control de calidad Jefe Área Recursos

Digitales
Generar archivo de publicación Digitalizador

Almacenar objeto digitalizado y corregido en Servidor Digitalizador

de Datos

· Descripción de contenidos

Actividad Responsable

Generar descripción básica Analista Recursos

Digitales
Generar descripción experta Analista Recursos
Legales
Almacenar información en Servidor de Datos Jefe Área Recursos
Digitales
Controlar calidad en la descripción de contenidos Jefe Área Recursos
Digitales
 · Ingresar a Repositorio

Actividad Responsable

Generar carga masiva si se dispone de planilla con Servicios Digitales

descripción de contenidos y enlace con objetos digitales
Sino se dispone de dicha planilla, generar metadata Analista Recursos
para el objeto digitalizado y cargar objeto digitalizado Digitales
Realizar control en calidad Jefe Área Recursos
Digitales

· Ingresar a Horizonte

Actividad Responsable

Identificar e individualizar material en Horizonte. Analista Recursos

Incorporar campo 856 de enlace Digitales

· Descripción en Plone

Actividad Responsable

Identificación y descripción del objeto Analista Recursos

Digitales
Generar metadata y catalogar objeto en Plone Analista Recursos
Digitales
Realizar control de calidad Analista Recursos
Digitales

· Entregar el servicio al cliente

Actividad Responsable

Entregar al cliente el enlace URL/CD/archivos digitales Jefe Área Recursos

Digitales
Llenar encuesta de satisfacción Cliente

· Devolución Material

Actividad Responsable

Restituir material (Anillar y/o empastar) Reprografía

Devolver material impreso Jefe Área Recursos

 Digitales

Resumen Material digitalizado a la fecha

Tipo material A la Pendiente Observaciones

fecha
Libros 2.122 41.025 Factibles de digitalizar por derechos de
autor, sujetos aselcción
Diarios de 77.606 Por 900.000 pags, realizadas de forma externa
Sesiones determinar
Historia de Ley
Cintas Umatic 2800 450 Externo
Imágenes 3492 Por
determinar
Recortes 18.016 4.000.000
Prensa
Fichas prensa 3.228 Por
determinar

Planificación 2013 por tipo de material y paginas

TOTAL
Tipo de Material cantidad paginas paginas
Estudios 100 2000 2.000
Historia de la Ley 906 140.000 140.000
Decretos 1200 9600 9.600
Diarios de
Sesiones 25 5000 5.000
Libros RyV 25 1200 1.200
Folletos (1.000) 50.000
Memoria Política
Fotografías 200 200 200
Libros 20 4000 4.000
Artículos prensa 100 100 100
Archivo BCN 200 2000 2000
Otros 5000 5.000
221.100

El tipo de material recibido para digitalización y análisis depende de la Unidad

que lo envía y de la salida del producto o servicio de este.

Estudios: entrega material para la confección de las publicaciones que realiza,

en la mayoría de los casos son: fotografías, documentos, libros, folletos.

Recursos Legales: el material de esta unidad es primordialmente Historias de

la Ley que dan cuenta del proceso legislativo antes que una ley se publique;
Decretos que se digitalizan y van a corrección experta para ser ingresado en la
base de datos de Ley Chile; Diario de Sesiones se digitaliza lo que falta para
completitud de las sesiones desde 1810 a la fecha.

Libros RyV material de gran valor histórico que se digitaliza por solicitud, en
general, es material libre de derechos y que es consultado con frecuencia.

Memoria Política las solicitudes de la unidad de memoria politica son las más
variadas de todas, ya que el material que solicitan es el que “ilustra” el portal
HP : fotografías, ilustraciones, libros, folletos, videos, artículos de prensa.

Prensa con el equipo de procesamiento de prensa llevamos a cabo varias

tareas en conjunto la digitalización de: recortes de prensa históricos y fichas
de indización de la prensa.

Servicios de la unidad de servicio se recibe material de la colección general

para ser digitalizado y puesto en servicios a través de catalogo

Archivo BCN unidad que entrega para digitalización actas, convenios, y toda
documentación que forma parte de lo que constituye el archivo administrativo
de la BCN
El flujo del proceso antes descrito es el siguiente:
PRO CESO DE DIG ITA LIZAC IÓ N

CLIEN T E ENC A R GA D O D E CO OR D IN A D O R DIGITA LIZ A DO R CO R R E CT OR D E SER V ICIOS D IGITA LES

PRO CE SA MIEN T O Á R EA
TE X TO ING EN IER ÍA Y DE SA R R OLLO
So lic ita r dig italiza ción y
entre ga r el m aterial
Re cep c io nar m ateria l y
com p letar form ulario de
e ntreg a d e ma teria l y
c ondicione s d e sa tis fa cc ió n del
p ed ido

Ingre sar p e did o a ta ble ro d e

As igna r prio rida des
co ntro l interno

¿e l ma te ria l
e stá
SI d ig ita lizad o?

A ctua r co nfo rm e a p o lítica

NO
inte rna

¿el m ateria l
e stá
p roc esado
SI en sitios
de finido s?

NO

Identific ar e individ ualiza r R ec epcio na r el m aterial c on el

ma teria l en Ho rizo nte N° de ing reso en Ho rizo nte

C o pia r y ap lica r fo rm a d e De finir o ap lica r parám etros de

trab ajo dig italiza ción d igitaliza ció n

Digitaliza r el material

Re to car e l mate ria l

(m anip ulació n mínim a d el
Ob jeto )

P asa r los a rchivo s p or

So ftw are OC R

R ea liz ar p rime ra co rrec ción

G e nerar a rchivo de te xto

Castellano antiguo
A lma cena r Master ¿Que tipo
de te xto es
?

T exto actual Re aliza r corre cción exp e rta

Ap lica r corre ctor W ord

Ing resa r ob se rvac io nes en

C o te ja r el ob jeto dig ita l con e l
Ho rizo nte
m aterial imp reso

Re aliza r ma rcaje bá sico :

id entific ar p artes g ene rales del
d oc umento

Re aliza r co ntrol d e c alid ad Guard ar a rchivo s en R TF

Envia r a rchivo a d igitaliz ad or A lm ace nar R TF

G enera r co pia s d e d istrib ució n

y d ifusió n

Informa r a S ervicio s D ig ita les Alm ac enar en c intas de

p ara respald o p res ervació n

S olic ita r a Se rvicio s d igitale s

PUR L

Inform ar a S erv icios digitales Asig nar e informa r nom bre

d o nde está g uard ad o e l ma ster PURL

Re visa r e l enlac e y env iarlo a

p roce so

Inco rp orar cam po 856 Entreg ar a l cliente el e nlace

H orizonte y a futuro m ig rar a PU R/ C D/ arc hiv os d ig ita les
D s pace

R ec ep cio na r la so licitud De vo lver m aterial Orig inal

 ANEXO 1: ESTÁNDARES DE DIGITALIZACIÓN

Prensa Diarios de Video de Libros de

Memoria
histórica en Sesiones sesiones Política
Tipo de Objetos papel papel Video papel
Original Papel, Papel U-Matic Papel
Master Tiff 6, 300 dpi
Conservación Tiff 6, 300 dpi Tiff 6, 300 dpi AVI color
OCR Obligatorio Obligatorio - Obligatorio
Archivo
intermedio RTF RTF flash RTF
PDF 150 dpi PDF 150 dpi
Formato DOC,RTF,PAPEL DOC,RTF,PAPEL DOC,RTF,PAPEL
Distribución DIGITAL, ETC DIGITAL, ETC flash DIGITAL, ETC
No hay
modelo
servicio on-
line
Sólo
Repositorio D-Space/Noticias D-Space referencial D-Space
Corrección
OBSERVACIONES experta/opcional Alturación
Digitación textos
Estado bajada

Folletos Enciclopedia Fotos Leyes Anguita

 Memoria Política chilena Ilustraciones
Tipo de Objetos papel papel papel papel
Original Papel Papel Papel Papel
Master
Conservación Tiff, 300 dpi color Tiff 6, 600 dpi Tiff 6, 600 dpi Tiff 6, 300 dpi
OCR Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Archivo
intermedio RTF RTF JPG 300 dpi RFT
PDF 150 dpi JPG 72 dpi, PGN,
Formato DOC,RTF,PAPEL DOC,RTF,PAPEL GIF, 300 y 72 DOC,RTF,PAPEL
Distribución DIGITAL, ETC DIGITAL, ETC dpi DIGITAL, ETC
Repositorio D-Space D-Space D-Space D-Space
Corrección
OBSERVACIONES Corrección experta experta PhotoShop
Estado Digitación

Nota: Archivo intermedio: obtenido del master, etiquetado XML, que permite
generar las copias de distribución

ANEXO 2: POLÍTICA EN CASO DE MATERIAL DIGITALIZADO

Decidir digitalización interna o externa, para este último caso se requiere

licitación. Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos

· condición del original (deterioro),

· insumo para un servicio en creación (sistema) (necesario para),
· valor patrimonial (en si mismo)
· uso

Criterios: volumen, tratamiento conservación, calidad original.

Pasos a seguir:

· Seleccionar material a digitalizar

· Realizar estudio de derechos sobre la obra/material

· Verificar que el material no se encuentre digitalizado a lo menos en:

· Memoria Chilena
· Archivo fotográfico
· Ministerio Relaciones Exteriores
· Biblioteca Congreso Washington
· Otros
 ANEXO 3: POLÍTICA EN CASO DE MATERIAL PROCESADO

Si el material se encuentra en alguna base de datos bibliográfica, se migra el

registro a través del protocolo Z39.50 a la base de datos BCN:

· Se interviene el registro incorporando los estándares BCN

· Se incorpora la información propia del proceso de digitalización
· Se copia el archivo y se guarda en los servidores BCN
· Se genera un enlace BCN y se cita la fuente de origen
 ANEXO 4: POLÍTICA EN CASO DE MATERIAL NO PROCESADO

Si el material no se encuentra en las bases de datos/bibliográfica buscadas, se

debe proceder del siguiente modo:
· Identificar e individualizar el material en si mismo
· ingresar a la ficha técnica de digitalización (Horizonte)
· metadatos administrativos
· metadatos descriptivos
· metadatos estructurales (preservación)

· Continuar en la cadena de producción establecida

ANEXO 5: Formulario solicitud de digitalización