Gestión documental.

Engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la

búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el
mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de
su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en
las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de
archivo

Historia
La Archivística de la Antigüedad y la Edad Media tenía un marcado
carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo
consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los
documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a
los archivos históricos. A finales del siglo XVIII, durante todo
el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio de la investigación
histórica. A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura
del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la
aceptación del término Record Management (Gestión de
Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la
disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las
organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de
la investigación, la historia y la cultura.

En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que

trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio,
identificándolos como gestores documentales, y los profesionales
que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico,
reconociéndolos como archiveros.[1]

Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado

fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la
Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y
de investigación (archives administration), y los archivos al servicio
de las administraciones productoras de los documentos (records
management).
Gestión del Conocimiento y Gestión
Documental
Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus
ideas, comportamientos, actividades a través de documentos en
diferentes soportes. De esta manera se han establecido diferentes
medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en
que se registra esa información se han diversificado y han
evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más necesario
conservar la documentación valiosa que permita a individuos y
organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los
incesantes cambios del entorno.

El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible

de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se
enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios
tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que
presenta particularidades que lo distinguen de la gestión de
recursos tangibles, dado por el hecho de que el conocimiento, por
su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los
procesos de información y comunicación. Para la implantación de
un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una
adecuada gestión de las tecnologías, de los recursos humanos y de
la información registrada en soportes documentales; de manera que
ese conocimiento le permita a la organización captar los cambios
del entorno y adaptarse a ellos.

La implantación de sistemas de gestión del conocimiento prioriza la

necesidad de integrar los sistemas de gestión de la información
(sistemas de gestión documental, gestores de bases de datos,
intranets y extranets, herramientas de búsqueda y recuperación de
la información y tecnologías para la colaboración entre grupos de
trabajo), de manera tal que los usuarios puedan acceder de forma
unificada a la información que necesitan, por ello, es difícil implantar
un sistema de gestión del conocimiento sin la existencia de uno de
los pilares de la gestión de la información: el sistema de gestión
documental o archivo, en tanto factor indispensable para la
organización y utilización de los recursos de información internos de
las organizaciones y empresas.
Ciclo de vida de los documentos
El concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa en la
concepción de records management, no considera al archivo
histórico en la fase final de la vida del documento, ni la hace
coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema
archivístico. Este enfoque ha generado, en los últimos años una
nueva concepción denominada archivística integrada o archivos
totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus
orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación
definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, el análisis de las
necesidades de las administraciones, el establecimiento de un
calendario de conservación, el diseño racional de los documentos,
la protección de los documentos esenciales, la organización y el
tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia a los
archivos definitivos.

De manera general se considera que el documento de archivo

transita por tres edades

Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto

grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.

 Edad semi activa: los que continúan vigentes pero resultan de

poca consulta, y se transfieren a un archivo general.
 Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia
administrativa. Tienen dos posibles destinos: el archivo histórico
para los documentos con valores permanentes y la destrucción
para aquellos que no poseen ninguna valía.

Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años,

otorga integridad a la archivística, complementando las
herramientas de la gestión documental con las del tratamiento
tradicional de la documentación, propio de los archivos de
documentos permanentes. En Cuba, la gestión documental ha
tenido un insuficiente desarrollo. Los diferentes censos,
diagnósticos e investigaciones realizados por el Archivo Nacional de
Cuba, han mostrado la escasa existencia de archivos en nuestras
administraciones y la acumulación de grandes volúmenes
documentales sin ningún tipo de tratamiento.

Por esta razón, buena parte de los archivos administrativos

existentes no pasan de ser depósitos de papel, completamente
ajenos a las necesidades informativas de las organizaciones y
concebidos en función de la conservación de los documentos para
su utilización sólo como fuentes de investigación histórica. Esta
situación se hace compleja con el acelerado proceso de
introducción de las nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones, que nos enfrentará con un nuevo y delicado
problema: el acceso y gestión de la información contenida en los
documentos electrónicos, producidos en los más variados formatos,
que puede derivar en la aparición de nuevos “almacenes”, con
defectos mucho más nocivos para las organizaciones que los de
papel, por su carácter virtual.

La archivística cubana se ha centrado en la concepción de los

archivos al servicio de la investigación, la historia y la cultura;
prueba de ello es la escasa producción bibliográfica relacionada con
temas tales como la gestión documental y la implantación de
sistemas de gestión documental o programas de administración de
documentos para las organizaciones. Los derroteros por donde hoy
marcha la archivística, como hemos explicado, pueden significar
una excelente oportunidad para emprender el camino de la
transformación en nuestro país. Sobre todo si sabemos aprovechar
las posibilidades de integración del tratamiento documental de los
documentos activos, semiactivos y permanentes.

Cualquier intento de implementar sistemas de gestión documental

en nuestras organizaciones debe realizarse sobre bases
archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de
información, archiveros y especialistas en tecnologías de la
información. Pues, según muestran diversas experiencias
internacionales, en muchos casos estos programas no alcanzan
una completa efectividad porque han sido diseñados por
informáticos e ingenieros que han tenido en cuenta,
fundamentalmente, aspectos relacionados con la disminución de los
costos de almacenamiento y conservación, en un claro desbalance
con su objetivo esencial: la recuperación de la información para ser
utilizada por los miembros de la organización.
Particularidades informativas de los
documentos de archivo
Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los
reconoce como conjuntos de documentos acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden.
Este carácter de conjuntos documentales orgánicos portadores de
información y acumulados de forma natural, otorga una articularidad
distintiva al documento de archivo, pues este no es el resultado de
un acto espontáneo o intencional, sino que es la consecuencia de la
plasmación en los documentos de la actividad propia del sujeto que
los produce, se generan como reflejo de sus atribuciones, funciones
y competencias, lo que los convierte en testimonio o prueba de sus
propias actuaciones.

Todo ello convierte al documento de archivo en un objeto

informativo con características especiales, que lo diferencia de otros
tipos de documentos. Estas “particularidades informativas” son
resumidas con gran precisión por Núñez Fernández cuando expone
que la información de los documentos de archivos:

1. Es una información sujeta a parámetros preestablecidos por

normas sociales e institucionales.
2. La información contenida en el documento está mediatizada
por éste, es decir, es el tipo de documento (génesis, tipología,
soporte, etc.) el que determina la información y no al revés.
3. La información contenida en los documentos de archivos con
ser única y original en cada caso sí está sometida (...) a
secuencias repetitivas originadas por la forma misma en que se
produce la documentación, es decir, de manera seriada.
4. El documento de archivo por la forma en que se genera es
irrepetible, único, en cambio la información contenida en varios
documentos, incluso distintos entre sí tipológicamente sí es
repetible y de hecho los procesos de valoración y selección para
la eliminación así lo confirman por cuanto se trata de eliminar
elementos físicos sin perder información.
5. La contextualizad de la información contenida en un
documento de archivo al igual que el propio documento respecto
al archivo en que se conserva es incuestionable. La información
 contenida en un documento de archivo aislado de su conjunto
orgánico natural es siempre una información incompleta y
fragmentada.
6. La causa o el motivo que da origen a un documento de
archivo nada o poco tienen que ver con las demandas futuras de
la información que contiene y que, en muchos casos, serán
divergentes entre sí.

Todo documento de archivo representa un contenido, un contexto y

una estructura especifica. La representación del contenido
informativo de los documentos de archivo no es completa si no se
ofrece, también, información relacionada con el contexto específico
en que estos fueron generados, y con su tipología documental.

Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la

hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo.
Estas particularidades ya habían sido identificadas por los
archiveros franceses desde mediados del siglo XIX, lo que les
permitió la elaboración teórica del Principio de Origen y
Procedencia, según el cual "cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de
origen". La elaboración teórica posterior entorno a este principio ha
permitido definir su doble valor y, por ende, la necesidad de
respetar sus dos niveles de aplicación.

El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de

los documentos en el interior del mismo es el respeto a la estructura
que dicha institución dio en origen a los documentos que integran
dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado
de las características particulares de la génesis del documento de
archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la
documentación por lo que se ha denominado fase de identificación.
Esta fase consiste en la investigación y sistematización de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo o sea, se debe identificar con claridad tanto
al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus
estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías
en las que se agrupan los documentos que conforman dicho fondo
(los tipos y las series documentales)