GESTIÓN DEL TIEMPO

El manejo del tiempo es el principal pilar de la productividad y de la efectividad en los negocios,

tanto para las empresas como para los trabajadores freelance. Se trata de un proceso de
planificación de las horas, que tiene por objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los
trabajos.

La gestión del tiempo es de suma importancia en la metodología de trabajo de una empresa.

Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades.
También es un concepto primordial, ya sea en la vida privada o en el lugar de trabajo.

Pero, en definitiva, se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a
actividades específicas.

La gestión del tiempo y la productividad

La carencia de una metodología adecuada de gestión del tiempo acaba siendo un lastre para la
productividad de la empresa, y esto termina reflejándose en los balances de resultados y en el
cuadro de mando.

Una gestión del tiempo inadecuada produce un fenómeno generalizado en la organización en la

que todos los componentes de la misma acaban sin orientación hacia los resultados a conseguir,
con agobios y presiones innecesarias. Esto puede conducir a los empleados a extremos como las
adicciones al trabajo (workalcoholism) y el síndrome de estar quemados con el proyecto y la
organización (burnout). La razón de estos problemas es que, sin ayuda, puede resultar muy difícil
para los trabajadores tasar el tiempo concreto en que se pueden completar las tareas y saber qué
parte de su jornada deben dedicar a cada una de ellas.

En el momento en que se aprende a gestionar correctamente el tiempo también disminuyen los

niveles de ansiedad, ya que los individuos se sienten más fuertes, con mayor confianza en la
aplicación efectiva de sus competencias, con más energía para estar al frente de sus funciones y
con mayor consciencia de sus tareas diarias.

Causas de una mala gestión del tiempo

Cuando se piensa en mejorar la gestión del tiempo es que las cosas no se están haciendo bien y
puede llevar a situaciones más graves.

Un trabajador que no puede administrar su tiempo tiene el poder de crear conflictos en la oficina
que podrían descontrolarse. Los plazos vencidos, las pérdidas financieras, las relaciones
estresantes y la pérdida de trabajo son todos los resultados potenciales de las malas habilidades
de gestión del tiempo.

A continuación, detallamos algunas de las principales causas de una mala gestión del tiempo:
Falta de organización: la organización es clave para gestionar el tiempo. Sin organización no sabrás
qué realizar al terminar una tarea y, por tanto, perderás tiempo averiguando qué debes a hacer a
continuación.

Comunicación ineficaz: una buena comunicación te puede ahorrar mucho tiempo. Si te comunicas
correctamente con tus clientes, trabajadores, compañeros, etcétera, no habrá malentendido y,
por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo. ¿Cómo comunicar las cosas correctamente?
¡Planificándolas con antelación!

Mal uso de herramientas: existen muchas herramientas que pueden ayudarte a aumentar la
productividad de tus días. Sin embargo, si estas herramientas no se usan correctamente lo único
que conseguirán es perder el tiempo.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Para mejorar la administración del tiempo en las empresas, conviene empezar primero por
conocer la diferencia entre eficiencia y eficacia.

La eficiencia se define como la relación existente entre los recursos que se emplean en la
realización de una tarea y los logros que se consiguen.

La eficacia hace referencia a la capacidad para lograr metas y objetivos independientemente de los
recursos que se utilicen.

Personalicemos los conceptos para entender mejor la eficiencia y eficacia en la gestión del tiempo:

Una persona es eficaz cuando consigue cumplir con el objetivo en el menor tiempo señalado.

Una persona es eficiente cuando alcanza la meta empleando el menor número de recursos
posibles.

La solución para conseguir una productiva gestión del tiempo en las empresas pasa por lograr el
equilibrio entre eficiencia y eficacia.

Para una empresa, es fundamental que la gestión del tiempo sea eficaz ya que permitirá que sus
empleados realicen las obligaciones y objetivos acordados su trabajo y, al mismo tiempo, necesita
que sea eficiente ya que significaría que sus empleados logran sobrepasar los objetivos mínimos y
alcanzan mayores metas que las que se esperan con los recursos con los que disponen.

Si se espera que dos redactores hagan 10 artículos a la semana y cumplen con sus entregas harán
una gestión del tiempo eficaz. Si esos trabajadores se ayudan entre ellos, dividen las tareas
correctamente, aprovechan la tecnología para agilizar la recolección de fuentes, la corrección, la
maquetación y entregan 15 artículos harán una gestión del tiempo eficiente.

Los beneficios de una óptima gestión de tiempo

Mayor productividad y eficiencia.
Una mejor reputación profesional.

Menos estrés.

Mayores oportunidades de avance.

Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos
deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.

Directrices para administrar el tiempo en las empresas

La implantación de un sistema eficaz de trabajo que agilice la productividad de una empresa parte
de una buena administración del tiempo mediante la aplicación de unas definidas directrices que
involucren a todos los miembros del equipo.

Organización

La estructuración de tareas y rutina de actividades diarias, semanales y mensuales permiten

trabajar de manera más ordenada y productiva.

Análisis de actividades

Un estudio de los procesos y seguimiento de las actividades, determinando la importancia de cada

uno de ellos y su conexión, permitirán saber si se están cumpliendo los tiempos y horarios como
requisitos

Control

Mediante el registro y control del equipo y sus actividades, ya sean concluidas o en progresión se
pueden determinar las causas que hacen ganar tiempo o perderlo, y en función de ello buscar las
acciones correctivas necesarias para mejorar la eficiencia de la actividad y trabajador.

Coordinación

La coordinación del personal evitará la duplicación de tareas y fomentará la optimización el tiempo

en la cadena de trabajo. Es bueno para ello organizar reuniones, que deben ser efectivas y
necesarias, al igual que descansos, ajustados al tipo de trabajo.

Cooperación

Un sistema de delegación de mando con funciones claras y definidas permitirá la especialización y

eficiencia de cada miembro de trabajo en la ejecución de su tarea.

Trabajo colaborativo
La ayuda entre los diferentes miembros permite progresar en tareas que a un miembro se le
pueden atragantar con la pérdida de tiempo que lleva consigo, por eso es importante establecer
un sistema fluido y operacional de trabajo colaborativo que ayude a tomar mejores decisiones

Mayor rendimiento humano

Conocimiento del personal disponible e integrarlo en las actividades y responsabilidades acorde a

sus capacidades.

Formación

Un programa de formación ajustado a los objetivos de tu empresa. Cada uno conocerá el alcance
de sus funciones para evitar la duplicación de funciones e incrementar la especialización

Ejemplo de empresa
Esto es lo que hacen muchas empresas ganadoras, definen cuáles son sus objetivos y estudian las
actividades y responsabilidades más importantes que les ayuda a cumplir con ese objetivo, y
también identifican aquellas cosas que están haciendo actualmente que aportan muy poco a su
objetivo, y cuando las han identificado:

-Las delegan a pesar de que les implique un costo.

-Las hacen más sencillas con el acuerdo de todos.

-Las eliminan.

Esto quiere decir que contratan a proveedores para que realicen esas actividades rutinarias en las
que se les va mucho tiempo pero que impiden avanzar en otras actividades de mayor aporte
directo al objetivo. Terminan contratos, eliminan reportes o los hacen mapas sencillos y
específicos.

Lo que sí tienen en común estas acciones es que es mediante el trabajo en conjunto que se
identifican muchas veces.

Uno de los ejemplos más comunes que he vivido es el hecho de realizar reportes que nadie revisa,
o que solamente toman cuenta si sucediera una crisis; estas empresas identifican esto e intentan
hacerlos más sencillos o que al menos no esté en manos de personas que deberían estar haciendo
un aporte mayor en lugar de tareas rutinarias.

Aquí es donde me doy cuenta que creer que todo es importante, responde a la falta de claridad en
que nos hace productivos y que nos retrasa de serlo, por lo cual agregó otro concepto.

Ser productivo está en relación si estás haciendo aquello que te hace cumplir con tu objetivo de
forma efectiva.

Lo contrario es estar haciendo varias cosas que aportan a tu objetivo, pero no de forma eficiente.