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RESUMEN DE CLASES

TEMA: PROCESO CONTABLE

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


1
El proceso contable es el mecanismo de transformación de las transacciones que ocurren en
una empresa con el objetivo de obtener los estados financieros de esta. Este proceso está
dividido en las siguientes etapas:

1. Libro diario.
2. Libro mayor.
3. Balance de comprobación y saldos.
4. Asientos de cierre.

I.- Libro Diario


En este se van registrando en forma cronológica todas las transacciones que van ocurriendo en
una empresa. Estas se registran es “Asientos”, los cuales tienen la siguiente estructura:

Fecha Cuentas DEBE HABER


xx-xx-xx xxxxxxxx $zz
yyyyyyyy $zz

Glosa:

En cada columna se debe colocar lo siguiente:

• En la primera columna se debe colocar la fecha en que se está registrando la transacción.


• En la segunda columna se deben colocar las cuentas que intervienen en una transacción.
Recordar que en una transacción intervienen 2 o más cuentas. Por costumbre se suele
colocar las cuentas que se registran al “Debe” al lado izquierdo y las cuentas que se
registran al “Haber” al lado derecho.
• En las columnas “Debe” y “Haber” se deben colocar los montos en que aumentan o
disminuyen cada cuenta. Los montos siempre van con signos positivos, nunca debe
aparecer un número negativo en un asiento. Además, la suma total de los montos
registrados al “Debe” debe ser igual a la suma total de los montos registrados al “Haber”,
con el objetivo de mantener el equilibrio de la ecuación patrimonial abierta.
• Por último, en la parte de abajo del asiento se debe colocar la “Glosa”, la cual consiste en
colocar un breve explicación de la transacción que se está registrando.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


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Como regla contable se cumple siempre lo siguiente para el registro de las transacciones:

Activos y Gastos Pasivos, Patrimonio e Ingresos


DEBE HABER DEBE HABER

Aumenta Disminuye Disminuye Aumenta

Por tanto, para saber si una cuenta se registra al “Debe” o al “Haber” se debe tener en cuenta:

1. ¿Qué tipo de cuenta es?, es decir, si es una cuenta de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o
gasto.
2. Analizar si la cuenta está aumentando o disminuyendo.

Ejemplo

Durante el mes de diciembre 2009 se llevaron a cabo las siguientes transacciones:

• El 02/12/09 los dueños de la empresa realizan un aporte total de capital por M$5.000, el
cual se constituye de la siguiente forma: efectivo por M$2.000, mercaderías por M$1.500 y
un terreno valorado en M$1.500.
• El 10/12/09 se compran mercaderías por un monto total de M$1.000. La forma de pago
fue a crédito simple.
• El 18/12/09 se venden mercaderías por un valor total de M$5.000. La forma de pago fue a
crédito simple y el costo de la mercadería vendida corresponde a M$1.000.
• El 31/12/09 se reconocen los servicios básicos consumidos y el valor de los servicios
prestados por los trabajadores durante el mes de diciembre 2009 los cuales corresponden a
M$100 y M$150, respectivamente. Estos fueron pagados en efectivo.

Se pide:

Preparar el libro diario de la empresa para el mes de diciembre 2009.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


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Solución:_________________________________________________________________

El libro diario para el mes de diciembre 2009 es el siguiente:

Fecha Cuentas DEBE HABER


02-12-2009 Caja 2.000
Mercaderías 1.500
Terrenos 1.500
Capital 5.000
Glosa: Aporte de capital
10-12-2009 Mercaderías 1.000
Proveedores 1.000
Glosa: Compras de mercadería
18-12-2009 Clientes 5.000
Ingreso por venta 5.000
Costo de venta 1.000
Mercaderías 1.000
Glosa: Ventas de mercadería
31-12-2009 Gasto generales 100
Caja 100
Glosa: Reconocimiento de servicios básicos consumidos
31-12-2009 Gasto remuneraciones 150
Caja 150
Glosa: Reconocimiento de remuneraciones consumidas

Del ejemplo se puede concluir:

1. En la transacción N° 1 la cuenta “Caja”, “Mercaderías” y “Terrenos” se registran al “Debe” debido a


que son cuentas de activos, las cuales están aumentando. En cambio, la cuenta “Capital” se registra al
“Haber” debido a que es una cuenta de patrimonio, la cual está aumentando.
2. En la transacción N° 2 la cuenta “Mercaderías” se registra al “Debe” debido a que es una cuenta de
activo, la cual está aumentando. En cambio, la cuenta “Proveedores” se registra al “Haber” debido a que
es una cuenta de pasivo, la cual está aumentando.
3. En la transacción N° 3 la cuenta “Clientes” y “Costo de venta” se registran al “Debe” debido a están
aumentando y son cuentas de activo y gasto, respectivamente.. En cambio, las cuentas “Ingreso por venta”
se registra al “Haber” debido a que es una cuenta de ingreso, la cual está aumentando. Por último, la
cuenta “Mercadería” se registra al “Haber” producto de que es una cuenta de activo, la cual esta
disminuyendo.
4. En la transacción N° 4 la cuenta “Gasto generales” se registran al “Debe” debido a que es una cuenta de
gasto, las cual está aumentando. En cambio, la cuenta “Caja” se registra al “Haber” debido a que es una
cuenta de activo, la cual está disminuyendo.

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5. En la transacción N° 5 la cuenta “Gasto remuneraciones” se registran al “Debe” debido a que es una
cuenta de gasto, la cual está aumentando. En cambio, la cuenta “Caja” se registra al “Haber” debido a
que es una cuenta de activo, la cual está disminuyendo.
6. Además, se puede visualizar en todas las transacciones que la suma total de los montos registrados al
“Debe” es igual a la suma total de los montos registrados al “Haber” y que jamás se utilizaron signos
negativos, ya que la función de aumento o disminución de la cuenta la cumple el “Debe” o el “Haber”.
7. Por último, en cada asiento se incluye una breve explicación de lo que se está registrando. Sin embargo, en
el curso de “Contabilidad I” no se exigirá la “Glosa” del asiento.

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II.- Libro mayor


En este se puede conocer el movimiento en forma detallada de cada una de las cuentas de una
empresa. Este movimiento se va registrando en los “Mayores” o “Cuentas T”. Existe un mayor
para cada una de las cuentas de la empresa.

El libro mayor se alimenta del libro diario, por tanto cada una de los movimientos registrados
en cada una de las cuentas en el libro diario debe ser traspasado al mayor de cada una de las
cuentas, proceso conocido como “Mayorización”.

Un mayor tiene la siguiente estructura:

Nombre de la Cuenta
DEBE HABER

A B

C D
E F

Cada sección del mayor se explica a continuación:

1. Siempre en la parte superior de cada mayor se debe colocar el nombre de la cuenta, para la
cual se van a registrar sus movimientos. Además, cada mayor tiene 2 columnas: la primera
se llama “Debe” y la segunda se llama “Haber”.
2. En la parte “A” se van colocando los movimientos registrados en el libro diario para esa
cuenta al “Debe”.
3. En la parte “B” se van colocando los movimientos registrados en el libro diario para esa
cuenta al “Haber”.
4. Una vez hecho todos los traspasos del libro diario al libro mayor se debe calcular la suma
de cada una de las dos columnas de cada mayor. La parte “C” se conoce como la
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“Sumatoria de débitos” que corresponde a la suma de lo registrado al debe en cada mayor.
En cambio, La parte “D” se conoce como la “Sumatoria de créditos” que corresponde a la
suma de lo registrado al haber en cada mayor.
5. Luego se debe determinar el saldo final de cada una de las cuentas el cual corresponde a la
diferencia entre la sumatoria de débitos y la sumatoria de créditos. Si la sumatoria de
débitos es mayor a la sumatoria de créditos esa diferencia se coloca al “Debe” en la parte
“E” y se dice que la cuenta tiene un “Saldo Deudor” (S.D.). En cambio, Si la sumatoria de
débitos es menor a la sumatoria de créditos esa diferencia se coloca al “Haber” en la parte
“F” y se dice que la cuenta tiene un “Saldo acreedor” (S.A.). Si ambas sumatorias son
iguales se dice que la cuenta esta “Saldada”, por lo tanto el saldo de la cuenta es de cero.

Es importante determinar el saldo final de cada cuenta debido a que ese es el monto que
posteriormente se muestra en el “Estado de Situación Financiera” y en el “Estado de
Resultados Integrales”.

Tener en consideración que las cuentas de activo y gastos siempre serán deudoras o su saldo
final a lo más es de cero, pero nunca tendrán un saldo acreedor. En cambio, las cuentas de
pasivo, patrimonio e ingresos siempre serán acreedoras o a lo más su saldo será de cero, pero
nunca tendrán un saldo final deudor.

En el lenguaje contable se utiliza mucho el concepto “Cargar” o “Abonar” una cuenta. El


primero se utiliza siempre cuando se está registrando algún monto al “Debe” en una cuenta.
En cambio, el segundo se utiliza cuando se está registrando un monto al “Haber” en una
cuenta. Por tanto, se “Carga” una cuenta cuando está aumentando un activo o gasto o cuando
disminuye una cuenta de pasivo, patrimonio o ingreso. En cambio, se “Abona” una cuenta
cuando el activo o los gastos están disminuyendo o los pasivos, patrimonio o ingreso están
aumentando.

Ejemplo

En este se utilizara exactamente la misma información del ejemplo proporcionado en la


sección anterior, donde se explicaba el libro diario.

Se pide:

Preparar el libro mayor de la empresa para el mes de diciembre 2009.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


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Solución:_________________________________________________________________

El libro mayor para el mes de diciembre 2009 es el siguiente:

Caja Mercaderías Terrenos


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
02-12-2009 2.000 100 31-12-2009 02-12-2009 1.500 1.000 18-12-2009 02-12-2009 1.500
150 31-12-2009 10-12-2009 1.000
2.000 250 2.500 1.000 1.500 0
S.D. 1.750 S.D. 1.500 S.D. 1.500

Clientes Proveedores Capital


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
18-12-2009 5.000 1.000 10-12-2009 5.000 02-12-2009

5.000 0 0 1.000 0 5.000


S.D. 5.000 1.000 S.A. 5.000 S.A.

Ingreso por venta Costo de venta G. Generales


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
5.000 18-12-2009 18-12-2009 1.000 31-12-2009 100

0 5.000 1.000 0 100 0


5.000 S.A. S.D. 1.000 S.D. 100

G. Remuneraciones
DEBE HABER
31-12-2009 150

150 0
S.D. 150

Del ejemplo se puede concluir:

1. Primero se debe traspasar cada número registrado al debe o al haber en el libro diario al mayor respectivo.
Si el monto fue registrado al debe en el libro diario también se registra al debe en el libro mayor y viceversa.
2. Luego del traspaso se debe obtener la sumatoria de débitos y de créditos para cada mayor, con el objetivo de
poder determinar el saldo final de cada una de las cuentas.
3. Las cuentas que quedaron con un saldo deudor (debido a que la sumatoria de débitos es mayor a la
sumatoria de créditos) fueron “Caja”, “Mercaderías”, “Clientes”, “Terrenos”, “Costo de venta”,“Gasto
generales” y “Gasto remuneraciones”, las cuales son cuentas de activos y de gastos.
4. Las cuentas que quedaron con un saldo acreedor (debido a que la sumatoria de débitos es menor a la
sumatoria de créditos) fueron “Proveedores”, “Capital” e “Ingreso por venta”, las cuales son cuentas de
pasivo, patrimonio e ingresos, respectivamente.

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III.- Balance de comprobación y saldos
Este sirve como mecanismo de chequeo para detectar si se ha cometido algún error en la
confección del libro diario y libro mayor. Lo podemos definir como un resumen del libro
mayor, ya que se alimenta de la información contenida en este (sumatoria de débitos y créditos
y los saldos de cada una de las cuentas). Hay que tener en cuenta que este no es un estado
financiero, sino solamente una etapa más del proceso contable.

Su estructura es la siguiente:

Sumatoría Sumatoría Saldos Saldos


Cuentas
Débitos Créditos Deudores Acreedores
Caja
Mercaderías
Ingreso por venta
Costo de venta
Gastos generales
Gasto remuneraciones

Totales

Una vez traspasado la información del libro mayor al balance de comprobación y saldos se
requiere lograr lo siguiente:

• Que la suma total de la sumatoria de débitos coincida con la suma total de la sumatoria de
créditos, y
• Que la suma total de los saldos deudores coincida con la suma total de los saldos
acreedores.

En caso que las igualdades requeridas no se logren, esto puede producirse por los siguientes
errores:

• Errores aritméticos (suma o resta).


• Un mal traspaso del libro diario al libro mayor. Es decir, si en el libro diario una cuenta se
registra al debe y se traspasa al mayor al haber o viceversa.

Si en el balance de comprobación y saldos no se produce alguna de las igualdades requeridas


eso implica que se ha cometido algunos de los dos errores señalados anteriormente, sin
embargo no especifica donde se cometieron estos. Por tanto, hay que realizar una revisión
paso a paso del proceso de “Mayorización” así como la chequear el cálculo de las sumatorias
de débitos y créditos de cada cuenta, así como el cálculo de los saldos de cada una de ellas.

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


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Además, si se logra la igualdad de las columnas correspondientes no estamos libres de errores
ya que se podrían haber cometido los siguientes:

• Errores compensados. Cometer un error por el mismo monto tanto al debe como al haber.
• Omisión de transacciones. Es decir, se deja de registrar la misma cantidad al debe y al
haber.
• Mal análisis de una cuenta. Por ejemplo, se debía registrar una transacción en la cuenta
“Mercadería”, sin embargo se registró en la cuenta “Terrenos”. Ambas cuentas aumentan
al debe por tanto la igualdad se logrará, sin embargo el activo esta erróneamente registrado.

En resumen, siempre es conveniente hacer un chequeo hacía atrás en el libro diario y libro
mayor para detectar algún error, a pesar de haber logrado las igualdades requeridas.

Ejemplo

En este se utilizara exactamente la misma información del ejemplo proporcionado en la


sección del libro diario.

Se pide:

Preparar el balance de comprobación y saldos al 31 de diciembre 2009.

Solución:_________________________________________________________________

El balance de comprobación y saldos al 31 de diciembre de 2009 es el siguiente:

Sumatoría Sumatoría Saldos Saldos


Cuentas
Débitos Créditos Deudores Acreedores
Caja 2.000 250 1.750
Mercaderías 2.500 1.000 1.500
Terrenos 1.500 0 1.500
Clientes 5.000 0 5.000
Proveedores 0 1.000 1.000
Capital 0 5.000 5.000
Ingreso por venta 0 5.000 5.000
Costo de venta 1.000 0 1.000
Gastos generales 100 0 100
Gasto remuneraciones 150 0 150
Totales 12.250 12.250 11.000 11.000

Material Preparado por el profesor Francisco Sánchez M. para la cátedra de Contabilidad I.


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Del ejemplo se puede concluir:

1. Se logró la igualdad entre el total de la sumatoria de débitos y el total de la sumatoria de créditos. También,
se logró la igualdad entre el total de los saldos deudores y el total de los saldos acreedores. Por tanto, nuestro
ejemplo se encuentra libre de errores aritméticos y de haber efectuado un mal traspaso del libro diario al
libro mayor.
2. Sin embargo, deberíamos revisar el libro diario y libro mayor para comprobar si se ha cometido algunos de
los errores señalados anteriormente cuando se logra la igualdad.

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IV.- Asientos de cierre


La confección de estos cumple dos objetivos, los cuales son:

1. Cerrar todas las cuentas temporales (ingresos y gastos), lo que significa dejar en cero el
saldo de estas cuentas. Esto es necesario para poder contabilizar la utilidad o pérdida del
ejercicio del año en análisis y que no se vea afectada por los resultados de años pasados.
2. Traspasar el resultado del ejercicio del estado de resultados integrales al patrimonio en el
estado de situación financiera.

Estos asientos se deben confeccionar siempre al 31 de diciembre de cada año. La estructura de


estos son los siguientes, dependiendo si el resultado del ejercicio es positivo o negativo para la
empresa:

1. Si la empresa produce “Utilidad del ejercicio”:

Fecha Cuentas DEBE HABER


xx-xx-xx Ingreso "……" $aa
Ingreso "……" $bb
Gasto "……" $cc
Gasto "……" $dd
Utilidad del ejercicio $ee
Glosa: Asientos de cierre

Para dejar en $0 las cuentas de ingresos hay que disminuirlas por el saldo al 31 de
diciembre de cada año, lo cual se logra colocando ese monto al “Debe”. En cambio, para
dejar en $0 las cuentas de gastos hay que disminuirlas por el saldo al 31 de diciembre de
cada año, lo cual se logra colocando ese monto al “Haber”.

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Si la suma total de los ingresos es superior a la suma total de los gastos la diferencia
representa una “Utilidad del ejercicio”, la cual será traspasada al patrimonio en el estado de
situación financiera. Por tanto, esta cuenta se debe registrar al “Haber” ya que es una
cuenta que aumenta el patrimonio de una empresa.

2. Si la empresa produce “Pérdida del ejercicio”:

Fecha Cuentas DEBE HABER


xx-xx-xx Ingreso "……" $aa
Ingreso "……" $bb
Pérdida del ejercicio $cc
Gasto "……" $dd
Gasto "……" $ee
Glosa: Asientos de cierre

Si la suma de los ingresos es inferior a la suma de los gastos la diferencia representa una
“Pérdida del ejercicio”, la cual será traspasada al patrimonio en el estado de situación
financiera. Por tanto, se debe registrar al “Debe” debido a que es una cuenta que disminuye
el patrimonio de la empresa.

En resumen, luego de realizar este asiento:

a. Las cuentas de ingresos y gastos al inicio del siguiente año quedan con un saldo inicial
de $0, lo cual permite reconocer solamente la utilidad o pérdida del ejercicio del año
actual o en cuestión.
b. En cambio, las cuentas de activo, pasivo y patrimonio comienzan cada año con un
saldo positivo, el cual corresponde al saldo final de la cuenta al término de cada año.
Es decir, el saldo inicial (al 01 de enero de cada año) de este tipo de cuentas
corresponde al saldo final del año anterior (al 31 de diciembre del año anterior).
c. Al inicio del siguiente año la cuenta “Utilidad (Pérdida) del Ejercicio” se traspasa a
otra cuenta de patrimonio denominada “Utilidades Acumuladas” o “Pérdidas
Acumuladas”, las cuales representan las utilidades o pérdidas generadas en la empresa
en años anteriores y que aún se mantienen en la empresa, respectivamente. Esto
debido a que la línea “Utilidad (Pérdida) del Ejercicio” en el patrimonio debe reflejar
el resultado del ejercicio solamente del año que está comenzando y no el de los años
anteriores. Lo anterior se representa en los siguientes asientos:

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i. Si hay utilidad del ejercicio:

Fecha Cuentas DEBE HABER


02-01-xx Utilidad del ejercicio $zz
Utilidades acumuladas $zz
Glosa: Traspado de la utilidades del ejercicio a resultados acumulados

En este caso al inicio del año siguiente disminuye la cuenta de patrimonio “Utilidad del
ejercicio” al debe y se aumenta la cuenta de patrimonio “Utilidades Acumuladas” al
haber.

ii. Si hay pérdida del ejercicio:

Fecha Cuentas DEBE HABER


02-01-xx Pérdidas acumuladas $zz
Pérdida del ejercicio $zz
Glosa: Traspado de la pérdidas del ejercicio a resultados acumulados

En este caso al inicio del año siguiente disminuye la cuenta complementaria de


patrimonio “Pérdida del ejercicio” al debe y se aumenta la cuenta complementaria de
patrimonio “Pérdidas Acumuladas” al haber.

Una cuenta complementaria de patrimonio es una cuenta que se coloca en el patrimonio,


sin embargo su monto va con signo negativo, es decir, su objetivo es disminuir el
patrimonio de la empresa. Se registran en los asientos contables en la forma inversa a
una cuenta de patrimonio, es decir, aumentan al debe y disminuyen al haber (se
comportan como un activo).

Ejemplo

En este se utilizara exactamente la misma información del ejemplo proporcionado en la


sección del libro diario.

Se pide:

Preparar el asiento de cierre de la empresa al 31 de diciembre 2009.

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Solución:_________________________________________________________________

El asiento de cierre para el año 2009 es el siguiente:

Fecha Cuentas DEBE HABER


31-12-2009 Ingreso por venta 5.000
Costo de venta 1.000
Gasto remuneraciones 150
Gasto generales 100
Utilidad del ejercicio 3.750
Glosa: Asientos de cierre

Del ejemplo se puede concluir:

• El asiento de cierre debe efectuarse debido a que finalizó el ejercicio 2009.


• Se cierran todas las cuentas de ingresos (ingreso por venta) y de gastos (gasto remuneraciones y gastos
generales), disminuyendo estas cuentas por el monto que arrojan en el libro mayor cada una de ellas a la
fecha de efectuar este asiento. Recordar que las cuentas de ingresos disminuyen al debe y las cuentas de
gastos disminuyen al haber.
• Para cuadrar el asiento luego del cierre de esas cuentas se debe reconocer en este caso una “Utilidad del
ejercicio” debido a que la suma total de los ingresos es mayor a la suma total de los gastos. Esa utilidad es
traspasada al patrimonio en el estado de situación financiera, quedando este de la siguiente forma:

Estado de Situación Financiera


Al 31/12/2009

Patrimonio (M$)
Capital 5.000
Utilidad del ejercicio 3.750
Total patrimonio 8.750

• Después de realizar este ajuste, el saldo final (S.F.) al 31/12/2009 de las cuentas de ingresos y de gastos
es de $0, como se muestra a continuación:

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Ingreso por venta Costo de venta
DEBE HABER DEBE HABER
5.000 18-12-2009 18-12-2009 1.000

0 5.000 1.000 0
5.000 5.000 1.000 1.000
0 S.F. S.F. 0

G. Generales G. Remuneraciones
DEBE HABER DEBE HABER
31-12-2009 100 31-12-2009 150

100 0 150 0
100 100 150 150
S.F. 0 S.F. 0

• Al inicio del siguiente año el saldo inicial (al 01/01/2010) de las cuentas de ingresos y de gastos son de
$0. En cambio, las cuentas de activos, pasivos y patrimonio presentan un saldo inicial (S.I.) positivo, el
cual corresponde al saldo final al 31/12/2009. Esto se muestra a continuación:

Caja Mercaderías Terrenos


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
S.I. 1.750 S.I. 1.500 S.I. 1.500

Clientes Proveedores Capital


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
S.I. 5.000 1.000 S.I. 5.000 S.I.

Ingreso por venta Costo de venta G. Generales


DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
0 S.I. S.I. 0 S.I. 0

G. Remuneraciones
DEBE HABER
S.I. 0

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• Por último, al inicio del siguiente año (al 01/01/2010) se debe cerrar la “Utilidad del ejercicio” y ser
traspasada a la cuenta de patrimonio “Utilidades acumuladas”, con el objeto de reflejar en la primera
solamente los resultados que se van obtener en el año 2010. El asiento para ello se muestra a
continuación:

Fecha Cuentas DEBE HABER


02-01-2010 Utilidad del ejercicio 3.750
Utilidades acumuladas 3.750
Glosa: Traspado de la utilidades del ejercicio a resultados acumulados

• Luego del asiento anterior el patrimonio de la empresa al 02/01/2010 queda de la siguiente forma:

Estado de Situación Financiera


Al 02/01/2010

Patrimonio (M$)
Capital 5.000
Utilidades acumuladas 3.750
Utilidad (Pérdida) del ejercicio 0
Total patrimonio 5.000

Por tanto, al 02/01/2010 los dueños han aportado un total de M$5.000 a la empresa y en años
anteriores esta ha generado utilidades por M$3.750 las cuales aún no han sido retiradas por ellos, es decir,
aún se mantienen en la empresa. Además, la “Utilidad (Pérdida) del ejercicio” a esa fecha tiene un saldo
de $0 debido a que la empresa aún no ha generado ingresos y gastos durante el año 2010.

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