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2021

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS Y


VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS Y VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS

Los documentos constituyen escritos, información registrada o contenida en cualquier forma o


medio utilizado, también encontramos que los documentos de archivo se clasifican según la
función que cumplen, el principal objetivo radica en la rápida, oportuna y efectiva localización de
la información que contiene. Se considera que el documento por su estructuración es un medio
de comunicación, información y conocimiento así de tal manera que su mayor caracterización lo
conforman en las siguientes dimensiones. Su soporte físico o material el mensaje e información
que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, se pueden
identificar en dos clases de documentos. Documentos de archivo y documentos electrónicos.

CLASES DE DEFINICION DIFERENCIAS USOS


DOCUMENTOS

Los documentos Material conservado Constata la


de archivo nacen en un soporte físico comprobación del
debido a los procesos determinado por el desarrollo de una
administrativos. lugar donde se actuación
Parte importante encuentre toda la administrativa.
de los documentos de información Permite la
archivo son sus producida por una comunicación a otros
valores documentales entidad pública o órganos
mismos que tienen privada. Su valor administrativos o a
una estrecha relación, probatorio se mide terceros interesados.
con la teoría del ciclo por las características Consta la
vital estos valores de autenticidad, entre comprobación del
denominados ellas la firma. El desarrollo de una
primarios y registro se encuentra actuación
secundarios se deben en un medio cuya administrativa.
DOCUMENTO identificar durante información es
DE ARCHIVO una valoración accesible mediante
documental que se da la escritura manual
en el archivo de y se mantiene en
concentración papel. El contenido
es inseparable de
su
medio o soporte.
El valor documental
Se puede determinar
por su autenticidad,
entre ellas por la
firma

DOCUMENTO Es el conjunto de la Toda la información permite fácil acceso a


ELECTRONICO información generada, enviada, la información.
generada, enviada, recibida, almacenada, Controla el exceso a
recibida, almacenada o acumulada por la información por
por una organización medio electrónico, niveles de seguridad y
pública o privada por su contenido puede conservación a largo
medio magnético, los ser separado de su plazo. También se
cuales pueden hacer soporte original, para encuentran
parte a su vez del ser transferido a documentos
archivo de gestión, otros, su autenticidad electrónicos de
archivo central o depende del archivo que cumplen
archivo histórico. hardware y software su acción durante
en el cual fue creado, todo el ciclo vital
y este solo se podrá documental, como
mantener si se son los archivos: de
conserva en su gestión, central e
estructura original. El histórico. Su diseño y
registro se encuentra creación se realiza en
en un medio cuya la mayoría de los
información es casos para ser
accesible mediante la interpretados visual,
escritura manual y se auditiva e incluso
mantiene en papel. manualmente y como
El contenido es reflejo o prueba de lo
inseparable de su plasmado de manera
medio o soporte. El escrita.
valor documental se
puede determinar
por su autenticidad,
entre ellas por la
firma

VALORACION DOCUMENTAL Y DISIPOSICION FINAL.

SERIES Y TIPOS VALORACION DISPOSICION FINAL


DOCUMENTALES DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN TIPO Estas se conservan porque CT E M/D S POCEDIMIENTOS
ACTAS allí se plasman las Conservación
principales decisiones que total,
microfilmación
cambian el rumbo de la digitalización
empresa. Por eso tiene X X
valor administrativo, fiscal,
legal y contable
COMERCIAL TIPO Se conservan en archivo de CT E M/D S POCEDIMIENTOS
FACTURAS RECIBIDAS gestión por un año y Se digitalizan o
después a archivo central escanean y se
elimina el
por 5 años X X soporte de
papel
LIBROS CONTABLES Tienen valor contable, CT E M/D S POCEDIMIENTOS
administrativo, técnico, X El código de
legal y fiscal, se conservan comercio
dispone que
porque son un los
requerimiento de las empresarios
entidades de control deban
conservar
estos libros
durante 6
años.
HISTORIAS LABORALES Son unidades documentales CT E M/D S POCEDIMIENTOS
complejas, en su interior Luego de su
hay afiliaciones seguridad última
consulta se
social, memorandos pueden
contratos ascensos entre X conservar
otros, por ello tiene valores hasta por
de todo tipo administrativo, noventa años
fiscales, legales, etc.
INFORMES Contiene información, de CT E M/D S POCEDIMIENTOS
valor administrativo, Una vez
jurídico legal, fiscal Y cumplido el
tiempo de
contable, por cuanto retención, se
informan los estados de la X transfiere al
empresa archivo
histórico.
SERIE COMERCIAL TIPO Se conservan en archivo de C E M/D S POCEDIMIENTOS
OFERTAS gestión por 6 meses y se T
dirigen a archivo central por Solo se
dos años y solo se soporta conservan las
ofertas
en medio magnético aceptadas, el
X X resto se
eliminan.
Convenciones. M/D: Microfilmación o
CT: conservación total digitalización S: selección
E: Eliminación

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