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INTRODUCCION..................................................................................................................1
Concepto de Presupuesto y Control........................................................................................2
de Presupuesto.........................................................................................................................2
Control de presupuesto........................................................................................................2
Proceso de control presupuestario.......................................................................................3
Métodos y técnicas de control presupuestario.........................................................................4
Gestión de la empresa y control presupuestario..................................................................8
CONCLUSIONES..................................................................................................................9
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................10
INTRODUCCION
La elaboración de un presupuesto está a la orden del día en cualquier empresa. Pero hay
algo que no todas tienen en cuenta, y es la comprobación de si se está cumpliendo lo que se
previó en dicho presupuesto. Esta comprobación es lo que conocemos como control
presupuestario
Bajo la perspectiva amplia, el control empresarial es concebido como una actividad propia
no solo del nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros, que orienta a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo el empleo de
mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los
factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional, ya que parte del
principio que es el propio comportamiento individual el que define, en última instancia, la
eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
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Concepto de Presupuesto y Control
de Presupuesto
Control de presupuesto
Una vez que el presupuesto queda fijado y empieza a aplicarse, se debe proceder al control
de la actividad y verificar los resultados de la misma para detectar en qué grado se van
cumpliendo las expectativas. Para ello debemos estar al tanto de qué información
necesitamos analizar para efectuar estos controles y cada cuánto tiempo debemos
aplicarlos.
A través del control del presupuesto podemos descubrir qué se está realizando (Datos
reales), compararlo con lo que queríamos hacer (Datos presupuestados), y verificar los
logros, además de corregir las diferencias. Este proceso necesita una herramienta que
permita detectar las desviaciones a tiempo, a fin de poder tomar las decisiones adecuadas
que corrijan la dirección del plan de la empresa y además sea capaz de:
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las desviaciones o, incluso, porque haya otras actividades que dependan su
ejecución.
Como es de esperar, los controles de estas actividades deberán hacerse con mayor rigor y
las desviaciones que se detecten en ellas tienen mayor importancia, por eso debemos poner
especial vigilancia en ellas.
Esas desviaciones pueden ser tanto positivas como negativas para la actividad y debemos
ser capaces de redireccionar esos recursos para trasladarlos de aquellas actividades donde
las desviaciones son a nuestro favor hacia aquellas en las que se detectan carencias.
Los controles presupuestarios sirven para comprobar que los objetivos fijados en el
presupuesto se han cumplido correctamente. En caso de no ser así, hay que modificar e
implementar medidas correctoras sobre la marcha. Ni qué decir tiene que el elemento
principal de la planificación de cuentas de una organización es el presupuesto.
El control presupuestario es fundamental en las empresas y para llevarlo a cabo hay que
operar de la siguiente forma:
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• Comparar los datos reales con los objetivos fijados en el presupuesto original. Esto
es, los resultados obtenidos en la actividad de la empresa tienen que coincidir en la medida
de lo posible con los objetivos planificados y reflejar las desviaciones existentes entre
reales y previstos.
• Cuantificar e interpretar las diferencias encontradas. Estas diferencias pueden ser
positivas o negativas.
• Además de cuantificar las diferencias hay que analizar las causas de las mismas, ya
que las divergencias entre el presupuesto original y los datos reales pueden tener diferente
procedencia.
La ejecución de las acciones presentes en la planificación de tu empresa y el control
presupuestario tienen que hacerse continuamente. Además, siempre que encuentres
diferencias entre el presupuesto y la realidad hay que conocer las causas.
Ahora que se sabe por qué el presupuesto difiere de la realidad, hay que realizar el control
presupuestario. La forma de hacerlo es modificar dicho presupuesto adaptándolo a las
nuevas circunstancias o rectificar las líneas de actuación de modo que encajen en los
objetivos revisados. Después de tener claras las medidas a adoptar se hará un seguimiento
de ellas. El control de los presupuestos de la empresa debe alcanzar todas las partes de la
misma. ¿Cuándo debe realizarse el control presupuestario? No hay reglas escritas pero todo
apunta a que lo óptimo es acostumbrarse a realizar un informe de control presupuestario
una vez al mes, aunque también depende de cada empresa. Este informe está orientado a
proporcionar una información detallada para reflejar los ingresos, costos y resultados de las
distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios o departamentos de la
empresa. Para poder llevar a cabo todo esto es necesario que la dirección esté
comprometida con este sistema de control. Esto no suele ser fácil en empresas pequeñas
precisamente por su propia cultura empresarial, ya que no están realmente divididas en
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departamentos y el dueño tiene el control de todo, como parte comercial, gerencia y control
de la producción.
Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticas
Reportes e informes
Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda
formular planes.
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Para diseñar un informe se considera:
Unidad del tema
• Concentración sobre las acepciones
• Claridad y concisión
• Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
• Equilibrio entre la uniformada y la variedad
• Frecuencia de los reportes
• Evaluación de la información
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Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que
consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con
niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su
iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.
Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de
dichas actividades.
• Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en
materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de
Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten
agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de
Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos,
secuencias, relación de actividades, entre otros.
• Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió
Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de
Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y
mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto
para una fecha determinada.
Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de
proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en
ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar
el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema
PERT/costo.
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Auditorias
El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros,
hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de
auditorias: las externas y las internas.
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• Auditorías externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación
independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan
los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo
de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores
contratados al efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus
estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios
contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoria
externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido
y los estados financieros están terminados.
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decir, solo las desviaciones de mayor entidad deben ganar la atención preferente en cuanto
a análisis de las causas y la adopción de medidas correctoras
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CONCLUSIONES
• La aplicación del control en las empresas busca atender dos finalidades principales,
corregir fallas o errores existentes; y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
• Para que el control en la empresa sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse todo el tiempo en la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar,
Control Concurrente y Control Posterior.
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BIBLIOGRAFÍA
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