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ÍNDICE

INTRODUCCION..................................................................................................................1
Concepto de Presupuesto y Control........................................................................................2
de Presupuesto.........................................................................................................................2
Control de presupuesto........................................................................................................2
Proceso de control presupuestario.......................................................................................3
Métodos y técnicas de control presupuestario.........................................................................4
Gestión de la empresa y control presupuestario..................................................................8
CONCLUSIONES..................................................................................................................9
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................10
INTRODUCCION

La elaboración de un presupuesto está a la orden del día en cualquier empresa. Pero hay
algo que no todas tienen en cuenta, y es la comprobación de si se está cumpliendo lo que se
previó en dicho presupuesto. Esta comprobación es lo que conocemos como control
presupuestario
Bajo la perspectiva amplia, el control empresarial es concebido como una actividad propia
no solo del nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros, que orienta a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo el empleo de
mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los
factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional, ya que parte del
principio que es el propio comportamiento individual el que define, en última instancia, la
eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

A continuación, se definirá qué es el control en la empresa, se establecerá por qué es


importante, se esclarecerán los principios generales que rigen su aplicación, se describirá el
proceso básico con el cual se implementa, y se describirán algunas de las técnicas con las
cuales se lleva a cabo.

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Concepto de Presupuesto y Control
de Presupuesto

Un presupuesto es una planificación de recursos, especialmente de dinero, que permite


guiar un curso de acción, tanto para las empresas como para los hogares. El control de
presupuesto, por su parte, consiste en comparar las previsiones presupuestarias con los
resultados alcanzados para evaluar desviaciones y aplicar ajustes o correctivos.

Control de presupuesto

Una vez que el presupuesto queda fijado y empieza a aplicarse, se debe proceder al control
de la actividad y verificar los resultados de la misma para detectar en qué grado se van
cumpliendo las expectativas. Para ello debemos estar al tanto de qué información
necesitamos analizar para efectuar estos controles y cada cuánto tiempo debemos
aplicarlos.

A través del control del presupuesto podemos descubrir qué se está realizando (Datos
reales), compararlo con lo que queríamos hacer (Datos presupuestados), y verificar los
logros, además de corregir las diferencias. Este proceso necesita una herramienta que
permita detectar las desviaciones a tiempo, a fin de poder tomar las decisiones adecuadas
que corrijan la dirección del plan de la empresa y además sea capaz de:

 Integrar datos reales y presupuestos en una misma base de datos.


 Corregir el presupuesto basado en el análisis de desviaciones utilizando cálculos de
forecast.
 Diseñar informes interactivos e intuitivos.
 Visualizar análisis mensual y anual.
 Generar alertas tempranas de desvíos mediante notificaciones.
 Otro aspecto importante es establecer las actividades clave que son especialmente
relevantes para alcanzar esos objetivos, es decir, aquellas que son más sensibles a

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las desviaciones o, incluso, porque haya otras actividades que dependan su
ejecución.

Como es de esperar, los controles de estas actividades deberán hacerse con mayor rigor y
las desviaciones que se detecten en ellas tienen mayor importancia, por eso debemos poner
especial vigilancia en ellas.

Porque entendemos que es imposible que la planificación se efectivice al 100%, resulta


inevitable que se manifiesten las desviaciones, pero el hecho de detectarlas a tiempo nos
permitirá una gestión más efectiva de nuestros recursos y ser más eficientes.

Esas desviaciones pueden ser tanto positivas como negativas para la actividad y debemos
ser capaces de redireccionar esos recursos para trasladarlos de aquellas actividades donde
las desviaciones son a nuestro favor hacia aquellas en las que se detectan carencias.

El control en la empresa representa una etapa fundamental del proceso administrativo, la


que le da cierre al ciclo y lo renueva, su implementación permite apreciar qué va bien y qué
no a partir de lo cual se generan acciones, tanto correctivas como preventivas, sobre los
elementos planificados originalmente.

Los controles presupuestarios sirven para comprobar que los objetivos fijados en el
presupuesto se han cumplido correctamente. En caso de no ser así, hay que modificar e
implementar medidas correctoras sobre la marcha. Ni qué decir tiene que el elemento
principal de la planificación de cuentas de una organización es el presupuesto.

Proceso de control presupuestario

El control presupuestario es fundamental en las empresas y para llevarlo a cabo hay que
operar de la siguiente forma:

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• Comparar los datos reales con los objetivos fijados en el presupuesto original. Esto
es, los resultados obtenidos en la actividad de la empresa tienen que coincidir en la medida
de lo posible con los objetivos planificados y reflejar las desviaciones existentes entre
reales y previstos.
• Cuantificar e interpretar las diferencias encontradas. Estas diferencias pueden ser
positivas o negativas.
• Además de cuantificar las diferencias hay que analizar las causas de las mismas, ya
que las divergencias entre el presupuesto original y los datos reales pueden tener diferente
procedencia.
La ejecución de las acciones presentes en la planificación de tu empresa y el control
presupuestario tienen que hacerse continuamente. Además, siempre que encuentres
diferencias entre el presupuesto y la realidad hay que conocer las causas.

Métodos y técnicas de control presupuestario

Ahora que se sabe por qué el presupuesto difiere de la realidad, hay que realizar el control
presupuestario. La forma de hacerlo es modificar dicho presupuesto adaptándolo a las
nuevas circunstancias o rectificar las líneas de actuación de modo que encajen en los
objetivos revisados. Después de tener claras las medidas a adoptar se hará un seguimiento
de ellas. El control de los presupuestos de la empresa debe alcanzar todas las partes de la
misma. ¿Cuándo debe realizarse el control presupuestario? No hay reglas escritas pero todo
apunta a que lo óptimo es acostumbrarse a realizar un informe de control presupuestario
una vez al mes, aunque también depende de cada empresa. Este informe está orientado a
proporcionar una información detallada para reflejar los ingresos, costos y resultados de las
distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios o departamentos de la
empresa. Para poder llevar a cabo todo esto es necesario que la dirección esté
comprometida con este sistema de control. Esto no suele ser fácil en empresas pequeñas
precisamente por su propia cultura empresarial, ya que no están realmente divididas en

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departamentos y el dueño tiene el control de todo, como parte comercial, gerencia y control
de la producción.
Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticas

A continuación, describiremos algunas de ellas:

Reportes e informes
Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda
formular planes.

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Para diseñar un informe se considera:
Unidad del tema
• Concentración sobre las acepciones
• Claridad y concisión
• Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
• Equilibrio entre la uniformada y la variedad
• Frecuencia de los reportes
• Evaluación de la información

Administración por objetivos: Ha de resaltar que no constituye una técnica o sistema


totalmente novedoso, sin embargo, ha enfocado realidades muy antiguas y trascendentales.
La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por
ejemplo el control presupuestal.

• Principios generales de la administración por objetivos: La administración por


objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que
consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben
establecerse.

Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en


forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos
objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente
cualitativos.
La administración por objetivos se aplica a lo jefes o administradores de todos los niveles.
Consiste realmente en un medio para medir su verdadera aportación.

• Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el


desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica,
como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas
concurren al mismo fin.

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Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que
consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con
niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su
iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella.
Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de
dichas actividades.

• Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en
materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de
Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten
agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de
Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos,
secuencias, relación de actividades, entre otros.

• Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió
Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de
Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y
mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto
para una fecha determinada.
Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de
proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en
ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar
el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema
PERT/costo.
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Auditorias
El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas
aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros,
hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de
auditorias: las externas y las internas.

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• Auditorías externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación
independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan
los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo
de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores
contratados al efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus
estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios
contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoria
externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido
y los estados financieros están terminados.

• Auditorías internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su propósito


es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están
debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la
precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Además
sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización
y el desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias también
puede variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa.

Gestión de la empresa y control presupuestario

El control presupuestario ha de servir para poner medidas correctoras y llevar a tomar


decisiones de forma correcta. Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura
organizativa de la empresa. Para las empresas pequeñas los sistemas de control han de ser
sencillos y ágiles incluso utilizando únicamente presupuestos globales, es decir, sin dividir
por responsabilidades. Para las empresas grandes los sistemas de control presupuestario
serán más complicados. Debe apoyarse en un sistema de información contable que
proporcione datos fiables y oportunos. Los cuadros de mando económico-financiero son las
herramientas ideales. Asimismo, debe basarse en el principio de control por excepción, es

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decir, solo las desviaciones de mayor entidad deben ganar la atención preferente en cuanto
a análisis de las causas y la adopción de medidas correctoras

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CONCLUSIONES

• El control empresarial es una función administrativa, es la fase del proceso


administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

• La aplicación del control en las empresas busca atender dos finalidades principales,
corregir fallas o errores existentes; y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

• Para que el control en la empresa sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y
aplicarse todo el tiempo en la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar,
Control Concurrente y Control Posterior.

• El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables


empresariales.

• La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema de la empresa


puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del
proceso que se quiera “controlar” es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente.

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BIBLIOGRAFÍA

IVANCEVICH, John M; LORENZI, Peter y SKINNER J., Steven. Gestión: Calidad y


Competitividad. 1997 España: McGraw – Hill Interamericana de España, S.A.

ROYERO, Jaim. Modelo de control de gestión para sistemas de investigación universitarios


2002. Instituto Universitario de Tecnología José Antonio Anzoátegui.

STONER, James A. F. Stoner y FREEMAN, Edward R. Administración. 1996 Sexta


Edición. México: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.

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