IFAI

La importancia y el carácter innovador que en nuestro medio archivístico tiene la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública radica en que determina las obligaciones, condiciones,
medios, procedimientos e instituciones a través de las que garantizará el acceso de toda persona a la
información en posesión de los poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con
autonomía legal, y cualquier otra entidad pública.

Sin embargo para que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental se
cumpla íntegramente, no basta con ordenar y regular el acceso a los documentos públicos, sino que es
necesario modificar y aun establecer las prácticas de registro, archivo y control de todas las dependencias, a
partir de una nueva concepción en el trámite de los asuntos públicos. Planteado de otra forma: para poder
ofrecer información, antes hay que tenerla y organizarla.

Por tal motivo las dependencias de la administración pública federal deberán apegarse a los nuevos
lineamientos para conservar y ordenar los archivos y documentos que tienen en su poder e impedir su
ocultamiento o destrucción.

Las dependencias y entidades públicas deberán tener funcionando de forma organizada todos sus archivos,
además de publicar una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, que deberá estar a
disposición del público.

Las nuevas disposiciones establecen que las dependencias deberán incorporar tecnologías de la información
para el manejo de los documentos.
Asimismo, se plantean diversas obligaciones a los servidores públicos para la custodia, manejo y
conservación de los archivos, desde los titulares de las dependencias hasta el personal que se asigne
específicamente para ello.

Con dichos lineamientos se definen los diferentes tipos de archivos que deberán conformar las dependencias:
de trámite, concentración e histórico. Además, se describen las normas para dar de baja un documento y para
conformar catálogos documentales.

Para dar cumplimiento a lo anterior es necesario tener los recursos, y la preparación para responder con la
agilidad requerida, por lo cual, el presente Diplomado tiene el propósito de establecer las bases para la
organización, conservación y sistematización de archivos en la administración publica a partir de los
lineamientos enmarcados en la Ley de Transparencia.

. Es prácticamente imposible ver en el fondo de la playa una moneda, las olas se revuelven con la arena y no
dejan verla. En una alberca clorada e inmóvil, sin embargo, podremos verla. La nueva ley federal de
transparencia y acceso a la información supone la claridad que no es de ninguna manera transparencia; sólo
se puede obtener información si se solicita a la dependencia correspondiente y siempre que no afecte la
operación formal de la misma. Es decir a criterio de la propia dependencia se puede dar o negar la
información solicitada por un ciudadano en un momento dado.

A todo esto surgen muchas interrogantes: ¿toda la información pública es susceptible de ser conocida por
cualquier persona? ¿Hay alguna información que adquiera el carácter de confidencial para los ciudadanos?
¿Evitar la transparencia, como ver una moneda en una alberca, es por seguridad nacional? ¿Quiénes se
benefician guardando y reservando la información? Desde que fue creada la ley de acceso a la información,
los debates se han centrado en la respuesta a estas interrogantes; sin embargo, la preocupación también
debe dirigirse a la factibilidad de que la información llegue a todos los ciudadanos y la educación para que se
aprenda a tomar decisiones con esos datos. ¿De qué sirve a un ciudadano tener una ley que le permite
acceso si no tiene los medios para recibirlos? ¿Para qué queremos información si no sabemos qué hacer con
ella? Porque ese es uno de los principales problemas en nuestro país y en particular en el Estado de Yucatán:
no se tienen los medios, epistemológicos o epistemofílicos, es decir, se carece de referentes conceptuales
para comprender la trascendencia de las estadísticas, registros y actividades públicas.
Por otra parte, cuando se solicita la información al gobierno ¿las dependencias están preparadas para
proporcionarla? ¿Hay los recursos financieros suficientes ante la creciente demanda informativa social?
Aclaremos pues todos estos aspectos desde una perspectiva objetiva y puntual.

Los artículos 6 y 7 de la Constitución Mexicana hablan de la libertad de expresión, señalando que “el derecho
a la información será garantizado por el Estado”. Por lo que toda la información debe ser proporcionada al
ciudadano que le interese siempre que no altere el orden público o dañe los intereses de terceros; ello nos
sumerge en un terreno relativo que no es fácilmente legislable, pues una dependencia podría negar
información con esos argumentos sin posibilidad de que el ciudadano conozca realmente la causa de la
negación.

La transparencia total simplemente es imposible. Incluso por seguridad nacional. Eso no quita que los
ciudadanos puedan nombrar una comisión para ejercer ese derecho por los demás y calificar así el buen uso
de los recursos. Ello implica la honorabilidad de esas personas; también existe la opción de contar con
diferentes organismos con las mismas atribuciones, que cancelen cualquier posibilidad de corrupción al
respecto.

La presidenta de la Asociación Mexicana de Comisiones Estatales y Organismos para el Acceso a la

Información Pública AMEPI, Dorangélica de la Rocha Almazán , señaló que en México todavía hay “un largo
camino por recorrer que permita armonizar el derecho de acceso a la información con la protección de otros
bienes jurídicos protegidos, particularmente los datos personales” [1], ello indica la preocupación constante de
dar pasos seguros para salvaguardar los asuntos privados ante esta oleada de exigencias por abrir todos los
archivos gubernamentales.

Al ciudadano común, con sus preocupaciones y su diversidad cultural, su oficio o profesión, puede no
interesarle toda la información todo el tiempo y sabemos bien que pudiera incluso no entenderla. Por ello,
nuestra sociedad requiere una especialización en ese ramo: la investigación por la claridad y transparencia en
el manejo de los recursos públicos y también en la toma de decisiones de la más alta esfera política de cada
entidad y de la federación. Tener todas las estrategias financieras y administrativas del país al alcance de
cualquiera, además de ser una tarea casi infinita, realmente puede poner en riesgo la seguridad nacional.

Hace un tiempo un ciudadano mexicano vendió un fragmento del padrón electoral a unos inversionistas
extranjeros. Eso es precisamente el problema a evitar: que la información caiga en manos de personas sin
escrúpulos. Diferenciemos: hay cierta información pública cognoscible y cierta información privada que el
gobierno no puede dar a conocer para no afectar la seguridad de las personas o empresas.

La información pública cognoscible debe ser no sólo transparentada, también difundida y explicada. La ley
federal ya considera esta explicación, hace falta que los estados y municipios del país legislen al respecto y
cumplan con esas normas. En el municipio de Mérida se publican por Internet una gran cantidad de datos
sobre la gestión y el estado que guarda la administración, sin embargo, como no existe legislación, podría
venir otro gobernante que simplemente borre la página y asunto terminado, por lo que la buena voluntad de
transparentar no es suficiente.

Por otra parte, existe un fenómeno en la creación de legislaciones locales, o se oponen al proyecto nacional o
los municipios entran en conflicto con la legislación estatal. A la inversa, algunos municipios copian
textualmente las leyes estatales sin dar aportación alguna, incluso de aplicación práctica.

La realidad es que este tema es nuevo, no sólo en nuestro estado, y no sólo en nuestro país. En el mundo
entero se está iniciando esta revolución cultural que implica que los gobiernos les sean devueltos a los
ciudadanos, es decir, democratizar aún más las esferas gubernamentales involucrando a todas las esferas
sociales. El problema es que en nuestro país existe una ley federal, emanada de la Constitución y
concretamente del artículo 6 y también a la enmienda del año 1999 del artículo 115 sobre el municipio libre.
Muy pocos estados, a lo mucho 6, han legislado al respecto y menos de 20 de los 2,400 municipios lo han
permeado a su localidad. Hay dos asuntos más: los dirigentes que han optado por la transparencia han
asumido el costo con sus recursos municipales, pues tampoco se ha legislado al respecto de cuánto se debe
gastar en este rubro. En realidad los gobiernos no deberían ver a la claridad en el manejo de los recursos
como un gasto, sino como una inversión que les permitirá ahorrar más adelante en fugas y duplicaciones de
gastos, sueldos, concursos, licitaciones, etc.
Es en el municipio en donde se podría ver más concretamente la participación de la ciudadanía y de hecho
existen estudios en diversos órganos de gobierno para medir la apertura de la información a los ciudadanos,
mismos que en general tienen al país en un promedio reprobatorio [2]. Jugar a la democracia un día, en las
elecciones y el resto dejarlo a la buena voluntad de los gobernantes es una práctica que debe terminar. Se
requieren mayores atributos a los ciudadanos que le permitan ser copartícipe en las decisiones de su
gobierno en cualquier nivel; ello exige ampliar la información al pueblo que de ese modo pueda decidir si está
de acuerdo con las acciones públicas.

También es importante hacer accesible la información a los ciudadanos. No sólo en claridad, principalmente
en facilidad, en cercanía. Que la información esté al alcance de una llamada o del Internet, en revistas o en
periódicos, en la radio o en la televisión. Si se ponen muchos requisitos para obtenerla, el ciudadano común
considerará que es inaccesible, causándole un daño a él y a la democracia, esquema central de la
transparencia. Pues hay un dato interesante, en nuestro Estado existen 254 bibliotecas, con ello ocupamos el
número 20 del país en cantidad de bibliotecas, y en el promedio de visitas ocupamos el mismo lugar [3]. Esto
significa que hay pocos espacios y se visitan poco. El nuevo ciudadano no acude a estos lugares, prefiere
recibir la información a través de los medios masivos.

Las leyes que se dicten deberán considerar la realidad existente, para que no se quede en el papel. Esta
transparencia deberá provocar un cambio real y eficaz en la forma de ver al gobierno, favoreciendo la
participación y eliminando los anticuados sistemas paternalistas. Los ciudadanos debemos aprender a
interactuar con el gobierno y para ello las leyes deben favorecer la inclusión. No es un evento sencillo, no
implica sólo imprimir libros y libros de información tediosa, de gráfica tras gráfica, como un informe de
gobierno clásico. Implica ceder a los ciudadanos las riendas de su gobierno, cambiando la mentalidad de
bandos distintos en donde por un lado el pueblo vive su vida y toma sus decisiones personales y por otro los
gobernantes asumen el control total de la acción pública.

Vayamos a otro problema que incide en la decisión de transparentar al gobierno y es que “No puede haber
acceso a la información si no hay archivos públicos en orden” como lo señaló la historiadora Patricia Galeana
[4]. Las decisiones como se tomaban anteriormente, no permitían el conocimiento integral de la función
pública y la importancia de archivar adecuadamente cada una de las acciones y documentos que llegarían a
ser históricos. Ahí están, pero son simplemente un mar de archivos sin orden ni sentido empacados en cajas
por años, trienios o sexenios.

Con los avances tecnológicos algunos gobiernos se han dado a la tarea de digitalizar los documentos
históricos más importantes, conformando información mucho más valiosa que permita a los estudiosos y a los
ciudadanos concentrarse en el estudio de diversas disciplinas del quehacer político y social; es deseable que
todo ello se generalice para cumplir la parte de la funcionalidad de la ley de transparencia.

Finalmente, hay que dejar en claro que una cosa es la transparencia y otra la ética, pues puedo ser
transparente y decir que el chofer del gobernante gana 62 mil pesos; muy distinto es que eso sea ético. Con
asombro los mexicanos hemos visto a lo largo del tiempo que los diputados se aumentan el sueldo con
cantidades realmente sorprendentes, pues más del 80 por ciento de los mexicanos no ganaría en tres años lo
que ellos se embolsan al mes. Es legal, es transparente (aunque podría no serlo, pues siempre hay una parte
de las nóminas ocultas) pero ¿es ético?... ¡¿es ético?!