1.

Qué es administración y sus principios

La administración es la disciplina científica que tiene por objetivo el estudio de las organizaciones
constituyendo una sociotecnología encargada de la planificación, organización, dirección y control
de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etcétera) de
una organización, con el fin de tomar el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social,
económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. La administración tiene
principios los cuales son reglas que, al ser aplicadas por los responsables de las organizaciones,
permiten lograr mejores resultados en la gestión de entidades de todo tipo. Hace más de un siglo,
Fayol promulgó 14 normas de uso general que aún hoy siguen vigentes, entre estas tenemos:

1.División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule experiencia, y mejore
continuamente sus habilidades; de tal modo, pueda ser cada vez más productivo.

2. Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir equilibrada la
responsabilidad de su función.

3. Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos caras: los empleados
obedecerán, solo la gerencia hace su parte proporcionando una buena lección.

4. Unidad de mando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras líneas de mando en
conflicto.

5. Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de actividades debe de tener los
mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la
empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la dirección, pero no fluye
necesariamente de ella.

6. Subordinación del interés individual (al interés general). La administración debe de considerar
que las metas de las empresas son siempre supremas.

7. Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol analiza un número de

posibilidades, precisa que no existe un sistema de remuneración perfecto.

8. Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado dependiendo de la condición del

negocio y de la calidad del personal.

9. Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es necesaria para la unidad de la

dirección. Pero la comunicación lateral es también fundamental, mientras que los superiores
sepan que está ocurriendo tal comunicación. La cadena escalonada se refiere al número de niveles
en la jerarquía desde la autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de la organización. No debe ser
muy amplia o consistir de demasiados niveles.

10. Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero disminuye la pérdida de
tiempo y la manipulación innecesaria de materiales. El segundo se logra con la organización y la
selección.

11. Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinación de amabilidad y

justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr equidad.
12. Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la
seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratación insegura y un alto índice
de rotación de personal de forma contraria a la organización.

13. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente
de la fortaleza para la organización. Aun cuando puede implicar un sacrificio de la vanidad
personal de parte de muchos gerentes.

14. Espíritu de cuerpo. La administración debe fomentar la motivación moral de sus empleados.
Fayol llega aún más lejos: ”Es necesario un verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar
el entusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, y recompensar a cada uno según sus
méritos, sin despertar posibles celos y disturbar las relaciones armoniosas.”

2. Contabilidad vs el presupuesto

Podemos identificar la contabilidad y diferenciarla del presupuesto de la siguiente manera; La

contabilidad es el proceso diario de registrar transacciones, categorizarlas y compararlas contra los
extractos bancarios. La mayoría de los dueños de empresa utilizan una hoja de cálculo, software o
contratan a un contador para hacerlo; mientras que el Presupuesto lo definimos como el cálculo,
planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un
plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el
cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones

3. Clasificación correcta de los presupuestos

Teniendo en cuenta la trascendencia del concepto de presupuesto, voy a mencionar los tipos de
presupuesto y sus características según los factores que dan lugar a su clasificación.

Según su flexibilidad

Presupuestos rígidos: son presupuestos que se establecen con el fin de que no varíen en la
realidad y que, por ende, no pueden ajustarse fácilmente según las disposiciones de colaboradores
de la entidad.

Presupuestos flexibles: diferente al caso anterior, estos presupuestos permiten que se realicen
ajustes a lo largo del proceso o desarrollo del objeto social, es así como ante nuevos proyectos o
diferentes propuestas de algún directivo, el presupuesto puede sufrir modificaciones y ajustes,
esto permite que los directivos tomen decisiones con mayor autonomía, sin embargo el bajo
control puede generar altos riesgos.

Según el tiempo

Presupuestos a largo plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos superiores
a 3 años, por lo general se diseñan para períodos de 5 años.

Presupuestos a mediano plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos de

entre 1 y 3 años.

Presupuestos a corto plazo: estos presupuestos se preparan para realizarse en períodos de 1 año o
menos tiempo.
Según el área

Presupuestos de producción: en este presupuesto se analizan los materiales, mano de obra, costos
indirectos de fabricación y todos los recursos asociados a la producción.

Presupuestos áreas de apoyo: en este presupuesto se tienen en cuenta todos los cargos y recursos
asociados a las actividades de apoyo al área de la producción como el área de tecnología, bodega,
almacén, mantenimiento, entre otras.

Presupuestos de administración: este presupuesto abarca todos los recursos y cargos asociados al
área administrativa, por lo general en este están incluidos los cargos de recursos humanos,
contabilidad, gerencia, tesorería, recepción, entre otros.

Presupuestos de área de ventas: este presupuesto analiza todos los cargos asociados al área de
ventas, distribución, mercadeo, publicidad, entre otros.

Presupuestos de área de servicios: este presupuesto abarca todos los recursos destinados a los
departamentos de servicios disponibles para los trabajadores, tales como parqueadero,
restaurante, salón social, servicios médicos, psicológicos, entre otros, asociados con el
mejoramiento del clima laboral y la estabilidad de los empleados.

Según el sector de aplicación

Presupuestos públicos: son presupuestos realizados para programas del sector público o entidades
del sector solidario que tienen el fin de prestar servicios de educación y salud o cubrir necesidades
puntuales de una población.

Presupuestos privados: son presupuestos realizados por empresas del sector privado con el fin de
generar dividendos que posteriormente se espera repartir entre los socios.

4. Etapas de un presupuesto

Para la elaboración del prepuesto se debe integrar de manera general a la organización, puesto
que se reconoce la interacción de cada área y de todos los niveles en el cumplimiento del objeto
social de la compañía. Para esto debemos tener en cuenta las principales etapas de un
presupuesto las cuales son:

1. Pre-iniciación: En esta etapa que antecede a la elaboración se incluyen herramientas de

evaluación y gestión de recolección de información, debido a que se requiere conocimiento de la
marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior.

2. Elaboración: Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la
empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la
organización.

3. Ejecución: La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El
líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la
consecución de las metas trazadas en el presupuesto.

4. Control presupuestal: Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo

primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo
presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera
oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido
presupuestados.

5. Evaluación: Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se

revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe evaluar el
cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales para la
optimización de los resultados.