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Introducció n a DBMS ACCESS

1. Conceptos básicos
En esta sección se presentan los conceptos básicos que debe conocer para el desarrollo del
laboratorio.

1.1 Base de datos


Una base de datos es un conjunto de registros que están organizados para un uso determinado.
Las bases de datos de Access tienen la extensión .accdb para que el ordenador las reconozca como
tal.

Todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información
utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos
relacional, el sistema trata todos los datos en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un
tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de
ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de CLIENTES,
podamos obtener información sobre los pedidos.

1.2 Tablas de datos


Una tabla de datos es el objeto de Access que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Las tablas contienen campos que
almacenan los diferentes tipos de datos como el Nombre de Cliente, Dirección, Nº de Pedidos,
entre otros; el conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro
registro y así sucesivamente.

Ilustración 1: Tabla cliente. Distinción entre registro y campo


1.3 Consultas
Una consulta es el objeto de Access que proporciona una visión personal de los datos de las tablas
ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, entre otras;
sin embargo, en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuyo código postal sea 28010.

1.4 Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseñado para escribir, modificar o mostrar los datos de las
tablas o de una consulta; también se pueden usar para controlar el acceso a los datos, definiendo
qué campos de datos se van a mostrar. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se
utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introducir por ejemplo los diferentes clientes de
la tabla CLIENTES.

Ilustración 2: Ejemplo de formulario de Clientes. Este es un formulario dividido porque muestra dos vistas: una de
Formulario y otra de Hoja de Datos

1.5 Informe
Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Ilustración 3: Ejemplo de informe, se puede definir a mano un boceto del informe y reproducirlo en Access

2. Ejercicio
Vamos a realizar el siguiente ejercicio utilizando ya sea Access 2007 o 2010 por lo que es posible
que algunos iconos se encuentren en lugares diferentes.

2.1 Ejercicio 1: Crear una Base de Datos

1. Ir a Office en Inicio que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla


todos los programas, Microsoft Office, Access.
2. Cuando Access ha iniciado ir a la parte derecha en el recuadro Nombre de archivo, escribir
el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. La llamaremos curso. Debajo del
recuadro se puede observar la ruta en donde se está guardando, si se desea cambiar se
debe hacer clic en el ícono de la carpeta.

curso
3. Hacer clic en el botón Crear
4. Automáticamente se creará nuestra base de datos curso a la cual Access asignará la
extensión .accdb. Aparecerá creada una tabla por defecto.

En los siguientes pasos veremos cómo darle contenido a esta Base de Datos recién creada que
hemos llamado curso.

2.2 Ejercicio 2: Crear Tablas de Datos


Aquí veremos cómo crear tablas de datos (principal elemento de cualquier base de datos ya que
todos los demás objetos se crean a partir de éstas) para poder introducir los datos en la base de
datos y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access.

Para crear tablas de datos podemos utilizar dos métodos: utilizando el asistente que va guiando
paso por paso la creación de la tabla (Plantillas de tabla) o diseñando la tabla desde su concepción
(Diseño de tabla). Nuestra explicación se basará en el segundo método, para comprender mejor
todas las operaciones a realizar sobre creación de tablas.

1. Hacer clic sobre la ficha Crear, en el grupo Tablas, hacer clic en Diseño de tabla para
obtener la vista de diseño.

Ficha

2. Si observa la pantalla, cada fila se utiliza para la creación de los campos de la tabla,
debiendo indicar, Nombre, Tipo de datos y Descripción.
3. En la primera fila escribiremos el nombre del primer campo, Código alumno. (Pulsar la
tecla ENTER para desplazarnos a la siguiente columna, escriba)
4. Por defecto, al situarse en la segunda columna, nos pondrá Texto como Tipo de Dato por
defecto, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumeración. (lo que
significa que este campo será el campo CLAVE más adelante, porque no se repite y lo va a
generar automáticamente Access)
5. Pulsar dos veces la tecla ENTER para ir al siguiente nombre de campo.
6. Escribir Nombre alumno como nombre del segundo campo de la tabla.
7. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar las FLECHAS del
teclado para ir al siguiente nombre de campo.
8. Escribir Apellidos alumno.
9. Repitiendo los pasos anteriores crear a partir de ahora los siguientes campos: Dirección,
Población y Código Postal que serán todos ellos de tipo Texto. (el código postal también
ya que no es un valor numérico con el que vayamos a realizar alguna operación).
10. Crear el campo Fecha de nacimiento con el tipo de campo Fecha/Hora.
11. Ahora vamos a definir el campo Código alumno como Clave principal ya que no podremos
tener dos alumnos/as con el mismo código.

La Clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No puede haber más de una clave principal
igual, aunque una tabla sí puede tener una clave principal compuesta por más de un
campo.

12. Hacer clic sobre el nombre del campo Código alumno.


13. En la ficha Diseño que se encuentra abierta, hacer clic sobre el botón Clave principal del
grupo Herramientas.
14. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo
es la clave principal de la tabla.
15. Ahora podremos guardar la tabla: Ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar
(solamente) con el nombre de la tabla Alumnos. Hacer clic en el botón Aceptar.

2.2.1 Introducir datos en una Tabla


Ahora vamos a ingresar datos en la tabla Alumnos (que se desea llenar),

1. Seleccionar la tabla a Alumnos haciendo doble clic sobre ésta para que su nombre
aparezca remarcado en la parte izquierda en el caso de que no lo estuviera.
2. Aparecerá la ventana de Hoja de Datos.

3. Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del
registro y pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. En el momento en que
cambiamos de registro, se almacenará dicho registro sin ser necesario realizar otra acción
para guardar los registros de una tabla. Algunos datos para practicar son los siguientes,
incluirlos todos (nota: en el campo auto numérico no se debe escribir nada):
Datos de la tabla alumnos

2.2.2 Borrar un registro de la Tabla


Solo en el caso que cometa un error al ingresar los datos y desee borrar un registro realice este
paso, de lo contrario siga en el paso 2.2.3

1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
2. Pulsar la tecla SUPR del teclado y se confirma la acción pulsando el botón Aceptar.

2.2.3 Crear una segunda tabla


Según lo aprendido, vamos a crear una segunda tabla, la de Asignaturas, repita los pasos 2.2 pero
con estos campos:

1. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Código asignatura tipo de campo
Número.(aquí no será auto numérico y usted deberá ingresar el dato en este campo más
adelante)
2. Escribir Nombre asignatura como nombre del segundo campo de la tabla.
3. Escribir Nº horas, de tipo Número.
4. Crear a partir de ahora los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo
de campo Fecha/Hora.
5. Ahora vamos a definir el campo Código asignatura como Clave principal. (igual al punto
13 del paso 2.2)
6. A partir de ahora ya podremos guardar la tabla con el nombre de Asignaturas. (igual al
punto 15 del paso 2.2)
7. Algunos datos para practicar: (por favor ingrese todos los datos tal y como lo ve en la
gráfica)

2.2.4 Modificar la definición de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una
nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que
realizar una modificación en su diseño la cual se realiza en la ficha Diseño:

1. Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño en este caso la tabla Alumnos,
haciendo doble clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.
2. Ahora puede introducir datos en la tabla haciendo clic en la ficha Hoja de Datos Alumnos.
3. Modificamos la tabla de Alumnos y vamos a agregarle un nuevo campo llamando Código
Asignatura Alumno de tipo Número y le asignaremos un código de la tabla de
Asignaturas a cada uno de los alumnos en el nuevo campo creado.
Nota: por favor ingrese todos los datos del nuevo campo, tal y como aparecen en la gráfica
anterior

2.3 Ejercicio 3: Crear Relaciones

En esta parte veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden
existir entre dos tablas de una base de datos.

Como dijimos una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes
de más de una tabla; al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando
memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el
trabajo con tablas.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el
mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la
relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.

Tipos de relaciones
Relación Uno a Uno Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un
único registro de la otra tabla y viceversa
Relación Uno a Varios Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un
registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un
registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Relación Varios a Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de
Varios un registro de la otra tabla y viceversa. Las relaciones varios a varios se
suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos
tablas.
La relación existente entre las tablas Alumnos y Asignaturas es de Uno a Varios ya que un
curso tendrá varios registros relacionados en la tabla de Alumnos pero un alumno de la tabla
Alumnos sólo podrá pertenecer a un curso.

El objetivo de este paso será crear la relación entre las tablas tal y como aparece la siguiente
gráfica (distribúyala asi):

Nota: Antes de crear relaciones entre las tablas, éstas no deben estar en la forma de ingresar
datos con hoja de datos activa, por lo tanto se recomienda CERRAR LAS TABLAS CREADAS.
(para ello click derecho sobre la pestaña de la tabla respectiva y cerrar)

Para lograr crear una relación haremos los siguientes pasos:

1. Ir a la ficha Herramientas de bases de datos y elegir la opción Relaciones


2. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla para indicarle las tablas que formarán parte
de la relación a crear.

3. Seleccionar la tabla Asignaturas y hacer clic sobre el botón Agregar. Esta tabla aparecerá
detrás del cuadro Mostrar tabla.
4. Seleccionar la tabla Alumnos y hacer clic sobre el botón Agregar y Cerrar.
5. Ahora aparecerá la ventana de Relaciones.
6. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal, es decir Código Asignatura de la tabla
Asignaturas.
7. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo Código
Asignatura Alumno de la tabla Alumnos y soltar el botón del ratón.
8. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

9. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de
éstos el nombre de los campos de relación, Código Asignatura y Código Asignatura
Alumno.
10. Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asigna dependiendo de las
características de los campos de relación. En nuestro caso pondrá “Uno a varios”.
11. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
12. Activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada
los registros relacionados.
13. Hacer clic sobre el botón Crear.
14. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana de relaciones. Si queremos volver a las
características de la relación anterior para modificarlas:
14.1 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar.
14.2 Elegir la opción Modificar relación.

2.4 Ejercicio 4: Crear formularios

Vamos a crear un formulario para la edición de datos de la tabla Alumnos y para ello utilizaremos
inicialmente el asistente para formularios:

1. En la ficha Crear, hacer clic en el asistente de Asistente para formularios.

2. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos
realizar el formulario, y elegir Alumnos.
3. Hacer clic sobre el botón para añadir todos los campos ( ) al formulario y sobre el
botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
4. Dejar activada la opción En columnas como distribución del formulario (botón Siguiente).

5. Dejar la opción Estándar como estilo del formulario (botón Siguiente).

6. Dejar el nombre que nos proporciona el formulario y Finalizar.

7. Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que hemos
introducido desde la tabla.
8. Al pulsar los botones de la barra de registros podremos cambiar de registro.

A continuación vamos a crear un formulario para la tabla de Asignaturas, utilizando los mismos
pasos que para el formulario de Alumnos, aunque se pueden cambiar la distribución y el estilo. En
este caso, introduciremos los datos en la tabla de Asignaturas utilizando el formulario:

1. Hacer clic sobre el objeto Formulario Asignaturas que se encuentra a tu izquierda en la


sección Todas las tablas.
2. Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos cambiando de campo
con la tecla ENTER. Cuando se llegue al último campo de un registro, volvemos a pulsar
ENTER y pasaremos al siguiente registro. No hace falta guardar los registros ya que éstos
se almacenan automáticamente.

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar.

2.5 Ejercicio 5: Crear consultas

2.5.1 Consulta general


Vamos a crear una consulta donde aparecerán los campos Nombre, Apellidos, Población y Fecha
de nacimiento de cada alumno/a.
1. En la ficha Crear hacer clic sobre Diseño de consulta.

2. Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta, en este caso


Alumnos. Hacer clic sobre el botón Agregar y Cerrar.
Como queremos ver los campos Nombre, Apellidos, Población, Fecha de nacimiento, rellenar la
cuadrícula de la siguiente forma:

3. Hacer clic sobre la flecha el primer recuadro de la cuadrícula, sobre su flecha de lista
desplegable.

4. Hacer clic sobre el campo Nombre Alumno.


5. Repetir el paso 4 pero en la segunda columna para el campo Apellidos Alumno, en la
tercera columna el campo población, en la cuarta columna con el campo Fecha
nacimiento.
6. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

7. Vamos a guardar la consulta, hacer clic sobre el botón Guardar de la barra


de herramientas, escribiendo el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos/as.

2.5.1 Consulta selectiva


Ahora vamos a modificar la consulta anterior, haciéndola más selectiva, para obtener aquellos
alumnos/as que hayan nacido antes del año 1967.
1. Seleccionar la consulta a modificar, Alumnos/as.
2. Hacer clic derecho sobre la consulta y seleccionar Vista Diseño. Se abrirá la ventana de
diseño de consulta.
3. Hacer clic sobre la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento.
4. Escribir <01/01/67 para indicar la condición "Fecha de nacimiento < 01/01/67".

5. Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.


6. Verificar en los resultados que la consulta fue correcta y el campo fecha de nacimiento es
menor al año 67. En caso contrario repetir desde el paso 1 y confirmar que los datos de la
tabla alumnos contenga esa información
7. Subir los resultados de la práctica de acuerdo a las indicaciones de su instructor.

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