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Manual Ms Proyect
Manual Ms Proyect
MS-PROJECT
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MS PROJECT
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MS PROJECT
Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrando proyectos
se acobardan ante la expresión “administración de proyectos”. La idea en si misma sugiere
tareas complicadas y extensas. En realidad, sin embargo, la administración de proyectos es
únicamente un sistema para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen
sistema le ayudara a mejorar la comunicación y la coordinación y a reducir la gran cantidad
de tiempo que supone la administración de proyectos. Aporte una herramienta como
Microsoft Project a su equipo de proyecto y podrá ser incluso mas eficaz en menos tiempo.
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Podrá utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creación de un proyecto y seguimiento y
administración del mismo. Sin embargo, ningún programa de administración de proyectos le
servirá de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para el paso 1, definición de un proyecto, tendrá
que anotar los objetivos y los limites, por ejemplo el numero de recursos disponibles o el
presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para
evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayoría de las tareas del paso 4, cerrar
un proyecto, no requieren el uso de un programa de administración de proyectos.
En esta etapa del proyecto se toman las decisiones mas importantes para el proyecto; las
conclusiones se convierten en el alma de este. En este punto deberá:
Definir el ámbito del proyecto. ¿Qué objetivos desea cumplir? ¿Cuáles son las tareas
mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos?
Determinar los recursos. ¿Qué recursos, concretamente personas y equipos, se
encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto?
Determinar los límites de la programación. ¿Cuánto tiempo tiene para finalizar el
proyecto? ¿Cuáles son los hitos y las fechas límite del proyecto?
Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estará preparado para crear un plan
del mismo.
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Identificar todas las tareas del proyecto, así como que o quien las va a realizar.
Realizar una estimación del trabajo y del equipo que ocuparan las tareas,
preferiblemente en función de las personas directamente implicadas en dichas tareas.
Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no
puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al
mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar aproximadamente en la misma
fecha.
Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea
comience en una fecha determinada.
Con un plan de proyecto podrá analizar fácilmente lo que va bien y lo que va mal durante el
proyecto.
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Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto.
Analizar los problemas e identificar áreas para futuras mejoras.
Almacenar el archivo del proyecto.
Ningún programa de administración de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin
embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la
dirección correcta que debe tomar en el siguiente proyecto.
Además, cuando cambie un factor, Microsoft Project recalculara la programación para que
pueda ver el efecto del cambio de manera casi instantánea. De todas formas, no olvide que la
parte de la programación que realiza Microsoft Project será de la misma calidad que la
información que el usuario suministre; por tanto, asegúrese de que la información sea
completa y precisa.
A nivel de tareas, Microsoft Project le ayudara a mantener un equilibrio entre las horas
necesarias para completar una tarea, los recursos asignados y la duración global de la tarea.
Por ejemplo, si una persona necesita cuatro días para terminar una tarea que debe finalizarse
en dos días, Microsoft Project facilita el proceso de asignar una segunda persona.
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Cuando este preparado para desarrollar el plan del proyecto, Microsoft Project se convertirá
en su mejor aliado. Y, aunque no pueda definir el proyecto-solo usted puede hacerlo- realiza
la mayor parte del trabajo relativo a la creación y al seguimiento del plan del proyecto, así
como a preparar el cierre del mismo.
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La lista siguiente únicamente representa un pequeño ejemplo de los libros disponibles acerca
de la administración de proyectos. La inclusión de un libro en la lista no implica de ninguna
manera la aprobación especifica de Microsoft. Es posible que descubra otros libros que sean
igualmente útiles que los que se citan en esta lista.
Tareas
El trabajo real se ha de realizar para cumplir los objetivos del proyecto se puede dividir por
tareas. Por ejemplo, pintar las paredes de un museo y colgar relojes son tareas que,
combinadas con otras, dan como resultado una exposición de relojes es el objetivo de ese
conjunto de tares, no es una tarea en si misma.
El ámbito de un proyecto es el conjunto de todas las tareas y todos los objetivos. Por
ejemplo, recortar el ámbito a veces significa eliminar algunos objetivos y las tareas necesarias
para cumplirlos.
Recursos
Por lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, también puede ser un equipo,
materiales, servicios o incluso una sala; cualquier elemento necesario para completar una
tarea. La cantidad de recursos de que disponga puede afectar al ámbito del proyecto y al
tiempo que se tarde en completarlo.
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Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decida recortar el ámbito
para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizar el proyecto y se pueda cumplir
la fecha limite original. Como alternativa, puede mantener el ámbito original y retrasar la
fecha limite del proyecto.
1.10 Asignaciones
Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza una asignación. Las
asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempo necesario para completar una
tarea e indirectamente al tiempo total del proyecto. Cuando las fechas limites cambien y sea
necesario completar un proyecto en menos tiempo del planeado, podrá asignar mas recursos
a una tarea. En esencia, se realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos
tiempo en completar las tareas individuales. Si se reduce la duración de las tareas, la
duración del proyecto global se reducirá también.
Antes de que la información pueda influir dentro de Microsoft Project, es necesario que se
produzca un intercambio de información entre el usuario y la interfaz de Microsoft Project, es
decir , lo que aparece en la pantalla del equipo. Microsoft Project se comunica con el usuario
por medio de su interfaz: todos los diagramas gráficos y hojas menús y barras de
herramientas que aparezcan alrededor de los bordes, así como los cuadros de dialogo que se
muestran en pantalla. El usuario, a su vez utiliza la interfaz para comunicarse con Microsoft
Project.
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Los objetos del proyecto no son relevantes si se consideran aisladamente, aunque los
especifique que la mayor claridad posible. Cada objeto es simplemente una intención, un
deseo que flota en el aire. La forma de materializar y alcanzar los objetivos es construir una
estructura sólida que los sostenga. En el proyector, los pilares de esta estructura son las
tareas.
Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultados concretos.
Sin embargo, la simple inclusión de las tareas en el proyector no es suficiente para alcanzar
los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que no dependen de otras tareas son
como un montón de vigas apiladas desordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las
columnas o los arcos deben agruparse lógicamente para formar una estructura, las tareas
también. En proyecto, la agrupación lógica de tareas que completa un paso importante de
denomina fase. Normalmente, la conclusión de una fase del proyector indica que se ha
alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca el progreso del
proyector.
Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitos fácilmente. Además,
puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y las subsufases, si lo desea), así como
la jerarquía de las tareas esquematizándolas. En Microsoft Project, una fase o cualquier otra
forma de agrupación lógica de tareas se representa mediante una tarea de resumen, que se
compone de las tareas que lo constituyen y las resume.
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2.2 Tareas
Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyecto. Representa
el trabajo real que se deberá realizar en el proyector, su estructura fundamental.
Para administrar el proyecto de manera eficaz, deberá definir la tareas de forma que tenga el
tamaño adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten a las más cortas que, de
hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. Si las tareas son demasiado cortas,
pueden ser triviales y confundir el plan del proyecto, dificultando así la administración de
aquellas que son realmente importantes.
Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largo para ser una
tarea. ¿Porqué? Porque “Levantar los cimientos de una torre” no es una tarea simple. No se
trata de una acción única que pueda realizarse de una vez. Para cumplir este objeto es
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necesario llevar a cabo varias tareas como excavar un agujero y verter el hormigón. Estas
son las tareas que se incluirán en el plan de este proyecto. Sin embargo, “levantar los
cimientos de una torre” se puede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas;
consulte el apartado “Una lista de tareas lógica y bien ordenada” más adelante en este
capítulo.
Por otro lado, una acción como poner en marcha la mezcladora de cemento es demasiado
corta para incluirla como tarea. Por sí no se hace que el proyector avance en absoluto, sino
que realmente es una parte de la tarea de verter el hormigón.
Lo más importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estar bien
definidas, ser precisas y detalladas, también deben ser relevantes. Su conclusión ha contribuir
considerablemente en el avance del proyector.
2.3 Fases
Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprar el cemento,
aquilar la mezcladora de cemento y verter el hormigón. Una fase es un paso importante en la
realización del proyecto. Si divide el proyecto en fase, podrá centrarse únicamente en un
aspecto del mismo, ver el flujo lógico de las tareas del proyecto, determinar si falta alguna de
las tareas de esa fase y realizar un informe del estado del proyecto a nivel de detalle que
resulte adecuado para otras personas.
2.4 Hitos
La mayoría de las tareas que componen una fase representan acciones que se deben llevar a
cabo, como pintar una pared. Sin embargo, también es posible incluir otras “tareas” con el
solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fin de una fase, por ejemplo comenzar o
terminar de pintar todas las salas. Los hitos son las tareas que no necesitan trabajo real. Son
objetivos provisionales que podrán utilizar para controlar el progreso del proyecto.
Sin la lista de compra, es posible que no recuerde todos los ingredientes que
necesita para preparar la cena de esta noche. Sin una lista de tareas, es
posible que se olvide de algunas tareas que se deben realizar para conseguir
los objetivos del proyecto. La lista de tareas es el núcleo del plan de
proyecto. Se compone de todas las tareas, fases e hitos que requiere el
proyecto.
Para crear una lista de tareas eficaz, lleve a cabo los pasos siguientes:
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Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusión del proyecto.
Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tal que el
período de tiempo necesario para completar cada una de ellas sea breve comparado
con la duración global del proyecto.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes
de estado y el trabajo de revisión anticipado.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de
estado y trabajo de revisión anticipado.
Puede crear rápidamente una lista de tareas de programación escribiendo tareas en el campo
Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que
constituye la programación. Puede que le resulta más fácil escribir las tareas en el orden en
que cree que se van a realizar.
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Nota Si elimina una tarea de resumen, También se eliminarán todas sus subtareas.
Después de eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numerar automáticamente las
tareas restantes.
Escribir una tarea repetitiva
Microsoft Project permite escribir cambiar fácilmente las tareas repetitivas. Puede definir una
tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede
especificar la duración de cada tarea, el momento en que se producirá y las veces que se
repetirá (un período de tiempo o el número específico de apariciones)
Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo.
Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Si se escribe
una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el
diagrama de Gantt al comienzo de ese día.
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Sugerencia Para programar las tareas de forma más eficaz, especifique una duración para
cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin
automáticamente.
Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir
automáticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que
Microsoft Project calcule la duración de la tarea de forma automática, pero se aplicará la
delimitación No comenzar antes del o bien No finalizar antes de a la tarea.
Sugerencias Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en
una tarea. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero
se convierta en una flecha de dos puntas, Arrastre hacia la derecha para aplicar la sangría a
la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.
Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y de las tareas
de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema.
Nota La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias
entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, es preciso vincular las tareas.
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Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas
Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con
una sangría similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo
modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las
subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o e Ocultar asignaciones.
Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).
Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).
Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).
Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).
3.5 Vincular
En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define
una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de dependencias
entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin
(CF).
En la vinculación e incrustación de objetos (OLE), el establecimiento de una conexión entre
programas de tal manera que se pueda actualizar la información (por ejemplo, un gráfico o
un texto) de un documento contenedor cuando cambie en el documento original.
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Sugerencia Una simple vinculación de tipo fin a comienzo de tipo fina a comienzo no
funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vínculos ente tareas
para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan
comenzar al mismo tiempo, puede crear un vínculo de tipo comienzo a comienzo. Si las
tareas precisan comenzar al mismo tiempo, utilice un vínculo de fin a fin.
En diversas fases del proyecto, puede resultar útil comprobar las delimitaciones de las tareas
de la programación, en especial las tareas de la ruta crítica, con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias. Toda delimitación que requiera la introducción de una fecha
debe utilizarse con sumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project
vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y,
además, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.
Delimitación Descripción
Lo antes posible (LAP) Comienza las tareas lo antes posible en función de otras
delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitación para la
mayoría de las tareas cuando cree la programación a partir de la
fecha de comienzo del proyecto. No introduzca ninguna fecha para
usar esta delimitación. Este valor es la delimitación predeterminada
para proyectos que se programen a partir de una fecha de comienzo.
Lo más tarde posible Comienza las tareas lo más tarde posible en función de otras
(LPTM) delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitación para la
mayoría de las tareas cundo cree la programación a partir de la fecha
del fin del proyecto. No introduzca ninguna fecha para usar esta
delimitación. Este valor es la delimitación predeterminada para
proyectos que se programen a partir de una fecha de fin.
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No finalizar antes del Finaliza la tarea en o después de la fecha que escriba. Utilice esta
(NFAD) delimitación cuando una tarea no pueda finalizar antes de una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de fin de tarea o crea una
tarea arrastrando el puntero de derecha a izquierda, Microsoft
Project automáticamente asigna esta delimitación si la programación
se está realizando a partir de una fecha de comienzo.
No comenzar antes del Comienza la tarea en o después de la fecha que escriba. Utilice esta
(NCAD) delimitación cuando una tarea no pueda comenzar antes de una
fecha determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
o crea una automáticamente asigna esta delimitación si la
programación se está realizando a partir de una fecha de comienzo.
No finalizar después Finaliza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NFDD) delimitación cuando una tarea deba finalizar en una fecha
determinada. Cuando escribe la fecha de fin de una tarea, Microsoft
Project asigna automáticamente esta delimitación si la programación
se está realizando a partir de una fecha de fin.
No comenzar después Comienza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NCDD) delimitación cuando una tarea deba comenzar en una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
usando el puntero, Microsoft Project asigna automáticamente esta
delimitación si la programación se está realizando a partir de una
fecha de fin.
Debe finalizar el (DFE) Finaliza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta delimitación
cuando una tarea deba finalizar en una fecha concreta.
Debe comenzar el Comienza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta
(DCE) delimitación cuando una tarea deba comenzar en una fecha
concreta.
3.7 Delimitación
Restricción o limitación que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo
o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una
fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha de comienzo, Microsoft
Project le asigna automáticamente la delimitación lo antes posible. Por el contrario, cuando
se agrega una nueva tarea a un proyecto que está programado desde la fecha de fin,
Microsoft Project le asigna automáticamente la delimitación lo mas tarde posible.
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Nota Si escribe una fecha de comienzo para una tarea o arrastra una barra de Gantt para
cambiar la fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación No comenzar antes del (NCAD)
basándose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft
Project asignará automáticamente una delimitación del tipo No finalizar antes del (NFAD)..
6 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso
determinado.
Nota Debe escribir nombres de correo electrónico para que los recursos puedan utilizar las
funciones de trabajo en grupo de Microsoft Project.
Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede
agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar
recursos y después escriba un nombre de recurso en el campo Nombre. También puede
hacer clic en Dirección y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo
electrónico.
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Si asigna un recurso a una tarea que va a durar 10 días, ¿cómo se tiene en cuenta el fin de
semana de esa persona? Si a un recurso que trabaja 8 horas al día se le asigna una tarea que
requiere 16 horas de trabajo, ¿cómo calcula Microsoft Project el número de días que se
necesitarán para completar la tarea? De hecho, ¿cómo sabe Microsoft Project el número de
horas que normalmente trabaja un recurso al día?
Todas estas situaciones se rigen en función del denominado calendario laboral. El calendario
laboral almacena todas las horas y días laborables y no laborables previstos. Los días no
laborables suelen incluir los fines de semana, las vacaciones y los días festivos. Microsoft
Project utiliza los calendarios laborales para programar las tareas.
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Siempre que varios recursos compartan información de la programación básica, puede crear
diferentes calendarios base para ellos. Por ejemplo, puede tener un calendario base para los
trabajadores del turno de día y otro para los trabajadores del turno de noche.
Una vez creado el calendario base, es necesario asignarlo a cada uno de los recursos que
lo vaya a utilizar.
Para asignar recursos a un calendario laboral
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Calendario base de cada recurso que desee asignar a un calendario,
seleccione el mismo calendario base.
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Cuando se asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project utiliza el calendario de recursos
para determinar la programación de trabajo del recurso. Por ejemplo, si especifica una
semana de vacaciones en el calendario de recursos del responsable de diseño, Microsoft
Project no programará trabajos durante esa semana.
Para modificar un calendario laboral para un recurso individual
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuación, haga clic
en Información del recurso
3. Haga clic en la ficha Horario de trabajo.
4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee modificar para el
recurso.
5. En el calendario, seleccione las fechas que desee cambiar.
6. Haga clic en Predeterminado, en Período no laborable o en Período laborable
para modificar las fechas seleccionadas.
7. Si en el paso 6 hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las que desea que el
trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo
termine en los cuadros Hasta.
Si tiene recursos con turnos de trabajo nocturnos que ocupan 2 días, por ejemplo, de 11:00
p.m. a 7:00 a.m., seleccione el primer día de trabajo de la semana y escriba 11:00 pm a
12:00 am y, a continuación, seleccione el día siguiente y escriba 12:00 am a 7:00 am. Repita
este proceso para cada día de trabajo. Observe que el primer día de la semana de trabajo
sólo tiene las horas de la tarde y el último sólo las de la mañana.
Llevar un seguimiento de los recursos que realizan determinadas tareas, del trabajo de un
recurso durante un período de tiempo concreto y de lo que han costado los recursos desde
que empezó el proyecto, puede ser una tarea larga y complicada. Sin embargo, para que
Microsoft Project asuma estas responsabilidades puede asignar recursos a las tareas.
Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación. Puede asignar cualquier
recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.
Asimismo, puede asignar más de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a
tiempo completo o a tiempo parcial en dicha tarea utilizando unidades de recursos. Las
unidades de recursos indican el porcentaje de tiempo que el recurso se encuentra asignado a
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la tarea. De forma predeterminada, Microsoft Project asigna el 100 por cien de unidades a
cada recurso (a menos que se trate de un recurso a tiempo parcial). Si el recurso representa
una entidad única, el 100 por cien de unidades significa que el recurso está trabajando en la
tarea a tiempo completo. Si asigna un grupo de recursos (por ejemplo, un grupo de tres
pintores), al 100 por ciento, significa que sólo uno de los pintores se encuentra asignado a la
tarea. Si asigna los tres pintores, sería el 300 por ciento.
Haga doble clic en un recurso en el cuadro de dialogo Asignar recursos para mostrar el
cuadro de dialogo información del recurso.
Cuando se asignan recursos a una tarea, Microsoft Project asume de forma predeterminada
que cada recurso empieza a trabajar en ella en la fecha de comienzo de la misma. Sin
embargo, es posible que esto no siempre coincida con la realidad. Puede que un recurso
comience a trabajar en la fecha de comienzo y que otro recurso no esté disponible hasta
muchas horas o días después.
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De la misma forma que una tarea puede cambiar durante un proyecto (por ejemplo, la
duración puede ser mayor o menor), también puede cambiar un recurso. Si uno de los
recursos se pone enfermo o está demasiado ocupado para trabajar en una tarea, puede que
sea necesario quitarlo. Es muy fácil quitar un recurso asignado siempre que sea necesario.
Para quitar un recurso de una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de la que desee quitar un recurso.
3. Haga clic en Asignar recursos
3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee quitar y, a continuación, haga
clic en Quitar.
Puede reemplazar un recurso por otro en la lista de recursos con un solo paso. Por ejemplo,
supongamos que encuentra una persona mejor preparada para llevar a cabo una tarea que
ya ha sido asignada a otra o que se estropea una pieza de equipamiento que ya estaba
asignada. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuación en una acción
diferente, simplemente reemplace uno por otro.
Para reemplazar un recurso por otro
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee reemplazar un
recurso.
3. Haga clic en Asignar recursos
4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee reemplazar y, a continuación,
haga clic en Reemplazar.
4. En el campo Nombre, seleccione uno o más recursos para asignar a la tarea y
después elija Aceptar.
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Después de escribir y vincular las tareas, agregar las estimaciones de las duraciones y asignar
los recursos, Microsoft Project podrá elaborar una programación del proyecto con exactitud.
Quizás sea esta toda la ayuda que desea o necesita para administrar un proyecto
determinado. Sin embargo, para proyectos en los que sea importante saber cuánto dinero va
a gastar y cuándo se gastará, puede agregar información de los costos en el plan del
proyecto. Del mismo modo, puede utilizar esta característica como ayuda para estimar el
costo de futuros proyectos.
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Estimar el costo total del proyecto, lo que resulta útil para desarrollar un presupuesto.
Ver el costo actualizado de una tarea determinada o del proyecto en general.
Controlar la acumulación de costos.
Determinar si es posible contratar recursos adicionales para agilizar la programación,
sin salirse del presupuesto.
¿De dónde vienen los costos? En la mayoría de los proyectos, el trabajo necesario por realizar
las tareas se lleva la mayor parte del presupuesto. El costo total de una tarea es igual a sus
costos variables (costos que cambian en función del tiempo), más sus costos fijos (costos que
permanecen iguales en el transcurso del tiempo). El costo variable más común es el de los
salarios de los recursos, por ejemplo, un pintor que cobra 15 dólares por hora. Cuanto más
tarde el pintor en pintar una pared, más costará la tarea. Un costo fijo común es el costo de
los materiales. La cantidad de pintura (y por tanto el costo) necesaria para pintar una pared
es la misma, independientemente de lo que tarde el pintor.
Para controlar los costos eficazmente, primero es necesario asignar tasas a los recursos.
Asignará tasas por horas a algunos recursos y costos por uso a otros. Un ejemplo de costo
por uso es la cantidad estándar que se paga cada vez que se alquilan equipos u oficinas. Si
un recurso trabaja en dos o más tipos de tareas diferentes, para las que se requieren
diferentes tipos de aptitudes, puede asignar al recurso una tasa diferente para cada tarea.
También puede especificar aumentos o reducciones de pago para que tengan efecto en un
momento determinado. Cuando haya terminado de asignar los costos de los recursos y de los
materiales, y haya asignado los recursos a las tareas, Microsoft Project podrá mostrar el costo
total del proyecto. A partir de esta estimación, podrá desarrollar un presupuesto del proyecto.
A medida que el proyecto avanza, es posible que desee saber cuánto ha costado una tarea
determinada hasta el momento. Microsoft Project le ayudará a determinarlo ofreciéndole una
serie de métodos de acumulación de costos.
El primer paso para realizar un seguimiento de los costos es asignar una tasa a cada recurso.
Las tasas de los recursos pueden ser por horas o fijas. Para las tasas por horas, puede
asignar una tasa estándar, que es la que se paga a un recurso durante un horario laboral
normal. Puede asignar una tasa de horas extra, que es la que se paga a un recurso que
trabaja más horas de las comprendidas en el horario laboral normal. También puede asignar
costos por uso fijos a algunos recursos; por ejemplo, es muy probable que un contratista
cobre siempre una cantidad estándar por realizar un trabajo determinado.
Del mismo modo, puede asignar una tasa de costo por uso fija junto con una tasa por horas.
Por ejemplo, el alquiler de equipos puede tener un costo de entrega e instalación de 50
dólares por cada vez que se utilice, además de un recargo por hora.
Para asignar una tasa a un recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
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MS PROJECT
2. En los campos Tasa estándar, Tasa horas extra y Costo por uso del recurso,
escriba las tasas que correspondan y, a continuación, haga clic en o presione ENTRAR.
Cuando los recursos que vaya a agregar al plan del proyecto cobren la misma tasa por horas,
puede ahorrar tiempo si deja que Microsoft Project introduzca las tasas estándar y de horas
extra. Para ello, especifique las tasas estándar y de horas extra predeterminadas antes de
asignar nuevos recursos.
Estas tasas de pago predeterminadas se aplican únicamente a los recursos que agregue
después de escribirlas. Por tanto, puede especificar una tasa de pago predeterminada
diferente para cada conjunto de recursos nuevo que asigne; Microsoft Project aplicará dicha
tasa al siguiente grupo de recursos.
A continuación, podrá cambiar la tasa de pago predeterminada para que Microsoft Project la
aplique a cualquier recurso que agregue excepto al primer conjunto de recursos.
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MS PROJECT
Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o
reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en los momentos que se
especifiquen.
Para asignar tasas diferentes a un recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso para el que desea indicar
tasas de pago diferentes.
3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, elija la ficha Costos.
Si conoce el importe exacto de los materiales de una tarea o no está asignando recursos a la
tarea, escriba un costo fijo. El costo fijo puede ser el costo de los suministros para los que ya
se ha negociado un precio de compra. También puede consistir en una oferta aceptada de un
contratista externo o en la tarifa estándar que se suele pagar por un trabajo.
Para asignar un costo fijo a una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, haga clic en Costo.
3. En el campo Costo fijo, seleccione la tarea y escriba el costo.
4. Haga clic en o presione ENTRAR.
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Acumular el costo de un recurso cuando comienza la tarea si debe pagar una cantidad
global antes de comenzar el trabajo
Prorratear el costo de un recurso si necesita realizar un seguimiento del costo según el
grado de conclusión de la tarea. Los costos estándar y de horas extra del recurso se
pueden prorratear. De manera predeterminada, Microsoft Project prorratea los costos
de los recursos
Acumular el costo de un recurso cuando acabe la tarea si retiene el pago hasta que el
trabajo finalice.
Después de organizar el plan del proyecto y siempre que un cambio en el ámbito, en los
recursos o en el tiempo pueda afectar a la fecha de conclusión del proyecto, será el momento
de evaluar y ajustar la programación.
Cuando lo haga, obtendrá una idea más precisa de los elementos que debe ajustar.
Asegúrese de que la programación contiene información completa y exacta, que refleja el
proyecto de forma realista y que cumple los objetivos del mismo lo más eficazmente posible.
Después, puede ajustar la programación según sea necesario.
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Es necesario seguir dos pasos principales para evaluar y ajustar la programación. Primero,
compruebe que el plan es preciso y completo. Observe detenidamente el plan del proyecto.
¿Cumple los objetivos del proyecto? ¿Incluye todas las tareas necesarias? Las estimaciones
del costo, de la duración y del trabajo, ¿son precisas? ¿Ha escrito alguna información
errónea, como la asignación de un recurso incorrecto a una tarea?
Segundo, perfeccione el plan en lo posible. Observe detenidamente el plan del proyecto. ¿Es
lo suficientemente conciso? Un plan conciso incluye únicamente las tareas necesarias para
conseguir los objetivos. Además, utiliza los recursos eficazmente, finaliza en la fecha más
próxima y cuesta lo menos posible.
En este capítulo se describen una serie de métodos para conseguir que el plan sea preciso y
completo. Además, se resumen las acciones que se pueden llevar a cabo para que el plan sea
más eficaz, como reducir la programación y los costos del proyecto. Para obtener información
más detallada sobre cómo perfeccionar un plan, consulte los capítulos de 11 al 13.
Si guarda cada versión del proyecto regularmente con un nuevo nombre, le resultará fácil
volver a la versión anterior. Por ejemplo, puede incluir la fecha actual en el nombre de cada
una de las versiones del plan del proyecto: Plan 7-9, Plan 8-9 y así sucesivamente.
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MS PROJECT
El proceso de ajustar los detalles de la programación puede llevarle menos tiempo si observa
detenidamente los componentes principales del plan, es decir, las tareas y los recursos.
Vuelva a evaluar las suposiciones y los objetivos que le llevaron a incluirlos. Por ejemplo,
antes de cambiar el número de recursos asignados a una tarea, es posible que descubra que
el plan no necesita esta tarea.
Del mismo modo, también es un buen momento para buscar cualquier error que se haya
podido filtrar inadvertidamente en el plan, por ejemplo, una tasa de horas de un recurso
incorrecta.
6.2 Revisar los objetivos, el ámbito y las suposiciones
Puesto que los objetivos del proyecto son los que ayudan a determinar los pasos necesarios
del plan del proyecto y, consecuentemente, el ámbito, puede comenzar la evaluación
averiguando si los objetivos han cambiado desde que comenzó a diseñar el plan. O bien,
puede perfeccionar los objetivos originales haciendo que sean lo más específicos y
mensurables posible. Por ejemplo, un objetivo tan importante como “Producir el mejor
producto de su categoría” puede sonar bien, pero es tan general que identificar todos los
pasos necesarios para conseguirlo puede resultar imposible. Un objetivo específico como
“Hacer que este producto sea un 10 por ciento más pequeño que su predecesor” es
mensurable, alcanzable e incluso ya está dividido en pasos concretos.
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A medida que revisa los objetivos y el ámbito, puede examinar las suposiciones. Si todavía no
ha documentado las suposiciones más importantes, quizá sea el momento de hacerlo. Por
ejemplo, hágase las siguientes preguntas:
Durante el curso del proyecto, vuelva a evaluar las suposiciones y cambie el plan del proyecto
para valorar las nuevas circunstancias. Por ejemplo, si un pintor menos especializado
reemplaza a otro más especializado, es posible que tenga que agregar tiempo a las
estimaciones relacionadas con el tiempo que se necesitará para pintar una sala.
Sin embargo, no es necesario que los objetivos cambien para poder agregar o quitar tareas
del plan del proyecto. Si examina la lista de tareas, probablemente encontrará que algunas
son redundantes, triviales o tan grandes que deberían dividirse en otras más pequeñas.
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Por supuesto, la fecha de fin del proyecto de la programación, al igual que la temperatura
corporal de una persona, es sólo un indicador de la “salud” global del proyecto. Aunque
puede alertarle ante los problemas, no puede identificar causas específicas. Tendrá que
determinar las razones personalmente. Busque donde haya demasiadas tareas, vinculaciones
inadecuadas entre ellas, pocos o muchos recursos asignados a una tarea o delimitaciones
innecesarias. Pero, así como una temperatura corporal normal puede esconder problemas
subyacentes, una fecha de fin de proyecto a tiempo también puede ocultar otros problemas.
Comprobar la fecha de fin del proyecto puede ser una de las acciones comprendidas en la
estrategia de evaluar y perfeccionar el plan del proyecto.
Algunas veces, los administradores del proyecto aplican una delimitación de fecha fija cuando
no procede (p. Ej., cuando indican una fecha de comienzo y de fin determinadas para una
tarea después de escribirla). Si vincula las tareas, no es necesario escribir fechas en los
campos Comienzo o Fin; Microsoft Project lo hace automáticamente.
Compruebe todas las tareas con delimitaciones de fecha fija para asegurarse de que cada
delimitación es necesaria y no se ha aplicado por equivocación.
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Para reducir la programación, examine primero las tareas críticas. Si lo desea, puede mostrar
las tareas críticas por orden de duración para ver cuáles son las que afectan en mayor
medida a la fecha de fin del proyecto. Si puede reducir la duración de las tareas más grandes,
probablemente reducirá la duración total del proyecto. La duración se puede reducir
asignando más recursos, reduciendo el ámbito de la tarea o dividiendo las más grandes en
más pequeñas y comenzando algunas antes. También puede conseguir que las tareas
finalicen antes cambiando sus vinculaciones.
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Por último, no dude en experimentar. Realice los cambios adecuados para perfeccionar la
programación. Con Microsoft Project, podrá ver los efectos de un cambio inmediatamente,
decidir si es positivo y, a continuación, realizar cualquier otro cambio que considere necesario
para conseguir una programación eficaz del proyecto.
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Al mostrar las tareas críticas y las no críticas, podrá observar cómo al modificar las tareas
críticas, la fecha de fin del proyecto y las fechas de las tareas no críticas se ven afectadas. Si
una tarea no crítica se convierte en crítica, es posible que tenga que alterarla para modificar
el efecto que produce en la fecha de fin del proyecto.
Cuando haya conseguido el ámbito adecuado y no pueda eliminar más tareas, puede reducir
la programación reduciendo las duraciones de las tareas críticas. Utilice los siguientes
métodos para reducir las duraciones de las tareas críticas:
Asigne más recursos a las tareas. Emplee este método cuando disponga de recursos
adicionales o de recursos infrautilizados.
Aumente las horas de trabajo de uno o varios recursos. Utilice este método cuando
pueda aumentar las horas de trabajo de los recursos.
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Asigne trabajo de horas extra. Emplee este método si los recursos con las aptitudes
requeridas ya se encuentran totalmente ocupados durante su horario laboral normal y
el presupuesto permite un aumento en el costo.
Es posible que ya disponga de recursos a tiempo parcial en el equipo o que sea posible pasar
algunos recursos de las tareas no críticas a las críticas. También existe la posibilidad de
contratar nuevos recursos. Si puede disponer de unidades adicionales del mismo recurso,
puede incrementar el número de unidades asignadas a una tarea. Por ejemplo, si los tres
pintores asignados para pintar una pared no pueden terminar el trabajo a tiempo y hay un
cuarto pintor disponible, puede asignarlo a la tarea. Para obtener información acerca de las
unidades de recursos, consulte el capítulo 8 “Asignación de recursos a las tareas”
Para asignar más recursos a una tarea
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La marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso
ha sido asignado a la tarea seleccionada.
Microsoft Project calcula la duración de las tareas en parte en función de las horas laborables
de los recursos asignados. Por ejemplo, supongamos que un pintor con un horario laboral de
6 horas al día se encuentra asignado a tiempo completo a pintar las paredes de la galería,
una tarea que requiere 12 horas. La duración real de la tarea es de 2 días. Si aumenta el día
laboral del pintor hasta 8 horas y lo sigue manteniendo asignado a la tarea a tiempo
completo, la tarea se reducirá a 1,5 días.
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Aumente el horario laboral de un recurso sólo cuando desee que el recurso trabaje
más horas en todas las tareas asignadas dentro de un período determinado.
Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la
parte superior del calendario.
Microsoft Project calcula los costos de las horas extra en función de la tasa de horas extra
que se haya especificado para el recurso ( a menos que se indique lo contrario). Asignar
trabajo de horas extra puede resultar costoso aunque a veces sea la opción más eficaz.
Para asignar trabajo de horas extra a una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el menú Ventana, haga clic en Dividir.
3. Haga clic en cualquier punto de la sección inferior.
4. En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo
del recurso.
5. En la sección superior, seleccione la tarea a la que desee asignar trabajo de horas extra
en el campo Nombre de tarea.
7. En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurso en el campo
Trab h extra de cada recurso.
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Dependiendo de la situación en que se encuentre, puede utilizar algunos o todos los métodos
que se citan a continuación para que las tareas comiencen antes:
Reorganizar las tareas en un orden más eficaz.
Dividir una tarea grande en tareas más pequeñas-
Agregar tiempo de adelanto a las tareas-
Cambiar el tipo de vinculación.
Cambiar el tipo de delimitación.
Cambiar el tipo de tarea.
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Es una buena idea analizar la programación en busca de casos en los que sea más eficaz
colocar las tareas en un orden diferente. Cuando encuentre uno de esos casos, podrá
cambiar la secuencia de tareas moviéndolas.
Para mover una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. Haga clic en el número de identificación (situado normalmente en el extremo izquierdo
de una fila de tareas) de la tarea que desee mover.
Toda la fila aparecerá resaltada.
6. Examine los vínculos entre las tareas que haya movido y sus tareas predecesoras y
sucesoras, y cambie los que considere necesario.
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Para que el trabajo avance, quizá no sea necesario que algunas de las subtareas se
completen de manera secuencial, por lo que podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas
de las subtareas en no críticas. Incluso aunque algunas de las subtareas sean críticas, es
posible que pueda superponerlas o cambiar el tipo de vinculación. Las tareas más pequeñas y
superpuestas pueden tener una duración total menor que la tarea grande original.
Normalmente, cuando se utiliza Microsoft Project para dividir una tarea grande en otras más
pequeñas, la tarea grande se convierte en una tarea de resumen si le agrega subtareas.
Para dividir una tarea grande en una tarea de resumen y subtareas
1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas
2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt de seguimiento y, a
continuación, elija Aplicar.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea de la ruta crítica que pueda
completarse en varios pasos.
4. Haga clic en Desvincular tareas
5. Quite los recursos asignados a esta tarea.
Para obtener información acerca de quitar recursos en una tarea, consulte el capítulo 8
"Asignación de recursos a las tareas".
6. Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y haga clic en Nueva
tarea en el menú Insertar.
7. Repita el paso 6 para cada subtarea que desee agregar.
8. Por cada nueva tarea, escriba un nombre en el campo Nombre de tarea y una duración
en el campo Duración.
9. En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y haga clic en aplicar
sangría para convertirlas en subtareas de la tarea origina!.
La tarea origina! se convierte en una tarea de resumen.
10. Vincule las nuevas tareas según corresponda.
Para conseguir que se superpongan las tareas con una vinculación FC es agregar tiempo de
adelanto a la vinculación. Al agregar tiempo de adelanto, puede conseguir que la tarea
sucesora comience en una fecha anticipada. Si la tarea sucesora es una tarea crítica, al
agregar el tiempo de adelanto, el proyecto acabará antes. Observará que es posible
superponer las tareas hasta el punto de que comiencen a la vez. Si éste es el caso, considere
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Las unidades del tiempo de adelanto son minutos, horas, días y semanas. Para especificar la
duración transcurrida, escriba el período de tiempo seguido de la letra “t” (por ejemplo, díast
para días transcurridos). Los días transcurridos incluyen fines de semana y otros períodos no
laborables.
Mientras busca los recursos que se encuentren sobreasignados, también puede buscar los
que estén infraasignados. Es posible que desee asignarles parte del trabajo que estén
realizando los recursos sobreasignados. Los recursos infraasignados son los que trabajan
menos horas de las que tienen disponibles.
Para buscar los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas
1. En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas
2. En la lista Vistas haga clic en Asignación de recursos y, a continuación, elija
Aplicar.
3. En el menú Ver, señale Barras de herramientas y elija Administración de
recursos.
4. En la sección superior, haga clic en e titulo del campo nombre del recurso
5. Haga clic en Ir a la sobreasignación siguiente
La siguiente tarea bajo el siguiente recurso sobreasignado quedará resaltada en el campo
Nombre del recurso.
6. En la sección superior, observe la escala temporal para ver cuándo un recurso está
sobreasignado.
Microsoft Project mostrará en rojo el total de horas de trabajo asignadas a un recurso
sobreasignado.
8. En la sección inferior, observe la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar
en las fechas sobreasignadas.
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Pruebe a agregar tiempos de retraso a diferentes tareas para ver los efectos sobre la
programación. Tenga en cuenta que el tiempo de retraso siempre se da en tiempo
transcurrido y que incluye los períodos no laborables.
Para que no se retrasen las tareas sucesoras o la fecha de fin de la programación, escriba
un valor que no sea superior al margen de demora total de dicha tarea. Podrá ver el
margen de demora total de una tarea insertando el campo Margen de demora total en la
vista Gantt de redistribución en la sección inferior.
7. Presione la tecla ENTRAR.
Las cantidades de retraso y de margen de demora de las tareas se indican con líneas finas
junto a las tareas.
8. Si el recurso sigue sobreasignado, aumente el valor del retraso.
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los resultados y realizar los ajustes necesarios. Este método resulta a menudo más rápido
que agregar retrasos a las tareas una por una.
El proyecto se puede redistribuir aunque esté programando desde una fecha de fin.
Las versiones anteriores de Microsoft Project no permitían la redistribución de proyectos
probados a partir de una fecha de fin. Las tareas de redistribución de proyectos programados
a partir de una fecha de fin tienen asignados valores de retraso negativos. Esto provoca que
la fecha de fin de una tarea o de una asignación de recursos tenga lugar antes, debido a que
el retraso se aplicará desde el fin de la tarea o asignación.
Siempre debe revisar los cambios que haya realizado Microsoft Project cuando redistribuya
recursos retrasando tareas. Puede revisar dichos cambios en la vista Diagrama de Gantt. Si
los cambios no son de su agrado, puede deshacerlos en cualquier momento.
Para retrasar tareas automáticamente con el fin de redistribuir recursos
sobreasignados
1. En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
2. Haga clic en Manual para redistribuir los recursos sólo cuando haga clic en el botón
Redistribuir ahora.
3. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el período de
tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones.
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Haga clic en Sólo identificador si desea que Microsoft Project compruebe las
tareas en orden ascendente de sus números identificadores antes de considerar
otros criterios de redistribución para determinar las tareas que se van a redistribuir
Haga clic en Estándar si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en
orden ascendente de sus dependencias de predecesoras, margen de demora,
fechas, prioridad y, después, delimitaciones de tareas-
Haga clic en Prioridad, estándar si desea que Microsoft Project compruebe las
prioridades de las tareas que se van a redistribuir antes de considerar las
dependencias de predecesoras, el margen de demora, las fechas y las
delimitaciones de tareas.
6. Para evitar que la fecha de finalización del proyecto se desplace, active la casilla de
verificación Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible.
7. Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea
independientemente de que haya otros recursos trabajando en la misma tarea, active la
casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignaciones individuales.
Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Project ignora la
tarea.
8. Para interrumpir las tareas creando divisiones en el trabajo restante en las tareas o
asignaciones de recursos, active la casilla de verificación La redistribución puede crear
divisiones en el trabajo restante.
9. Haga clic en Redistribuir ahora.
Inmediatamente después de redistribuir el proyecto, podrá deshacer la acción si no ha
conseguido los resultados que esperaba.
Si hay tareas que prefiere no retrasar a menos que sea absolutamente necesario, puede
seleccionar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos
sobreasignados. Para ello, asigne una prioridad más alta a las tareas urgentes que deban
comenzar lo antes posible.
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Microsoft Project retrasará en primer lugar las tareas con prioridad más baja.
Si no desea que una tarea se redistribuya, haga clic en No redistribuir
6. Repita los pasos del 3 al 5 para cada tarea con recursos sobreasignados.
7. En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
8. En el cuadro Orden, haga clic en Prioridad, estándar
9. Haga clic en Redistribuir ahora.
Cuando se disminuye el trabajo total en una tarea, Microsoft Project reduce (de forma
predeterminada) la duración de la tarea-
Para disminuir la cantidad de trabajo asignada a un
recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos
Las tareas se muestran debajo de los recursos a los que están asignadas. Los recursos
sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono en el campo
Indicadores.
2. En los campos Trabajo de las tareas a las que está asignado el recurso sobreasignado,
escriba un valor menor hasta eliminar la sobreasignación.
Para cada recurso, la vista Uso de recursos muestra el número total de horas que el recurso
está trabajando, las horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por período de
tiempo en la escala temporal. La vista Gráfico de recursos muestra una representación gráfica
de los recursos sobreasignados.
Probablemente desee que la duración de una tarea permanezca igual después de reducir el
trabajo asignado a la misma. Cuando se reduce el trabajo asignado a una tarea con una
duración fija, Microsoft Project reduce las unidades de recursos asignadas a ella. Por ejemplo,
supongamos que tiene un recurso asignado a una tarea de 2 días al 100 por cien. Si reduce
la cantidad de trabajo total de dicha tarea a 1 día pero desea que el trabajo se complete en 2
días, Microsoft Project automáticamente reduce las unidades de recurso de esa tarea al 50
por ciento. Es decir, el recurso estará ahora asignado para trabajar en la tarea la mitad del
tiempo durante los 2 días
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