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TOMA DE DECISIONES
ORGANIZACIONAL.
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TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONAL
Cuando hablamos de toma de decisiones nos referimos a aquellas decisiones que son
relevantes para el funcionamiento de la compañía. tiene como fin encontrar las mejores
soluciones en cada momento. Es un proceso que debe alinearse con los objetivos de la
sociedad y las circunstancias internas y externas. El proceso de la toma de decisiones en una
organización comienza con la detección de una situación que rodea algún problema.
Seguidamente viene el análisis y la definición del problema. Para ello se requiere contar con
un sistema de información confiable, oportuno, y actualizado, que permitan comprender
claramente la naturaleza del problema a resolver.
Es preciso también elegir las técnicas o herramientas a utilizar. A cada problema específico
le corresponde una combinación de metodologías para abordarlo, comprenderlo y resolverlo.
Hay que definir bien cuáles son las restricciones y las limitaciones. Para resolver un
problema racionalmente nos planteamos como organización determinados parámetros, y la
realidad misma también nos impone límites. Al tener claros esos aspectos sabremos por
dónde podremos maniobrar.
Igualmente es importante especificar los objetivos y las metas esperadas. Tomar una
decisión "por tomarla" no es adecuado. Todo debe tener un fin.
Luego viene la búsqueda de las opciones más adecuadas para alcanzar los objetivos. Esas
opciones deberán ser evaluadas y comparadas entre sí, con el fin de escoger la que mejor se
ajuste a las necesidades de la organización en términos de costo-beneficio y de
cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Finalmente, tenemos la implementación de
la opción elegida y su ulterior evaluación.
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EL POR QUÉ DE LA TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN
Por su parte, Stoner, (2003) define la toma de decisiones como “el proceso para identificar y
solucionar un curso de acción para resolver un problema específico”. ... Para tomar una
decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un
problema, para así poder darle solución.
Tomar las decisiones importantes de manera correcta y oportuna, es uno de los retos más
complejos y delicados a los que nos enfrentamos los seres humanos. De ellas dependerá en
gran medida nuestro desarrollo y nuestra felicidad, y el de otras personas. No suele haber
peor decisión que aquélla que no tomamos. La indecisión propicia, casi siempre, frustración
y fracaso.
Toda persona, desde temprana edad tiene que ir tomando decisiones, a veces distintas según
sus circunstancias, cultura y entorno socio económico. Unas nos parecerán más importantes
y otras más rutinarias. Unas nos permitirán avanzar y otras retroceder. Pero todas van
constituyendo el entramado del que depende nuestro desarrollo vital y nuestra felicidad.
Antes y entorno a las decisiones están las esperanzas, las dudas, las ilusiones, los problemas,
los proyectos, las frustraciones. Pero en el momento de la decisión se concentra todo, lo que
somos y lo que queremos ser. La decisión pone en marcha lo que realmente llevamos a cabo,
y nos hace constructores de nuestra propia historia. Son nuestras decisiones las que nos
hacen lo que somos y las que nos muestran lo que podemos llegar a ser.
Con frecuencia, se toman decisiones importantes con escaso conocimiento, poca reflexión y
poco diálogo clarificador, lo cual empobrece los resultados finales y nuestro desarrollo
personal, generando frustración y efectos negativos que hubieran podido evitarse.
Uno de los enfoques más competitivos de investigación y análisis para la toma de las
decisiones es la investigación de operaciones. Puesto que esta es una herramienta importante
para la administración de la producción y las operaciones.
Existen cinco factores que pueden resultar de gran ayuda si se analizan para evaluar la
importancia de una decisión:
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1. Tamaño del compromiso. Aquí está presente el factor cuantitativo relacionado por lo
general con dinero y personas, y el factor tiempo. En la mayoría de los casos, una decisión
implica fuertes sumas de dinero, el esfuerzo de muchas personas y, además, puede tener un
impacto a largo plazo sobre la organización.
5. Impacto humano.
Cuando una decisión puede perjudicar a algunas personas, la decisión es grande y debe
tomarse cuidadosamente.
DECISIONES PROGRAMADAS
Las decisiones programadas también pueden ser repetitivas o rutinarias debido a que su
resultado fue exitoso en el pasado. Por lo general, no le toma mucho tiempo a un gerente,
Líder o jefe para llegar a una conclusión cuando se enfrentan a una decisión programada
relacionada con el negocio, porque el desafío no es nuevo.
Ejemplo:
El límite de préstamo de libre disponibilidad de un banco funciona como un préstamo
automático. Cuando el cliente decide usar el crédito, inmediatamente entra en acción reglas
establecidas y los intereses empiezan a programarse y cobrarse. No es necesario que el
cliente vaya al banco pida el préstamo o se analice su caso.
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Desde una perspectiva empresarial, una empresa puede crear unas rutinas estándar para el
manejo de sus problemas técnicos, servicio al cliente o asuntos disciplinarios. Los deberes
de un empleado pueden convertirse en una rutina con la repetición, al igual que el proceso
que un mecánico utiliza para solucionar los problemas del coche de un cliente.
Las decisiones no programadas se toman una por una para resolver problemas que las
estandarizadas no logran solucionar. Son las situaciones nuevas a las que la organización se
enfrenta por primera vez y admiten distintas formas de solución, cada una con ventajas y
desventajas.
Las situaciones de este tipo necesitan un proceso de análisis sucesivos, desde la comprensión
del problema hasta la toma de una decisión. Es decir, las decisiones no programadas
implican situaciones que son nuevas o novedosas y para los cuales no hay respuestas
comprobadas que puedan ser utilizadas como guía.
Para estos casos el gerente, líder o jefe debe tomar una decisión que es única para la
situación y los resultados son una solución específica y a la medida. Las decisiones no
programadas generalmente toman más tiempo para realizarse, por todas las variables que un
individuo debe sopesar, y por el hecho de que la información disponible está incompleta, por
lo que un gerente no puede anticipar fácilmente el resultado de su decisión.
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Ejemplo
Cuando una empresa está endeudada, además vende cada vez menos. Se propone reducir el
número de empleados para bajar los costos, pero los sindicatos se oponen a ello. Esta
situación es inédita y exige un proceso original de solución de problemas y toma de
decisiones.
Los profesores Hammond, Keeney y Raifa, de la Universidad de Harvard, sostienen que las
decisiones acertadas son hijas de un sistema de pensamientos que ayuda a analizar y a
reconocer con precisión el momento adecuado para hacer las cosas.
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Entiende las consecuencias de la toma de decisiones.
Es necesario hacer una matriz de efectos que pueden impactar al proyecto por las elecciones
que se van haciendo en el camino. En ocasiones, son nuestras propias preferencias las que
anticipan o retrasan los planes.
Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participación de todos los
elementos que integran un grupo o equipo de trabajo, en la toma de decisiones, no porque se
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haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del
grupo (gerente, jefe, supervisor, etc,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar
el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores
decisiones.
Hoy en día realizar bien el trabajo no es suficiente para el éxito de los proyectos
empresariales por lo que no podemos olvidarnos de la influencia de la «inteligencia
emocional»; es decir, de adoptar una actitud abierta y responsable de cooperación y
adaptarla a las normas y modos de trabajar de nuestra entidad.
Hay que saber lo que puede rendir cada empleado, cuáles son las obligaciones que tiene y
exigirle que las cumpla, pero siempre con educación y asertividad, conductas que indican
seguridad en nuestra capacidad de liderazgo y confianza en las competencias de los demás.
Tanto la toma de decisiones como la organización laboral se asientan en la facultad de
delegar. No se trata de dar más trabajo o responsabilidad a los subordinados, sino mejor
trabajo, con el fin de que todos nos centremos en lo que es valioso para la empresa. La
delegación evidencia el éxito directivo si va acompañada de un buen criterio de selección,
formación y refuerzo.
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estén bien concretados y definidos, con una doble finalidad:
Una mala decisión repercute en la inversión en tiempo y dinero por parte de los propietarios
y esto en la gran mayoría de los casos sucede cuando se toma una decisión de manera rápida
y poco analizada. Esto puede ocurrir por los siguientes factores:
- Exceso de trabajo. No querer añadir otro tema a nuestra lista de tareas hace que la persona
a veces se precipite al tomar una decisión. No se hacen análisis, no se recopilan datos y no se
tiene tiempo para reflexionar sobre el problema.
- Miedo por querer ser un buen líder. Queriendo parecer creíble y resolutivo, la persona se
apresura a tomar una decisión que tiene un alto porcentaje de fracaso.
- Confiar en exceso en decisiones pasadas. Para acortar los tiempos muchas veces se
recurren a soluciones pasadas. En realidad, aportar esta postura es muy peligroso ya que en
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la mayoría de los casos el problema no es el mismo ni se le parece.
- Colaboración vs datos. Pedir ayuda y colaboración al resto de personas siempre está bien
visto pero muchas veces, primero debemos tener datos objetivos para tomar las decisiones
en lugar de pedir ayuda y colaboración al equipo. Debemos imponer los datos a la
colaboración.
- Mensaje agresivo. En algún momento, cualquier persona con un cargo alto se muestra
hostil, agresivo e incluso falta el respeto a las personas. Para combatir este carácter, el
responsable con ganas de agradar al equipo intenta reducir el tiempo de decisión y en
ocasiones veces se apresura en exceso.
En general, la mayor parte de las decisiones en una empresa se pueden prever y planificar
estableciendo un patrón de actuación. Son más complicadas las que surgen de una situación
nueva en un escenario de incertidumbre.
Aunque cada decisión depende del momento y las circunstancias es positivo considerar estas
etapas:
Analizar la situación: qué hay que decidir (solucionar un problema, aprovechar una
oportunidad, evaluar una inversión…), qué objetivos se buscan, qué beneficios puede
generar, cuál es el contexto y los condicionantes, etc.
Recopilar toda la información relevante. Según el caso, pueden ser indicadores internos y
externos, datos de mercado, cambios en los patrones de consumo, novedades legislativas…
Identificar todas las alternativas: lo mejor es tener una perspectiva amplia y creativa.
Sopesar el impacto de cada opción: evaluar el riesgo, el coste económico y financiero, el
beneficio comercial, las dificultades de implantación, etc.
Definir los criterios de selección y el método a utilizar para decidir, por ejemplo:
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Elección individual (priorizando la experiencia o la jerarquía)
Elección consensuada (argumentación y votación)
Uso de modelos matemáticos o cuantitativos
Solicitar asesoramiento externo
Implantación. A una decisión hay que darle forma. La comunicación es fundamental
para conseguir el compromiso del personal implicado. Es importante que las medidas
sean coherentes con la capacidad y responsabilidades de cada uno.
Evaluar los resultados. Hay que establecer mecanismos de control para revisar y corregir lo
que sea necesario: revisión y retroalimentación.
CARACTERÍSTICAS DE LA DECISIÓN
Análisis de los factores internos: es importante conocer en profundidad cada caso desde su
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inicio hasta su fin, con sus beneficios e inconvenientes y las consecuencias que pueden traer.
Se trata de reunir la perspectiva más amplia posible, reuniendo diferentes puntos de vista.
Análisis de los factores externos: ampliar la perspectiva previa teniendo en cuenta los
factores y consecuencias del entorno exterior. Normalmente se tratan de factores sobre los
cuales no se tiene un control, en comparación a los internos.
Reunir todas las soluciones más favorables: cuantas más opciones se tengan, menos
margen de error habrá frente a imprevistos y errores. Al reunir todas las vías a seguir será
más fácil analizarlas y elegir la más adecuada para la situación.
Ejecutar la decisión final: una vez llegados a este punto, la decisión a tomar debe estar lo
suficientemente clara para su ejecución, habiendo analizado en profundidad tanto los
factores internos como los externos y coordinando a las personas involucradas.
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CONCLUSIÓN
Las decisiones programadas ahorran tiempo y energía intelectual, evitando así que los
directivos y gerentes se desgasten en resolver problemas que ya han sido resueltos. Las
decisiones no programadas demandan mayor tiempo, pero son necesarias para solucionar
temas complejos que deberían tratarse de forma particular. Uno de los objetivos del proceso
de decisión debe ser procurar el mayor número posible de oportunidades para crear
decisiones programadas.
Las tomas de decisiones de una organización rigen el curso de la misma, solo por esto se
justificaría un análisis de las principales tomas de decisión de la organización, para estudiar
y tratar de mejorar las condiciones en las que dichas decisiones se realizan. Por otra parte, el
conocimiento se materializa y se hace útil en la toma de decisiones y en la resolución de
problemas. Se desarrolla el proceso de la toma de decisiones. Un estudio de mejora de la
toma de decisiones debiera garantizar que en la misma se dispusiese de los tres elementos en
las mejores condiciones.
Esto supone disponer de la información necesaria, y en el formato más adecuado para ser
utilizada en el proceso de toma de decisión. Es fundamental que en el proceso de toma de
decisión se cuente con el conocimiento preciso, sean personas, reglas, criterios, etc. Por
último, deberá existir una pauta que integre todos los pasos y elementos necesarios para la
toma de decisión, en la secuencia adecuada, para garantizar el mejor resultado. Se deberán
introducir mecanismos que permitan aprender de la experiencia, en base a analizar el
resultado de la toma de decisiones, comparando el objetivo perseguido y la meta alcanzada,
y extrayendo conclusiones que ayuden a mejorar las decisiones futuras.
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En definitiva, la gestión del conocimiento ha de alinearse con la toma de decisiones clave de
una organización, siendo necesario una identificación adecuada de dichas tomas de decisión
para proceder a su optimización.
BIBLIORAFIA
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