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Actividad de aprendizaje 1: Implementar el plan de mejora de los procesos logísticos

con base en los análisis y valoraciones encontrados en la cadena de Distribución Física


Internacional

Presentado Por:

Erika María Niño Villarreal

Presentado A:

Diana Arroyave

Servicio Nacional de Aprendizaje

Tecnología en Distribución Físico Internacional

Centro Náutico y Pesquero.

Bogotá, 2021.
Actividad de proyecto 17

Actividad de aprendizaje 1: Implementar el plan de mejora de los procesos logísticos


con base en los análisis y valoraciones encontrados en la cadena de Distribución Física
Internacional

Reconocer el correcto funcionamiento de los procesos logísticos

Para las empresas es importante tener en cuenta los indicadores de gestión logística, siendo
estos los que le permiten reconocer el correcto funcionamiento de los procesos de una
forma cuantitativa, brindando a la organización más exactitud en la medición que realiza.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante que el área encargada de administrar los


Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) en la empresa, evalúe constantemente los
indicadores de gestión que están midiendo el comportamiento de las actividades que
componen cada proceso, pues son de suma importancia para tomar decisiones adecuadas
que permitan mejorarlos.

Con el fin de afianzar sus conocimientos acerca del funcionamiento de los procesos
logísticos de la empresa, desarrolle el siguiente taller; para ello, siga las recomendaciones:

1. Mencione el nombre de la empresa con la que ha venido trabajando a lo largo del


programa de formación.

Café “La Victoria”.

2. Tenga en cuenta lo elaborado en las anteriores actividades de proyecto y haga un listado


de los procesos que realizó con la empresa.

1. Departamento de compra y abastecimiento


2. Departamento de inventarios y producción
3. Departamento de transporte y distribución
4. Departamento de servicio al cliente

5. Calcule los indicadores de gestión logística y productividad asignados a cada


proceso del listado anterior.
Indicadores en Departamento de compra y abastecimiento

1. Certificación de proveedores

Definición: Porcentaje de proveedores certificados.


Formula:
Proveedores Certificados
Valor =
Total de Proveedores
*100
MES PROVEEDORES TOTAL, VALOR
CERTIFICADOS PROVEEDORES DEL
INDICADOR
JULIO 5 12 41,67%
AGOSTO 5 12 41,67%
SEPTIEMBRE 7 14 50,00%
OCTIUBRE 9 16 56,25%

Impacto: Costes de implantar controles adicionales en la recepción de productos


provenientes de proveedores no certificados y genera riesgo en la cadena de suministro en
el nivel de servicios por no tener la materia prima de proveedores certificados, con
implicaciones en: los costos de retornos, costes de fidelización del cliente, retrasos en la
producción, costes de inspecciones adicionales en calidad, perdidas en ventas, entre otros
factores.
Interpretación: teniendo en cuenta todos los pedidos del año reflejados en la tabla y la
gráfica, en los meses de julio, agosto, es donde se presenta las mayores diferencias entre los
proveedores certificados y el total de proveedores; por lo tanto, el valor de sus indicadores
es menor, permitiendo a la compañía visualizar las posibilidades de mejora en los procesos
de abastecimiento de materias primas.

2. Calidad de pedidos generados

Definición: Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso o sin


necesidad de cambio o información adicional.

Formula:

Pedidos generados sin problemas


Valor =
Total de Pedidos generados
*100
MES PEDIDOS TOTAL VALOR
GENERADOS PEDIDOS DEL
SIN GENERADOS INDICADOR
PROBLEMAS
JULIO 90 110 81,82%
AGOSTO 98 115 85,22%
SEPTIEMBR 110 117 94,02%
E
OCTUBRE 109 118 92,37%

Impacto: Los costos de los problemas inherentes de tomar y realizar mal la generación de
la orden de compra, generar problemas de costos de lanzamiento de pedidos rectificadores,
esfuerzo del personal del área en identificar y resolver el inconveniente, incremento en los
costos de mantenimiento del inventario, perdidas en ventas, entre otros aspectos.

Interpretación: Según los datos que arroja la tabla, julio y agosto son los meses donde se
presenta la mayor diferencia entre los pedidos generados sin problemas y el total de
pedidos; por lo tanto, los valores de sus indicadores son notoriamente menores, lo que
significa que se debe revisar las novedades de estos periodos, e iniciar programas de mejora
para incrementar la calidad de los pedidos despachados.

Entregas perfectamente Recibidas.

Definición: Número y porcentaje de productos y pedidos que no cumplan las


especificaciones de calidad y servicios definidas con desglose por proveedor.

Formula:

Pedidos rechazados
Valor =
Total de ordenes de compra
*100

MES PEDIDOS TOTAL VALOR


RECHAZADO ORDENES DEL
S DE COMPRA INDICADOR
GENERADAS
JULIO 4 110 3,64%
AGOSTO 3 115 2,61%
SEPTIEMBRE 2 117 1,71%
OCTUBRE 2 118 1,69%

Impacto: Los costos de recibir las ordenes de comprar sin cumplir con las especificaciones
de calidad y servicio son: costos de retorno, costos adicionales de procesamiento
nuevamente de la compra, retrasos en la producción, costes de inspección de calidad
adicional, entre otros aspectos.

Interpretación: Se pude observar que los meses de julio y agosto, son los que presentan
mayor índice de pedidos rechazados, teniendo en cuenta los totales de órdenes de compra;
por lo tanto, se deben revisar los inconvenientes presentados en dichos meses e
implementar programas de mejora.

Indicadores de Inventarios y producción

Capacidad de producción utilizada


Definición: porcentaje de la capacidad disponible utilizada calculado como la producción
actual real dividida por la máxima producción conseguible en operación de 24 horas, 7 días
de la semana.

Formula:

capacidad utilizada
Valor =
Capacidad maxima del recurso
*100
MES Capacidad Capacidad VALOR
utilizada máxima de DEL
producción INDICADOR
JULIO 9.750 15.000 65,00%
AGOSTO 10.650 15.000 71,00%
SEPTIEMBR 11.250 15.000 75,00%
E
OCTUBRE 12.000 15.000 80,00%

Impacto: sirve para medir el impacto generado por la utilización de la capacidad


actualmente utilizada con respecto a la máxima utilización posible de las instalaciones.

Interpretación: teniendo en cuenta los datos reflejados en la tabla y la gráfica anterior, en


el mes de julio se registró el menor índice de utilización de una instalación perteneciente a
la compañía; lo cual significa que fue el periodo donde menos se aprovechó este recurso,
comparado con los demás meses. Por lo tanto, la empresa tiene la oportunidad de analizar
lo que sucedió en dicho periodo, tomar las decisiones sobre si es conveniente o no y hacer
uso de toda la capacidad de la instalación, adicionalmente se evidencia que se encuentra por
debajo de 80% de utilización de producción de la empresa.

Rotación de Mercancía

Definición: proporción entra las ventas y las existencias promedio e indica el numero de
veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.

Formula:

Ventas acumuladas
Valor =
Inventario promedio
= Número de veces
MES Ventas acumuladas Inventario VALOR DEL
promedio INDICADOR
JULIO $ 11.500.000 6,96
80.000.000
AGOSTO $ 12.000.000 6,75
81.000.000
SEPTIEMBRE $ 12.000.000 7,71
92.500.000
OCTUBRE $ 11.500.000 8,09
93.000.000

Impacto: Las políticas de inventarios deben mantener un elevado índice de rotación, por lo
anterior por ello se requieren diseñar políticas de entregas frecuentes, excelente servicio al
cliente. Si después de aplicar el indicador no se obtienen los resultados esperados, la
compañía debe estudiar detenidamente las variables involucradas para mejorar este aspecto

Interpretación: se puede evidenciar que los meses de julio y octubre fueron los periodos
donde menos veces rotaron las mercancías en el almacén con un promedio de 6.9 y 6.7
veces respectivamente, frente a un 8.9 del mes de oct donde se presentó el mayor índice de
rotación debido al volumen de ventas. La compañía debe analizar lo ocurrido en estos
meses y establecer los ajustes para mejorar las ventas de todos los periodos.

Duración del Inventario

Formula:

Inventario final
Valor =
Ventas promedio
*30
MES Ventas promedio Inventario VALOR DEL
promedio INDICADOR
JULIO $ $ 8,63
40.000.000 11.500.000
AGOSTO $ $ 8,67
41.500.000 12.000.000
SEPTIEMBRE $ $ 7,19
50.100.000 12.000.000
OCTUBRE $ $ 6,63
52.000.000 11.500.000

Impacto: altos niveles en este indicador muestran demasiados recursos empleados en


inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el
riesgo de ser pedido o sufrir obsolescencia.

Interpretación: los datos arrojados en la tabla anterior, muestran que en los meses de julio
y agosto hubo materiales que duraron más días almacenados que otros, por lo tanto,
corrieron el riesgo de obsolescencia; teniendo en cuenta esta información, una compañía
puede implementar estrategias promocionales para evitar pérdidas.

Valor económico del inventario


Formula:

costo vental del mes


Valor =
valor inventario fisico
MES Valor Valor costo VALOR
Inventario venta/mes DEL
Fisico INDICADOR
JULIO $ $ 20%
16.000.000 80.000.000
AGOSTO $ $ 28%
23.000.000 81.000.000
SEPTIEMBR $ $ 12%
E 11.500.000 92.500.000
OCTUBRE $ $ 12%
11.000.000 93.000.000

Impacto: en un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto


terminado en relación con las ventas al costo. Esto con el fin de evaluar el cumplimiento de
las políticas de inventario de la mercancía.

Interpretación: teniendo en cuenta los datos registrados en la tabla y lo reflejados en la


gráfica, es evidente que a lo largo del año el mes de septiembre y octubre se registró el
menor valor económico del inventario, debido al bajo porcentaje obtenido de la relación
entre el valor del inventario físico y el valor costo venta por mes. La compañía debe
establecer cuál es la necesidad real de gestionar determinados volúmenes de inventarios y
la influencia de estos, en los procesos de ventas.

Exactitud de inventarios

Formula:

Valor diferencia
Valor =
Valor total inventario
*100
MES Valor Valor Total VALOR
diferencia Inventario DEL
INDICADOR
JULIO $ $ 6%
4.800.000 80.000.000
AGOSTO $ $ 5%
4.200.000 81.000.000
SEPTIEMBRE $ $ 4%
3.600.000 92.500.000
OCTUBRE $ $ 4%
3.900.000 93.000.000
Impacto: Conocer el nivel de confiabilidad de la información de inventarios en centros de
distribución con el fin de identificar los posibles desfases en los productos almacenados y
tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de la empresa.

Interpretación: según la información obtenida, los meses de enero y abrir reflejaron los
mayores porcentajes de desfases (no coincidió las cantidades del inventario físico con el
contable); estos datos son fundamentales para que la compañía determine cuáles fueron las
causas de esas diferencias y establezca un plan de mejora, con el fin de evitar que se vea
afectada la rentabilidad de la organización.

Indicadores de transporte y distribución.

Costo de transporte Vs ventas


Formula:

Costos del transporte


Valor =
Valor ventastotales
*100
MES COSTO TOAL TOTAL VALOR DEL
TRANSPORTE VALOR INDICADOR
VENTAS
JULIO $ 13.500.000 $ 17,78
240.000.000
AGOSTO $ 14.000.000 $ 18,21
255.000.000
SEPTIEMBRE $ 14.300.000 $ 18,18
260.000.000
OCTUBRE $ 17.000.000 $ 15,76
268.000.000

Impacto: Sirve para conocer el porcentaje de los gastos por transporte y así poder aplicar
medias que reduzcan este costo logístico.

Interpretación: teniendo en consideración los datos obtenidos, se puede concluir que los
meses de agosto y septiembre, presentaron los mayores gastos de transporte relacionados
con la generación de sus respectivos volúmenes de ventas. Aunque el total de dichas ventas
no están dentro de las cifras más bajas, la compañía debe determinar cuáles fueron las
causas del incremento de los gastos en estos periodos y diseñar el programa de mejora
apropiado.

Costo operativo por conductor

Formula:
Costo total transporte
Valor =
Número de conductores

MES COSTO TOTAL Número de VALOR DEL


TRANSPORTE conductores INDICADOR
JULIO $ $ $
13.500.000 12 1.125.000
AGOSTO $ $ $
14.000.000 12 1.166.667
SEPTIEMBRE $ $ $
14.300.000 12 1.191.667
OCTUBRE $ $ $
17.000.000 15 1.133.333

Impacto: utilizado para costear la contribución y relación de cada conductor sobre los
gastos generados en transporte

Interpretación: Es evidente al observar que para los meses de julio, agosto y septiembre
presentan los valores más altos en lo referente a costos operativos por conductor; sin
embargo para los meses de julio, agosto y septiembre , tienen la misma cantidad de
conductores y el valor incrementa. Es importante que la compañía analice esta información,
identifique las causas del incremento de los costos presentados en estos meses e inicie un
programa de mejora que permita reducir dichos costos.

Comparativo costo de transporte

Formula:

Costo de transporte por unidad


Valor =
costo de contratar transporte po unidad

MES COSTO DE COSTO DE VALOR DEL


TRANSPORTE TRANSPORTE INDICADOR
POR UNIDAD CON
TERCEROS
JULIO $ $ 83%
1.200 1.450
AGOSTO $ $ 81%
1.180 1.450
SEPTIEMBRE $ $ 81%
1.170 1.450
OCTUBRE $ $ 76%
1.100 1.450
Impacto: Conocer el nivel de confiabilidad de la información de inventarios en centros de
distribución con el fin de identificar los posibles desfases en los productos almacenados y
tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de la empresa.

Interpretación: según la información arrojada desde el mes de julio, agosto, septiembre y


octubre, se evidencia que los costos generados por la utilización del transporte propio por
unidad, fueron menores a los que ofrecieron las empresas transportadoras por prestar el
mismo servicio, sin embargo, se debe tener en cuenta que esta situación cambió
completamente en los meses de noviembre y diciembre, donde la mejor opción era
contratar; por lo tanto, la compañía debe considerar esta información y determinar las
posibilidades de que la tendencia continúe

Indicadores de Servicio Al cliente

Entregas perfectas
Formula:

Pedidos entregados perfectamente


Valor =
total pedidosentregados
MES PEDIDOS TOTAL VALOR
ENTREGADOS PEDIDOS DEL
PERFECTAMENTE ENTREGADOS INDICADOR

JULIO 96 110 87,27%


AGOSTO 105 115 91,30%
SEPTIEMBR 115 117 98,29%
E
OCTUBRE 112 118 94,92%

Impacto: Sirve para medir el nivel de cumplimiento, efectividad y exactitud en cantidades


y tiempo de los pedidos despachados por la empresa.

Interpretación: Considerando los datos reflejados en la tabla, se puede concluir que son
altos los porcentajes a lo largo del año, relacionados con el índice de entregas perfectas; sin
embargo, el mes de Julio fue el periodo en el que se presentaron mayores problemas en este
proceso, teniendo en cuenta la cantidad de pedidos enviados. La empresa debe establecer
las causas de esta situación e implementar los programas de mejora que permitan disminuir
estos registros.

Entregas a tiempo

Formula:
pedidos entregados a tiempo
Valor =
total pedidos entregados

MES ENTREGADOS TOTAL VALOR DEL


A TIEMPO PEDIDOS INDICADOR
ENTREGADOS

JULIO 98 110 89,09%


AGOSTO 109 115 94,78%
SEPTIEMBRE 115 117 98,29%

OCTUBRE 114 118 96,61%

Impacto: Costo para el cliente de pedidos no recibidos, entre los cuales se encuentran: El
coste de mantenimiento de excesivo stock de seguridad, nivel de servicio al cliente final y
pérdida de ventas.

Interpretación: Aunque a lo largo del tercer trimestre del año en el mes de septiembre se
registra la mayor cantidad de pedidos entregados a tiempo, es también el periodo donde
mayor cantidad de pedidos se enviaron; Es evidente que la compañía debe analizar lo
sucedido en el mes de julio, estableciendo planes de mejora para que la relación entre el
número de envíos y la cantidad de entregas a tiempo sea de beneficio para la empresa

Pedidos entregados completos

Formula:

Número de pedidos completos entregados


Valor =
total de pedidos

MES NUMERO DE TOTAL VALOR


PEDIDOS PEDIDOS DEL
COMPLETOS ENTREGADOS INDICADOR
ENTREGADOS
JULIO 97 110 88,18%
AGOSTO 108 115 93,91%
SEPTIEMBR 115 117 98,29%
E
OCTUBRE 113 118 95,76%
Impacto: Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de
distribución y conocer el nivel de agotados que maneja el almacén.

Interpretación: teniendo en cuenta la información obtenida, en el mes de julio se presentó


la mayor cantidad de pedidos entregados de manera incompleta (les faltó cantidades de
productos, según lo acordado) y de igual manera fue el mes donde menos pedidos se
enviaron; esta relación de cantidades no produjo resultados de provecho para la compañía;
por lo tanto, es conveniente que se estudie la posibilidad de establecer métodos que
mejoren los procesos de distribución.

Documentación sin problemas

Formula:

facturas generadas sin error


Valor =
Total de facturas
MES FACTURAS TOTAL VALOR
SIN ERROR FACTURAS DEL
INDICADOR
JULIO 186 190 97,89%
AGOSTO 220 225 97,78%
SEPTIEMBR 235 237 99,16%
E
OCTUBRE 246 248 99,19%

Impacto: Reproceso de información, imagen de mal servicio al cliente, disminución de la


calidad del inventario.

Interpretación: considerando la información obtenida, se puede observar la empresa


encuentra por encima del 95% en la emisión de facturas sin error, teniendo en cuenta el
total de estos documentos.

6. Elija una técnica de verificación y control con la cual pueda construir una
propuesta de mejora, para cada indicador que arrojó resultados negativos.
Encuestas

Para el indicador de Costo operativo por conductor.

MES COSTO TOTAL Número de VALOR DEL


TRANSPORTE conductores INDICADOR
JULIO $ $ $
13.500.000 12 1.125.000
AGOSTO $ $ $
14.000.000 12 1.166.667
SEPTIEMBRE $ $ $
14.300.000 12 1.191.667
OCTUBRE $ $ $
17.000.000 15 1.133.333

El indicador para los meses de julio, agosto, septiembre con la misma cantidad de
conductores genero incrementos paulatinamente.

El medio de verificación y control para la propuesta de mejora son las encuestas a los
empleados. Por medio de este método se busca hacer un análisis de las áreas, identificar de
primera mano con los empleados y clientes lo que ellos creen que generan retraso en las
actividades y proceso de la empresa e incrementar la productividad que se mide por la
forma como se realizan los diferentes procedimientos en la entrega, en que se esta fallando
para que los costos incrementen y así llevar a cabo una toma de decisiones.

7. Explique las propuestas de mejora del punto anterior.

Se realizaría encuestas de manera mensual para hacer seguimiento y control en las


actividades de la empresa, con preguntas sobre procedimientos, efectividad en la
comunicación, agilidad en la comunicación, calidad del servicio, y sirven para verificar
oportunidades de mejora en los tiempos del proceso.

ENCUESTA

Enfocados en el mejoramiento continuo y seguridad de nuestros servicios, hemos diseñado


esta encuesta para identificar las oportunidades de mejora en nuestro sistema de Gestión de
Calidad y por ende afianzar la eficacia de nuestros procesos en beneficio de nuestros
clientes.

 Agradecemos sus aportes con la confianza que serán analizados y atendidos de


manera adecuada a fin de lograr nuestros propósitos

Operacione Deficiente Malo Regular Aceptable Sobresaliente Excelente


s
Información
oportuna de
las órdenes
de compra.
Entrega de
mercancía
dentro de los
tiempos
acordados
Atención por
parte del
coordinador
logístico
Agilidad de
respuesta por
parte del
coordinador
logístico

Servicios Deficiente Malo Regular Aceptable Sobresaliente Excelente


Calificación
del servicio
de
transporte
prestado
Tiempos de
facturación
Respaldo a
nivel
gerencial

Seguridad

¿Cuál es la percepción de la seguridad en el proceso de transporte y servicios de


distribución de la compañía?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Considera que la cadena de suministros cuenta con los controles adecuados para su
tratamiento.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

¿Se han presentado incidentes de riesgo en su proceso de cadena de suministro?


_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Comentarios:______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Este instrumento permitirá tener conocimiento para la toma de decisiones de las mejoras
que se deben realizar en la cadena de suministros de la compañía de manera oportuna para
mejorar la competitividad y efectividad en el servicio prestado.

Bibliografía

Mora, L. Indicadores de la gestión logística KPI’S. Tomado de:


https://www.fesc.edu.co/portal/archivos/e_libros/logistica/ind_logistica.pdf

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Gestión para el mejoramiento de los


procesos de la Distribución Física Internacional. Tomado de:
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Finanzas/1
21518/Contenido/DocArtic/Material_Gestion_para_el_mejoramiento_de_los_procesos_de_
la_Distribucion_Fisica_Internacional.pdf

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