RESUMEN La preservacién digital es un conjunto de tareas, técnicas, métodos y tecnologias que buscan garantzar el acceso aa informacign en formato digital. st articulo presenta una aproximacin als concepts dave relacionados con la presevacén digital bs benefcos de suimplementacdn os prin)pale aspectastecnoligicosasociads, los dlesafiosy una mirada al situacén actual de apreservacin digital en Chile cesde finales de los afos 80 y comienzos de los 99 comenzé la masificacin del uso de com- putadores personales tanto en el mundo laboral como particular Este hecho ha provocado, en primer lugar, que cada vez se generen mis y més do- cumentos (cada dos afos se duplica la cantidad de informacién accesible en Internet (International Data Corporation, 2011). En segundo lugar, con el correr de los aos se ha observado un fenémeno que se repite cada vez con mayor rapi- dz la obsolescencia tecnolégica, la cual se puede definir como la necesidad de recambio de un dispositive tecnolégi- co debido principalmente a la aparicién de nuevas tecnologias (més eficientes), Imposibilidad de encontrar repuestos, 0 simplemente por estrategias comercia- les. Un claro ejemplo de ello lo podemos observar en la extinta hoja de célculos Lotus 1-2-3 que llegé a ser el software rs utiizado por las empresas hasta f- ales de los ahos 80, pero que dejé de existr hace aproximadamente 20 afios En base a lo anterior surge la siguiente interrogante {Cémo podemos garanti- zat el acceso ala informacién contenida fen documentos que han sido generados con software que en unos afos queda- + obsoleto 0 almacenados en soportes aque no estaran vigentes en poco tiempo is? La preservacién digital offece una respuesta a esta pregunta Claudio Escobar Ariagada ‘Master in Business Engineering (MBE) U de Chile Acodémico FENUAH clescobamuahurtadoc! La preservacién digital tiene por obje- tivo principal el aseguramiento del ac- eso a los contenidos de documentos electrénicos’. Seguin Jones y Beagrie (2001) la preservacisn digital compren- de una serie de tareas y actividades necesarias, planificadas y administra- das para asegurar el acceso continuo ‘a materiales digitales por el periodo que sea necesario. Se refiere a todas las acciones requeridas para mantener el acceso a los materiales digitales aun después de que se presenten fallas en los medios de almacenamiento 0 haya cambios tecnolégicos. Los autores plantean que la preservacién digital se puede clasificar en Paraun diagnéstico del estado dela gestién documentaleninstituciones piblicas, ver Mcrosyster, 2016,Preservacién de corta duracién: Busca dgarantizar el acceso al contenido de ob- Jetos digitales por un periodo de tiempo definido, 0 bien, que el uso de los docu- smentos sea calculado para un periodo de tiempo menor al de los cambios tecno- logicos. 2 garantizar el acceso al contenido de objetos digitales aun después de que focurran cambios tecnolégicos, 0 bien, dentro de un periodo de tiempo defini- do, pero no indefinidamente. Preservacién de larga duracién: Busca sgarantizar el acceso al contenido de ob- jetos digitales de forma indefinida, Cada organizacién puede planificar y realizar las acciones que estime conve- nientes para preservar digitalmente sus activos digitales, pero existen modelos especificos para ello. Uno de los mas uti- lizados es el modelo de referencia OAIS (Open. Archival Information System), el cual a partir del afo 2003 pasé a ser luna norma ISO (14.721). Esta norma, re- visada y actualizada el afo 2012, da los | lineamientos generales respecto a las acciones que se deberian realizar en una lorganizacién para preservar digitalmen- tesus documentos, pero dala libertad de determinar la mejor forma de llevarlas a cabo y con la tecnologia que cada orga- nlzacién prefiera La Norma propone un modelo de re- ferencia que busca proporcionar una comprensién mas amplia de lo que se necesita para preservar la informacion y acceder a ella a largo plazo,teniendo en consideracién aspectos como el avance de Ia informatica y el crecimiento ex- pponencial de informacién en formatos digitales. En otros términos, OAIS viene 2 ser una entidad cuyo interés radica en conservar la informacién que se genera al interior de una organizacién, afin de que uno o mitiples grupos de usuarios especificos, que deberian ser capaces de comprender el conjunto particular de informacién que alli se resguarda (co- rmunidad especifca), puedan acceder y usar dicha informacién, cada ver que lo requieran, En este sentido, e plantea como necesi- dad que la informacién custodiada esté sujeta al proceso de preservacién alargo | plazo; es deci al acto de mantenerla in- formacién comprensible de forma inde- | pendiente, con rasgos que den garantia de su autenticidad, por un periodo de | tempo lo sufcientemente grande como para verse afectada por cambios, tanto, en lo tecnolégico como en la comunidad especifica ala que sirven. ten varios esquemas de metadatos que se pueden empleat, entre los que des- tacan Dublin Core, FAD y METS, Los do- ‘cumentos que son enviados al sistema de preservacion se empaquetan y dan forma a un Paquete de Informacion de Transferencia (PIT), los cuales a fa hora de ser preservados en el sistema se les agrega nueva informacién (til para la preservacién a largo plaze) dando or ‘gen a un Paquete de Informacién de At- cchivo PIA), que finalmente darin origen 2 los Paquetes de Informacién de Con- sulta PIC), que son los documentos que finalmente podrin ser usados y consul tados por los usuarios finales del siste- ma. Para empaquetar los documentos Yy Su metadata se debe estructurar los contenidos, para ello existen diversas ‘espeaficaciones, entre las que destacan Baglt yE-ARK. | En la preservacién digital, bajo la mirada del modelo OAIS, se distinguen princ= palmente 3tipos de actores: Productores: Personas 0 sistemas que proporcionan o generan la informacién que se desea o requiere preservar, Consumider: Personas o aplicaciones ue interactian con los servicios del sis- tema para, fundamentalmente, localizar yy recuperar la informacién preservada de acuerdo con su interés “Preservar documentos digitales no solo implica el desarrollo y/o implernentacién de uno o mas sistemas, como se mencioné anteriormente, se requiere de un trabajo previo en la organizacién donde se implementard el sistema” Direccién: Corresponde a las entidades | La mayor cantidad de tareas se realiza a que establecen la politica general del la hora de crear un Paquete de Informa- | sistema como parte de una politica mis |_cién de Archivos, que es el paquete que amplia, Es deci, busca que las politicas | se preservars a largo plazo. Las principa- de trabajo del sistema vayan en armonia | es tareas que se ealizarin sobre este pa- con las polticas generales del entorno | quete de informacién abordan chequeos donde se encuentra inserto (por ejem- de integridad, presencia de vius, control plo, una organizacién, entidad guberna- | de accesos y, sobre todo la reaizacién de ‘mental, entre otros) acciones orientadas a la preservacién. Existe mas de una estrategia para pre- servar documentos digitales, siendo las mas utilizadas la emulacién que consis- te en desartollar y emplear un software ‘que permita acceder al contenido de un documento en un formato obsoleto y la migracién que requiere de ir generando nuevas archivos en formatos de preser- vvacién (generalmente en formatos libres, no comerciales) ‘Ademas de los actores, el modelo OAIS se refiere a paquetes de informacion. Es tos paquetes de informacion, a grandes rasgos, corresponden a la unién de ob- Jetos de datos de contenido (documen- tos) y su informacion de representacién asociada (metadata) lo que quiere decir que para preservar documentos digitales no solamente es necesario almacenar los archivos, sino que ademas éstos deben ser previamente clasificados y descritos. La clasificacién es fundamental para que los documentos preservados conserven el contexto en el que fueron creados y entender su procedencia, mientras que la descripcion es necesaria para obtener informacién adicionala la que contienen los documentos y que eventualmente seran utilzados para realizar busqueda. Para la realizacién de la descripcién exis- Tecnolo: ‘Como se puede observar, las tareas aso- ciadas a fa preservacién digital son nu- merosas y algunas de elias complejas, Porloque el istema porimplementar en tuna organizacién que preservard digital- mente sus documentos debe ser lo suf clentemente robusta para dar respuesta a todas esas acciones y ser sustentable“En la actualidad existen soluciones informaticas de tipo comercial y open source desartolladas especificamente para abordar la preservacién digital y que poseen més de 10 afios en el mercado” cen el tiempo. En ese contexto se deben considerar las siguientes recomenda- clones a la hora de desarrollar o Imple- ‘mentar un sistema: Open Source: Preferir soluciones de cédigo ablerto, con una amplla comu- nidad de desarrolladores y de manteni- rmiento sencillo que no impliquen esca lamiento de costos en el tiempo. ‘Multiplataforma: Permitir el trabajo sobre diversos sistemas operatives, en particular Linux (en sus diversas dis- tribuciones), Windows, entre otros. El sistema, al iqual que los documentos a preservar, debe estar pensado sin una fecha de término, por lo que esta ca- racteristica es fundamental para poder realizar futuras migraciones, Escalabilidad: Contar con la habilidad de reaccionar y adaptarse aaltas cargas de trabajo sin perder su rendimiento (performance) Seguridad: Contar con altos estin- dares de seguridad en las siguientes reas; integridad de la informacion transferida, acceso controlado, bitéco- ra de trazabilidad, manejo de perfiles y roles de usuarios, alertas operativas y todo otro elemento requerido para garantizar la informacién transmitida y almacenada, | Mantenibilidad: Contar con herramien- tas que permitan realizar mantenimiento a nivel usuario es decir, que no requiera de la concurrencia de un programador para hacer cambios de configuracién bisicos, Capacidad de recuperacién: El sistema debe ser estable desde el punto de vista ‘operativo, con mecanismos de recupers- | cidn en caso de caidas y/o fallas. | Modularidad: sistema completo debe ser de caracter modular. Se recomien- da el uso de microservicios en vez del desarrollo. monalitico (modelo clésico en el desarrollo de software), es de- cit, que cada funcionalidad o grupo de funcionalidades se desarrolle como un componente, los que deberan estar de- sarrollados bajo tecnologias ablertas y conocidas. Esta caracteristica permitrs, en el futuro, poder realizar actualizacio- nes y/o mejoras de una manera répida, sencilla y menos costosa, Uso de formatos abiertos: Las estra tegias para preservar los documentos digitales se basan principalmente en los formatos de los documentos. Se reco- rmienda fuertemente el uso de formatos libres para generar los archivos de pre- servacién y acceso, principalmente para no generar dependencia de un software | yfo proveedor en particular. Tabla 1. Equivalencia entre formatos cerrados y libres Fuente: La preservacién, otra venta del softwarelibre y de eBdigo aberto Tipo de formato Formato cerado Formato abierto Enla actualidad existen soluciones infor- maticas de tipo comercial y open sour- ce desarrolladas especificamente para | abordar Ia preservacién digital y que poseen mas de 10 anos en el mercado. E1 funcionamiento de dichos softwares esta basado en el modelo OAIS y trabajan en base a los estandares y especificaciones mencionados con anterioridad. En el | Ambito comercial destaca el software Libsafet, mientras que en el mbito open source destacan los softwares RODA? y Archivernatica’ Principales desafios Preservar documentos digitales no solo implica el desarrollo y/o implementa- cién de uno © més sistemas, como se mencioné anteriormente, se requiere de un trabajo previo en la organizacién donde se implementaré el sistema. Por una parte, se debe realizar un trabajo de ‘ardcter mas técnico en el cual se reaice un diagnéstico y andlisis de la organiza- ién y asf determinar qué documentos se debersn preservar, realizar un trabajo ‘exhaustivo para clasificar esos documen- tos y determinar el nivel de detalle con fl que se describirin los documentos. Por otto lado, es necesario realizar un trabajo orientado a preparar la organiza- ién para que desarrole Is capacidades necesarias asociadas a la preservacién digital. En ese sentido, se hace necesario contar con el apoyo del cuerpo directivo de la organizacion, y en segundo lugar el trabajo con las personas que estarén directamente relacionadas con las activi- dades a realizar Los principales desafios 2 tener en consideracién son: + Obtener el respaldo de las autoridades de la organizacion + Contar con un equipo de personas con los conocimientos idéneos para real- zar el trabajo, entre los que destacan: gestion de procesos, normas de des- cripcién atchivistieas, gestién docu: mental, esquemas de metadatos, pro- gramacién, modelo OAIS, entre otras, + Contar con un buen plan de gestién del cambio + Desarrollar una cultura ortentada a la gestién de los documentos, priorizan- do cada vez mis el uso de los docu- mentos digitales =huips/fuwrribnova.com/preservacion-digital safes data/ Dhttps/demoroda-communityorg/#welcome ‘heips/fuwrarchwvematica orgs!+ Asegurar un presupuesto permanente fen el tiempo destinado a estas activi- dades + Er muchos casos se hace necesario ‘convencer al irea informstica para po- der usar software open source + Definirestrategia tecnolégica respecto al almacenamiento ;Preferr arquitec- tura on-premise o cloud? + Realizar viglancia tecnolégica de for- ma constante, sobre todo en lo relacio- nado con preservacién digital En la region, y espectficamente en Chile, la preservacion digital es algo relativa- ‘mente incipiente, no existiendo casos en los que se pueda apreciarla implementa- cién completa del modelo OAIS. Sin em- bbargo, el Archivo Nacional de Chile est een pleno desarrollo de un proyecto que busca, entre otras cosas, implementar un sistema que le permita recibir tansferen- cas de documentos electrénicos desde los organismos publicos para almacenar- los y preservarlos a largo pplazo, El pro- yecto se basa en la implementacién del ‘modelo OAIS, por lo que se hizo necesario al desarrollo de software especializado ppara cada una de las etapas del modelo, ‘menos en la generacién de los Paquetes de Informacién de Archives, en la que se empleé el software de preservacién digital Archivematica. Muchos de los de- safios mencionados estin o han estado ppresentes en el desarrollo del proyecto, algunos de ellos aun estén en una etapa de definicién, mientras que otros ya fue- ton resueltos como el uso de tecnologia ‘open source, ena guia Linearientos para desarrollo de software (Goblerno Digital, 2018) se hace hincapi¢ en el uso de este tipo de software por sobre el comercial La preservacién digital es fundamen- tal para resguardar el patrimonio de las organizaciones y en ese sentido no basta con la reallzacién de respaldos de documentos. E| aseguramiento de ‘que a largo plazo se pueda acceder a les contenides de documentos debe ser una preocupacién real y abordada seriamente, algo que hoy no ocurre y ‘que requeriré de un gran esfuerzo, pues la brecha para lograrlo es muy grande Se requiere de voluntades, cambio de ‘cultura organizacional, recursos y de personal con las conacimientos y com- petencias necesarias para lograrlo. El proyecto de modernizacién del Archivo Nacional es un primer esfuerzo por lo- _grarlo y podria servir de referencia para ‘otras organizaciones que se quieran su mar ala preservacién digital Castellano 6. (s#).La preservacin, ota venaja del sofware libre y de céigo abierto,Obtenido de Open Expo Europe: htps/openexpoeurope com/esforeservacionsoftwaresibre-codigo-abierto/ Council of the Consultative Committee for Space Data Systems. (2012) Reference Model for an Open Archival Information System (OAS) Washington, 2¢ {Gobierno Digital. (2018) Lineamientos para desarrollo de software: guia técnica International Data Corporation (10) (2011) The 2011 Digital Universe Study: extracting value from chaos. EMC. Jones, M,& Beagrie N (2007). Preservation Management of Digital Materials. Britsh Library Cataloging in Publication Data,