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Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Vicerrectoría Académica y de Investigación

Curso: Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos


Guía de actividades y rúbrica de evaluación
Paso 2 Desarrollar sistemas de información
Por: Nilson Ademir Mosquera Lozano
Código: 104003

1. Descripción de la actividad
Analizar el impacto que los diferentes sistemas de información tienen dentro de la gestión de un
proyecto a través de la solución de un problema aplicado.

La actividad consiste en:

Solucionar el problema propuesto considerando los elementos propios de la gestión de todo


proyecto según el PMBOK, Marco Lógico o metodología general ajustada. Para ello se deben
explorar los diferentes tipos de sistemas de información en el contexto empresarial (sistemas de
apoyo a las transacciones –TPS-, sistemas de soporte a las decisiones –DSS-, sistemas expertos en la
toma de decisiones, sistemas de información de cadenas de suministros –SCM-) así como el sistema
de información en el Sistema General de Regalías y argumentar acerca de la incidencia de estos en
la gestión de proyectos; luego, proponer un diagramas o esquema de estos sistemas para cada uno
de los siguientes escenarios:

2. Diseñar un ERP para estructurar el plan de compras de una organización matricial, que
plantea desarrollar un proyecto de exportación de Flores a los Estados Unidos.

Por medio de un DIAGRAMA O ESQUEMA del escenario 2, haciendo uso de herramientas de


diagramación como Gliffy, Xmind, Microsoft Visio, Lucidchart, Bubbl, Padlet, Edmodo, Cmap Tools,
Mindomo, Goconqr, Draw.io u otro que considere se ajuste a su necesidad y sustentar por qué se
escogió.

¿Qué es la organización matricial?

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización


con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados
tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es
la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden.
El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un
gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.
Proceso de Exportación

Para realizar una exportación en Colombia, se deben tener en cuenta siguientes documentos:

• Registro como exportador


• Estudio de mercado y localización de la demanda potencial
• Ubicación de la subpartida arancelaria

Procedimiento ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

• Solicitud de Determinación de Origen – Declaración Juramentada

Procedimientos aduaneros para despacho ante la DIAN en el Trámite de Exportación

• Factura Comercial
• Lista de Empaque (si se requiere)
• Registro sanitario o Vistos Buenos (si lo requiere el producto)
• Documento de Transporte
• Otros Documentos exigidos para el producto exportador

Procedimientos cambiarios (reintegro de divisas)

Que es un ERP: Sistemas de planificación empresarial (ERP). Mecanismo de gestión de la


información que puede definirse como una "solución de software que trata las necesidades de la
empresa tomando el punto de vista de proceso (gestión de proyectos) de la organización para
alcanzar sus objetivos integrando en ella (la solución) todas las funciones de la misma". En este
punto también es necesario mencionar que un sistema ERP facilita la integración de los sistemas de
información de la empresa, ya que cubre todas las áreas funcionales. De esta manera puede decirse
que los objetivos principales de los sistemas ERP como herramienta para el desarrollo de SIGP´s son:

1. Optimización de los procesos empresariales. Por ejemplo, asignación de recursos del tipo trabajo,
material y/o costo.
2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna. Específicamente en lo relacionado con
información contable como el flujo de caja del proyecto.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Dando
lugar a la concepción de groupware o software colaborativo así como lo que el PMBOK denomina
BSCW.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias. Lo que bajo el principio de excepción de la
administración de proyectos elimina los reprocesos e incentiva el empoderamiento.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
Características propias de los sistemas ERP.

Base de datos centralizada.

En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez.


Las empresas que lo implanten deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del
sistema ERP.
Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos.
Suele haber un software para cada unidad funcional.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

Paralelo a esto también se puede mencionar que es necesario que a la par de lo anterior un sistema
ERP pueda desarrollar sistemas integrales modulares y adaptables. Estas características son
básicamente las siguientes:

Deben ser sistemas Integrales.


Deber ser sistemas integrados por módulos.
Deben ser sistemas Adaptables.

Figura 12.1. Estructura básica de un ERP. Fuente: Tomado de: (Urudata, 2016)
Principales aplicaciones informáticas que manejan sistemas ERP.

Algunas de las aplicaciones informáticas desarrolladas para usarse como ERP en la gestión de
proyectos son las siguientes:

(1) Gestión de los datos maestros


(2) Gestión de los aprovisionamientos
(3) Gestión de almacenes
(4) Gestión de proyectos
(5) Gestión de servicios
(6) Gestión de la producción
(7) Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM)
(8) Gestión económico-financiera
(9) Business Intelligence (BI)

De esta manera un ERP cubre las siguientes áreas de negocio:

a. Administración Planeación de Recursos (ERP)


b. Administración de la Cadena de Suministro (SCM)
c. Administración de la Relación con los Clientes (CRM)
d. Análisis del Desempeño Financiero
e. Solución Integrada de Punto de Venta (TPV - POS)
f. Tienda Web Integrada.

Para Diseñar un ERP y estructurar el plan de compras de una organización matricial, que plantea
desarrollar un proyecto de exportación de Flores a los Estados Unidos, utilizaremos un diagrama de
flujos que depues de puede migrar a Software o App ó Sistema Informático de comercio, que se
puede desarrollar en Microsoft Visual Studio .Net u otros, y utilizar como base de datos
Microsoft SQL Server, acces, MySQL, Microsoft SQL Server, Microsoft Access DBMS, Oracle, IBM
DB2 o FoxPro . el cual estará compuesto de esquemas u opciones qué integran módulos para el
control y manejo administrativo y contable.

Los módulos que integran el sistema de información son:

- Contabilidad
Comprobantes Contables Ingreso y Egresos
Mayor General
Estados Financieros

- Facturación
Facturas de Venta
Notas de Venta
Notas de Crédito
Notas de Débito
- Compras a Proveedores

- Inventarios
Inventario Inicial
Registro de Ingresos a Bodega
Registro de Egresos de Bodega
Control de Existencias en Bodegas
Registro de Transferencias de Bodega

- Clientes
Ventas a Crédito
Anticipos y otras cuentas por Pagar
Reporte Personalizados

- Proveedores

- Activos Fijos

- Roles de Pagos
Cartera de Empleados

- Tributación
Declaración del I.V.A
Declaración de Retenciones en la Fuente
- Caja
Cierre de Caja por Usuario
Cierre de Caja GENERAL

- Bancos
Cuentas Bancarias

Después De Presentar Los Módulos Los Representaremos En Un Diagrama De Flujos Con El Software
Bizagi Modeler, el cual va atener como objetivo mostrar como se gestionan , y administran de los
datos e información que lo componen.

¿Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso o Flujograma?

Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del
proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso.

Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección
de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso.
Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás.

Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como las derivaciones del
proceso, el número de pasos del proceso y las operaciones de interdepartamentales. Hace posible
la identificación de bucles repetitivos, lo que es esencial para las acciones de rediseño y mejora.

Nos concentraremos para el diagrama solo en el plan de compras, teniendo en cuenta que el
software o App es de módulos integrados.

Bibliografía y Cibergrafía

- Chrome
extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/viewer.html?pdfurl=https%3A%2F%2Fsof
adcon.com%2Fassets%2Fcomercial-5.1.pdf&chunk=true
- SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS. CAPSULA UNIDAD 1.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU IMPACTO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS. ARIEL ALFONSO
REYES CASTRO. DIRECTOR CURSO.BOGOTÁ COLOMBIA 2017.

- ACIMED, versión impresa ISSN 1024-9435 ACIMED v.16 n.4 Ciudad de La Habana oct.-oct.
2007 Organización funcional, matricial… En busca de una estructura adecuada para la
organización Lic. Delaray Minsal Pérez1 y MSc. Yudit Pérez Rodríguez2

- https://www.colombiatrade.com.co/contacto/preguntas-frecuentes/que-documentos-se-
requieren-para-exportar

- [1] Gilbreth, Frank B., Gilbreth, L. M: Process Charts. First Steps in Finding the one best way
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[2] Mogensen, A. H. (1932), Common Sense Applied to Motion and Time Study, McGraw-
Hill, Nueva York. Recuperado de https://www.aiteco.com/diagrama-de-flujo/

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ository.unilibre.edu.co%2Fbitstream%2Fhandle%2F10901%2F10522%2FMONOGRAFIA%2
520LINDSEY%2520RODRIGUEZ.pdf%3Fsequence%3D1%26isAllowed%3Dy&clen=1771743

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