CAMPUS

COMITAN DE DOMINGUEZ CHIAPAS

ESPECIALIDAD

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MATERIA

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROFESOR

LIC. LUIS ROBERTO RUIZ SANTIAGO

TEMAS A TRATAR

TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN:

A) ORGANIGRAMA

B) MANUAL

C) DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS

D) DESCRIPCION DE PUESTOS

ALUMNA

GUADALUPE GARFIAS GARCIA

Las técnicas de organización se tratan de una serie de herramientas que se utilizan en la
organización racional, por ello, son fundamentales las técnicas de organización cuando se
inicia una empresa. Por lo que se hace necesario definir las funciones principales de la
organización para poder dividir el trabajo de forma eficaz y lograr un diseño idóneo.

A. ORGANIGRAMA: son representaciones graficas de una estructura orgánica de

una empresa u organización, que refleja en forma esquemática la posición de las
áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS:

POR SU NATURALEZA

 Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
 macro- administrativos: Involucran a más de una organización.
 meso- administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso -
administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector
público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

1. POR SU FINALIDAD:

 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas.
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de
cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad
Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el
Directorio de la S.A..
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
2. POR SU ÁMBITO:

 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el
sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina.
 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.

3. POR SU CONTENIDO:

 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de
gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.
 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos
y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

4. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración,
por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente.
 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en
la base.
 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
  Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso,
indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras.

B. MANUALES: son documentos detallados que contiene en forma ordenada y

sistemática información acerca de la organización de la empresa.

Los manuales son de gran utilidad ya que:

 uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
 delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados ya que indican lo que se
debe hacer y cómo se debe hacer.
 Son una fuente de información, pues muestra la información de la
empresa
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad
 Son una base para el mejoramiento de sistemas
 Reducen costos al incrementar la eficiencia
Manual organizacional: resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la
estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser
conocido por todos los empleados, ya que busca plasmar todo el funcionamiento de la
institución, tanto la actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa.
Manuales departamentales: legisla y regula el modo en que debe de ser llevadas a cabo
todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el
departamento en el que pertenece y el rol que cumple.

Contiene
 objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus
secciones básicas.
 Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente
 Carta de organización general y departamental
 Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental
 Análisis de puestos
  Graficas de proceso y de flujo.
Manual de políticas:
determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver
con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las
políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las
actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa.
Manual de procedimientos: regula cada uno de los pasos que deben realizarse para
emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los
procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la
organización, sean eficientes y eficaces.
Manual de técnicas: explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares.
Complementa al manual de procedimientos con indicaciones técnicas y detalladas sobre
cada actividad.
Manual de bienvenida: introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su
visión particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados.
Busca generar la identificación de los nuevos ingresos con la empresa a la que están
ingresando.
Manual de puestos:
Determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se
acceden en un puesto o rol determinado.
Manual múltiple:
Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de las minutas o de las actas de asambleas que
se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén
contempladas en el resto de los manuales de la organización.
Manual de finanzas:
Verifica la administración de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos. La
creación y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador
Manual de sistema: se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestión. Es
frecuente que el departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual
Manual de calidad: presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema.
Puede estar relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organización.
Presenta indicadores y parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del
servicio o producto que se ofrece.

C) DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS

Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso. Cada paso
del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la
etapa de proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un
proceso. Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de
cada actividad y su relación con las demás.
Expresa igualmente el flujo de la información y de los materiales; así como las derivaciones
del proceso, el número de pasos del proceso y las operaciones de interdepartamentales.
Hace posible la identificación de bucles repetitivos, lo que es esencial para las acciones de
rediseño y mejora.
El flujograma también facilita la selección de indicadores de proceso, indispensables para
efectuar su control y evaluar su rendimiento y eficacia.

Simbologías más usuales:

Inicio decisión
actividad
fin

D) DESCRIPCION DE PUESTOS

Es un documento que enumera las tareas o funciones del puesto y lo diferencia de los
demás cargos de la empresa; nos indica qué se hace en el puesto, deberes,
responsabilidades, periodicidad de la ejecución, los objetivos del cargo.
Para realizar la descripción de puestos primero se debe efectuar el análisis de puestos, que
es un procedimiento para determinar las tareas y requisitos de un puesto y el tipo de
personas que se deberían contratar.

Las descripciones de puestos ayudan a la supervisión de las actividades, así como son las
guías de acción de los empleados con respecto a sus actividades.
Conclusión:
Cada una de las técnicas de organización aquí expuestas son para la mejora y calidad de
cada empresa u organización, con la finalidad de poder tener un mejor control dentro de la
empresa y tener resultados satisfactorios y así poder llegar a los objetivos deseados.