Guía de Tramites

virtuales para
administrativo
V 2.0
 GUÍA ADMINISTRATIVA – RVA 047-2019
La presente guía, tiene como objetivo que los trámites que realizan nuestros estudiantes se realicen de manera no presencial (on-line), fomentando el uso del campus
virtual, mejorando el servicio, optimizando los tiempos de atención, así como el acceso rápido a la información sobre los trámites solicitados por los estudiantes.

 Las solicitudes generadas por el estudiantes, serán informados a los actores del proceso mediante correo electrónico (alertas).
 El usuario podrá consultar desde la opción “CAP” habilitada dentro del menú “Tramites y Servicios”
 El sistema contempla los procesos establecidos en la “Resolución de Vicerrectorado Académico N° 047-2019-UCV/VA”.

INGRESO AL CAMPUS VIRTUAL (ADMINISTRATIVO)

Ventana de inicio de sesión

Seleccionar CAP
El usuario de RRAA y de Escuela podrá visualizar las siguientes opciones según su perfil asignado.

USUARIO RRAA o CAP

 USUARIO ESCUELA

Cada opción presenta el mismo esquema de búsqueda y filtros.

 ÍNDICE

PROCESOS
GUÍA ADMINISTRATIVA – RVA 047-2019 .......................................................................................................................................................................................................... 2
ÍNDICE ............................................................................................................................................................................................................................................................. 5
REANUDACIÓN DE ESTUDIOS. .......................................................................................................................................................................................................................... 6
RESERVA DE MATRÍCULA. .............................................................................................................................................................................................................................. 10
CONSTANCIAS DE ESTUDIOS (PRE, PFA Y POS). ............................................................................................................................................................................................... 15
CAMBIO DE MODALIDAD DE ESTUDIOS. ......................................................................................................................................................................................................... 17
CERTIFICADO DE ESTUDIO. ............................................................................................................................................................................................................................. 21
TRASLADO EXTERNO. ..................................................................................................................................................................................................................................... 23
CAMBIO DE LOCAL. ........................................................................................................................................................................................................................................ 28
TRASLADO INTERNO. ..................................................................................................................................................................................................................................... 33
EXAMEN DE SUFICIENCIA. .............................................................................................................................................................................................................................. 39
INGRESO DE SOLICITUD DESDE CAP. .............................................................................................................................................................................................................. 47
SOLICITUD CAMBIO DE LOCAL. ............................................................................................................................................................................................................... 47
CAMBIO DE MODALIDAD........................................................................................................................................................................................................................ 48
CERTIFICADO DE ESTUDIOS .................................................................................................................................................................................................................... 49
CONSTANCIAS DE ESTUDIOS (PRE, PFA y POS) ........................................................................................................................................................................................ 50
EXAMEN DE SUFICIENCIA ....................................................................................................................................................................................................................... 51
REANUDACIÓN DE ESTUDIOS ................................................................................................................................................................................................................. 51
RESERVA DE MATRICULA ........................................................................................................................................................................................................................ 52
TRASLADO EXTERNO .............................................................................................................................................................................................................................. 53
TRASLADO INTERNO ............................................................................................................................................................................................................................... 54
REANUDACIÓN DE ESTUDIOS.
El estudiante puede solicitar su reanudación de estudios desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- RA recibe la alerta para su VB y se genere el ticket.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA genera la resolución de reanudación.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Una vez se haya ingresado la solicitud y esta se encuentre cancelada, podrá ingresar al formulario de Reanudación y realizar la búsqueda por fecha y estado del trámite.

El sistema mostrara el siguiente boton “Generar” , al momento de presionarlo el sistema abrira la siguiente ventana para ingresar los datos de la resolución y/o incluir
firma de la autoridad de estar registrada.
Nota: El estado del tramite es “En proceso”
El formulario que permite generar la resolución presenta las siguientes opciones: Pre visualizar (permite tener una vista del documento previo a su creación), Adjuntar
Resolución (permite cargar el documento en PDF de ser necesario) y por ultimo Generar resolución (el cual genera el documento).
Cuando el usuario genere la resolución, el sistema indicara confirmación mediante la siguiente pregunta: ¿está de acuerdo a generar un nuevo documento?

Nota: Al generar la resolución el estado del trámite es “Con resolución”

Al confirmar en la parte superior, se listara el documento generado o que de ameritar el caso adjuntado, al margen derecho podrá ver dos iconos el primero permite
visualizar el documento, el siguiente icono permite indicar si dicho documento se deba mostrar en el campus del estudiante (el estado del icono cambiara a verde).

Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.
Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado
RESERVA DE MATRÍCULA.
El estudiante puede solicitar su reserva de matrícula desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA genera la resolución de reserva.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Una vez se haya ingresado la solicitud y esta se encuentre cancelada, podrá ingresar al formulario de Reserva de Matrícula y realizar la búsqueda por fecha y estado del
trámite.

Nota: en este punto la solicitud se encuentra en estado “Registrado”

El sistema mostrara el siguiente boton “Procesar solicitud” , al momento de presionarlo el sistema abrira la siguiente ventana para ingresar los datos de la resolución.
Fecha, motivo y periodo de inicio y fin.
Nota: la solicitud pasa a estado “En Tramites”
Posteriormente al ingresar los datos relacionado con la reserva, se podrá generar la resolución o adjuntarla de ser necesario, de igual forma el usuario podrá seleccionar el
incluir la firma de la autoridad de Escuela de su Campus; esta ventana se apertura mediante el siguiente botón .
Al confirmar en la parte superior, se listara el documento generado o que de ameritar el caso adjuntado, al margen derecho podrá ver dos iconos el primero permite
visualizar el documento, el siguiente icono permite indicar si dicho documento se deba mostrar en el campus del estudiante (el estado del icono cambiara a verde).

Nota: Al generar la resolución el estado del trámite es “Con resolución”

Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.

Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado

CONSTANCIAS DE ESTUDIOS (PRE, PFA Y POS).
El estudiante puede solicitar a su elección o necesidad las constancias desde su campus virtual o de forma presencial a
través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA genera elabora el documento.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Una vez se haya ingresado la solicitud y esta se encuentre cancelada, podrá ingresar al formulario de Constancias y realizar la búsqueda por fecha y estado del trámite.

Nota: en este punto la solicitud se encuentra en estado “Registrado”

Al seleccionar el icono , este permite mostrar la siguiente ventana donde completara la información necesaria para generar la constancia.

Posteriormente al imprimir y firmar el documento este será escaneado y cargado al sistema con la finalidad que el estudiante pueda visualizarlo desde su campus.
Nota: la entrega del documento al estudiante se coordinara con la Escuela Profesional, CAP o RRAA según cada campus.
CAMBIO DE MODALIDAD DE ESTUDIOS.
El estudiante puede solicitar su reserva de matrícula desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA genera el documento.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Al ingresar la formulario de cambio de modalidad, para ingresar una nueva solicitud es necesario presionar el cual abrirá la siguiente ventana, que permite
ingresar los datos del estudiante (solicitante), seguidamente mostrara el programa en que se encuentra actualmente a continuación se deberá presionar para continuar
con el proceso y seleccionar la modalidad de destino, la solicitud termina presionando el botón
Al registrar la solicitud y realizar el pago por el servicio, se habilita el icono donde podrá procesar el cambio de modalidad.

El sistema realizara las validaciones respectivas, de presentar observación comunicará en caso contrario procesara el cambio de modalidad.
Al procesar el cambio de modalidad, podremos generar la resolución a través del siguiente icono .

Al confirmar en la parte superior, se listara el documento generado o de ser el caso adjuntarlo, al margen derecho podrá ver dos iconos el primero permite visualizar el
documento, el siguiente icono permite indicar si dicho documento se deba mostrar en el campus del estudiante (el estado del icono cambiara a verde).
Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.

Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado

CERTIFICADO DE ESTUDIO.
El estudiante puede solicitar su certificado de estudios desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA genera elabora el documento.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Al ingresar una solicitud esta se podrá visualizar de la siguiente manera, en el icono “Procesar certificado” donde se podrá atender la solicitud, previo a esto el
estudiante debió cancelar por el servicio.
Nota: la solicitud pasa a estado “En Proceso”
Al presionar el botón “Procesar certificado” el sistema mostrara el siguiente formulario al usuario de RRAA, donde podrá seleccionar las opciones correspondientes y
generar el certificado.

Esta opción dará paso al certificado, para su impresión y posterior entrega al estudiante, con la cual será por finalizado el proceso.
TRASLADO EXTERNO.
El proceso inicia con el ingreso de una solicitud por parte del usuario CAP, al recibir la alerta de ingreso de un traslado externo.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- De tener tabla de equivalencia CAP ingresa los cursos convalidados así como genera la resolución.
- Si no tuviera tabla de equivalencia, el expediente es enviado a Escuela para la emisión de la resolución así como el ingreso de los cursos
a convalidar y adjuntar el documento al sistema.
- RA genera el Acta de convalidación.
- Estudiante podrá visualizar RD en su campus virtual.

Una vez se ingrese la solicitud, el usuario CAP o de Escuela, podrá ingresar al sistema y podrá ingresar al formulario y realizar la búsqueda por fecha y estado del trámite.
Nota: en este punto la solicitud se encuentra en estado “En Trámite”
Al seleccionar el botón podrá ingresar al formulario de convalidación e ingresar las EC a convalidar, al terminar de ingresar los cursos procederá a cerrar el formulario
para proceder a generar la resolución.
Al terminar el ingreso de cursos a convalidar, el sistema habilita el siguiente icono con el cual el usuario podrá generar y/o adjuntar la resolución con la cual dará paso a
poder finalizar el proceso por parte del usuario de RRAA.

El formulario que permite generar la resolución presenta las siguientes opciones: Pre visualizar (permite tener una vista del documento previo a su creación), Adjuntar
Resolución (permite cargar el documento en PDF de ser necesario) y por ultimo Generar resolución (el cual genera el documento).
Al confirmar en la parte superior, se listara el documento generado o que de ameritar el caso adjuntado, al margen derecho podrá ver dos iconos el primero permite
visualizar el documento, el siguiente icono permite indicar si dicho documento se deba mostrar en el campus del estudiante (el estado del icono cambiara a verde).
Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.
Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado
CAMBIO DE LOCAL.
El estudiante puede solicitar su Cambio de local desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- RA recibe la alerta para ejecutar el cambio de local.
- RA genera la resolución de cambio de local.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual.

Una vez se haya ingresado la solicitud y esta se encuentre cancelada, el usuario de RRAA podrá ingresar al formulario de Reserva de Matrícula y realizar la búsqueda por
fecha y estado del trámite.

Al listar las solicitudes y el estudiante haya realizado la cancelación por el servicio, podrá ejecutar el cambio de local solicitado a través del icono

Nota: en este punto la solicitud se encuentra en estado “Registrado”

Al ingresar, se mostrara la ventana donde se deberá seleccionar el traslado a tramitar y completar los datos solicitados, para posteriormente presionar el botón de guardar

traslado .
Este botón permite seleccionar el plan de estudio así como seleccionar las EC y poder guardarlas a través del botón
A través del icono se podrá generar la resolución y posteriormente dar por finalizado el proceso. Al confirmar en la parte superior, se listara el documento generado o
de ser el caso adjuntar, al margen derecho podrá ver dos iconos el primero permite visualizar el documento, el siguiente icono permite indicar si dicho documento
se deba mostrar en el campus del estudiante (el estado del icono cambiara a verde).

Nota: Al generar la resolución el estado del trámite es “Con resolución”

Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.

Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado

TRASLADO INTERNO.
El estudiante puede solicitar su Traslado interno desde su campus virtual o de forma presencial a través de las oficinas de CAP.
- La solicitud es ingresada por estudiante o CAP.
- Estudiante cancela por el servicio.
- Escuela Profesional elabora la resolución de traslado interno.
- RA ejecuta el traslado interno y genera la resolución de cambio de local.
- Estudiante visualiza RD en su campus virtual

Al ingresar la solicitud y el estudiante haya realizado la cancelación por el servicio, el usuario podrá ejecutar el traslado a través del siguiente icono el cual permitirá dar
inicio a la ejecución de la solicitud.
Al ingresar el sistema mostrara la siguiente ventana, en la cual se visualiza la solicitud de traslado interno, se realiza doble clic para poder ingresar fecha y guardar el
traslado.
Al presionar el botón podremos seleccionar el plan de destino y posteriormente ingresar las EC convalidadas, al finalizar con el ingreso de las EC deberá

guardar presionando el siguiente botón

El siguiente paso será poder generar la resolución, esta acción se realiza a través del siguiente icono el cual abrirá la ventana que permitirá generar la resolución.

En esta parte al generar el documento indicamos que el documento podrá visualizar el estudiante presionando el icono el cual cambiara a color verde.
Finalmente podremos dar por finalizado el proceso presionando el botón
Por ultimo con la confirmación del documento pueda ser visto por el estudiante, se podrá finalizar el proceso presionando el siguiente icono , el sistema preguntara si
esta deacuerdo el cual usuario confirmara el termino.
Nota: la solicitud pasa al estado Finalizado
EXAMEN DE SUFICIENCIA.
Para poder ejecutar el Examen Suficiencia desde el sistema Trilce, primero es necesario:
Configurar la programación horario, el cual lo realiza la Escuela profesional.

Para el proceso de examen de suficiencia es necesario primero configurar el rango de fechas en la cual el estudiante podrá rendir su evaluación, esto con la finalidad de que
la Escuela Profesional pueda gestionar lo solicitado por el estudiante.
Primero se debe ingresar a la siguiente ruta:

Trámite Documentario > Administración > Programación Horario ES

Esta ruta permite ingresar a configurar los Exámenes de suficiencia en un periodo determinado
Al seleccionar la siguiente opción el sistema mostrará la siguiente ventana donde podrá:

1. Seleccionar la filial y la Escuela Profesional

2. Indicar la fecha de inicio y fin, en la cual el estudiante podrá solicitar el examen de suficiencia.
3. Posteriormente Seleccionara donde podrá programar las fecha.
A continuación se configura el rango de fecha que el estudiante podrá seleccionar para rendir su evaluación.

1. Seleccionara la fecha y horario de inicio y fin, que el estudiante podrá elegir para rendir examen de suficiencia.
2. A continuación definirá los días para la evaluación.
3. Presionara el botón para guarda dicha configuración.
Esta configuración permite al estudiante, una vez ingresada la solicitud y posteriormente haya realizado la cancelación por el servicio, podrá seleccionar el día y hora según
el rango configurado por la Escuela.

Esta elección se habilita en el campus del estudiante.

1. Selección del día y hora para rendir examen de suficiencia.
2. Estado del proceso.
Al seleccionar el día y hora para el examen de suficiencia, la Escuela académica o CAP podrá ingresar los datos de la comisión evaluadora, la cual figuran dentro de la
resolución.
1. Selección del día en que el estudiante podrá rendir examen de suficiencia.
2. Selección del horario establecido por la escuela para rendir el examen de suficiencia.
3. Registra la fecha para ser visualizada por la escuela.
Posteriormente la escuela podrá asignar docentes como Jurado y/o evaluadores para el examen de suficiencia. A través del siguiente icono

1.- Ingresa el grado y realiza la búsqueda del docente a cargo.

2.- Seleccionar tipo de jurado o evaluador y “Agregar”
3.- Finaliza el registro de docentes a cargo de la evaluación.
Luego podrá generar la resolución e indicar que se visualice en el campus del estudiante.

1.- Genera resolución (también tiene la opción de pre visualizar para poder verificar).

2.- Selecciona el documento para que pueda visualizar el estudiante desde su campus.

3.- Finaliza el generar Resolución.

Finalmente Registros Académicos ingresara la nota obtenida, a través del siguiente icono el cual dará paso a que puedan generar el acta de examen de suficiencia para
que puedan dar por finalizado el proceso.
1.- Ingresa el calificativo obtenido.
2.- Finaliza el registro de nota.

Posterior al registro de la nota, RRAA podrá generar el acta de examen de suficiencia y dar por finalizado el proceso.
INGRESO DE SOLICITUD DESDE CAP.
El usuario CAP podrá registrar solicitudes desde su opción habilitada en el sistema.
- Cada formulario presenta casilla para ingresar los datos del estudiante.
- Así mismo cada opción válida los requisitos contemplados en la RVA 047-2019.
- Toda solicitud genera un ticket el cual puede ser cancelado vía banca por internet o en finanzas por el estudiante.
- Toda solicitud tiene vigencia de 72 horas, posterior a ello la solicitud se anula.
SOLICITUD CAMBIO DE LOCAL.
CAMBIO DE MODALIDAD
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
CONSTANCIAS DE ESTUDIOS (PRE, PFA y POS)
EXAMEN DE SUFICIENCIA

REANUDACIÓN DE ESTUDIOS
RESERVA DE MATRICULA
TRASLADO EXTERNO
TRASLADO INTERNO