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Tema 3.- Análisis y Diseño de Sistemas de Información en Servicios Sociales El Flujograma

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: EL FLUJOGRAMA.

(GARCÍA HERRERO, G. 1996:188ss)

FLUJOGRAMA: Proporciona una visión detallada de un proceso. Cualquier persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria, por ejemplo se adhiere a rutinas para tareas tan sencillas como desayunar o tomar una ducha: uno de estos procesos podría ser cortarse el cabello (Ver Fig.1)

Fig. 1

Para que un proceso sea estandarizable (es decir pueda ser reflejado en un flujograma) debe ser repetitivo, es decir que se pueda aplicar a muchos supuestos

diferentes. señalar a este respecto, que el proceso es estandarizable, la intervención nunca. SE PROTOCOLARIZAN

SE

PARTICULARIZAN INTERVENCIONES. Otra característica fundamental es que sean procesos con diversos desenlaces posibles, en función de diversas circunstancias o disyuntivas que a lo largo de los mismos se puedan producir. Las diversas intervenciones o trámites a los que se aplique un proceso estandarizado deben tener diversas posibilidades de circuito, diversas vias y a la vez diversos finales posibles. Si el proceso es único en su desarrollo, es decir, si todas aquellas intervenciones o trámites a los que se aplique van a seguir los mismos pasos y en el mismo orden, tal proceso no requiere un esfuerzo de estandarización mediante la técnica del flujograma, sino solo una descripción ordenada de cada paso en su secuencia prevista.

descripción ordenada de cada paso en su secuencia prevista. PROCESOS, 1 Información de Base y Programas

PROCESOS,

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Ejemplos de flujogramas (Fig. 2)

Sociales El Flujograma Ejemplos de flujogramas (Fig. 2) *** fig. 2 4.2.1.- ESPACIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN

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fig. 2

4.2.1.- ESPACIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL FLUJOGRAMA

(Ver Anexo 2.)

- Papel suficientemente amplio. - Título o denominación del flujograma, se ubica en la parte superior del papel, y estará formado por tres referencias:

"Círculo

a.- Se iniciará con la alusión a que se trata de un "Proceso estándar de

estándar de

b.- A continuación se expresa el contenido del proceso que se pretende reflejar, con

especial cuidado de que sea bien significativo del mismo. Por ejemplo: "Gestión de demandas de adopción", "intervención con menores absentistas", "atención de

demandas individuales familiares"

objeto de la estandarización. c.- Por último es esencial incluir en el título la referencia al entorno, Centro, Servicio, o Institución bajo cuya responsabilidad se lleva a cabo el proceso. Por ejemplo: " en

o cualquier otro que proceda en función del

",

",

"Protocolo de

";

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la Comunidad autónoma de ayuntamiento de "

",

"

en

los

Centros

de

servicios

sociales

del

- A continuación es preciso establecer tres espacios diferenciados, que se corresponden con las siguientes referencias:

a.- Primer espacio: NARRATIVA: Columna estrecha que se ubica a la izquierda del papel en el que se diseña el proceso; en el se incluyen de manera breve, casi

telegráfica, aquellos comentarios observaciones advertencias

oportuno (los esenciales) incluir en relación con determinados pasos o símbolos, con el fin de detallar sus contenidos o incluir información complementaria. Cada referencia irá incluida con un número entre paréntesis que se corresponderá con la numeración del símbolo al que haga alusión.

que se considere

Ej. (21) Ver Anexo nº 3. (para resolver la actividad numerada como 21 en el grafo es preciso consultar el anexo nº 3)

b.- RESPONSABLE: Columna similar a la anterior ubicada a la derecha de ésta, cuya función es expresar quién o quiénes son los responsables de ejecutar cada una de las actividades o de decidir sobre cada una de las disyuntivas que aparecen en el proceso. Ej. (4) (5) (6) Asistente Social.

Tanto en a). como en b). se deben procurar en la medida de lo posible que la ubicación de las referencias se encuentre al mismo nivel que los símbolos de los que se trate en el correspondiente grafo.

c.- GRAFO: Ocupará las dos terceras partes del espacio disponible en la página. En el se incluirán las Líneas y los Símbolos.

4.2.2.- LÍNEAS DEL FLUJOGRAMA. (Ver Fig. 3)

Todo flujograma contendrá una línea principal y una línea secundaria.

Línea principal: Determina la dirección hacia el suceso previsto como objetivo del proceso (aquella que da sentido al mismo, aun cuando no se corresponda con la más repetida o habitual) Líneas secundarias: Representan los desenlaces del proceso que no se corresponden con el suceso previsto como objetivo del mismo y que en consecuencia constituyen incidencias del proceso.

Direcciones ordinarias: Principal --> Arriba - abajo Secundaria--> Izquierda - derecha.

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Bucle: Un retorno, una línea secundaria que produce un regreso a un momento anterior del proceso. El retorno del bucle debe desembocar en un línea nunca directamente en un símbolo.

desembocar en un línea nunca directamente en un símbolo. Fig. 3 *** 4 Información de Base

Fig. 3

***

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4.2.3.- SÍMBOLOS.

Indican el tipo de actividad, tarea o disyuntiva de la que se trata; no obstante dentro de cada símbolo se incluirá una escueta leyenda que exprese la concreción de tal tarea, actividad o disyuntiva.

exprese la concreción de tal tarea, actividad o disyuntiva. INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o

INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o el final del proceso, ubicándose al principio de la línea principal (inicio del proceso) y al final de la misma (final del proceso).

del proceso) y al final de la misma (final del proceso). ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar

ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar actividades o tareas cuya realización sea habitual dentro del proceso y que no tenga un símbolo específico para su representación. Ej. Realizar entrevista, visita domiciliaria

Ej. Realizar entrevista, visita domiciliaria ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando la

ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando la actividad o tarea tenga un carácter no habitual, es decir extraordinario. Ej. Realizar inspección, retirar la ayuda

extraordinario. Ej. Realizar inspección, retirar la ayuda : preparar algo Ej. Preparar reunión, preparar expediente
extraordinario. Ej. Realizar inspección, retirar la ayuda : preparar algo Ej. Preparar reunión, preparar expediente

:

preparar algo Ej. Preparar reunión, preparar expediente

PREPARACION DE

Representa tareas cuya finalidad sea

DECISION INSTITUCIONAL/RESOLUCION: Representa decisiones formales, aquellas que corresponden a la autoridad institucional. Ej. Aprobación de la ayuda, concesión del servicio

ARCHIVO (ARCHIVAR/DESARCHIVAR): Representa tareas relacionadas con el archivo de documentos. Este símbolo tiene dos excepciones respecto a los demás:

- Se trata de un símbolo cuya interpretación no requiere leyenda alguna; (indica literalmente 'archivar' o 'sacar de archivo' algún documento) - Posee un doble significado, el cual se logra invirtiendo la posición del triángulo:

* Si la base del triángulo se ubica en la dirección de la que la línea proviene significa 'archivar'

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* Si por el contrario, es el vértice el que se ubica en la dirección de la que proviene la línea, significa 'sacar de archivo'.

CONECTORES: Sirven para unir dos líneas de proceso dentro del mismo flujograma. Ej. En un flujograma se representa tanto un proceso de educación familiar, en simultáneo con el proceso educativo de reinserción que se lleva a cabo con uno de los miembros de la familia, internado en un centro. En un determinado momento, el diseño la ejecución y la evaluación de los respectivos proyectos de intervención deben hacerse de forma integrada. En este caso, existirán dos espacios en el flujograma, en cada uno de los cuales se desarrollará ambas intervenciones; en los momentos en que ambas deben conectarse, esa conexión se expresaría uniendo los símbolos de la siguiente manera:proviene la línea, significa 'sacar de archivo'. CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA: DOCUMENTO

se expresaría uniendo los símbolos de la siguiente manera: CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA:

CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA:

manera: CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA: DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso
manera: CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA: DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso

DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso se hace referencia a un 'documento standard', es decir a aquel que debe realizarse en un formato homogeneizado -protocolizado-. Ej. Cumplimentar 'ficha de usuario', rellenar 'solicitud' Es importante que dentro del símbolo 'documento standard' se incluya una leyenda que exprese no sólo de qué documento se trata, sino también la acción que se debe realizar en relación con el mismo (así no será suficiente incluir 'ficha social' sino 'iniciar ficha social' o 'cerrar ficha social' ) Generalmente los documentos estándares que un flujograma exprese se deben acompañar al mismo en forma de Anexos

DISYUNTIVA: Hasta ahora todos los símbolos utilizados sólo dan como resultado un proceso lineal simple. La disyuntiva representa un 'cruce de caminos' una alternativa a la que el proceso se enfrenta en un momento de su recorrido; alternativa que, en lenguaje del flujograma, debe responderse con un "Sí" o con un "No". Representa un momento del proceso en el que se debe optar por un "Sí" o por un "No", dando en consecuencia origen a dos caminos distintos, a dos líneas diferenciadas en el flujograma. Dentro de la figura aparecerá una leyenda que será una escueta afirmación a la que se puede responder en sentido positivo o negativo, y sólo en uno u otro sentido. Se trata del único símbolo del flujograma que tiene dos salidas posibles y sólo dos salidas.exprese se deben acompañar al mismo en forma de Anexos 6 Información de Base y Programas

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En ocasiones, una sola disyuntiva no es suficiente para resolver cuestiones complejas que se presentan con mucha frecuencia en procesos de intervención social; en esos casos la lógica binaria sugiere incorporar sucesivas disyuntivas. No obstante hay que tener cuidado con no incorporar excesivas disyuntivas que harían confuso el proceso; la clave está en la adecuada selección de las disyuntivas determinantes, de manera que se ahorren todas aquellas innecesarias.

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