Asignatura

Diagnóstico Logístico
Unidad 07
La elaboración del
diagnóstico
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Diagnóstico Logístico
Unidad 07
La elaboración del
diagnóstico
7. LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ............................................................... 04
7.1. CÓMO CONFECCIONAR EL INFORME.............................................................. 04
7.2. PREPARACIÓN DEL INFORME........................................................................... 05
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Centro Europeo de Postgrado Unidad 07. La elaboración del diagnóstico
7. La elaboración del diagnóstico
“Un «diagnóstico logístico» no es un informe detallado de lo que
«hay que hacer o cambiar», sino una exposición clara y precisa de
las disfunciones que hay que corregir, indicando las causas que las
provocan.”
7.1. Cómo confeccionar el informe
Todo el esfuerzo realizado por los analistas para la toma de datos, análisis de los mismos y
elaboración de conclusiones, serían totalmente estériles si no se materializase en un buen
informe de diagnóstico, capaz de ser entendido y aceptado por la empresa.
Hay que tener en cuenta que la aceptación o rechazo de un informe en general no depen-
de tanto del contenido del mismo como de la forma de expresarlo, de tal manera que, si no
se consigue trasmitir el mensaje de una forma clara y sencilla, posiblemente sea rechaza-
do o subestimado por los responsables de la empresa de una forma más o menos evidente.
Mis principales consejos al respecto son los siguientes:
• Evitar palabras ambiguas o excesivamente técnicas que puedan llevar a confusio-
nes o incomprensiones.
• Separar claramente lo principal de lo accesorio. Téngase en cuenta que normal-
mente la dirección de una empresa va a leer el informe de una forma rápida o «en-
tre líneas», limitándose algunas veces solo a las conclusiones generales.
Por último, quisiera subrayar que normalmente todo informe de empresa va acompañado
de un cálculo de costes-beneficio, así como de una evaluación del tiempo requerido para
su ejecución.
Sin embargo, en un diagnóstico logístico, ambas cosas no son posibles de evaluar en este
momento sin un análisis detallado del sistema propuesto, lo cual suele crear una cierta
frustración al empresario, que no ve claro el «coste y esfuerzo» requerido por el proyecto.
Para evitar malos entendidos o expresiones del tipo: «Bueno..., ¡pero no me indican lo más
importante!», sería conveniente aclarar previamente esta omisión para poder «vender»
con la mayor aceptación posible el referido informe de diagnóstico.
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7.2. Preparación del informe
La documentación de diagnóstico podríamos decir que se puede dividir en dos grupos:
a. El expediente propiamente dicho del análisis, en donde se recoge, con todo rigor
de detalle, todos y cada una de los diferentes estudios, cuadros de análisis, grá-
ficos, esquemas, etc., con objeto de poder argumentar cualquier controversia o
aclaración suscitadas por la empresa con relación al mismo y que constituye lo
que podríamos denominar el dossier del analista.
b. El informe de diagnóstico propiamente dicho, que se envía a la empresa solici-
tante y que es el que vamos a comentar.
En este apartado b) nos vamos a referir únicamente a aquellos aspectos que considera-
mos importante incluir en el informe final que se entrega a la dirección de la empresa
analizada o persona que nos solicitó el estudio, obviando, lógicamente, todo lo relativo
al estilo y redacción del mismo, ya que cada analista tiene su propia forma personal de
comunicarse.
No obstante, conviene puntualizar que un «diagnóstico logístico» no es un informe de-
tallado de lo que «hay que hacer o cambiar», sino una exposición clara y precisa de las
disfunciones que hay que corregir, indicando las causas que las provocan, ya que de lo
contrario el informe se convertiría en el clásico estudio presentado por un experto (con-
sultor), el cual indica, con todo rigor de detalles, todos y cada uno de los pasos a seguir
para implantar un determinado sistema o proceso.
Pensemos que lo importante de un diagnóstico es la capacidad de respuesta del analista
en términos de rapidez y coste del estudio, así como la habilidad para indicar los proble-
mas detectados, de tal manera que estos sean fácilmente comprendidos por la dirección
general de la empresa con el mínimo esfuerzo de lectura.
El informe de diagnóstico debe ser por lo tanto claro, lacónico y resumido, con algunas
observaciones relacionadas con el orden o prioridad para afrontar los problemas suscita-
dos.
El contenido del informe final se podría por lo tanto estructurar del siguiente modo:
1. Antecedentes del estudio realizado
Pequeño resumen de los antecedentes que motivaron el presente estudio, tales como
la persona que lo ha solicitado, la causa o razón de su solicitud, equipo de colaborado-
res que intervinieron en el mismo, haciendo mención especial de la figura del coordi-
nador del proyecto, así como de la cronología establecida, fechas de presentación de
datos solicitados a la empresa, validación de los mismos, fechas de aceptación final
de datos y entrega definitiva del diagnóstico.
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2. Características de la empresa y ámbito de investigación
En este apartado se deberá hacer un resumen muy simplificado de las características
generales de la empresa, su infraestructura logística, sector, áreas y/o procesos ana-
lizados, así como de las familias de productos incluidas, indicando claramente los
siguientes puntos:
• Procesos analizados en el informe.
• Familias de productos afectados.
• Infraestructura logística existente (almacenes, etc.).
3. Metodología empleada
Indicar que el análisis se efectúa siguiendo un enfoque que va desde lo general a lo
particular, y de acuerdo con la secuencia de la cadena logística a nivel de las familias
de productos afectadas.
Por otro lado, conviene distinguir entre los llamados artículos activos, o sea, con mo-
vimiento habitual, de los obsoletos, dañados, fuera de catálogo, etc. Esta disquisición
es importante, ya que en muchas empresas el peso relativo de los artículos «no co-
mercializables» es tan grande que podría distorsionar cualquier análisis cuantitativo
que se haga de ellos.
Por último, y con relación a los llamados artículos activos, se puede efectuar un aná-
lisis tipo A,B,C, o de popularidad, en función de la importancia relativa de cada pro-
ducto o referencia.
4. Contenido del informe
El diagnóstico se debe centrar básicamente en:
• Indicar las anomalías funcionales observadas en los diferentes procesos anali-
zados (síntomas).
• Analizar las posibles causas que crean las disfunciones o situaciones anómalas
detectadas.
• Evaluar en lo posible las repercusiones económicas o de pérdida de servicio
que tiene para la empresa la situación actual, por ejemplo el coste de un exceso
de stocks, la pérdida de venta por falta de existencias, etc.
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Y como conclusión del mismo:
• Aspectos claves a solucionar para evitar las disfunciones detectadas, indicando las
áreas de actividad, procesos y procedimientos afectados.
• Prioridades recomendadas de cara a un posible plan de acción que establezca la
empresa.
En definitiva, todas las recomendaciones que puedan dar lugar al estudio e implantación
de proyectos o planes de mejora.
Como anexos, se pueden adjuntar gráficos, tablas de evaluación, análisis A,B,C y en gene-
ral cualquier otro material disponible para ilustrar o apoyar las conclusiones establecidas.
En el anexo 2 exponemos un caso, a título de ejemplo, totalmente ficticio para ilustrar un
posible informe de diagnóstico, de tal manera que el lector se haga una idea de cómo se
podrían encuadrar los diferentes componentes del mismo, haciendo una vez más hinca-
pié en el hecho de que cada analista tiene su propia personalidad y estilo de redacción.
El ejemplo expuesto trata de una empresa de origen familiar, pionera en el desarrollo de
pinturas con base de agua, perteneciente al sector de industrias químicas y que se espe-
cializa en el desarrollo, fabricación y comercialización de pinturas, barnices, esmaltes y
diluyentes.
Tiene una cifra anual de facturación global en tomo a unos 50.000.000 €.
La empresa cuenta con dos fábricas, una en Madrid y otra en Burgos, esta última orien-
tada básicamente a la fabricación de pinturas que distribuye mayoritariamente a sus pro-
pios clientes y que en conjunto no representa más de un 4% de la cifra total de producción.
A su vez, la fábrica de Madrid, situada en Alcobendas, tiene un almacén central anexo a
la fábrica, que distribuye a todos los almacenes de las delegaciones (9 almacenes más el
central).
La delegación norte se nutre del propio almacén central.
Los almacenes de las delegaciones distribuyen directamente a las tiendas (unos 100 pun-
tos de venta) y eventualmente a algún cliente directo.
Por otro lado, existe un grupo de productos (accesorios y herramientas) que únicamente
se compran para su comercialización posterior, representando un 15% del volumen total
de facturación.
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El informe que se presenta a la empresa se podría en este caso estructurar de la siguiente

forma:

CONTENIDO DEL INFORME

1. Antecedentes del proyecto.

2. Metodología empleada. La elaboración del diagnóstico

3. Ámbito de aplicación.

4. Características de los productos analizados.

5. Gestión de pedidos de clientes y análisis del servicio.

6. Análisis de los stocks comerciales.

7. El aprovisionamiento y la reposición de inventarios.

8. Estructura y organización del almacén.

9. La distribución física.

RESUMEN DIAGNÓSTICO

1. Conclusiones generales.

2. Recomendaciones básicas.
CEUPE
NOTA: Obsérvese que los tres primeros puntos son generales para cualquier estu-dio de Centro Europeo de Postgrado
diagnóstico, mientras que el resto dependerá, obviamente, de las áreas analizadas dentro
Web
de la empresa. www.ceupe.com

El apartado de resumen del diagnóstico es el más importante desde el punto de vista de E-mail
la comunicación, ya que es sin duda alguna en el que se centra más la atención por parte info@ceupe.com
de la dirección general de la empresa, por lo cual debe quedar en su redacción muy clara
la causa de la disfunción, el objetivo de mejora a realizar y, por supuesto, un plan de prio-
ridades.

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