Está en la página 1de 6

PROCESO

IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 1 de 6
SEGURIDAD

1. OBJETIVO: Definir las acciones para la gestión de solicitudes de generación de copias de


seguridad, tanto de equipos de cómputo suministrados a los colaboradores del ICBF, como de la
información alojada en los centros de cómputo del ICBF, con el fin de obtener información de
respaldo para su restauración en caso de que sea requerido para la operación de los procesos
del ICBF.

2. DATOS DEL DOCUMENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD:

Código Nombre del documento


P2.GTI Procedimiento gestión de solicitudes de tecnología

3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Gestionar la solicitud

4. DESARROLLO
Las solicitudes de copias de seguridad son recibidas y centralizadas por la mesa de servicio,
instancia que se encarga de escalarlas para su aprobación y gestión.

4.1. CONSIDERACIONES SOBRE LAS COPIAS DE SEGURIDAD:

4.1.1. Solicitudes asociadas con información en centros de cómputo:

Los profesionales responsables de los sistemas son los encargados de realizar las solicitudes
de política de copia de seguridad (backup) de cada uno de los ambientes administrados.

El administrador del servicio de respaldo y recuperación (Backup) del operador TI, se encargará
de configurar las solicitudes de acuerdo con los formatos enviados a través de la mesa de
servicio, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y la validación con el Profesional de
la Subdirección de Recursos Tecnológicos que apoya la supervisión del servicio de Respaldo y
Recuperación (Backup).

Los activos de información de hardware y software sujetos a la toma de copia de respaldo se


identifican con base en el inventario de activos de la entidad. Se debe diferenciar en qué servidor
se encuentra ubicada cada una de las aplicaciones y la ubicación física del servidor.

Cada profesional responsable de los sistemas definirá la política de copia de seguridad (backup)
más apropiada, teniendo en cuenta la criticidad y el impacto de la pérdida de información para
el ICBF, para lo cual tendrá como referente la información recopilada en la matriz de activos de
información.

El horario de ejecución de los respaldos se oficializará mediante el F4.P2.GTI Formato solicitud


de respaldo para equipos de centros de cómputo, teniendo en cuenta: la disponibilidad de los
recursos para realizar los respaldos y no impactar negativamente el rendimiento de los
aplicativos y bases de datos.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO
IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 2 de 6
SEGURIDAD

La duración del ciclo de gestión de la solicitud para el caso de aplicaciones y bases de datos
que se encuentren en el Datacenter, dependerá de las condiciones solicitadas y la disponibilidad
de recursos.

La responsabilidad sobre la integridad, confidencialidad, disponibilidad de la información


ubicada en servidores, de la cual no se haya solicitado respaldo a través de las acciones
descritas en este documento será del profesional responsable de los sistemas. El ICBF no
realizará respaldos a información que no ha sido expresamente solicitada por el responsable
autorizado.

4.1.2. Solicitudes asociadas con información en equipos de cómputo suministrados a los


colaboradores:

Será responsabilidad del respectivo supervisor de contrato, para el caso de personas vinculadas
mediante contrato por prestación de servicios, o del jefe de área respectivo, en caso de
servidores públicos, el solicitar la respectiva copia de seguridad sobre la información en
posesión del colaborador al momento de su retiro, teniendo en cuenta que los medios donde se
realiza la copia, la disponibilidad, tiempo de almacenamiento y sitio de almacenamiento de esta
información es responsabilidad del supervisor del contrato o del Jefe de área. La Dirección de
Información y Tecnología no se encarga de almacenar ni custodia información de este tipo.

Para dar cumplimiento al principio de confidencialidad de la información, pilar dentro del Sistema
de Gestión de Seguridad de la Información -SGSI, toda información que se respalde por ICBF
de equipos de cómputo suministrados a los colaboradores del ICBF (planta o contratistas) no
será entregada a este, sino que será custodia por parte del jefe de área o supervisor de contrato.

Para garantizar la confidencialidad en las tareas de Respaldo y Recuperación (Backup),


solicitadas por los jefes de área ante el retiro de un colaborador, toda la información relacionada
a la solicitud de respaldo y su evolución será remitida únicamente al solicitante (Jefe de área o
Supervisor del Contrato), por lo que no serán atendidas las solicitudes de copias de respaldo
por personas diferentes al jefe de área o supervisor respectivo.

La responsabilidad sobre la integridad, confidencialidad, disponibilidad de la información


ubicada en servidores, de la cual no se haya solicitado respaldo a través de las acciones
descritas en este documento será del profesional responsable de los sistemas. El ICBF no
realizará respaldos a información que no ha sido expresamente solicitada por el responsable
autorizado.

4.2. ACCIONES DE LA ACTIVIDAD:

Para el caso de aplicativos o bases de datos el Profesional Responsable de los sistemas,


Subdirector de Sistemas Integrados de Información, realizan la solicitud de copia de seguridad
a través del F4.P2.GTI Formato Solicitud de respaldo para equipos de centros de cómputo (uso
exclusivo de la Dirección de Información y Tecnología).
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO
IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 3 de 6
SEGURIDAD

Para copias de seguridad de información del área el jefe de área o supervisor utiliza el
F1.P2.GTI Formato de solicitud Servicios de Tecnología (copias de respaldo para equipos
suministrados a los colaboradores del ICBF).

Posteriormente, la mesa de servicio crea y asigna el ticket para su gestión según los siguientes
responsables de gestionar la solicitud:

ACCIONES DEL ANALISTA DEL OPERADOR DE MESA DE SERVICIO

a. Verificar que el correcto diligenciamiento del formato y envío por rol o cargo autorizado,
según la solicitud:
• F1.P2.GTI Formato de solicitud Servicios de Tecnología para solicitud de copias
de equipos de cómputo asignados a colaboradores del ICBF, el cual debe ser
remitido por el jefe de área o supervisor.
• F4.P2.GTI Formato Solicitud de respaldo para equipos de centros de cómputo.
b. Si el formato se encuentra correctamente diligenciado, y solicitado por el rol o cargo
autorizado y la información a respaldar corresponde a equipos ubicados en el
Datacenter, se escala el caso al administrador del servicio de Respaldo y Recuperación
(Backup) del operador TI. En caso de que la información a respaldar corresponda a un
equipo de cómputo del ICBF asignado a un colaborador, se escala el caso a soporte en
sitio o ingeniero regional, según el nivel en donde se esté generando la solicitud.

ACCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL SERVICIO DE RESPALDO Y RECUPERACIÓN


(BACKUP) DEL OPERADOR TI

a. Revisar en la Herramienta de Gestión de Servicios, el escalamiento realizado por el


analista del operador de mesa de servicio.
b. Informar de la solicitud para la realización del respaldo o copia de seguridad (backup) de
información. por correo electrónico al Profesional de la Subdirección de Recursos
Tecnológicos que apoya la supervisión del servicio de Respaldo y Recuperación
(Backup).
c. Realizar la configuración en la Herramienta de la solución de respaldo y recuperación
(Backup), según lo solicitado en el F4.P2.GTI formato solicitud de respaldo para equipos
de centros de cómputo.
d. Realizar el respaldo de información verificando su integridad.
e. En caso de que la copia de respaldo se realice mediante cintas LTO, estas se deberán
remitir a custodia externa.
f. Cerrar el requerimiento en la Herramienta de Gestión de Servicios.

ACCIONES DEL INGENIERO DE SOPORTE EN SITIO O INGENIERO REGIONAL

a. Revisar en la Herramienta de Gestión de Servicios, el escalamiento realizado por el


analista del operador de mesa de servicio.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO
IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 4 de 6
SEGURIDAD

b. Realizar el proceso de copia del equipo de cómputo en un medio magnético, validando


la integridad de esta.
c. Entregar al solicitante (jefe de área o supervisor) el medio magnético con la información
diligenciando el F2.P2.GTI Formato Acta de Entrega de Copia de Información y dejando
el debido registro en la Herramienta de Gestión de Servicios.
d. Cerrar el requerimiento en la Herramienta de Gestión de Servicios.

4.3. DEFINICIONES:

Copia de seguridad (backup): Copia total o parcial de la información desde un medio de


almacenamiento a otro sistema de almacenamiento con el objetivo específico de restaurar
estos datos después de un evento que da lugar a una pérdida o en el caso que sea requerido.

Mesa de Servicio: Constituye el único punto de contacto con los usuarios finales para registrar,
comunicar, atender y analizar todas las llamadas, incidentes reportados, requerimientos de
servicio y solicitudes de información. Es a través de la gestión proactiva de la Mesa de Servicios
que la Dirección de Información de Tecnología se informa de las necesidades que tienen los
funcionarios en cuanto a los recursos informáticos a nivel nacional.

Herramienta de Gestión de Servicios: Son todos los sistemas, aplicaciones, controles,


soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de la Entidad; para el caso
de TI para el manejo y control de servicios es el software en donde se documentan los servicios
de gestión tecnológica como Incidentes, Requerimientos, Problemas, Controles de Cambios,
etc, todas estas correspondientes a Tecnologías de Información; algunas de las Herramientas
que se encuentran hoy en día en el mercado son:
• Altiris de Symantec
• IBM Service Management de IBM
• CA Service Desk Manager de CA Technologies
• Service Manager de Hewlett Packard
• Aranda's Service Desk de Aranda Software

Herramienta de la solución de Respaldo y Recuperación (Backup): Aplicación para el


desarrollo y administración de las tareas de Respaldo y Recuperación. En ella se encuentra el
listado de servidores asociados a esta, las tareas de copias de seguridad (backup) programadas
y la ubicación de los medios.

Ingeniero de Soporte en Sitio: Es el rol dado al profesional encargado de dar soporte técnico
en las diferentes sedes donde el ICBF tiene presencia a nivel Nacional. Hace parte del grupo
de soporte del Operador de TI.

Ingeniero Regional (Profesional del Grupo de Planeación y Sistemas de la Regional):


Profesional perteneciente al ICBF con tipo de contratación de planta o por prestación de
servicios, encargado de apoyar a la Dirección de Información y Tecnología, en especial a la
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO
IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 5 de 6
SEGURIDAD

Subdirección de Recursos Tecnológicos (SRT) y a la Subdirección de Sistemas Integrados de


Información (SSII), en las regionales y todas las sedes del ICBF, implementando, soportando,
migrando, administrando, y trabajando por la correcta operación de los diferentes servicios de
las TIC y el parque computacional, llevando el mensaje a los usuarios y aportando a la
innovación y renovación tecnológica que se está logrando, a través de campañas de
sensibilización hacia el uso de las herramientas tecnológicas que se ofrece desde la Dirección
de Información y Tecnología, lo que conlleva a agregar valor a nuestros usuarios internos y a
prestar un mejor servicio a los beneficiarios del ICBF, apoyando de esta manera la misión de la
entidad.

Datacenter: Es el centro de datos donde se encuentran ubicados todos los componentes


tecnológicos, la información y aplicaciones para la entrega de servicios a los colaboradores del
ICBF.

Medio Magnético: Es el recurso físico en el que se almacena la información generada por


las copias de seguridad.

Profesional Responsable de los Sistemas: responsable de los sistemas misionales, apoyo,


estratégicos y de evaluación; se encarga de planificar, organizar y controlar los sistemas de
información.

4.4. LISTADO DE ACTIVIDADES:

No. Actividades Responsable


1 Escalar la solicitud según su tipo: Analista del operador de mesa de servicio.
Si corresponde al F1.P2.GTI Formato de Solicitud Servicios de
Tecnología (solicitud de copias de equipos de cómputo
asignados a los colaboradores del ICBF) pasa a la actividad 3.
Si corresponde al F4.P2.GTI Formato Solicitud de respaldo
para equipos de centros de cómputo pasa a la actividad 2.
2 Realizar la configuración en la Herramienta de la solución de Administrador del servicio - Operador de TI
respaldo y recuperación.
3 Realizar copia de la información. Analista del operador de soporte en sitio /
Administrador del servicio - Operador de TI /
Profesional del Grupo de Planeación y Sistemas de la
Regional
4 Registrar la información de atención de la solicitud en la Analista del operador de soporte en sitio /
herramienta de gestión. Administrador del servicio - Operador de TI /
Profesional del Grupo de Planeación y Sistemas de la
Regional
5 Cerrar el requerimiento en la Herramienta de Gestión de Analista del operador de soporte en sitio /
Servicios. Administrador del servicio - Operador de TI /
Profesional del Grupo de Planeación y Sistemas de la
Regional

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO
IT5.P2.GTI 18/10/2019
GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COPIAS DE


Versión 6 Página 6 de 6
SEGURIDAD

Fecha Versión Descripción del Cambio


09/11/2016 IT5.P2.GTI V1 Elaboración del Instructivo.
26/12/2017 En el numeral 4.1 se modificó el título, cambiando VALIDACIONES PREVIAS A LA
RESTAURACIÓN por VALIDACIONES PREVIAS A LA COPIA DE SEGURIDAD.
IT5.P2.GTI V1
Se asoció el código del formato en las partes que aparecía como F4.PX.GTI, cambiando por
F4.P2.GTI.
22/01/2018 Se actualiza rotulado de información de acuerdo con lo dispuesto en la Guía para la rotulación
IT5.P2.GTI.V2
de la información.
06/03/2018 Se adiciona el numeral 4.4. Listado de actividades, y se realiza ajuste en los responsables de
IT5.P2.GTI.V3 las actividades, de acuerdo con las orientaciones brindadas por la Subdirección de
Mejoramiento Organizacional para el Levantamiento de Cargas.
22/11/2018 Se específica los formatos que aplican para las solicitudes de copias de seguridad, de acuerdo
IT5.P2.GTI.V4 con el tipo y ubicación de la información a respaldar.
Se realiza migración al nuevo Formato Plantilla Instructivo v4 F6.P1.MI
26/07/2019 Se realizaron los siguientes ajustes y modificaciones:
1.Objetivo: se ajustó resaltando que abarca tanto copias de seguridad para equipo de cómputo
suministrados a los colaboradores del ICBF, como para sistemas de información y bases de
datos.
4. Desarrollo: se ajustó el título del numeral 4.1, y se generaron los numerales 4.1.1 y 4.1.2
dividiendo las consideraciones de acuerdo con los casos en que aplican las copias de
seguridad. En el numeral 4.2 se ajustó el detalle de las acciones de: analista del operador de
IT5.P2.GTI.V4
mesa de servicio, administrador del servicio de respaldo y recuperación del operador TI e
ingeniero de soporte en sitio o ingeniero regional. En el numeral 4.3 se eliminaron definiciones
de términos que no se enunciaban dentro del documento. Se ajustó el numeral 4.4 de acuerdo
con las modificaciones que se realizaron en el numeral 4.2.
En todo el documento se hizo el cambio de nombre del F4.P2.GTI Formato Solicitud de Copias
de Seguridad, el cual se renombra como: F4.P2.GTI Formato Solicitud de respaldo para equipos
de centros de cómputo.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!


Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

También podría gustarte