CONSTRUCCION EN SITIO

Rev. 5

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1. OBJETIVO: Establecer los parámetros de control que se deben llevar durante

la Construcción en Sitio de las obras, para que se desarrollen de manera
consecuente con el Sistema de Gestión de la compañía.

2. ALCANCE: Este documento aplica para los proyectos que incluyan

construcción en sitio.

3. RESPONSABILIDADES:

Coordinador y/o Residente de Obra: Coordina reunión previa al inicio de

obra entre los procesos de C. Sitio, Ingeniería, Calidad, Fabricación, Logística,
SISOMA, Planeación, para coordinar el trabajo en equipo que requiera el
proyecto.
Realizar las solicitudes de elementos y consumibles dentro de los tiempos
establecidos internamente según la programación y/o compromisos adquiridos
con el cliente.
Verificar y controlar el registro de los reportes diarios de obra.
Recibir los anclajes fundidos por el cliente y programar verificación.
Presentar informe semanal con el avance en tiempos y costos del periodo,
además el indicador de cumplimiento de las actividades de la semana.
Presentación de actas de obra para aprobación de la interventoría o
representante del Cliente. Realizar Acta final de obra y entrega al Cliente.
(Para las obras que no tengan Coordinador/Residente de Obra, estas
responsabilidades las asume el Supervisor de Obra).

Supervisor de Obra:
Coordinar todas las actividades de su frente para que se cumpla con lo
establecido por el encargado de la Obra para el proyecto en general.
Gestionar la llegada de la herramienta y los recursos necesarios para la obra.
Verificar el correcto desarrollo de la obra en izaje, plomos, niveles, alineación,
soldaduras, ajustes de conexiones pernadas, pintura diligenciando los
registros aplicables.
Realizar reunión de coordinación con todos los involucrados al inicio del
proyecto y una vez asignado cada semana una vez inicie el proceso de
montaje.
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Ingeniero de Diseño: Entregar al Coordinador de Obra/Residente de Obra los

planos de montaje y detalles, con mínimo 15 días de anticipación antes de su
inicio, listado de tornillería detallado por elementos e información sobre las
características del proyecto y las secuencias del montaje, para ello participa
en la reunión previa a la Construcción en Sitio.
Verificar el cumplimiento en la obra de los requerido por los planos, el diseño y
las buenas prácticas para ello realiza visitas periódicas (la periodicidad se
definirá en la reunión previa a la construcción en sitio) a la obra, debe dejar
registro de sus visitas y de las observaciones en la bitácora de la obra.
Informar al Coordinador/Residente de Obra cuando encuentre anomalías.

Almacenista de Obra: Responder por el manejo adecuado del almacén y el

inventario.
Mantener actualizado el kardex del almacén y comunicar constantemente al
Residente de Obra el estado del mismo para garantizar el trabajo constante.
Suministrar herramienta y consumibles al personal de la obra con su
respectiva salida de almacén, previa aprobación de los supervisores.
Coordinar la entrega, el mantenimiento, asegurar su óptimo almacenamiento
de la herramienta y equipos entregados bajo su custodia.
Pasar la requisición de consumibles al ingeniero residente para su validación y
envío.
Entregar diariamente el movimiento de almacén al Asistente Administrativo de
Obra.
Realizar el control y movimiento de equipos menores alquilados durante los
periodos acordados con los proveedores para revisión y aprobación del
Residente. Este documento será el soporte para la factura del proveedor del
servicio.

Jefe de Logística: Solicitar los elementos con base en la Programación de

obra e instrucciones dadas por el Residente.
Recibo de elementos de obra, descargue en las zonas más cercanas para
minimizar trasiegos.
Controlar e Informar al Residente de Obra la llegada o no de elementos.
Realizar seguimiento a las solicitudes de estructuras.
Revisión de la programación de obra y secuencias.
Colaborar a los supervisores con la localización de elementos en la obra.
Dirigir y administrar el personal asignado para los descargues.
Realizar NCF de este subproceso para aprobación del Residente.
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Administrativo de Obra: Reportar las horas del personal un día después del
laborado, mantener actualizado el estado de elementos en Siddex.
Presentar reportes mensuales de afiliaciones a ARP, Pensiones y EPS del
personal, para ingreso a la obra.
Verificar que el personal nuevo en la empresa tenga las afiliaciones a EPS,
ARP, Y AFP antes de ingresar a la obra, lo mismo para el personal del
Contratista.
Controlar asistencia diaria del personal de la obra.
Realizar reportes de consumos de Grúas, Casinos, y Transportes semanales
para dar soporte a las cuentas de cobro de proveedores.
Control de correspondencia, documentos y planos de la obra.
Realizar pedidos de papelería requerida los primeros 5 días de cada mes.

4. DEFINICIONES:

Siddex: Sistema de información que registra todo el avance de la obra por

elementos. Al mantener actualizado se puede saber el porcentaje de avance
de la obra en cada proceso y agilizar la presentación de las actas de
liquidación parcial y final.

Módulo estable: El AISC define como responsable al constructor por la

estabilidad de la estructura durante el izaje, para lo cual explícitamente lo hace
responsable de los arriostramientos provisionales, para tal efecto se ha
definido el concepto de modulo sismo-resistente que es un conjunto que una
vez arriostrado tiene la capacidad suficiente para soportar las cargas laterales
a las que pueda estar sometida la estructura durante la construcción. Este
modulo es dinámico y puede cambiar a medida que la secuencia de montaje
avance. Para que el modulo funcione se podrán requerir riostras, vigas de
amarre, fundición de losas, riostras provisionales, tirfors, etc

5. ANEXOS:

F-68 FORMATO DE DEVOLUCION DE OBRA

F-187 SOLICITUD DE ELEMENTOS
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1 INICIO DEL PROYECTO Y PROGRAMACIÓN DE OBRA.

Presupuesto de trabajo

Antes de iniciar, el Coordinador de Obra y/o los Residentes de Obra, debe

informarse detalladamente de los pormenores de la obra, para ello debe
recurrir a la propuesta técnico económica, al contrato, planos generales, plan
de calidad, especificaciones técnicas, compromisos de entregas (parciales y
finales), Programación detallada de obra con base en las fases y prioridades
definidas por el Cliente, cuadro de presupuesto y reuniones con otros
profesionales que conozcan del proyecto.

Se deben concretar todos los detalles con una reunión de inicio de fabricación,
con la asistencia de todos los involucrados, se espera que con esto se
identifiquen los factores críticos a controlar y se estudie la necesidad o no de
recursos adicionales y se defina un plan de acción que lleve al desarrollo de
una obra exitosa.

Debe realizar Programación semanal avanzada en Project, que incluya:

Recursos requeridos proyectados, Solicitudes de Despacho de Estructura de
acuerdo a la programación detallada del proyecto. Grúas Telescópicas, Grúas
Torre, Montacargas, Telehandler, Elevadores, Soldadores, Taladros,
Andamios, Formaleta etc.), programación de compras y subcontratos y un flujo
de caja proyectado.

Programa de obra y seguimiento

La Programación general de obra es la herramienta fundamental para que el

desarrollo del Proyecto sea exitoso y el documento de seguimiento de avance
oficial ante el cliente. Dentro del proceso de Control y Seguimiento debe
realizarse el avance teniendo en cuenta la fecha de inicio de cada actividad.
De esta manera nos permite ver el estado actual y proyectado de la obra.

Este programa debe incluir además de las actividades inherentes a proyecto

las siguientes:
a) Elaboración y envío de planos para aprobación del cliente
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b) Fechas de entrega por parte del cliente de los planos aprobados

c) Fechas para la compra de materiales según programa
d) Diseño y Planos de Fabricación
e) Fabricación en Planta
f) Despachos de la estructura
g) Construcción en Sitio, para garantizar que las fechas de los compromisos
adquiridos con el cliente se cumplan.

Plan de calidad

Para este tipo de proyectos se debe desarrollar un Plan de Calidad que defina
la secuencia de la obra, con respecto a las inspecciones, de esta manera el
Coordinador de Obra propone y controla que se realicen las inspecciones.

Resumen gráfico de la obra (planos – listado de elementos)

El suministro de elementos y el avance del montaje deben ser controlados

continuamente, mediante planos generales y resaltadores de colores y el
control y seguimiento de las solicitudes de los elementos como herramienta de
registro gráfico. Los reportes de avance de obra se deben reportar diariamente
a través de conexión remota, lo mismo que su control y seguimiento.

Solicitud de Elementos

La solicitud de estructura, lámina colaborante, tornillos y studs, la realiza el

Residente de Obra por medio del formato F-187 SOLICITUD DE ELEMENTOS y
es enviada vía e-mail al Ingeniero de Diseño para su validación, por lo menos 15
días antes de la fecha de llegada en sitio a excepción de adicionales o
compromisos adquiridos fuera de la programación de la obra.

La solicitud de Estructura debe venir de manera independiente a la de lámina

colaborante, tornillos y studs. Cuando un proyecto incluye anclajes, éstos son
solicitados por el ingeniero de diseño directamente y no en el F-187.

Una vez el ing. de diseño avale los elementos y las cantidades, deberá reenviar
vía e-mail las solicitudes de:

 Estructura: Planeación, Despachos y Producción.

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 Lámina colaborante, tornillos y studs: jefe de Almacén y su asistente, jefe

de despachos y asistente y a la Coordinadora De Programación y Control. Lo
anterior, para que almacén proceda con el alistamiento y entrega a
despachos.

Manejo de planos

Los planos generales de la obra son el resultado del trabajo del proceso de
Ingeniería y dibujo, por lo tanto, constituyen la fuente de información técnica
principal del proyecto, por eso el Coordinador/Residente/Supervisor de Obra
debe garantizar que el desarrollo de la obra se realiza conforme a estos.

Es responsabilidad del Departamento de ingeniería el suministro de los planos

actualizados y con todos los detalles completos y claros. El Coordinador de
obra no deberá permitir que se asuman como ciertos detalles que no estén en
los planos, en tales casos se deberá confirmar con el departamento de
ingeniería, previamente.

Los planos son documentos controlados y por tanto se debe mantener la

última revisión (actualización) en el sitio de trabajo, el Coordinador/Residente
de Obra debe asegurar que se lleve el control mediante la continua
comunicación con el Ingeniero de Diseño, para que las revisiones obsoletas se
destruyan.

6.2 GESTION ADMINISTRATIVA.

Aprobación de facturas de proveedores de equipos y subcontratistas de

obra

El Coordinador y/o residente de obra, deberá aprobar y entregar al área

administrativa de la compañía todas las facturas originales que le sean
entregadas en obra, cumpliendo con las fechas establecidas para su
recepción. Si algún proveedor o subcontratista tiene algún tipo de negociación
especial en su forma de pago, deberá gestionar directamente ante la Tesoreria
dentro de los días establecidos para pago.
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Cuando inicie la obra, deberá pasar a la tesorería un flujo de caja

especificando los subcontratistas y el valor a pagar de manera semanal, para
que de esta manera la Tesoreria se pueda programar.

Requisiciones y/o órdenes de compra.

Las requisiciones de compra deberán realizarse a través de Iconstruye por el

supervisor de la obra para su respectiva aprobación por el ingeniero del
proyecto.
De igual forma debe procederse para los alquileres de equipo o prestación de
servicios.

Actas parciales de obra para sub-contratistas.

Las actas parciales de avance de obra deberán realizarse en el formato F-358

Actas de Avance, de acuerdo a las cantidades y precios del contrato firmado
con el subcontratista.

Registro y control diario de asistencia.

Debe llevarse un control de asistencia de todo el personal administrativo y de

subcontratistas que ingresan diariamente a la obra, discriminados de acuerdo
con el formato control diario de asistencia F-103.

Es fundamental tener este control para garantizar que las cuadrillas de trabajo
dispuestas en cada uno de los frentes puedan efectuar cada actividad según
lo planeado en la programación general de obra, o hacer los ajustes
necesarios para cumplir con la meta.
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Reporte y pagos del personal administrativo.

La planilla de asistencia debe ser diligenciada en el formato planilla de

asistencia F-103 diariamente y aprobada por el Coordinador de Obra, al igual
que las horas extras reportadas diariamente.
Es importante anotar que se deben discriminar por día las horas trabajadas en
cada una de las actividades que se tengan en la obra (montaje, pintura, aseo,
almacenista, seguridad, Supervisor de Obra, etc.), y totalizarlas en el Siddex
por subactividades.

El reporte de horas debe realizarse el día siguiente al laborado, para evitar

traumatismos en la liquidación. De ninguna manera se debe pagar dinero en
efectivo en las obras.

Reporte y aprobación de horas extras.

Las horas extras deben ser aprobadas por el ingeniero de la Obra antes de ser
laboradas. Las horas sin aprobación no serán pagadas.

Informe de costos.

Realizar seguimiento diario a los costos del proyecto, de manera que quede
claro cuáles son los rubros críticos a los cuales se les debe hacer un
seguimiento especial de manera que no se presenten desfases entre lo
presupuestado y lo ejecutado.

Costos suministrará cada mes (según fechas de cierre contable) el cuadro de

control de costos actualizado para que el ingeniero de Obra analice los costos
causados y haga sus observaciones y/o solicite correcciones.

Inspecciones

El ingeniero de la obra debe gestionar que el supervisor realice las

inspecciones en las zonas de acuerdo a los formatos F-67, según aplique.
Posteriormente el Inspector de calidad debe realizar las verificaciones
definidas por el Departamento de Ingeniería y Calidad.
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Registro y control de horas ociosas.

Se debe llevar un registro de las horas ociosas (horas que la empresa paga,
pero no se reportan en la nómina): permisos no remunerados, permisos
remunerados, incapacidades, dominicales y festivos no trabajados (pero que
se pagan cuando el trabajador ha laborado la semana completa).

Adicional llevar registro de horas no laboradas por imprevistos como lluvia,

suspensión del fluido eléctrico, etc.

6.3. ACTAS DE AVANCE DE OBRA – CLIENTE:

Cortes

Los cortes o periodicidad de la presentación de las actas deben ser definidos

en el contrato, de lo contrario debe ser acordada con el Coordinador Técnico
Administrativo y/o el cliente. El Ingeniero Residente y/o Coordinador de
Obra deberá coordinar con el cliente su presentación, los soportes requeridos
y tiempos de aprobación con el fin de garantizar su facturación en los tiempos
establecidos por el cliente para radicación de facturas. El formato para la
presentación del acta será definido y aprobado por el Coordinador Técnico
Administrativo antes de presentar al cliente.

Forma de pago

Para evitar contratiempos en la presentación de las actas al cliente con los

soportes que se requieran, es necesario que en la reunión de inicio de obra se
revise la forma del pago del contrato en conjunto con el Coordinador técnico
administrativo y la Coordinadora Administrativa. En especial los contratos
que son en Zona Franca.

Programación de actas

Tres (3) días antes del cierre de mes el ingeniero debe enviar la proyección de
lo que se cobrara el siguiente mes al Coordinador Técnico Administrativo para
realizar la consolidación de datos y enviar la programación de actas para
gestionar su cumplimiento. Del cumplimiento de esta programación dependerá
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en gran parte la calificación de la evaluación de desempeño, que será

evaluada por el Coordinador de Construcción en Sitio y/o el Ingeniero del
proyectos. Sera de vital relevancia en la calificación de desempeño, el envío
de la proyección a tiempo, el cumplimiento en la radicación del acta al cliente y
su aprobación en el tiempo estipulado.

Aprobación de las actas

Los tiempos para aprobación del acta por parte del cliente deberán venir de
manera explícita en el contrato, de lo contrario se estipula que no podrá
demorar más de 5 días hábiles su aprobación. En caso de que por alguna
razón ajena a su gestión el acta no sea aprobada por el cliente en el tiempo
pactado, El Ingeniero Residente y/o Coordinador de Obra, deberá notificar
de manera inmediata a su jefe directo, al Coordinador técnico
administrativo y a la Coordinadora Administrativa para tomar acciones al
respecto y gestionar a como dé lugar su aprobación. Si aun con esta gestión
no es posible su aprobación se elevará el asunto al Ingeniero de proyectos y
al Coordinador Comercial y/o Vicepresidente Ejecutivo.

Liquidación de obra

La gestión y aprobación del acta de liquidación está a cargo del Ingeniero

Residente y/o Coordinador de Obra. Previa a la presentación al cliente de
la liquidación de cantidades finalmente ejecutadas, esta deberá ser aprobada
por el Coordinador técnico administrativo. Se verificará que lo que
finalmente se cobre al cliente sea lo que esta reportado en producción en
Siddex, debiendo dejar constancia de las cantidades conciliadas en la carpeta
del cliente (Deberá tener en cuenta en la conciliación con Siddex el peso de
los Conectores, lamina alfajor y Lamina Colaborante ya que se cobran en
unidades diferentes al kg).

Nota: Para proyectos que sean solo suministro de material, el encargado de

tramitar las actas de avance de obra y todo lo anteriormente descrito es el
Ingeniero de Diseño.
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6.4 GESTION Y MANEJO DE ALMACEN EN OBRA

Entradas de almacén.

El almacenista debe registrar el movimiento diario mediante el Kardex. Las

entradas de almacén deben verificarse mediante su remisión y/o orden de
compra.

Salidas de almacén.

Las salidas de los materiales y/o consumibles deben ser autorizados por el
Supervisor de Obra del frente de trabajo. El documento de salida debe
especificar la actividad donde se consumirán estos recursos y la persona que
los recibe. Al final del día debe efectuarse el informe del movimiento diario
(entradas y salidas) de la obra.

Inventario final

Una vez termine la obra, en compañía del Ingeniero residente, almacenista,

jefe de patio, realizarán el inventario final de obra en el cual se establecerán
las diferencias entre el inventario según kardex y el físico. El almacenista será
el responsable de dar justificación a las diferencias que se encuentren. De
acuerdo a los resultados el Coordinador de Obra autorizará la devolución del
sobrante al Almacen General ó en caso de no existir una justa razón de las
diferencias los remitirá a descargos en Recursos Humanos.

Devoluciones desde las Obras.

Los elementos sobrantes, consumibles, chatarra, etc. que se devuelvan de la

obra al Almacen General debe ser inventariados y remisionados por el
Almacenista de Obra en el F-68 FORMATO DE DEVOLUCION DE OBRA. Y
debe ser debidamente aprobado por el Residente de obra.

La devolución de elementos de acero como vigas, columnas, ángulos, etc.

Deben ser identificados con el nombre del elemento (ejemplo Viga: V-1,
Riostra: R-1A, Columna: K-5, etc.)
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El Ingeniero residente deberá validar con el Almacen General que le registre la

devolución a la obra en el sistema. Los consumibles que lleguen sin este
formato y sin cumplir con las políticas de almacén para su recepción no serán
recibidos a satisfacción.

Traslados entre Obras

En caso de requerir traslados de consumibles de una obra a otra, deberán

diligenciar el F-68 FORMATO DE DEVOLUCION DE OBRA y el F-60
SOLICITUD DE CONSUMIBLES MONTAJE y enviar al mismo tiempo.
Indicando en las notas u observaciones generales que se trata de un traslado
entre obras. Lo anterior para que registren en el Almacen General la
devolución a la obra que ya se había registrado el consumo y realicen la salida
a la obra respectiva.

Informe de equipo mayor

Las solicitudes de equipos deberán realizarse con base en las cantidades y

valores del presupuesto previamente, mediante formato No F-154 Solicitud de
servicios a la Vicepresidencia de Proyectos para su aprobación.
Debe llevarse un informe diario de horas del equipo trabajado en la obra,
independiente de que este pertenezca a la empresa o sea alquilado. Este
informe debe diligenciarse diariamente en la bitácora de Obra y debe ser
aprobado por el Coordinador de Obra o la persona que él designe.
En el caso de alquileres menores como andamios, cerchas, puntales la
facturación debe realizarse por la Dirección de la obra soportada con el
movimiento del periodo correspondiente.

Informe de equipo menor

Cada una de los equipos menores de la obra como andamios, taladros,

pulidoras, soldadores, etc. Deben de ser controlados, verificados y aprobados
según el informe mensual enviado por almacén.
El principal objetivo de este control es el de evitar equipos ociosos en la obra
que ocasionan sobre costos adicionales y que solo se ven al finalizar cada
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proyecto. Además, es tarea del Coordinador de Obra efectuar una

programación de necesidades y cantidades de cada recurso para la obra.

Control de Equipos y herramientas en Obra

Cuando en una obra se necesite herramienta, se solicitará mediante el formato

F-61 Relación de herramientas y equipos en obra. Este formato se diligencia
para cada obra. El formato es diligenciado por el Almacenista de Obra, donde
relaciona equipo o herramienta que entrega. El formato es firmado por la
persona que entrega el equipo y por quien la recibe, haciéndose responsable
de éste.

Las devoluciones de equipo, deben efectuarse mediante el formato

correspondiente y su salida debe ser aprobada por el Residente de Obra, para
el recibo en el Almacén de Montaje en Planta. Almacén de Montaje en Planta,
debe revisar las condiciones en las cuales ingresa nuevamente el equipo y
efectuar las observaciones y acciones que haya lugar. En el evento que los
equipos se trasladen a otra obra, deberán ser autorizados por el Director de
Obra cumpliendo además con los requisitos anteriores.

El formato debe permanecer siempre en poder del Almacenista de Obra,

mientras la obra esté en proceso.

Cuando hay un cambio de Supervisor en Obra, el Supervisor saliente le debe

hacer entrega mediante el formato F-61 con inventario el estado de los
equipos y herramientas al nuevo Supervisor de Obra.

6.5 LIQUIDACIÓN Y ENTREGA FINAL DEL PROYECTO.

Listado de documentos requeridos por el cliente para entrega final.

Con el propósito de agilizar el proceso de entrega de cada Proyecto es

fundamental identificar anticipadamente los requerimientos exigidos por el
cliente para que se pueda recopilar con tiempo cada uno de los documentos
que conformaran el acta de entrega final de obra y a si evitar inconvenientes
que atrasen este proceso.
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Actas de entrega y recibo del proyecto.

Además de hacer la entrega final de cada Proyecto es necesario solicitar el

documento respectivo que avale dicho recibo. La información requerida en
cuanto a planos listados de elementos con sus características debe estar
completamente depurados por las áreas de Ingeniería y Control
oportunamente y previos a la fecha de liquidación, para su presentación al
Cliente

Es necesario que desde el principio se deje claramente definida la manera de

entregar cada una de las zonas y que este proceso se efectué parcialmente y
de acuerdo con los compromisos de entrega parcial adquiridos. Cada una de
las entregas debe hacerse con la actividad completamente terminada y exigir
al propietario o su representante o la interventoría a cargo los respectivos
listados de detalles, si los hubiere, con el propósito de certificar que la entrega
se ha efectuado y principalmente para solucionar con tiempo cualquier
inconveniente y estos no se reflejen y acumulen en la entrega final. Además,
cuando la obra o parte de las obras son subcontratadas es necesario que el
contratista efectúe las correcciones respectivas cuando cuenta todavía con el
personal de montaje en la obra.

Informe final gerencial.

Como resultado de la gestión del Residente encargado de cada Proyecto es

necesario realizar informe final de obra registrar los aspectos fundamentales
que se obtuvieron en el desarrollo de la obra y los principales rendimientos
obtenidos vs presupuesto, indicadores, que permitan una retroalimentación al
departamento de Ingeniería, encargado de la preparación de otras ofertas.
Además, permite verificar y ajustar cada uno de los rendimientos y aumentar
la base de datos que tiene la empresa, de manera que se puedan obtener
ventajas competitivas en Proyectos similares.

Entrega final de archivo, ordenado y marcado.

Cada proyecto debe ser entregado y archivado totalmente y guardado en el

sitio que se disponga. Debe efectuarse un listado general de los documentos,
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planos y carpetas que se entregan para que sean en un futuro fácilmente

encontrados y consultados.

7. MODIFICACIONES:

Se actualiza procedimiento para manejo de subcontratistas y actas de avance

de obra.
Se actualiza procedimiento para las devoluciones de obra y solicitud de
elementos.

8. PERSONAS A LAS QUE DEBE LLEGAR:

Vicepresidente de Proyectos
Coordinadores de Obra
Residentes de Obra
Supervisores de Obra
Inspector de Obra
Administradores de Obra
Gerente de Ingeniería
Directores de proyectos
Ingenieros de diseño
Gerente de Programación y control
Auditoria de procesos
Almacen