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Planificación de la gestión de los costos del proyecto Ingenio Carmelita S.A.

Autor(es):

Álvaro Javier García Diaz - 1054549306

Omar Fernando Londoño - 7732849

Cristina Ocampo Jimenez - Código

Estudiante 4. - Código

Estudiante 5. - Código

Tutor:

Cenovic Jesús Posada

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Especialización en Gestión de Proyectos

104002 - Gestión de los costos del proyecto - Grupo 5

18 de October de 2021

Tabla de contenido
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Introducción................................................................................................................................4
Justificación................................................................................................................................5
Acta de constitución....................................................................................................................6
Plan para la dirección del proyecto...........................................................................................11
a) Plan de gestión del cronograma...................................................................................22
b) Plan de gestión de los riesgos......................................................................................26
Factores ambientales.................................................................................................................32
Activos de los procesos de la organización..............................................................................37
Herramientas y técnicas............................................................................................................38
a) Análisis de datos..........................................................................................................38
b) Reuniones....................................................................................................................38
Plan de gestión de costos..........................................................................................................41
Conclusiones.............................................................................................................................45
Bibliografía...............................................................................................................................46
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Lista de tablas

Tabla 1. Acta de constitución del proyecto.................................................................................6

Tabla 2. Detalle entregables del proyecto.................................................................................11
Tabla 3. Estructura de desglose de trabajo – EDT....................................................................18
Tabla 4. Diccionario de la EDT/WBS......................................................................................19
Tabla 5. Línea base del cronograma.........................................................................................22
Tabla 6. Plan de gestión de los riegos.......................................................................................26
Tabla 7. EEFs internos de la empresa.......................................................................................32
Tabla 8. EEFs externos de la empresa......................................................................................35
Tabla 9. Activos de los procesos de la organización (OPAs)...................................................37
Tabla 10. Fuentes de Financiamiento del Proyecto..................................................................38
Tabla 11. Plan de Gestión de Costos.........................................................................................41

Lista de gráficos

Gráfico 1. Cronograma del proyecto con Project Libre............................................................24

Gráfico 2. Matriz de Riesgos....................................................................................................31
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Introducción

En la planificación de la gestión de los costos del proyecto se definen las pautas principales

para estimar y presupuestar los costos asociados a la ejecución del proyecto, de esta manera se

establece un marco referencial para cada uno de los procesos de manera eficiente y coordinada.

Este trabajo tiene como finalidad proveer de manera inicial la documentación, procedimientos,

objetivos, restricciones, limites, parámetros, estructuras de trabajo, factores críticos, hitos

principales y alcances del proyecto de automatización de evaporadores y clarificación de jarabe

del Ingenio Carmelita S.A. con el objetivo de tener un mejor control de las operaciones de sus

variables de proceso y tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos.

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Justificación

El desarrollo del presente trabajo se enfoca en la planificación para la gestión de costos de la

empresa Ingenio Carmelita S.A, mediante un proyecto de automatización eficaz el cual permite

obtener grandes beneficios en la cadena de producción y del mismo modo garantizar la mejora

continua en el desarrollo y sostenimiento económico de la organización.

En el caso planteado implementar un proceso de producción automatizado incluyendo la

tecnología como aspecto principal significa evolucionar de manera significativa y poder generar

una satisfacción al cliente en cuanto a calidad, ser más competitivo en el mercado destacándose

en una producción limpia, confiable y eficaz que se destaque por ser líderes en confiablidad y

generar un crecimiento corporativo admirable.

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Acta de constitución

El planteamiento de los criterios de éxito y requisitos iniciales que satisfacen las expectativas

y necesidades del proyecto de automatización de los procesos de evaporación y clarificación de

Jarabe se redactan y autorizan formalmente en la siguiente acta de constitución, dejando en

evidencia el propósito y alcance de los objetivos y entregables que se pretenden con la ejecución

de este. A continuación, se establecen los requerimientos en alcance, tiempo y costos en cada una

de las fases, lo cual permite identificar con claridad los lineamiento generales y específicos para

el cumplimiento de los objetivos.

Tabla 1. Acta de constitución del proyecto

Automatización del Área de Evaporación y

PROYECTO
Clarificación de Jarabe
Patrocinador Ingenio Carmelita S.A.
Preparado Por: Álvaro Javier García Diaz 30 09 2021
Revisado Por: Cristina Ocampo Jiménez 03 10 2021
Aprobado Por: Omar Fernando Londoño 04 10 2021
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

El presente proyecto busca automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido)

existente, bajo un criterio Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de

Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor control de las operaciones de sus variables de

proceso y tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos. Al finalizar el proyecto, el

Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe contará con 2 Estaciones de Operación (PCs),

centralizando todo el proceso en 8 pantallas, donde el usuario final podrá hacer el monitoreo,

control y registro de históricos, de todas sus variables del proceso, desde la entrada de jugo

clarificado hasta la salida de jarabe clarificado.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN

 Operación continua y uniforme. Con el

sistema integral de control se evitan costosas
paradas al mantenerse continuamente
balanceada la evaporación con respecto a la
 Producir azúcar con estándares de
cantidad de jugo y vapor disponibles.
calidad que satisfagan las expectativas
de los clientes.
 Mejor trabajo en el proceso siguiente
(Cristalización). Al tener una meladura de
 Reducir Costos en procesos de
Brix constante, se mejora también el trabajo
fabricación, destilación y generación
de los Cristalizadores, para tener mayor
de energía.
producción de azúcar.
 Mantener la infraestructura adecuada,
 Mejor supervisión. La operación del proceso
que permita la operación continua y
de Evaporación y Clarificación de jarabe con
eficiente de los procesos fabriles.
instrumentos automáticos nos permite
obtener gráficos de las condiciones de
operación que son de gran valor en mejorar el
control de producción.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

 Poner en marcha el Sistema de Control, con un presupuesto máximo de $ 869,000.000
(ochocientos sesenta y nueve millones de pesos)
 Finalizar el proyecto en un máximo de doce (12) meses a partir de la fecha del Acta de
Constitución del Proyecto.

 Adquirir y montar dos (02) Tableros de Control, dos (02) PCs industriales y un (01)
Sistema de Control Cliente-Servidor para la automatización de Evaporadores y
Clarificación de Jarabe.

 Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares de calidad,

considerados en el Plan Maestro de Automatización de Ingenio Carmelita S.A.

ACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

 Proceso de adquisición de equipamiento y software dentro de los plazos establecidos y las
características requeridas.

 Diseño de software acorde a los requerimientos de la parte interesada (stakeholder).

 Montaje de instrumentos de campo y canalización de cableado eléctrico, acorde a los

requerimientos de la parte interesada (stakeholder).
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 Personal del área de Evaporación y Clarificación de Jarabe capacitado para la operación

de estos equipos
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
 El Sistema de Control deberá ser del fabricante Siemens - Alemania y la Instrumentación
de campo del fabricante Smar-Brasil, de acuerdo con el estándar del Grupo Gloria.

 El producto: Dos Estaciones de Operación, Un Tablero con Periferia Distribuida y el

Software instalado, deben integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS) existente de
la empresa.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES
1. Proceso de iniciación, planificación,
Fase I: Gestión del proyecto
ejecución, seguimiento, control y cierre
1. Plano de Arquitectura de Red Actual
2. Rediseño de Plano de Arquitectura de Red
aprobado
3. Plano de Control PID – Plan Maestro de
Fase II: Diseño
Automatización
4. Plano de Control PID aprobado
5. Listado de Señales Eléctricas aprobadas
6. Listado de Hardware y Software aprobados
1. Instrumentación de Campo
2. Válvulas de Control
3. Hardware y Software del Sistema
Cliente/Servidor
4. Muebles y Sillas
5. Monitores LCD
6. Servicio de Programación
7. Servicio de Montaje Eléctrico
8. Servicio de Tendido de Red (Fibra Óptica,
Fase III: Requerimiento de adquisiciones
Ethernet y Profibus DP)
9. Plano de Distribución de Tablero de Periferia
Distribuida aprobado
10. Plano de Tablero de Switch industrial
aprobado
11. Plano Eléctrico de Tablero de Periferia
Distribuida aprobado
12. Plano de Acondicionamiento eléctrico para
motores aprobados
Fase IV: Implementación 1. Montaje y Ubicación de Equipamiento de
campo
2. Software instalado y configurado en Sala de
Control
3. Tendido de Fibra Óptica, Ethernet y Profibus
DP canalizado
4. Tendido Eléctrico desde instrumentos de
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campo y CCMs canalizado

1. Pruebas de Comunicación aprobado
2. Pruebas punto a punto de todos los equipos
3. Pruebas de las Estrategias de Control,
enclavamientos y secuencias del sistema
Fase V: Arranque del sistema
4. Sintonización de lazos de control
5. Pequeñas alteraciones de las pantallas de
Supervisión y Control
6. Operación Asistida
1. Informe de pruebas del Sistema de Control
aprobado
2. Planos Eléctricos finales del montaje de
Fasee VI: Terminación de obra instrumentación y acondicionamiento de
motores
3. Informe de monitoreo del primer mes de
operación
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
1. Asamblea general de socios 1. Tecnicaña
2. Junta directiva 2. Cenicaña
3. División de investigación y desarrollo 3. Asocaña
4. División de operación de campo 4. Procaña
5. División de logística y suministro 5. Fedepanela
6. Indirecto de supervisión 6. Gremios transportadores de caña
7. Asociaciones productoras de panela y sus
7. Mano de obra directa
derivados trapiche
RIESGOS
Insuficiente detalle en el diseño de los documentos arquitectónicos
Deficiente gestión en el proceso de adquisición de recursos clave
Selección de proveedores que no reúnan los requisitos establecidos de calidad, costo y tiempo
Condiciones no esperadas en créditos de fuentes de financiamiento e inversión

Inadecuada administración de los recursos financieros

Definición inadecuada del rol personal del área de evaporación y clarificación de jarabe
Incumplimiento de las leyes, reglamentos y normas técnicas
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
 Aprobación del documento de arquitectura

 El inicio de la etapa de implementación debe darse, a más tardar, a los tres meses y medio
después de haber iniciado el proyecto.

 El personal que trabajará en la operación de estos equipos debe estar 100% capacitados,
una semana antes del inicio de la operación de este sistema.
 10

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El costo del proyecto tendrá un valor de $ 869,000.000, asumido de la siguiente manera: Se
financiará con recursos propios el 75% mediante aporte de socios para el estudio, diseño e
implementación y el 25% restante que corresponde a la adquisición de equipos especializados
los cuales se financiaran mediante préstamo con entidades bancarias.
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO
Johanna Erans
EQUIPO DE TRABAJO
 Líder de proyecto: Antonia Walker
 Administrador de Recursos: Mike Anderson
 Líder de gestión de conocimiento: Thomas Fallon
 Líder de gestión de estándares: Martin Arbeláez
 Jefe funcional de soporte: Mónica Lewis
AUTORIZACIÓN ACTA
PATROCINADOR: Ingenio Carmelita S.A.
AUTORIDAD ASIGNADA: Jaime Vargas López
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Plan para la dirección del proyecto

Línea Base del alcance del proyecto

Ingenio Carmelita S.A. en su plan de competencia establecido para antes de finalizar el 2022

tiene el siguiente alcance definido:

El presente proyecto busca automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido)

existente, bajo un criterio Cliente/Servidor, los procesos de Evaporación y Clarificación de

Jarabe. Con ello, se busca tener un mejor control de las operaciones de sus variables de proceso y

tener mejores rendimientos hacia sus clientes internos.

Para cumplir con este alcance Ingenio Carmelita S.A. propone los siguientes entregables:

Tabla 2. Detalle entregables del proyecto

ENTREGABL
DESCRIPCIÓN
E
Diseño
Plano de Plano que contiene el detalle de la arquitectura de red existente hasta
Arquitectura de antes de este proyecto. Los procesos automatizados e integrados al
Red Actual sistema de control existente a tomar en cuenta son: Área de Trapiche,
Área de Sulfatación, Área de Calentamiento de Jugo, Área de
Clarificación de Jugo y Área de Filtros de Cachaza.
Rediseño de Plano que contiene el detalle de la nueva arquitectura de red. Acá se
Plano de incluye la etapa AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE
Arquitectura de EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE JARABE – FABRICA
Red aprobado DE AZÚCAR / de Evaporación y Clarificación de Jarabe. Este
documento debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y
Automatización.
Plano de Control Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe, donde se
PID – Plan aprecia las estrategias de control y el monitoreo de todas las variables.
Maestro de Este plano sirve como línea base, ya que es un documento del Plan
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Automatización Maestro de Automatización de Cartavio, hecho por Next Automación –

Brasil.
Plano de Control Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe, donde
PID aprobado se aprecia las estrategias de control y el monitoreo de todas las
variables actualizadas. Este documento debe ser aprobado por la jefatura
de Instrumentación - Automatización y jefatura de Evaporación
Listado de Documento que contiene todas las entradas y salidas de instrumentación
Señales de campo, que serán conectadas al Tablero de Control. En este
Eléctricas documento se define el tipo de señal que pueden ser: Entrada Análoga,
aprobadas Salida Análoga, Entrada Discreta o Salida Discreta. Este documento
debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Listado de Documento que contiene todo el equipamiento necesario para el tablero
Hardware y de control y licencias de software para su funcionamiento. En este
Software documento se tiene que definir la periferia distribuida con AI, AO, DI y
aprobados DO necesarios para su interconexión con los instrumentos. Este
documento debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y
Automatización.
Requerimiento de Adquisiciones
Instrumentació Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor y
n de Campo contiene el listado de todos los instrumentos de campo, como:
transmisores de presión, transmisores de nivel, transmisores de
flujo, sensores de temperatura. Este documento incluye todas sus
características técnicas: marca, modelo.
Válvulas de Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor,
Control y contiene el listado de todas las válvulas de campo y accesorios.
Este documento incluye todas sus características técnicas: marca,
modelo.
Hardware y Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor, y
Software del contiene el listado de todos los suministros del tablero de control, así
Sistema como las licencias respectivas para este proyecto. Este documento
Cliente/Servidor incluye todas sus características técnicas: marca, modelo.
Muebles y Sillas Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor, y
contiene el listado AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE
EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE JARABE – FABRICA DE
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AZÚCAR / de todos los muebles adquiridos. Este documento incluye

todas sus características técnicas: dimensiones, color, tipo.
Monitores LCD Documento de compra, que formaliza la propuesta del proveedor,
y contiene el listado de todos los monitores LCD suministrados. Este
documento incluye todas sus características técnicas: marca, modelo.
Servicio de Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y
Programación contiene todos los trabajos y alcances del servicio de programación y
puesta en marcha del sistema. En este documento se definen el
cronograma de trabajo y comisionamientos que realizarán en este lapso.
Servicio de Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y
montaje eléctrico contiene todos los trabajos y alcances del servicio Montaje Eléctrico.
En este documento se definen los trabajos de canalización y
entubado, de instrumentación de campo, así como el
acondicionamiento de los tableros de motores para la comunicación
respectiva al tablero de control
Servicio de Documento de servicio, que formaliza la propuesta del proveedor, y
tendido de Red contiene todos los trabajos y alcances del servicio de programación. En
(Fibra Óptica, este documento se definen el cronograma de trabajo y los
Ethernet y comisionamientos que realizarán en este lapso.
Profibus DP)
Plano de Plano entregado por proveedor que gana la buena pro. Este plano
Distribución de muestra la distribución interna de todos los componentes internos del
Tablero de tablero de Control: módulos, borneras y canaletas. Este documento
Periferia debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Distribuida
aprobado
Plano de tablero Plano entregado por proveedor que gana la buena pro. Este plano
de Switch muestra la distribución interna de todos los componentes internos del
industrial tablero de Switch: módulos, borneras y canaletas. Este documento
aprobado debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Plano Eléctrico Plano entregado por proveedor que gana la buena pro. Este plano
de Tablero de muestra la distribución eléctrica de todos los módulos (periferia
Periferia distribuida). Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
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Distribuida Instrumentación y Automatización

aprobado
Plano de Plano entregado por proveedor que gana la buena pro. Este plano
Acondicionamient muestra la distribución eléctrica del acondicionamiento de tableros para
o eléctrico para motores. Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
motores Instrumentación y Automatización
aprobados
Implementación
Montaje y Todos los equipos (Tableros, PCs, AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA
Ubicación de DE EVAPORACIÓN Y CLARIFICACIÓN DE JARABE –
Equipamiento de FABRICA DE AZÚCAR / Campo instrumentos, válvulas, monitores
campo LCD y muebles) deberán trasladarse a cada punto de conexión, donde
se van a utilizar.
Software Instalación de los componentes necesarios en los servidores, carga de
instalado y los maestros y configuración de todas las estaciones de operación (OS).
configurado en Las PCs, deben contar con todas sus licencias Cliente / Servidor
Sala de Control necesarias para el correcto funcionamiento del software desde el
aplicativo en el Servidor y Estación de Ingeniería.
Tendido de Instalación de todo el tendido de fibra óptica, cable profibus DP y
Fibra Óptica, Ethernet, para los diferentes tableros y Estaciones de Operación. Esta
Ethernet y canalización debe ir acompañado de un plano en 3D – Autocad,
Profibus DP aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
canalizado
Tendido Instalación de todo el tendido eléctrico, el cual comprende el cableado
Eléctrico desde de los instrumentos de campo hacia el tablero y el acondicionamiento
instrumentos de de arranque y paro de motores hacia el tablero de control. Esta
campo y CCMs canalización debe ir acompañado de un plano en 3D – Autocad,
canalizado aprobado por la jefatura de Instrumentación y Automatización.
Arranque del sistema
Pruebas de Documento formal del Proveedor del Servicio de Programación,
Comunicación sobre pruebas de comunicación entre Servidor, Estación de Ingeniería,
aprobado Tableros de Control y Estaciones de Operador, aprobado por el cliente y
supervisado por el Asistente de Instrumentación.
Pruebas punto a Documento de verificación de comunicación con todos los equipos
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punto de todos los de campo: esto incluye entradas análogas, salidas análogas, entradas y
equipos salidas discretas
Pruebas de las Documento funcional del sistema, donde se explica las estrategias de
Estrategias de control, enclavamientos y secuencias del sistema.
Control,
enclavamientos y
secuencia del
sistema
Sintonización de Lista de lazos de control, el cual incluye las constantes de sintonización
lazos de control de cada lazo cerrado: proporcional, derivativo e integral.
Pequeñas Pantallas de Supervisión del Sistema finales, con todas las
alteraciones de modificaciones hechas en campo. Este documento con las pantallas
las pantallas de debe ser aprobado por la jefatura de Instrumentación-Automatización y
Supervisión y la jefatura de Evaporación.
Control
Operación Documento donde se indica las personas a las que va dirigida la
Asistida capacitación de operación, la duración de estas y los temas a tratar.
Control de asistencia de capacitación.
Termino de Obra
Informe de Documento final del proveedor del Servicio de
pruebas del AUTOMATIZACIÓN DEL ÁREA DE EVAPORACIÓN Y
Sistema de CLARIFICACIÓN DE JARABE – FABRICA DEAZÚCAR /
Control aprobado aprobado Programación, que contiene todas las actividades de pruebas
de Software y hardware del Sistema de control.
Planos Eléctricos Planos Eléctricos finales del proveedor del servicio de Montaje, que
finales del contiene todo el detalle de conexión física de los instrumentos de
montaje de campo hacia el tablero de control.
instrumentación
y
acondicionamien
to de motores
Informe de Documento final de pruebas de operación: graficas de variables de
monitoreo del control importantes en los procesos de evaporación y clarificación de
jarabe. Este documento debe ser aprobado por la División de
 16

primer mes de Elaboración, Jefatura de Evaporación y Jefatura de Instrumentación.

operación

Las restricciones (Estado, calidad o sensación de estar forzado a tomar un determinado curso

de acción o inacción. Una restricción o limitación impuesta, sea interna o externa, al proyecto

afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso) que se definen para definir la métrica del

proyecto son:

 Los Proveedores de la solución del Sistema de Control, deben acreditar experiencia en

este tipo de plataformas. Para este aplicativo, al menos deben tener certificación del

fabricante (Siemens) de Process Control, con experiencia reconocida en PCS7.

 Los Proveedores Extranjeros, no permiten trabajos en fines de semana, solo trabajan de

lunes a viernes por 8 horas.

 Los proveedores de montaje eléctrico deben acreditar su experiencia en montaje de

instrumentos y tableros, no menor de 3 años.

 El costo del proyecto no debe exceder los $869,000.000 y no debe exceder de 12 meses.

 No superar $869.000.000 o su equivalente en dólares o euros de costo para la puesta en

marcha el sistema

 EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por

el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables

requeridos.

Los limites (Entregables no considerados como parte del proyecto) o exclusiones del

proyecto son:

 El proyecto no incluye tableros de centro de control de motores.

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 El proyecto no incluye bombas, ni equipamiento mecánico en el área de Evaporación y

Clarificación de Jarabe.

 Los traslados/viáticos del personal que hará la programación, no son parte del proyecto.

Las asunciones (Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdaderas, reales o

ciertas sin necesidad de pruebas o demostraciones) del proyecto son:

 La versión del Sistema de Control PCS7 es 7.0.

 Se cuenta con un Servidor y una Estación de Ingeniería para realizar la programación y

modificación del Sistema.

 18

Tabla 3. Estructura de desglose de trabajo – EDT

Ingenio Carmelita S.A.

Proyecto Automatización de Evaporadores y Clarificación de
Jarabe
Fase I: Gestión de proyectos
 Proceso de iniciación
 Proceso de planificación
 Proceso de ejecución
 Proceso de seguimiento y control
 Proceso de cierre
Fase II: Diseño
 Plano de arquitectura de red actual
 Rediseño de plano de arquitectura de red aprobado
 Plano de control PID – Plan Maestro de Automatización
 Plano de control PID aprobado
 Listado de señales eléctricas aprobadas
 Listado de hardware y software aprobados
Fase III: Requerimiento de adquisiciones
 Equipos adquiridos
 Servicios adquiridos
 Planos
Fase IV: Implementación
 Montaje y ubicación de equipamiento en campo
 Software instalado y configuración en sala de control
 Tendido de fibra óptica, ethernet y profibus DP canalizado
 Tendido eléctrico desde instrumentos de campo y CCMs canalizado
Fase V: Arranque del sistema
 Comisionamiento
 Puesta en marcha
 Operación asistida
Fase VI: Término de obra
 Informe de pruebas del sistema de control aprobado
 Planos eléctricos finales del montaje de instrumentación y
acondicionamiento de motores
 Informe de monitoreo del primer mes de operación
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Diccionario de la estructura del desglose del trabajo - EDT/WBS

El diccionario es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,

actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS. El diccionario de

la EDT/WBS es un documento de apoyo a la EDT/WBS

Tabla 4. Diccionario de la EDT/WBS

CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
2.1 Plano de Arquitectura de Red Actual
DESCRIPCION Plano que contiene el detalle de la arquitectura de red existente
hasta antes de este proyecto. Los procesos automatizados e
integrados al sistema de control existente a tomar en cuenta son:
Área de Trapiche, Área de Sulfatación, Área de Calentamiento
de Jugo, Área de Clarificación de Jugo y Área de Filtros de
Cachaza
REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.
CALIDAD  Formato de impresión A3.
REFERENCIAS TÉCNICAS Documento en Excel, del proyecto de automatización de
Tratamiento Físico Químico
FECHAS PROGRAMADAS Inicio:
Fin:
Hitos importantes: Plano de Arquitectura de Red Actual
CRITERIOS DE ACEPTACION Plano actualizado hasta el último proyecto de Automatización
Situación actual
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
2.2 Rediseño de Plano de Arquitectura de Red aprobado
DESCRIPCION Plano que contiene el detalle de la nueva arquitectura de red. Se
incluye la etapa de Evaporación y Clarificación de
Jarabe. Este documento debe ser aprobado por la jefatura de
Instrumentación y Automatización
REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.
CALIDAD  Formato de impresión A3.
REFERENCIAS TÉCNICAS Siguiendo el Plan Maestro de Automatización, documento
entregado por Next Automatión de Brasil, y luego de iniciar la
automatización de la planta con el área de molinos y
posteriormente con el área de tratamiento físico químico. En tal
sentido se creyó conveniente continuar con la automatización
de los procesos con el área de Evaporación y clarificación de
jarabe.
 20

FECHAS PROGRAMADAS Inicio:

Fin:
Hitos importantes:
CRITERIOS DE ACEPTACION Debe integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS)
existente PCS7. Se debe considerar swiches estándares de
Siemens: Scalance X14-3E La comunicación a nivel de
controladores es Profibus DP La comunicación a nivel de
instrumentación de campo es Hart: 4.20 mA
Las computadoras de las Estaciones de operación deben
ser estándares de Simens: PC Industrial Simatic.
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
2.3 Plano de Control PID Plan Maestro de Automatización
DESCRIPCION DEL TRABAJO Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe,
donde se aprecia las estrategias de control y el monitoreo de
todas las variables. Este plano sirve como
línea base, ya que es un documento del Plan Maestro de
Automatización de Cartavio, hecho por Next Automation –
Brasil, año 2004.
REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.
CALIDAD  Formato de impresión A3.
REFERENCIAS TÉCNICAS Plan Maestro de Automatización – Next Automation / Año
2004
FECHAS PROGRAMADAS Inicio:
Fin:
Hitos: Revisión de Plano PID, para ser modificado
CRITERIOS DE ACEPTACION Debe integrarse al Sistema de Control Distribuido (DCS)
existente PCS7. Se debe considerar swiches estándares de
Siemens: Scalance X14-3E La comunicación a nivel de
controladores es Profibus DP La comunicación a nivel de
instrumentación de campo es Hart: 4.20 mA Las computadoras
de las Estaciones de operación deben ser estándares de
Simens: PC Industrial Simatic.
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO
2.4 Plano de Control PID aprobado
DESCRIPCION Plano de Proceso de Evaporación y Clarificación de Jarabe,
donde se aprecia las estrategias de control y el monitoreo de
todas las variables actualizadas. Este documento debe ser
aprobado por la jefatura de Instrumentación - Automatización
y jefatura de Evaporación.
 21

REQUERIMIENTOS DE  Plano elaborado en CAD.

CALIDAD  Formato de impresión A3

REFERENCIAS TÉCNICAS Documento, del Plan Maestro de Automatización, hecho por

Next Automation de Brasil.
FECHAS PROGRAMADAS Inicio:
Fin:
Hitos importantes: Plano de Control PID aprobado
CRITERIOS DE ACEPTACION Deberá contar con todas las estrategias y lógicas de control Deberá
ser identificado mediante un Tag normalizado
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
2.5 Listado de Señales Eléctricas aprobadas
DESCRIPCION Documento que contiene todas las entradas y salidas de
instrumentación de campo, que serán conectadas al Tablero de
Control. En este documento se define el tipo de señal que
pueden ser: Entrada Análoga, Salida Análoga, Entrada Discreta
o Salida Discreta. Este documento debe ser aprobado por la
jefatura de Instrumentación y Automatización.
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD De acuerdo con formato normalizado de Next Automatión.
FECHAS PROGRAMADAS
Inicio:
Fin:
Hitos importantes: Listado de Señales eléctricas aprobadas
CRITERIOS DE ACEPTACION Deberá contar con un registro de todas las entradas y salidas
analógicas y discretas. Deberá ser identificado mediante un Tag
normalizado.
CODIGO PAQUETE DE TRABAJO NOMBRE DEL PAQUTE DE TRABAJO
2.6 Listado de Hardware y Software aprobados
DESCRIPCION Documento que contiene todo el equipamiento necesario para el
tablero de control y licencias de software para su
funcionamiento. En este documento se tiene que definir la
periferia distribuida con AI, AO, DI y DO necesarios para
su interconexión con los instrumentos. Este documento debe
ser aprobado por la jefatura de Instrumentación y
Automatización.
FECHAS PROGRAMADAS Inicio:
Fin:
Hitos: Listado de Hardware y Software aprobados
CRITERIOS DE ACEPTACION Deberá contar con código y modelo del fabricante
 22

a) Plan de gestión del cronograma

Una eficiente planificación del cronograma implica definir en qué momento se necesitará la

disponibilidad de los recursos relacionados con la ejecución del proyecto. La gestión del

cronograma es un procedimiento muy importante en la planificación de un proyecto, para

elaborar la línea base se identificaron los paquetes de trabajo, se definieron las fases y

actividades e hitos de control, se definió la secuencia y se estimó un tiempo de ejecución para

cada etapa según los plazos establecidos, en el acta de constitución, representado a continuación:

Tabla 5. Línea base del cronograma

Duración
Descripción Inicio Fin
(días)
Automatización del área de evaporación y
228 4/10/2021 2/09/2022
clarificación de jarabe
Fase I: Gestión del proyecto 20 4/10/2021 2/11/2021
Proceso de iniciación, planificación, ejecución,
seguimiento, control y cierre 20 4/10/2021 2/11/2021
Fase II: Diseño 15 3/11/2021 24/11/2021
Plano de Arquitectura de Red Actual 15 3/11/2021 24/11/2021
Rediseño de Plano de Arquitectura de Red aprobado 15 3/11/2021 24/11/2021
Plano de Control PID – Plan Maestro de Automatización 15 3/11/2021 24/11/2021
Plano de Control PID aprobado 15 3/11/2021 24/11/2021
Listado de Señales Eléctricas aprobadas 15 3/11/2021 24/11/2021
Listado de Hardware y Software aprobados 15 3/11/2021 24/11/2021
Hito – Aprobación del documento de arquitectura 0 24/11/2021 24/11/2021
Fase III: Requerimiento de adquisiciones 33 25/11/2021 13/01/2022
Instrumentación de Campo 33 25/11/2021 13/01/2022
Válvulas de Control 33 25/11/2021 13/01/2022
Hardware y Software del Sistema Cliente/Servidor 33 25/11/2021 13/01/2022
Muebles y Sillas 33 25/11/2021 13/01/2022
Monitores LCD 33 25/11/2021 13/01/2022
Servicio de Programación 33 25/11/2021 13/01/2022
Servicio de Montaje Eléctrico 33 25/11/2021 13/01/2022
Servicio de Tendido de Red (Fibra Óptica, Ethernet y
Profibus DP) 33 25/11/2021 13/01/2022
Plano de Distribución de Tablero de Periferia Distribuida
aprobado 33 25/11/2021 13/01/2022
 23

Plano de Tablero de Switch industrial aprobado 33 25/11/2021 13/01/2022

Plano Eléctrico de Tablero de Periferia Distribuida
aprobado 33 25/11/2021 13/01/2022
Plano de Acondicionamiento eléctrico para motores
aprobados
33 25/11/2021 13/01/2022
Fase IV: Implementación 60 17/01/2022 11/04/2022
Montaje y Ubicación de Equipamiento de campo 20 17/01/2022 11/02/2022
Software instalado y configurado en Sala de Control 20 17/01/2022 11/02/2022
Tendido de Fibra Óptica, Ethernet y Profibus DP
canalizado 20 14/02/2022 11/03/2022
Tendido Eléctrico desde instrumentos de campo y CCMs
canalizado 20 14/03/2022 11/04/2022
Fase V: Arranque del sistema 60 12/04/2022 8/07/2022
Pruebas de Comunicación aprobado 10 12/04/2022 27/04/2022
Pruebas punto a punto de todos los equipos 10 28/04/2022 11/05/2022
Pruebas de las Estrategias de Control, enclavamientos y
secuencias del sistema 10 12/05/2022 25/05/2022
Sintonización de lazos de control 10 26/05/2022 9/06/2022
Pequeñas alteraciones de las pantallas de Supervisión y
Control 10 10/06/2022 23/06/2022
Operación Asistida 10 24/06/2022 8/07/2022
Fasee VI: Terminación de obra 39 11/07/2022 2/09/2022
Informe de pruebas del Sistema de Control aprobado 14 11/07/2022 29/07/2022
Planos Eléctricos finales del montaje de instrumentación
y acondicionamiento de motores 13 1/08/2022 17/08/2022
Informe de monitoreo del primer mes de operación 12 18/08/2022 2/09/2022
Hito - Entrega del proyecto 0 2/09/2022 2/09/2022
 24

Gráfico 1. Cronograma del proyecto con Project Libre

25
 26

b) Plan de gestión de los riesgos

La importancia del Plan de gestión de riesgo es analizar e identificar desde el principio del
proyecto las afectaciones que este pueda presentar durante las etapas de planeación, diseño y
ejecución.
Este plan es un aporte importante para planificar y tomar acciones preventivas y correctivas
con el propósito de generar oportunidades de mejora, reducir y controlar las amenazas con los
objetivos planteados del proyecto nos permita una gestión de riesgo eficaz.

Tabla 6. Plan de gestión de los riegos

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Proyecto Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe
Preparado Omar Fernando Londoño Fecha 12/10/2021
por:
Revisado por: Cristina Ocampo Jiménez Fecha 03/10/2021
Aprobado Álvaro Javier García Díaz Fecha 04/10/2021
por:

ESTRATEGIA DE RIESGOS

Evitar:

Realizar un análisis de riesgo minucioso previo a cualquier autorización para garantizar la

afectación directa e indirecta del proyecto.

Mitigar:

Esta estrategia nos permite reducir el impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos
presentes mediante acciones preventivas.

Aceptar:

Esta estrategia consiste en aceptar el riesgo y su impacto debido a que ningunas de las demás
estrategias son efectivas por lo cual es de gran importancia mantener un margen de error mínimo
y adecuado en la planeación.
 27

METODOLOGÍA

Un proceso de Gestión de Riesgos dinámico y continuo que nos permita identificar los
riesgos, analizarlos, evaluarlos y determinar la manera en que impacto en el proyecto para tratar
de controlarlos de manera directa e indirecta con líneas de defensas definidas que nos permita
una gestión de riesgo eficaz.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Líder de proyecto:

*Proveer los recursos necesarios dentro del proceso de gestión de riesgos del proyecto.
*Definir los criterios a nivel de los objetivos del proyecto, ayudando a evaluar los riesgos y las
acciones planificadas respecto a estos.

 Director del Proyecto:

*Definir los diferentes roles en la gestión de riesgos y asignarlos a las personas implicadas
*Dirigir y seguir el proceso de identificación y gestión de riesgos.
*Resolución de conflictos y dar continuidad al proceso.

 Stakeholders:

*No participan directamente en la ejecución del proyecto, pero ayudan a identificar riesgos
relacionados con sus necesidades y metas.

 Contratistas y proveedores:

*Aportar de manera significativa en la gestión de riesgos comunicando información efectiva

con juicio de expertos.

 Responsables de Riesgos:

*Implementar y controlar las acciones definidas para el riesgo del que son responsables.
 28

Evaluar y reportar la evolución de las acciones y el riesgo a lo largo del proyecto

CALENDARIO
Equipo de trabajo
Propósito Revisar en las reuniones de seguimiento los riegos del proyecto.
Frecuencia La frecuencia semanal.
Duración: 1 hora.
Líder: Líder de proyecto.
Participantes: Líder de proyecto, equipo de trabajo y clientes (según la etapa del
proyecto).
Logística y Se revisarán en las reuniones de seguimiento
agenda:
Entregables: Plantilla de registro, seguimiento y gestión de riegos.

CATEGORÍAS DE RIESGO

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL RIESGO

RBS NIVEL 1 RBS NIVEL 2

1. Retrasos en cumplimiento del cronograma

1

1. Equipos y comandos no conformes para cumplimiento de requisitos de calidad

2

1. RIESGO 1. Logística inadecuada para ejecución de actividades en tiempos óptimos

TÉCNICO 3
RIESGOS DEL PROYECTO

1. El software no cumple con los requisitos exigidos por las partes interesadas.
4

1. Equipos adquiridos no conformes para cumplimiento de calidad

13

2. Personal sin las competencias para ejecución efectiva del montaje de equipos
1

2. Personal Operativo de equipos de proceso de evaporación y clarificación de

2 jarabe sin la capacitación adecuada.
2. RIESGO DE
GESTIÓN
2. Incidentes en la ejecución de actividades de montajes e instalación de software
3

2. Baja productividad y calidad en ejecución de procesos

4
 29

3. Recursos financieros insuficientes para el desarrollo del proyecto

1

3. RIESGO
ORGANIZACION 3. Selección de contratistas y proveedores que no reúnan los requisitos
AL 2 establecidos de calidad, costo y tiempo

3. Ambiente laboral inadecuado, falta de trabajo en equipo

3

4. Incumplimiento de entrega por proveedores

1

4. Equipos no conformes para cumplimiento de requisitos de calidad

2
4. RIESGO
EXTERNO 4. Restricciones por regulaciones para la importación de materiales y/o equipos.
3

4. Falla de equipos e incumplimiento de garantía

4

Tipos de riegos
Tipo de riesgos Descripción
Negativo Se identifica como una amenaza para el proyecto.
Positivo Se identifica como una oportunidad de mejora para
el proyecto.

Probabilidades de los riesgos

Probabilidad de riegos Descripción
Descripción Calificación
Muy alta Se espera que ocurra.
Alta La probabilidad de que ocurra es mayor.
Mediana Puede o no, puede ocurrir.
Baja La probabilidad de que ocurra es menor.
Muy baja No se espera que ocurra.

Probabilidades de los riesgos

 30

Probabilidad de riegos Descripción

Descripción Calificación
Muy alta 90% Se espera que ocurra.
Alta 70% La probabilidad de que ocurra es mayor.
Mediana 50% Puede o no, puede ocurrir.
Baja 30% La probabilidad de que ocurra es menor.
Muy baja 10% No se espera que ocurra.

Impactos de los riegos

Impacto de riegos Descripción

Descripci Calificaci Costo Tiempo Alcance Calidad

ón ón
Muy alto 0,8 >40% >20% Producto Producto
efectivamente efectivamente
inútil inútil
Alto 0,6 20%-4% 10%- Cambios Reducción
20% inaceptables en calidad
inaceptable
Moderado 0,4 10%- 5%-10% Funcionalidad Reducción
20% es mayores de calidad
impactadas inaceptable
Bajo 0,2 10% <5% Funcionalidad Únicament
es mayores e afectadas
impactadas funcionalidad
es menores
Muy bajo 0,1 Impacto Impacto Apenas Apenas
insignifican Insignifican predecible predecible
te te

Estado de riesgo
Estado Descripción
Abierto El riesgos ha sido identificado inicialmente

Cerrado El riesgos ya no puede materializarse

En seguimiento El riesgo está en proceso de seguimiento
Concretado El riego se ha materializado

Estrategia de respuesta
 31

Tipo de riesgos Estrategias

Amenazas Evitar, mitigar, transferir, aceptar.
Positivo Explotar, compartir, mejorar, aceptar.

Herramienta de registro, seguimiento y gestión de riesgos del proyecto Los riesgos del
proyecto son ingresados en la plantilla de registro, seguimiento y gestión de riesgos. Esta
plantilla cuenta con la siguiente información:
 ID (identificación del riesgo)
 Descripción del problema
 Definición del riesgo
 Fecha de identificación
 Tipo de riesgo
 Categoría
 Subcategoría
 Objetivo del proyecto afectado (costo, tiempo, alcance, calidad)
 Tipo de impacto
 Probabilidad (valores definidos en la tabla Probabilidades de los riesgos)
 Valoración de impacto (valores definidos en la tabla Impactos de los riesgos)
 Prioridad por impacto (valores definidos en el matriz de probabilidad por impacto)
 Valoración global del riesgo
 Prioridad
 Dueño (Owner)
 Responsable
 Estrategia de respuesta
 Plan de respuesta
 Riesgo residual (Secundario)
 Fecha de activación
 Estado
 32

Gráfico 2. Matriz de Riesgos

Valoración
Causas Raíz Tipo de Riesgo Categoría de Riesgo Objetivo de proyecto afectado Tipo de Impacto Probabilidad Valoración de Impacto Probabilidad por Impacto Global del Prioridad Dueño (Owner) Responsable Plan de Respuesta predeterminado Estrategia de Respuesta adaptada Plan de Respuesta adaptado Riesgo Residual (Secundario) ¿Riesgo Activado?
Amenaza Oportunidad Alcance Tiempo Costo Calidad Directo Indirecto Alcance Tiempo Costo Calidad Alcance Tiempo Costo Calidad Riesgo

Inadecuada gestión Lider del Responsable de Seguimiento al plan de

X Técnico X X 0,6 0 0,4 0 0 0 0,24 0 0 0,192 Baja Revisar plan de adquisiciones Mitigar N/A NO
en adquisición Proyecto adquisiciones adquisiciones del contratista

Falla en estudio de Seguimiento continuo en

Lider del Responsable de
mercado y X Externo X X X 0,7 0 0,8 0,6 0 0 0,56 0,42 0 0,448 Media Revisar plan de adquisiciones Mitigar tiempo real de los procesos N/A NO
Proyecto adquisiciones
proveedores de compra.

Falta de
conocimiento en Recolectar información
procesos y técnica, gestionar cambios
Lider del Responsable de
requisitos de X Externos X X X X 0,1 0 0,6 0,6 0,8 0 0,06 0,06 0,08 0,056 Baja Revisar plan de adquisiciones Mitigar de equipos no conformes y R04 NO
Proyecto adquisiciones
automatización de asesoramiento con
evaporadores y expertos.
clarificadores
Falta de
conocimiento en
Estudio de requerimientos
procesos y
Lider del Responsable de minimos de calidad para
requisitos de X Técnico X X X X 0,1 0 0,7 0,7 0,8 0 0,07 0,07 0,08 0,064 Baja Revisar plan de adquisiciones Mitigar N/A NO
Proyecto adquisiciones cumplimiiento en equipos y
automatización de
comandos
evaporadores y
clarificadores
IRegulación
especificas con
Subsanar el incumplimiento
respecto a Lider del Responsable de Verifi car Regulaciones y planes de
X Externo X X X 0,1 0 0,1 0,4 0 0 0,01 0,04 0 0,008 Baja Aceptar de la regulaciones o R6 NO
materiales o Proyecto adquisiciones importación de suministros
modificar requisiciones
equipos
especializados

Garantizar el cumplimiento
Incumplimiento de
Lider del Responsable de Verifi car harantia de equipos de adquisición de garantias
especificaciones y X Externo X X 0,3 0 0 0 0,8 0 0 0 0,24 0,024 Baja Mitigar N/A NO
Proyecto adquisiciones adquiridos de calidad y coberturas
garantía de equipos
amplias.

Planificación Implementar clausulas de contrato Garantizar competencias y

Lider del Responsable
inadecuda del X Gestion X X 0,2 0 0,5 0,3 0 0 0,1 0,06 0 0,08 Baja referente a competencia de Evitar capacitación de personal N/A NO
Proyecto Contratación
proyecto personal contratista. contratista.

Implmentar plan maestro de

Planificación de Diseñar plan maestro de logistica de
Lider del Jefe Logistica y logistica de recursos,
tareas técnicas X Técnico X X X 0,6 0 0,8 0,2 0 0 0,48 0,12 0 0,384 Baja recursos, transoprte, personal, Mitigar N/A NO
Proyecto suministros transoprte, personal,
inadecuadas. materiales y equipos.
materiales y equipos.
Falta de
aseguramiento de
Exigir a proveedor
cumpliminento del
Departamento Planes de contingencia de Certificados SST y planes de
sistema SST y X Gestion X X X X 0,4 0 0,4 0,6 0,8 0 0,16 0,24 0,32 0,16 Baja Supervisor HSE Evitar N/A NO
HSE seguridad y Salud en el trabajo contingencia ante cualquier
MEDEVAC en
evendto no deseado.
ejecución de
actividades
Planificación
Lider del Jefe de Investigar y aplicar otras fuentes de Identifacr otras alternativas
inadecuda del X Organizacional X X X 0,5 0,6 0 0,4 0 0,3 0 0,2 0 0,03 Baja Evitar N/A NO
Proyecto Presupuesto financiamiento y fuentes de financiamiento
proyecto

Faalta de
experiencia de
Establecer los requerimientos
equipo colaborador Departamento Contratación transparente
Jefe Talento mínimos de competencias y
en administración X Organizacional X X X 0,3 0,3 0,2 0 0 0,09 0,06 0 0 0,057 Baja Recuros Mitigar cumpliendo los N/A NO
Humano experiencia para la contratación del
de proyectos en Humanos requerimientos estipulados
equipo de gerencia.
procesos de
automatización.

Cumplir los requerimientos

Departamento Jefe Talento Revisar procedimiento y
Proceso de mínimos de capacitación y/o
Recuros Humano y requerimientos para evaluación y
selección X Organizacional X X X 0,4 0 0,3 0,2 0,6 0 0,12 0,08 0,24 0,12 Baja Evitar experiencia para la selección N/A NO
Humanos y Responsable selección de proveedores y
inadecuado de proveedores y
Adquisiciones adquisiciones cotratistas.
contratistas.

Incumplimiento de
Jefe Talento Cumplir los requerimientos
especicaciones Departamento Revisar procedimientos y
Humano y Técnicos de caalidad en
técnicas exigidas X Técnico X X 0,5 0 0 0 0,4 0 0 0 0,2 0,02 Baja Técnico especificaciones técnicas antes de Mmitigar N/A NO
Responsable sistemas de automatización
por falta de Automatización ejecucuón e instalación.
adquisiciones (software)
Supervisión

Capacitación
Implementar programa de Cumplir 100% con programa
inadecuada del rol
Departamento capacitación y revisar descripciones de capacitación a terrizado a
personal del área Jefe Talento
X Gestión X X X 0,2 0 0 0,3 0,8 0 0 0,06 0,16 0,016 Baja Recuros de cargos a desempeñar y roles Mmitigar cada rol especifico a N/A NO
de evaporación y Humano
Humanos asociados a las operaciones desempeñar por personal
clarificación de
especificas operativo
jarabe
 33

Factores ambientales

Tabla 7. EEFs internos de la empresa

EEFS internos de la empresa

Cultura, estructura y gobernanza de la organización
Visión Para el año 2022 se habrá logrado en el
Ingenio Carmelita que al menos el 35%
de los ingresos se generen por valores
agregados de los productos y
subproductos actuales derivados de la
caña de azúcar mediante la actualización
de la infraestructura técnica y operativa
acorde con los avances tecnológicos;
acompañados del desarrollo,
competencia y sentido de pertenencia de
nuestro recurso humano en un ambiente
de cultura corporativa donde prima el
trabajo en equipo, que le ha llevado a
contar con indicadores de eficacia y
productividad comparables y superiores
a otras empresas afines a la nuestra.

Misión Ingenio Carmelita S.A. es una empresa

agroindustrial dedicada al
procesamiento de caña de azúcar y a la
producción y comercialización de
azúcar y derivados de excelente calidad,
que busca satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes, mediante la
generación de valor agregado para los
accionistas, colaboradores y la
comunidad del área de influencia,
procurando preservar el medio
ambiente.

Valores sistema imperante promueve los valores

y conductas de beneficio inmediato,

individualismo y competitivismo,

valores incompatibles con un desarrollo

sustentable.
 34

Creencias
Normas culturales
Estilo de liderazgo
Jerarquía
Relaciones de autoridad
Estilo de la organización
Ética
Código de conducta la conducta ecológica se está

imponiendo el análisis del papel que

juegan los valores como variables

psicosociales relevantes en la toma de

decisiones sociales que requiere la

protección del medio ambiente

Distribución geográfica de instalaciones y recursos
Emplazamiento de las fábricas
Equipos virtuales
Sistemas compartidos
Computación en la nube
Infraestructura
Instalaciones existentes
Equipamiento
Canales de telecomunicaciones
Hardware informático
Disponibilidad y capacidad
Software informático
Herramientas de software para programación
Sistemas de gestión de la configuración
Interfaces de red a otros sistemas automáticos en

línea
Sistemas de autorización de trabajo.
Disponibilidad de recursos
Restricciones contractuales y de compra
Proveedores y subcontratistas aprobados
Acuerdos de colaboración.
Capacidad de los empleados
Pericia, habilidades, competencias
Conocimiento especializado de los recursos

humanos existentes.
35
 36

Tabla 8. EEFs externos de la empresa

EEFS externos de la empresa

Condiciones del mercado
Competidores
participación en el mercado
Reconocimiento de marca
Marcas registradas
Influencias y asuntos de índole social y cultural
Clima político
Códigos de conducta
Ética y percepciones
Restricciones legales
Leyes y regulaciones del país o locales relacionadas

con seguridad, protección de datos, conducta de

negocio, empleo y adquisiciones.

Bases de datos comerciales
Resultados de estudios comparativos,
Datos para estimación estandarizada de costos
Información de estudios de los riesgos de la industria
bases de datos de riesgos
Investigaciones académicas
Estudios de la industria, publicaciones y resultados de

estudios comparativos.
Estándares gubernamentales o de la industria
Regulaciones y estándares del organismo regulador

relacionados con productos, producción, medio

ambiente, calidad y fabricación.

Consideraciones financieras
Tasas de cambio de divisas
Tasas de interés
Tasas de inflación
Tarifas y ubicación geográfica
Elementos ambientales físicos.
Condiciones de trabajo
Condiciones climáticas y restricciones
 37

Activos de los procesos de la organización

Tabla 9. Activos de los procesos de la organización (OPAs)

Procesos, políticas y procedimientos

Inicio y Planificación:
Ejecución, Monitoreo y Control:
Cierre
Bases de conocimiento de la organización
Procedimientos de control financiero
Bases de datos históricos financieros
Guías
Lecciones Aprendidas
 38

Herramientas y técnicas

a) Análisis de datos

Para la Financiación del proyecto Automatización del Área de Evaporación y Clarificación de

Jarabe en Ingenio Carmelita S.A, se financiará con recursos propios el 75% mediante aporte de

socios para el estudio, diseño e implementación y el 25% restante que corresponde a la

adquisición de equipos especializados los cuales se financiaran mediante préstamo con entidades

bancarias.

Tabla 10. Fuentes de Financiamiento del Proyecto

Recursos Porcentaje Financiación Valor Aprobado

Propios Ingenio Carmelita S.A 75% $ 651.750.000
Préstamo entidades Bancarias 25% $ 217.250.000
Valor total 100% $ 869.000.000
Nota. Fuente: Elaboración propia

b) Reuniones
Las Reuniones son de gran importancia ya que en ellas se evaluaran los avances,

compromisos adquiridos y formulados en cada acta de reunión y registro de asistencia.

El líder del proyecto programará reuniones periódicas con los responsables de la

organización. Estas reuniones identificarán estado y cuentas de la situación en las diferentes

fases del proyecto. En estas reuniones se analiza la información y documentación que se utiliza

para la evaluación del alcance del proyecto, cada responsable del equipo de trabajo debe

proporcionar un análisis de información clave para la valoración general del proyecto.

 39

Se establecerán reuniones tanto con el equipo de trabajo y además con los agentes externos:

La reuniones con equipos de trabajo son esenciales para concretar detalles precisos que

garanticen procedimientos y actividades exitosas en las diferentes etapas del proyecto.

Es muy común que diariamente se identifiquen oportunidades de mejora que requieren

solución inmediata, de allí la importancia de reuniones con el equipo de trabajo para que por

medio interactivo y toma de decisiones se resuelvan de manera eficiente y eficaz.

Las reuniones con agentes externos tienen como propósito establecer acuerdos de

colaboración mutua en pro del desarrollo del proyecto. Para ello es necesario programar

reuniones con proveedores, contratistas y demás con el fin de implementar acuerdos de

diferentes variables como costos, calidad, tiempos de entrega, etc.

Las reuniones se programaran de manera periódica con el objetivo de concretar detalles y si es

necesario resolver no conformidades frente al desarrollo del proyecto de Automatización del

Área de Evaporación y Clarificación de Jarabe en Ingenio Carmelita S.A.

Las reuniones se registrarán en el Acta de Reunión como constancia de participación.

Acta de Reunión
Fecha
Lugar Sala de Reuniones
Asistentes Presentes:
Ausentes:
Aprobación de Acta
Punto 1: Aprobación Acta
Punto 2: Tema A
Puntos del día
Punto 3: Tema B
 40

Detalles
Puntos del orden del día Participante ¿Fecha cierre?
Punto 1: Aprobación del acta
1 Observaciones
Punto 2: Tema A
2.1 Observaciones
2.2 Observaciones
… …
Punto 3: Tema B
3 Observaciones
Anexos
…

Resultados / Acuerdos
Punto 1  Acuerdo 1
Punto 2  Acuerdo 2.1
 Acuerdo 2.2
Punto 3  Acuerdo 3
Responsable del Acta Nombre / Departamento
 41

Plan de gestión de costos

Tabla 11. Plan de Gestión de Costos

Control de versiones
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

Nombre del proyecto Siglas del proyecto

Tipos de Estimación del Proyecto: Tipos de estimación a utilizar en el proyecto con

indicación del modo de formulación y los niveles de precisión de cada tipo.
Tipo de Estimación
(especificar los tipos de
estimación a usar en el
proyecto, ejm. orden de
magnitud, presupuesto,
definitiva)
Nivel de Precisión
Modo de Formulación
(especificar el nivel
(especificar en detalle el modo de
de precisión del
formulación del estimado indicando el
estimado, ejm. -15%
porqué, quién, cómo, y cuándo)
+25%)

Unidades de Medida: Unidades de medida a utilizar, para estimar y trabajar cada tipo de
recurso.
tipo de Recurso Unidades de Medida

Umbrales de Control
 42

Alcance: ACCIÓN PARA TOMAR

Variación Permitida
Proyecto/Fase/Entregable si variación excede lo
(variación permitida para el permitido
(especificar si el umbral de
alcance especificado,
control aplica a todo el (acción a tomar eje.
expresada en valores
proyecto, una fase, un grupo monitorear resultados, analizar
absolutos, ejm $, o valores
de entregables o un entregable variaciones, o auditoria
relativos ejm % )
específico) profunda de la variación)

Métodos de Medición de Valor Ganado

Alcance: Método de Medición
Proyecto/Fase/Entregable
(especificar el Modo de Medición
(especificar si el método de método de medición que
(especificar en detalle el modo de
medición aplica a todo el se usará para calcular el
medición, indicando el quién, cómo,
proyecto, una fase, un grupo valor ganado de los
cuándo, dónde)
de entregables o un entregable entregables
específico) especificados)

Fórmulas de Pronóstico del Valor Ganado: Especificación de fórmulas de pronóstico que

se utilizarán para el proyecto.
Modo: quién, cómo, cuándo,
Tipo de Pronóstico Fórmula
dónde

Niveles de Estimación y de Control: Especificación de los niveles de detalle en que se

efectuarán las estimaciones y el control de los costos.
Tipo de Estimación Nivel de Estimación de
Nivel de Control de Costos
de Costos Costos

Procesos de Gestión de Costos: Descripción detallada de los procesos de gestión de costos

que se realizarán durante la gestión de proyectos.
 43

Proceso de
Gestión de Descripción: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué
Costos

Formatos de Gestión de Costos: Descripción detallada de los formatos de gestión de costos

que se utilizarán durante la gestión de proyectos.
Preparación
del
Descripción: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué
presupuesto de
costos
Estimación de
costos
plan de gestión
de costos del
plan
Enterprise
factores
ambientales
presupuesto
por semana
presupuesto
tomando la
curva s
línea base de
costos
control de
costos
PRESUPUESTO TOMANDO LA CURVA S
Descripción: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué
 44

Sistema de Control de Costos: Descripción detallada del sistema de control de costos que
se utilizará para suministrar datos al sistema de control de valor ganado.
Descripción: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué

Sistema de Control de Cambios de Costos: Descripción detallada del sistema de control

de cambios de costos que se utilizará para mantener la integridad de la línea base, formalizar,
evaluar, y aprobar cambios.
 45

Conclusiones
 46

Bibliografía
No hay ninguna fuente en el documento actual