MEJORAMIENTO EN LOS PROCESOS DE SEGURIDAD SOCIAL DE

GESTION LABORAL (GRUPO LOGIS)

PRESENTADO POR EL ESTUDIANTE:

LUIS FERNANDO MARTINEZ CORTES

PRESENTADO A LA DOCENTE:
KAREN PATRICIA PEÑARANDA

PRACTICA EMPRESARIAL

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

IX SEMESTRE DISTANCIA

OCTUBRE 2021
Índice
1. Introducción
2. Descripción de la empresa
2.1. Propósito de la empresa
2.2. Misión
2.3. Visión
2.4. Clientes más importantes
2.5. Valores corporativos
2.6. Ubicación
3. Estructura Organizacional
4. Descripción del problema
4.1. Árbol del problema
4.2. Cómo funciona actualmente
4.3. Cómo se va a mejorar
5. Objetivos
5.1. Objetivo general
5.2. Objetivos específicos
6. Justificación
7. Conclusiones
8. Recomendaciones
 1. INTRODUCCIÓN

En el desarrollo y crecimiento de las empresas las mejoras y la innovación van muy de

la mano debido a la competitividad de las organizaciones, En la actualidad hay una nueva
visión del recurso humano, convirtiéndose en el elemento más importante para lograr el
éxito en el mundo empresarial.

La empresa necesita de todos los procesos corporativos y los colaboradores en

diferentes áreas dentro de la compañía, el proceso de pagos y tesorería hace parte
principal de una organización ya que es el responsable del manejo del dinero, logrando
efectividad y eficacia en los resultados y en los indicadores de prestación de servicio tanto
a los clientes internos y externos.

Teniendo en cuenta lo anterior crece la idea de implementar y aplicar el proceso de

tesorería como un área independiente de contabilidad, cartera y compra sin dejar de
trabajar de la mano, además contar con un modelo de gestión por competencias, el cual
resalta las habilidades de los colaboradores.

Se hace un análisis en la empresa Gestión Laboral S.A.S. en el área de cobro de

incapacidades donde se evidencia la ausencia de un proceso, como consecuencia de
esto se están viendo perdidas en la empresa, falta un modelo administrativo para la
corrección de esta metodología, para lo cual se implementará una propuesta de mejora
las cual ofrece una solución eficiente a la problemática actual, se llevará un proceso el
cual inicia en una validación históricamente para tener conocimiento de las causales del
problema, de esta manera tener claro, como se llevaba el proceso antes, como se maneja
actualmente y como se implementara después de la propuesta de mejora realizada

Para esta propuesta se realizó inicialmente un proceso de observación al interior de la

empresa, en donde se evidencia la ausencia de un proceso operativo eficiente para el
manejo de incapacidades, se realizó una verificación de las PQRS correspondientes a las
novedades reportadas por los empleados en los últimos 3 años. A partir de lo anterior, se
inicia el proceso de diseño de un modelo de gestión que nos ayude a tener claro el
proceso de las incapacidades y el cobro de las mismas, esto en función de resolver lo
más pronto posible los inconvenientes y generar valor al interior de la empresa, teniendo
en cuenta que dentro de la empresa se manejan 4 razones sociales: 2 de servicios
temporales, 1 sindicato y 1 outsourcing y además clientes BPO; sumando la cantidad de
empleados a nivel general superan más de 5.000 empleados.
 2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

2.1. NUESTRO PROPÓSITO

Al igual que las personas para progresar, transcender y alcanzar sus objetivos
necesitan de otras personas, las empresas también necesitan de otras empresas.
Creemos en que podemos crear organizaciones tan humanas como la gente que trabaja
en ellas, podemos hacerles tomar consciencia que solos no se puede, en que la unión
hace la fuerza y en que una relación basada en los principios de confianza, seguridad,
tranquilidad, tiempo y libertad es el punto de partida para cumplir sus metas.

Por eso existimos, porque nos enfocamos en las necesidades y en solucionar los
problemas de nuestros clientes, simplificándoles los procesos, demostrándoles actitud de
servicio, facilitándoles la interacción, sorprendiéndoles e innovando, asegurándoles que
desde el inicio vamos a hacer un gran trabajo para ellos.
 
Gestiona laboral hace parte de un grupo empresarial conformado por cuatro
empresas. Logística Laboral, gestión laboral son empresas de servicios temporales, At
Salud es sindicato e Innovación y servicios que es una Outsourcing; la alta dirección de
gestión laboral, ha declarado su compromiso con el mantenimiento y mejora del Sistema
integrado de gestión, nos comprometemos a crear alianzas estratégicas con nuestras
partes interesadas mediante un sistema de gestión integrado que genere valor agregado
a través de la siguiente promesa:
Desarrollar un servicio personalizado, ágil y eficiente de procesos; a través de la
excelencia de estos, ejecutados por un equipo de trabajo comprometido e idóneo, con el
cual buscamos lograr la satisfacción y superar las expectativas de nuestros clientes y
demás partes interesadas.

Somos consciente de la importancia de la seguridad, salud en el trabajo y ambiente,

por lo tanto nos comprometemos  a  mejorar continuamente a través la identificación de
peligros, evaluación y valoración de los riesgos así como de la determinación de sus
controles, a través del desarrollo de programas de prevención, de tal forma que
garanticen ambientes de trabajo sanos y seguros, minimizando lesiones personales y
enfermedades laborales, daños a la propiedad e impacto socio – ambiental, así como la
promoción de estilos de vida saludable; la promoción de la salud física y mental de
nuestros empleados,  contratistas y subcontratistas,   bajo una cultura del cuidado y
preservación de los recursos naturales que garanticen el bienestar de los mismos.

Gestion laboral, establece y ejecuta estándares de responsabilidad social para la

promoción de las buenas prácticas empresariales relacionadas con el respeto de los
derechos humanos, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y otros
aplicables, que permitan la mejora continua del sistema de gestión integrado.

El entendimiento de la política se evalúa durante las auditorías internas y la revisión por la

dirección; ya que esta constituye un marco de referencia para la definición y posterior
revisión de los objetivos del SIG, es comunicada a través de carteleras, red interna,
comunicaciones internas y reuniones y declara que responsabilidad de asegurar la calidad
de los servicios, el ambiente de trabajo sano de todas las personas que forman parte de
esta compañía.
2.2. MISIÓN
Ser aliados estratégicos de nuestras empresas clientes, permitiéndoles incrementar su
productividad, obteniendo flexibilidad y beneficios a través de nuestros servicios
innovadores de colaboración temporal, soporte administrativo y operativo.

2.3. VISIÓN
En el 2023 gestión laboral integral S.A.S, será reconocida en el ámbito nacional como
un aliado estratégico de las compañías por sus servicios innovadores de colaboración
temporal, soporte administrativo y operativo.

2.4. NUESTROS CLIENTES MÁS IMPORTANTES

2.5. VALORES CORPORATIVOS

 Servicio
Cada encuentro con nuestros clientes es una oportunidad de brindar un momento
cálido y placentero, ofreciendo soluciones oportunas con una expresión humana de
servicio.

 Compromiso
Actuamos de manera íntegra brindado la certeza de que cumplimos con los
compromisos adquiridos.

 Honestidad
Somos capaces de decir la verdad, ser rectos y actuar con transparencia.
  Empatía
Tenemos la capacidad de entender la experiencia de los demás basándonos en la
generosidad, el respeto y la comprensión del otro.

 Proactividad
Tener iniciativa para proyectar nuestras acciones de acuerdo con los objetivos y metas
trazadas en nuestra organización, generando resultados eficientes

2.6. UBICACIÓN
Gestión Laboral está ubicada a nivel nacional y su sede principal se encuentra en la
ciudad de Barranquilla en la Calle 64 # 50-03
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 4. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Las empresas de servicios temporales son una alternativa de empleo muy atractiva y
de confianza para millones de personas que demandan el mercado laboral, estas
empresas de captación de talento humano pueden generar 50 mil oportunidades de
empleo en diferentes áreas de interés como son las actividades de servicios, comercio,
turismo y recreación. Al ser una empresa de captación de talento humano para la
prestación de servicios de empleo, Gestión Laboral tiene como función principal
administrar el personal de diferentes e importantes empresas del sector productivo y de
servicios en todo el pais, por lo que se demanda de un alto grado de compromiso por
parte del área de recursos humanos debido a la complejidad de las tareas y la ejecución
de actividades que a la fecha aún no se ha documentado.

La recepción de solicitudes o currículo, la correcta evaluación de los perfiles, las

entrevistas, el proceso de contratación y la gestión del proceso de pagos de nómina son
algunas de las tareas que deben contar con sistemas de gestión o procesos
administrativos que permitan cumplir con tiempos de respuestas agiles, efectivos y en los
tiempos puntuales. Por la cantidad de empleados en misión que tiene la empresa
temporal, se evidencia que hay inconvenientes en el recobro de las incapacidades, lo que
afecta notablemente a la empresa.

Las empresas que están dedicadas a la administración salarial tienen inconvenientes

en los procesos de cobros de incapacidades dado que en algunos casos no es claro el
lineamiento para seguir cuando les llegan las incapacidades a la empresa; dichas
incapacidades deben ser cobradas ante las respectivas entidades dado que en el
momento que las incapacidades son reconocidas, ese dinero que ingresa a la compañía
debe ser reintegrado a las empresas usuarias mediante una nota crédito, en este proceso
se identifica que las empresas usuarias se encuentran inconformes ya que no se ha
hecho el reintegro del dinero de las incapacidades, dado que en algunos casos no ha
generado el cobro de las mismas ante las entidades correspondientes y en ese caso la
empresa Gestión Laboral debe hacer el reintegro del dinero independientemente que no
se haya generado el cobro a las EPS, AFP o ARL

Se evidencia que a la empresa le hace falta un proceso de seguimiento en el tema de

incapacidades dado que actualmente no tienen un control en el tema, con la investigación
se plantea crear un proceso donde se haga un seguimiento de cada incapacidad, se
propone implementar un formato de seguimiento diario de incapacidades de la mano de la
auditora de seguridad social y contratación y los empleados que se involucran con las
incapacidades, el formato de seguimiento de incapacidades tiene la función de ingreso de
la información de cada documento entregado y que proceso va a tener en la empresa y
así verificar y radicada ante la EPS, así se podrá generar un seguimiento de estados de
incapacidades, donde la información será verificada y se tendrá en tiempo real. Con esto
la empresa busca crear un nuevo cargo donde solo una persona tenga el acceso a toda la
información y se encargue específicamente de las incapacidades, siendo así se podrá
generar informes reales del estado de incapacidades y así se podrá reintegrar el dinero a
las empresas que lo están solicitando.
4.1. ARBOL DEL PROBLEMA
Tardanza en cobro de incapacidades e incapacidades sin cobrar

COBRO DE INCAPACIDADES

Falta de personal que ocupe el cargo de cobro de incapacidades

4.2. COMO FUNCIONA ACTUALMENTE
En la empresa se manejan 4 razones sociales: 2 de servicios temporales, 1 sindicato y 1
outsourcing y además clientes BPO; sumando la cantidad de empleados a nivel general
superan más de 5.000, en el área de seguridad social existen dos personas encargadas
del ingreso de novedades (Incapacidades y licencias), de manera diaria en la plataforma
de la empresa. El ingreso de las novedades a dicha plataforma se realiza siempre y
cuando éstas estén transcriptas en la EPS, para así garantizar el efectivo cobro de las
mismas; de no ser así, se realiza un seguimiento al empleado para que la presente lo
antes posible y así no se vean afectadas las fechas de corte establecidas.
Se realiza el cargue de planillas en los operadores de información en la fecha que
corresponda normativamente, teniendo en cuenta que debe estar cerrada completamente
la nómina.
Una vez finalizado el proceso anterior se procede al cobro de cada una de las
incapacidades en las diferentes entidades siempre y cuando estas superen el tercer dia.
4.3. COMO SE VA A MEJORAR
Se propone el desarrollo de un formato de seguimiento de incapacidades donde se
podrá hacer el ingreso de las mismas y adicionalmente se podrá generar el seguimiento
necesario para cada incapacidad y verificar el estado de cada una de ellas. El tiempo que
se demorará la implementación del formato de seguimiento de incapacidades será de 10
días donde se trabajará de la mano con la auditora de seguridad social de la empresa que
es la persona que lidera todo el proceso para evitar inconvenientes con la
implementación.

Las personas que van a intervenir en todo el proceso de incapacidades son las
personas del área de seguridad social (Analistas), las personas que actualmente se
encuentran en el proceso continúan recibiendo las incapacidades vía correo electrónico
por parte de los clientes usuario, de tal manera que esta incapacidad venga de manera
legible en un formato PDF, con el nombre del empleado incapacitado y así realizar el
proceso de verificación si se encuentra en las condiciones necesarias para su respectivo
ingreso, de lo contrario se debe colocar en contacto con el empleado, indicándole que le
hace falta para poder tener el soporte de esa incapacidad correcto y así poder ingresarla
en plataforma.

Una vez se cuente y se realice el proceso de verificación de la incapacidad, se le

suministra a un empleado nuevo que será el encargado de ingresar la novedad a la
plataforma y el área de Nómina la vea reflejada y realice el descuento que corresponda,
posterior a esto, el nuevo empleado radicará la novedad ante la entidad, realizará
seguimiento a la misma hasta que ésta sea liquidada y pagada a la empresa.

El nuevo empleado se solicita con el fin de que sea exclusivamente el encargado del
proceso de ingreso de incapacidades y cobro de las mismas, ya que en muchas
ocasiones estas entidades (EPS) no generan el pago de manera inmediata y para eso es
necesario un seguimiento diario con el fin de que el proceso sea efectivo, ya sea
colocando una queja ante la Supersalud o un derecho de petición ante la misma entidad
en el caso que sea necesario.

Para tener un control del ingreso de las novedades se propone implementar un formato
el cual contenga la siguiente información:
- Cedula del empleado
- Nombre del empleado
- Empresa Usuaria
- Fecha de entrega de documento
- Tipo de incapacidad
- Fecha Inicial
- Fecha Final
- No Días
- Diagnostico
- Documentos soporte
- Nombre de quien entrega
- Nombre de quien recibe
- Área encargada

5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Crear una propuesta de mejora para el proceso de cobro de incapacidades de la
empresa Gestión Laboral S.A.S.

5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Caracterizar el proceso actual de cobranza de incapacidades
 Identificar variables o puntos críticos del proceso actual del cobro de las
incapacidades
 Determinar los factores de mejora pertinentes para impactar el proceso de
cobranza de incapacidades
 6. JUSTIFICACIÓN

Para identificar el proceso administrativo acorde a la necesidad, se realizó inicialmente

un proceso de observación al interior de la empresa, en donde se evidencia la ausencia
de un proceso administrativo eficiente para el manejo de incapacidades. Actualmente la
empresa Gestión Laboral S.A.S. por el concepto de incapacidades está teniendo retraso
en el proceso, esto se da porque las incapacidades anteriormente no se estaban
radicando en las EPS por lo tanto nunca fueron reconocidas, actualmente se generó una
revisión en las incapacidades y licencia de maternidad y de paternidad que habían sido
cobradas y pagadas y con las que no se habían radicado se genera la radicación y la
recuperación del dinero.

En la actualidad la empresa Gestión Laboral S.A.S. tiene un proceso de facturación

donde se le cobra el total de la nómina a la empresa usuaria, incluidas las incapacidades
y licencias, ese dinero es consignado a cada empleado quincenalmente por concepto del
salario, en el momento en que se genera la radicación y cobro de la incapacidad la
empresa usuaria empieza a hacer el proceso de reintegro del dinero de esa incapacidad,
ya que la EPS en este momento ya debió haber reconocido dicha incapacidad.

Ese dinero es un alivio para la empresa y la idea es que todas las incapacidades sean
cobradas y con el programa de seguimiento de incapacidades se tendrá una visión más
clara de lo que realmente se debe cobrar y se le debe reconocer a la empresa usuaria por
cada incapacidad, anteriormente se veía que lo que más afectaba son las licencias de
maternidad que quedaban pendientes por cobrar pero actualmente con la ayuda del
programa eso no va a volver a suceder porque se tendrá la información en tiempo real.
 7. CONCLUSIONES

En el estudio realizado se evidencia que en el área de seguridad social se encuentran

falencias en el tema puntual de las incapacidades, se evidencia que no se tiene un control
donde se registre el paso a paso a seguir de cada incapacidad.

Se identifica la importancia de implementar un proceso de gestión documental para el

cobro de las incapacidades que beneficiará el control de información de documentos y la
eficiencia en el cobro de las mismas.

Como consecuencia de lo expuesto en el presente trabajo, se vieron impactos positivos

para la empresa Gestión Laboral S.A.S., esto por el plan de mejora propuesta de gestión
documental, el cual podemos ver desde diferentes perspectivas:

 Impacto de tiempos: Se ve afectado de forma positiva el recurso del tiempo, ya

que lo que antes era un proceso totalmente manual, se convierte en todo un
proceso de gestión documental de manera digital con la plataforma expuesta, de
esta manera se lleva un mejor control en todo el proceso desde el inicio hasta que
la incapacidad es cobrada de manera efectiva, llevando el status de la gestión. La
Gestión de las incapacidades debe hacerse para evitar pérdidas de dinero en la
compañía y con el aplicativo se va a minimizar los errores que se habían venido
presentando en la empresa
 8. RECOMENDACIONES

 Deben tener el proceso claro del manejo de las incapacidades tanto en el

aplicativo como en las EPS, todos empleados del área administrativa, deben tener
el conocimiento de qué proceso tiene una incapacidad y que seguimiento debe
hacerse.
 El área de gerencia y el área de nómina se encargarán del seguimiento al proceso
de incapacidades, tomando como base la información de años atrás, la creación
del aplicativo y como ingresar la información a la plataforma, de igual manera
como se va a generar el control, para así poder tener la información más verídica.
 El cargue de las incapacidades se podría realizar una vez por semana y la gestión
de la incapacidad debería hacerse diariamente.
 Se recomienda que la empresa Gestión Laboral S.A.S. cuente con soporte para
mantenimiento correctivo y preventivo del aplicativo y generar copias de seguridad
como respaldo.
 Se podrían realizar auditorías periódicas al proceso de gestión documental y al
desempeño del aplicativo para identificar fallas u oportunidades de mejora en el
proceso.
 La empresa podría establecer un monitoreo periódico a la implementación de la
propuesta generada con indicadores de desempeño.
 Se recomienda a la empresa establecer un proceso de capacitación y reinducción
en el conocimiento del proceso de gestión documental y uso del aplicativo.