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ELABORO: REVISO: APROBO:

CLAUDIA VARGAS ESPINOSA FABIÁN SANTA LÓPEZ MAURICIO JIMÉNEZ ALDANA


FABIÁN SANTA LÓPEZ Representante del SGC Gerente del SGC

Fecha: 13 de Octubre de 2005

Formato: 3MC050504-01

PLAN DE CALIDAD Hoja 1 de 49


DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO
GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN Pág. 4

2. OBJETO 4

3. ALCANCE 4

4. DESCRIPCIÓN 4

5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES 5

6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN 5

7. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD 6


7.1 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA 6
7.2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD 6
7.3 FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA 7

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 8


8.1 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN ORIGEN INTERNO 8
8.2 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN ORIGEN EXTERNO 8

9. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO 8

10. MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO 10


10.1 CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 10
10.1.1 Acuerdos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, manuales, Planes y Protocolos 10
10.1.2 Esquemas y Planos 13
10.1.3 Codificación de las Esquinas de la Red 14
10.1.4 Actas, cartillas, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y registros 14
10.1.5 Codificación de las Carpetas 15
10.1.6 Correos Internos vía Lotus Notes 15
10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA Y MAGNÉTICA 15
10.2.1 Archivo Activo 16
10.2.2 Archivo Central CAU 16
10.2.3 Archivo Permanente Histórico 17
10.2.4 Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá 17
10.2.5 SETECSA 17
10.2.6 Biblioteca de la Dirección Red Matriz Acueducto 18
10.2.7 Planotecas de la Dirección 19
10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red 19

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10.3 ARCHIVOS MAGNÉTICOS Pág. 19
10.3.1 Intranet de la Empresa 20
10.3.2 Archivos Magnéticos de Calidad 21
10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magnético 21
10.3.4 Copias de Seguridad 22
10.4 PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN 23
10.4.1 Información en Medio Físico 23
10.4.2 Información en el Sistema 23
10.4.3 Condiciones de Almacenamiento Previstas en el Contrato de SETECSA 24
10.5 PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN 24

11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN 24

12. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CON LOS CLIENTES 26


12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES 26
12.2. ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES 26
12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD 26
12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR 28
12.5 CONTINUIDAD 28
12.6 CALIDAD FISICOQUÍMICA Y MICROBIOLÓGICA 31
12.7 PRESIÓN DEL AGUA 31
12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES 32
12.8.1 Dirección Red Matriz Acueducto 32
12.8.2 Gerencias de Zona 33
12.9 MEDICIÓN 33
12.10 TRANSFERENCIA DEL PRECIO 34
12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIÓN 34
12.12 AUTONOMÍA DE OPERACIÓN 34
12.13 ATENCIÓN DE EMERGENCIAS 35
12.14 RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS 35
12.15 ÁMBITO DE APLICACIÓN 35
12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES 35

13. TRÁMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS 36

ANEXOS

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1. INTRODUCCIÓN

Se presenta el Plan de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Conducción
y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, el cual es liderado por la Dirección Red Matriz
Acueducto de la Gerencia Corporativa de Sistema Maestro.

Esté plan se realizó con base en los procesos de las Operaciones del Negocio, Planeación y
Control de la Gestión, y Gestión de Recursos aprobados por el Comité de Calidad de la Dirección
Red Matriz Acueducto y los procesos corporativos definidos para la Gestión de la Mejora continua,
Gestión de Recursos y Planeación y Control de la Gestión.

2. OBJETO

Este Plan de Calidad tiene como objeto establecer la responsabilidad, la secuencia e interacción de
los procesos del Sistema de Gestión de Calidad del proceso de Conducción y Distribución de Agua
Potable en Redes Matrices, así como las caracterizaciones que se deben aplicar, con el fin de
cumplir los requisitos legales, contractuales y los objetivos del Sistema de Gestión, así como los
establecidos en la norma NTC–ISO 9001: 2000 - Sistemas de Gestión de Calidad.

Los objetivos de calidad se incluyen en el Manual de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

3. ALCANCE

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad y de éste documento es para ser aplicado por la
Dirección Red Matriz Acueducto, siendo esta Área, la responsable a nivel de la Empresa de
Acueducto y Alcantarillado de gestionar el proceso de Conducción y Distribución de Agua Potable
en Redes Matrices.

4. DESCRIPCIÓN

En el Mapa de Procesos, se describe la interacción de los procesos de CONDUCCIÓN Y


DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES, con los responsables y
cumplimiento de requisitos NTC ISO 9001:2000. Ver Anexo 1.

Según lo establecido en la estructura del mapa de procesos corporativo de la Empresa de


Acueducto, los niveles de desagregación de los procesos a nivel empresa se dividen en las
siguientes categorías:

• Procesos Nivel 0 – Operaciones del Negocio Corporativo


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• Macroproceso – Servicio Acueducto
• Proceso – Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices
• Subprocesos – Planeación y Control de la Gestión, Gestión de Infraestructura, Distribución y
Control, Mantenimiento, Gestión de Recursos y Gestión de la Mejora Continua.
• Procedimientos. Los procedimientos asociados a las actividades de mantenimiento hacen
parte del Macroproceso Gestión de Activos Fijos.

Dicha estructura se establece de la misma manera en el Sistema de Gestión de Calidad del


Proceso Corporativo de Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. En la cual
se desagrega un nivel adicional de Instructivos asociados a los procedimientos.

En el Cuadro 1, se describen las caracterizaciones, los procedimientos, responsables, períodos de


ejecución y el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001: 2000 – SISTEMAS DE
GESTIÓN DE CALIDAD. Ver Anexo 1.

5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES

En el Anexo 2 se relacionan los Indicadores para el Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de
Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices. Los indicadores fueron clasificados
en indicadores de Gestión, de Actividad Sistemáticos y Contractuales.

La entrega mensual de indicadores para el Sistema de Gestión de Calidad de Conducción y


Distribución de Agua Potable en Redes Matrices, será realizada entre los quince primeros días de
cada mes de acuerdo con la periodicidad de evaluación y cálculo de cada indicador, fecha en la
cual se consolidará el Informe de Indicadores, para ser revisado por el Director con las diferentes
áreas en reuniones programadas mensualmente para tal fin, los cuales se asemejan a una Revisión
Gerencial extraordinaria.

En los formatos de cada indicador, se encuentra una tabla disponible para el Análisis del resultado
de cada indicador. El diligenciamiento de está información será responsabilidad de cada uno de los
dueños de proceso y podrá diligenciarse o no, según sea determinado para cada indicador. En el
caso de tenerse indicadores con resultados positivos, será opcional la descripción del análisis de
los resultados.

Se deberán documentar las Oportunidades de Mejora que se realicen con base en los resultados
de los indicadores, tomando como base los indicadores que presenten resultados “deficientes” por
un tiempo prolongado.

6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN

El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.S.P. ha delegado en


el cargo de Director Red Matriz Acueducto las funciones de Gerente del Sistema de Gestión de

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Calidad del proceso antes mencionado. Actualmente, asume las responsabilidades el Ingeniero
Mauricio Jiménez Aldana.

Como Representante del Sistema y Coordinador de Calidad, la Dirección Red Matriz Acueducto a
nombrado al Ingeniero Fabián Santa López, Profesional Especializado del Grupo de Apoyo
Técnico.

7. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD

7.1 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

Las funciones del Representante de la Gerencia, son las siguientes:

• Velar por el óptimo funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad

• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para


el Sistema de Gestión de Calidad.

• Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y de cualquier


necesidad de mejora , y

• Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos
los niveles de la organización.

• Estar en permanente contacto con la Dirección de Calidad y procesos de la Empresa con el


fin de tomar en conjunto decisiones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema de
Gestión de Calidad.

7.2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD

Las funciones del Coordinador de Calidad son:

• Apoyar en las actividades de mantenimiento del SGC al Gerente del Sistema.

• Conocer los documentos del sistema de calidad para servir de apoyo en la Gerencia.

• Asegurarse que la Política de Calidad sea entendida y difundida a todos los funcionarios de
la Dirección Red Matriz Acueducto

• Elaborar el Plan de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

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• Tener una cartelera de calidad actualizada para informar a todo el personal sobre todo lo
correspondiente a calidad, en la cual se podrá incluir información sobre Política de calidad,
certificados de calidad, listado de formatos con las versiones actuales, cambios del sistema.
Igualmente se podrá apoyar en otro tipo de herramientas como la INTRANET, archivos
magnéticos y material impreso para difundir el Sistema.

• Mantener informado a todo el personal cada vez que se realicen cambios al Sistema de
Gestión de Calidad (sensibilizaciones, correo electrónico, INTRANET o cartelera).

• Estar pendientes de que todos los profesionales trabajen con los proceso, procedimientos y
formatos adecuados y en las versiones actuales.

• Solicitar mensualmente al personal de cada División los informes que correspondan para
alimentar los Informes de Indicadores o de Contratos.

• Realizar los informes de gestión e indicadores mensuales y presentarlos al Director Red


Matriz Acueducto para la toma de decisiones y mejora continua.

• Participar con la Dirección de Gestión de Calidad y Procesos en la realización de Ciclos de


Auditorías Internas.

• Abrir, hacer seguimiento y cerrar oportunidades de mejora en la Dirección Red Matriz


Acueducto.

• Definir con el Director Red Matriz Acueducto el Plan de Capacitación de la Dirección y velar
porque se aplique.

• Velar porque cada vez que se realice capacitación en el área se diligencie el formato de
asistencia de personal.

• Velar porque el manejo documental de registros, información del sistema o técnica se


realice de acuerdo con la directriz establecida.

• Estar pendientes que las aplicaciones de Calidad, Correspondencia y archivo se utilicen,


que sean estándares y estén en las versiones actuales.

• Mantener actualizado el Organigrama de la Dirección.

7.3 FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA

El rol de Responsable de la Bodega será ejecutado por un Aforador Nivel 32, cuya función principal
será responder por la correcta realización de los trabajos de: aforos de distritos y de sectores
típicos, localización de válvulas y otros accesorios del sistema matriz que se encuentren perdidos,
pruebas de cierre, ubicación de pitométros, puntos de medición, responsabilidad por la adecuada

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instalación y funcionamiento de los puntos de medición garantizando continuidad y precisión en los
registros efectuar pruebas de pérdida de carga e investigaciones de daños con geófonos,
correladores, equipos electrónicos; y por la correcta operación de apertura y cierre de válvulas,
hidrantes y registros según instrucciones impartidas por el Jefe de división Distribución y Control y/o
Ingeniero de Macromedición.

En dado caso que el Responsable de la Bodega deba ausentarse para realizar actividades fuera de
ella, el Auxiliar Operativo de la División Operación y Control, podrá asumir las funciones del rol de
Responsable de la Bodega.

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

8.1 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO

Cada vez que se requiera por actualización o mejora de los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad, el Coordinador de Calidad debe realizar los cambios en la documentación requerida,
manteniendo actualizado el formato Listado Maestro de Documentos y actualizará la INTRANET de
la Empresa con las últimas versiones de los documentos.

8.2 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO

La documentación de origen externo que aplica al proceso de Conducción y Distribución de Agua


Potable en Redes Matrices, se actualiza de la siguiente manera:

• Normas y Especificaciones Técnicas – Dirección de Ingeniería Especializada (Intranet)


• Manual de Interventoría – Dirección de Calidad y Procesos (Intranet)
• Manual de Contratación – Gerencia Jurídica (Intranet)
• Reglamento Técnico para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, RAS -
Dirección de Ingeniería Especializada (Intranet)
• Leyes y Decretos de Orden Nacional - Gerencia Jurídica (Intranet)
• Plan de Ordenamiento Territorial POT – Gerencia de Planeamiento
• Plan de Desarrollo del Distrito - Gerencia de Planeamiento
• Procesos Corporativos que hacen parte de este Sistema de Gestión de Calidad - Dirección
de Calidad y Procesos (Intranet)
• Código Colombiano de Construcciones Sismo Resistentes - Dirección de Ingeniería
Especializada (Intranet)

9. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

La Dirección Red Matriz Acueducto ha establecido, para el presente año, ejecutar las
capacitaciones y entrenamientos que se describen en el Plan de Capacitación. Ver Anexo 3.

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Estos programas o cursos de entrenamiento serán revisados y aprobados por la Dirección de Red
Matriz Acueducto y según los requerimientos se realizarán las respectivas modificaciones,
eliminando, incluyendo o excluyendo temas, según la disponibilidad de los recursos, con lo cual el
Plan de Capacitación podrá ser actualizado a través del año.

La evaluación de eficacia de las capacitaciones realizadas a través del Programa Gente de Mostrar,
se realizarán en las fechas establecidas por la Dirección Mejoramiento Calidad de Vida. Los cursos
y capacitaciones técnicas definidas por la Dirección Red matriz Acueducto, serán realizadas por el
Representante del sistema de Calidad.

Cada vez que se realice la evaluación de eficacia de una o varias capacitaciones se analizarán los
resultados con el Director Red Matriz Acueducto en las reuniones de revisión mensual de
indicadores o en las Revisiones Gerenciales. Las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones
pueden ser realizadas en el transcurso de tres (3) meses después de finalizar el curso a ser
evaluado.

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10. MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO

La Dirección Red Matriz teniendo en cuenta los lineamientos corporativos para el manejo de la
información en medio físico y en medio magnético ha definido controlar la información que genera y
maneja tal y como se describe en el presente documento.

La Dirección Red Matriz Acueducto en la Gestión de sus procesos maneja los siguientes tipos
documentales:

Cuadro No. 1 - TIPOS DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTOS CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTOS CÓDIGO


Actas 01 Legislación 15
Acuerdos 02 Libros 16
Cartillas de Cierres 03 Manuales 17
Catálogos – Folletos 04 Normas 18
Contratos* 05 Planes 19
Correos Electrónicos 06 Planos 20
Correspondencia* 07 Procedimientos 21
Especificaciones Técnicas 08 Protocolos 22
Esquemas 09 Videos 23
Esquinas 10 Registros 24
Estudios 11 Soportes de Gestión 25
Registro Fotográfico 12 CD 26
Informes 13 Bases de Datos 27
Instructivos 14

10.1 CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los documentos generados en los procesos, son indexados en orden cronológico y la codificación
depende de los principios de procedencia y orden original. Estos lineamientos se basan en los
parámetros establecidos en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código
1GD1095, versión vigente, y la información establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento.

Con el ánimo de controlar la información que genera la Dirección Red Matriz Acueducto, se debe
crear un código para cada uno de los documentos de la siguiente manera:

10.1.1 Acuerdos, Bases de Datos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, Manuales,


Planes y Protocolos

Para los documentos en medio físico o digital como son acuerdo, Bases de Datos, Estudios
realizados internamente, Documentos Técnicos e Informes producidos por alguna de las áreas que

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componen la Dirección Red Matriz Acueducto, Manuales, Planes y Protocolos, deberán ser
identificados con la siguiente codificación.

0730 – 13 – 2005 – 0001 – 01

Documento El documento Año de Consecutivo Versión


generado por es un informe creación asignado
la Dirección

Cuadro No. 2 – Esquema de Codificación Acuerdos, Estudios, Documentos Técnicos,


Informes, Manuales, Planes y Protocolos

Centro de Costo Tipo de Documento Año de Creación Consecutivo Versión


del documento
0730 – Dirección Este campo es Este campo es Consta de Consta de
0731 – Distribución y asignado teniendo en asignado de cuatro campos dos
Control cuenta la Tabla de acuerdo al año en es asignado campos
0732 – Mantenimiento Tipos de curso por el
0733 – Apoyo Técnico Documentos Coordinador de
Calidad
0734 – Calidad

Todos los documentos anteriormente descritos deben llevar al inicio, la hoja de CONTROL DE
CAMBIOS que se muestra a continuación, donde se incluye el Código del documento, la Lista de
Distribución del mismo, los responsables de la preparación, revisión y aprobación del documento,
así como la ubicación en medio magnético para las bases de datos o información que se mantenga
en medio digital.

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Nombre del Documento: Código:

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

ÁREA O DEPENDENCIA No. DE COPIAS

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN OBSERVACIONES

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:


Firma Firma Firma

Nombre Nombre Nombre


Cargo Cargo Cargo

Ubicación Magnética:

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10.1.2 Esquemas y Planos

Los Planos y los Esquemas existentes y generados por la Dirección Red Matriz Acueducto, deben
ser codificados con el siguiente rotulo:

Figura No. 2 - Rótulo de Codificación Esquemas y Planos

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Plano Maestro Plano de Trabajo

Copia Controlada SI NO

0730 – 20 – 2005 – 0013 – 01

Para los planos y esquemas que se elaboren en la Dirección Red Matriz Acueducto, se utilizará el
formato 3GD050504-01. Ver Anexo No. 4. Los planos escala 1:5000 del Sistema Acueducto son
generados por la Dirección de Información Técnica y Geográfica, a quien se les solicita copia
heliográfica para generar las respectivas Copias Controladas y No Controladas de los planos de
trabajo en oficina y de las Comisiones de Terreno.

0730 – 20 – 2005 – 0001

Documento El documento Año de Consecutivo


generado por es un plano creación asignado
la Dirección

Cuadro No. 3 – Esquema de Codificación para Esquemas y Planos

Centro de Costo Tipo de Documento Año de Creación del Consecutivo


documento
0730 – Dirección Este campo es Este campo es Consta de tres
0731 – Distribución y Control asignado teniendo en asignado de acuerdo al campos es
0732 – Mantenimiento cuenta la Tabla de año en curso asignado por la
0733 – Apoyo Técnico Tipos de Secretaria de la
0734 – Calidad Documentos Dirección

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10.1.3 Codificación de Esquinas de la Red

Las esquinas de la red son documentos de apoyo que se emplean para la ubicación detallada de
redes y accesorios e incluyen la referenciación de cada uno de los elementos del Sistema
Acueducto, tanto de redes matrices como de redes menores. Estos documentos son generados a
nivel corporativo por la Dirección de Información Técnica y geográfica y pueden ser actualizadas
como producto de los contratos de obra, donde se materializan los cambios en los accesorios y las
nuevas intervenciones sobre la red.

La codificación de dichos esquemas ha sido establecida a nivel corporativo como la intersección de


las vías con la prioridad de las Carreras en el primer nivel y luego las Calles en orden consecutivo.
Para este caso, las Transversales se toman como Carreras, por lo cual definen la codificación en el
primer nivel.

Para los casos de las Avenidas se conserva en el primer nivel el nombre de la Avenida (sea calle,
diagonal, transversal o carrera) y posteriormente en orden consecutivos las carreras o calles según
la aplicación.

10.1.4 Actas de Liquidación, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y


Registros

Este tipo de documentos son controlados de acuerdo con las disposiciones descritas en el
procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código 1GD1095, versión vigente, y la
información establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento.

10.1.5 Codificación de las Carpetas

Las carpetas para el archivo activo, deben ser codificadas, por la Secretaria de acuerdo con el
siguiente cuadro, y será rotulado con base en la figura de la siguiente manera:

Cuadro No. 4 – Esquema de Codificación de las Carpetas

Raíz Centro de Área Tipo de Documento Consecutivo


Costo
0730 Dirección Este campo es Consta de tres campos
0731 Distribución y Control asignado teniendo en es asignado de acuerdo
5091–2 0732 Mantenimiento cuenta la Tabla 1. con el Inventario de
0733 Apoyo Técnico Tipos de Documentos Carpetas.
0734 Calidad

Ejemplo:

• Carpeta para archivar los Acuerdos de Servicio : 5091–2–0730–01–2005–001


• Carpeta para archivar Planilla “Cierres en Redes Matrices” : 5091–2–0731–25–2005–001

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Figura No. 3 - Rótulo de Codificación Carpetas

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DIVISIÓN DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS

5091 – 2 – 0730 – 01 – 2005 – 001

10.1.6 Correos Internos vía LOTUS NOTES

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, tiene implementada la plataforma de


comunicación interna con la herramienta informática LOTUS NOTES, para el envío, intercambio, y
solicitud de información entre los funcionarios de la Empresa ubicados en la Central de
Operaciones y en algunos puntos de operación y funcionamiento alternos.

La información y comunicaciones vía correo electrónico, comúnmente llamada Lotus, son válidas
como registros de actividades, acciones y solicitudes para el desarrollo de actividades del proceso
Conducción y Distribución de Agua Potable en Redes Matrices.

Al ser información digital, no serán codificada, siendo la fecha y funcionario que origine el correo, el
mecanismo que permita realizar la indexación y trazabilidad de la información allí contenida.

10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN FÍSICA

Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la


información, en medio físico o en medio magnético grabada en discos de almacenamiento, que
genera la Dirección Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones están alineadas con los esquemas
corporativos de conservación de la información.

Los materiales y equipos utilizados para el archivo de la información física y magnética de la


Dirección Red matriz Acueducto son:

• Mobiliarios
• Carpetas
• Legajos
• Cajas
• Rótulos
• Equipos de Computo
• CD-ROM

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La Dirección Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentación para el manejo de
archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado
que los archivos sean gestionados de la siguiente manera:

10.2.1 Archivo Activo

La función de este archivo es conservar la información que aún se encuentra en trámite, que es
consultada permanentemente ó que corresponde al año en vigencia. La conservación de los
documentos y registros en este archivo es de tres (3) años.

En la Dirección Red Matriz Acueducto el Archivos Activo está conformados por las siguientes
divisiones, para facilitar el archivo y conservación de la información y los registros.

• Archivo Activo de la Dirección


• Archivo Activo de la División de Distribución y Control
• Archivo Activo de la División de Mantenimiento
• Archivo Activo de Apoyo Técnico
• Archivo Activo de Calidad

Cada archivo se encuentra identificado y cuenta con el inventario de las carpetas que contiene, este
Inventario es registrado en el Formato “INVENTARIO DE INFORMACIÓN”.

10.2.2 Archivo Central - CAU

La función de este archivo es conservar la información que ya cumplió su trámite pero que por
razones legales, fiscales o administrativas aún sigue vigente, ó es información consultada con
menor frecuencia.

En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá cada una de las Gerencias Corporativas


cuenta con un Archivo de Gestión, el cual es administrado por el Gestionador Documental, estos
archivos se conocen con el nombre de CAU. La Dirección Red Matriz Acueducto archiva la
información correspondiente a Correspondencia enviada y recibida y la documentación generada
por cada uno de los Contratos.

El archivo Central de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro se encuentra ubicado en el


Segundo Piso de Edificio Central de la Empresa.

Anualmente el Archivo Central debe ser revisado por el Gestionador Documental con el fin de
determinar qué registros deben permanecer en el archivo, cuáles deben ir al archivo permanente o
histórico y cuáles se pueden eliminar. Esta información se debe clasificar con base en las Tablas de
Retención Documental, Corporativas, definidas por la Dirección de Gestión Documental.

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10.2.3 Archivo Permanente o Histórico

La función de este archivo es conservar los registros vitales para la Empresa los cuales no deben
ser eliminados. Al Archivo permanente de la Empresa, ubicado en las instalaciones del Colegio
Ramón B. Jimeno, se envía la información de los Contratos y la Correspondencia una vez termina
el periodo de retención en el Centro de Archivo Único, CAU, de la Gerencia Corporativa del Sistema
Maestro.

Las disposiciones de conservación, retención y manejo son de carecer corporativo y se establecen


de acuerdo con las disposiciones fijadas en el procedimiento Manejo de Registros, Código
1GD1095.

10.2.4 Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

El Archivo Técnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, está ubicado en el


Mezanine del Edificio Comercial de la central de Operaciones, bajo la administración de la Dirección
de Información Técnica y Geográfica.

En el archivo técnico reposan los estudios, planos y resultados de las consultorías e investigaciones
realizadas por las diferentes dependencias de la Empresa que por su carácter son de consulta
abierta tanto para personal interno como para cualquier usuario o ciudadano.

La Dirección Red Matriz Acueducto envía resultados de Estudios tales como Población y Demanda,
estudios de expansión y rehabilitación entre otros.

10.2.5 SETECSA

Actualmente la Dirección Red Matriz Acueducto tiene implementado el servicio de Prestación de


Servicio Integral de Organización, Administración, Almacenamiento, Custodia y Administración de
la Información Técnica Vital del Acueducto de Bogotá, Contrato 2-05-25400-440-2004, con la firma
Servicios técnicos S.A. SETECSA, que realiza el mantenimiento y organización de la información y
registros técnicos de la Dirección Red Matriz Acueducto que por su valor técnico y operacional
deben custodiarse fuera de las instalaciones de la Empresa con el objeto de asegurar su
conservación y minimizar los riesgos de pérdida y destrucción por eventos externos que pongan en
riesgo la información.

La documentación es archivada de acuerdo al área o división que emite el documento, tal como se
indica en el Cuadro No. 4. Igualmente, se realiza un control por medio de un código de barras el
cual se le asigna a cada documento consecutivamente en orden cronológico de solicitud de archivo.

Este código, permite realizar trazabilidad de la documentación cuando es remitida al Archivo


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Central de Guarda y Custodia de SETECSA, para lo cual se lleva un listado que relaciona el código
de barras con el Código del Documento definido por el Sistema de Gestión de Calidad.

Con está actividad se garantiza el manejo especial de la información con altos estándares de
seguridad de la información que constituye un patrimonio de la Empresa, tal como información de
sectorización y planos operativos del sistema.

Para el suministro, entrega y transporte de la información se seguirán los procedimientos


establecidos por SETECSA S.A. para asegurar que la información se encuentre identificada,
clasificada, codificada, cuantificada y disponible para los requerimientos de información de la
Dirección Red Matriz Acueducto.

De igual manera, SETECSA tiene la responsabilidad de manejar y conservar la información


depositada en la Biblioteca, el Archivo Activo, Planoteca y la Biblioteca de Esquinas de la Dirección
Red Matriz Acueducto.

10.2.6 Biblioteca de la Dirección Red Matriz Acueducto

Teniendo en cuenta que la Dirección Red Matriz Acueducto maneja información de tipo técnico, la
cual es consultada permanentemente, se ha establecido una Biblioteca donde se encuentran los
siguientes tipos documentales:

TIPO DE DOCUMENTOS
Catálogos – Folletos
Especificaciones Técnicas
Esquemas
Esquinas
Estudios
Registro Fotográfico
Informes
Legislación
Libros
Manuales
Normas
Planes
Planos
Procedimientos
Protocolos
Videos
CD

Las actividades de manejo de los documentos está a cargo de funcionarios de SETECSA quienes
apoyan las tareas de almacenamiento, codificación y préstamo de la información. Los documentos
serán codificados y archivados de acuerdo a las disposiciones establecidas en los numerales 10.1 y
10.2 de este documento.

PLAN DE CALIDAD Hoja 18 de 49


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10.2.7 Planotecas de la Dirección

La Dirección Red Matriz Acueducto cuenta con una PLANOTECA para el archivo de planos record
de obra de las redes matrices en servicio, estructuras de control y cámaras y accesorios del
sistema acueducto, las cuales deben estar disponibles para la consulta en todo momento por los
Ingenieros de la Dirección y los Ingenieros del centro de Control para el desarrollo de actividades
operativas, mantenimiento y de atención de daños. La planoteca está ubicada en el Séptimo Piso
del edificio central de Operaciones.

La consulta de Planos, este tipo de documentos es codificado y controlado para su archivo por
personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilización de dicha
información en horario nocturno o fin de semana será responsabilidad de los Ingenieros del Centro
de Control.

Igualmente, en la Dirección Red Matriz Acueducto existe una PLANOTECA DE TRABAJO, ubicada
en el Quinto Piso, que aloja copia controlada de los planos 1:5000 del Sistema de Acueducto de
Bogotá, los cuales incluyen redes menores, matrices, y accesorios. Estos planos son de consulta
permanente para el desarrollo de las actividades de operación, control, mantenimiento y gestión de
la infraestructura.

La responsabilidad del manejo y conservación de los planos 1:5000 del sistema de Acueducto es
de cada usuario y deberán permanecer una vez utilizados en el mismo lugar. Los planos contienen
información adicional como sectorización, limites de zona y válvulas de cierre permanente que
pueden ser actualizados permanentemente.

10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red

En la Biblioteca de Esquinas de la Red, se realiza el almacenamiento de los Esquemas de


Esquinas del sistema Acueducto. La consulta y archivo de las Esquinas es por personal de
SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilización de dicha información en
horario nocturno o fin de semana será responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control.

10.3 ARCHIVOS MAGNÉTICOS

Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la


información, en medio magnético, copias de seguridad grabadas en discos de almacenamiento, que
genera la Dirección Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones están alineadas con los esquemas
corporativos de conservación de la información.

Los materiales y equipos utilizados para el mantenimiento de la información magnética de la


Dirección Red matriz Acueducto son:

• Equipos de Computo
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• CD-ROM

La Dirección Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentación para el manejo de


archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado
que los archivos sean gestionados de la siguiente manera:

10.3.1 INTRANET de la Empresa

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá tiene implementado como herramienta para el


manejo y divulgación de la información la intranet corporativa la cual está a cargo en el
mantenimiento de la plataforma informática la Dirección de Informática, en la actualización de
información diaria y comunicaciones la Dirección de Imagen corporativa y Comunicaciones, la
información técnica a cargo de la Dirección de Información Técnica y Geográfica, y la información
correspondiente a los Sistemas de Gestión de Calidad a cargo de la Dirección de Calidad y
Procesos.

La información de mapa de procesos, manual de calidad, caracterizaciones de procesos,


procedimientos, flujogramas, formatos, e instructivos se encuentra disponible en la intranet de la
empresa como respaldo de la información en medio físico almacenada en el Archivo Activo y a su
vez permite asegurar que se disponga de información actualizada y la última versión de los
documentos y formatos.

Para acceder a la información de la INTRANET se deben seguir los siguientes pasos:

- Ingresar al Explorer, en el icono del computador


- Dirigirse a la siguiente dirección: http://87.0.0.25/
- Ubicar en el menú izquierdo “Secciones” la opción Sistema de Calidad y dar clic
- Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CONDUCCIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES
- Al dar clic en el recuadro mencionado encontrará el Mapa de Procesos del Sistema con los
hipervínculos de cada uno de los Procesos del SGC.

Igualmente, para acceder a la información y formatos del sistema de Gestión de Calidad de


Interventoría que se interrelacionan con las actividades de los procesos a cargo de la Dirección red
matriz, se debe seguir un procedimiento similar al anterior mente descrito, as

- Ingresar al Explorer, en el icono del computador


- Dirigirse a la siguiente dirección: http://87.0.0.25/
- Ubicar en el menú izquierdo “Secciones” la opción Sistema de Calidad y dar clic
- Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE CALIDAD GESTIÓN DE INTERVENTORÍA
- Al dar clic en el recuadro mencionado encontrará el Mapa de Procesos del Sistema con los
hipervínculos de cada uno de los Procesos del SGC.

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10.3.2 Archivos Magnéticos de Calidad

Con el objeto de asegurar que las copias magnéticas de los registros y documentos del
Sistema se ubiquen en los equipos de cada uno de los funcionarios de una manera
ordenada y a su vez se disponga de la última versión de la documentación, se define el
esquema de distribución de las carpetas a ser ubicadas en el Disco Duro C:/ o D:/,
según sea la disponibilidad de cada uno de los equipos.

/C: SGC-CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE


BASES DE DATOS-DRMA
CARACTERIZACIONES
FORMATOS
INDICADORES
MANUAL DE CALIDAD
PLAN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS DE MIS PROCESOS

El Sistema de Gestión de Calidad velará por la adecuación de esta recomendación,


hasta el primer nivel de carpetas. Cada una de las sub-carpetas podrá ser incluida
según las necesidades y organización de cada funcionario. De requerirse implementar
una nueva carpeta, el Coordinador de Calidad informará vía Lotus los cambios a ser
incorporados.

Si se considera que una Carpeta es de utilidad para todo el personal de la Dirección se


podrá sugerir e implementar con la correspondiente información para toda la Dirección
Red matriz Acueducto.

La información técnica contenida en cada uno de los equipos del personal de la Dirección Red
Matriz Acueducto, es controlada a través del envío de las carpetas a los Tanques de
Almacenamiento ó a través de la generación de copias de seguridad en disquetes o cd-rom.

10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magnético

Los siguientes registros de calidad son manejados en medio magnético, con el objeto de proteger y
conservar esta información se genera una copia de seguridad mensualmente, esta copia es
conservada en el archivo activo de la Dirección Red Matriz Acueducto.

Cuadro No. 5 – REGISTROS DE CALIDAD EN MEDIO MAGNÉTICO

NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO/VERSIÓN MEDIO DE REGISTRO

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Control diario de operación 3SA2015050501 Magnético

Datos Comportamiento de Embalses 3SA2015050503 Magnético

Cierres en la Red Matriz 3SA2015050504 Magnético

Bombeo mensual de Plantas Perimetrales 3SA2015050508 Magnético

Control de Cierres en Líneas de 12" o más


3SA2015052501 Magnético
y VRP

Seguimiento al Presupuesto 3SA2020050502 Magnético

Resumen de Seguimiento al Presupuesto


3SA2020050504 Magnético
de Inversiones – Cuentas por Pagar

Resumen de Seguimiento al Presupuesto


3SA2020051003 Magnético
de Funcionamiento – Cuentas por Pagar

10.3.4 Copias de Seguridad

Cada funcionario es responsable de realizar las copias de seguridad de la información de los


registros a su cargo siempre y cuando estos se lleven en medio magnético asÍ:

NOMBRE DEL DOCUMENTO FRECUENCIA COPIA MEDIO DE LA COPIA UBICACIÓN


SEGURIDAD DE SEGURIDAD
Base de Datos control equipos de Semanal Disquette o CD Rom Biblioteca
Medición DRMA
Bases de Datos de la Dirección Cada vez que se Disquette o CD Rom Biblioteca
Red Matriz actualice DRMA
Documentos del Sistema de Cada vez que se Disquette o CD Rom Biblioteca
Gestión de Calidad actualice DRMA
Registros llevados en Medio Mensual CD Rom Biblioteca
Magnético (Cuadro No. 5) DRMA

La periodicidad de la realización de las copias de seguridad dependerá de la frecuencia de


actualización o modificación

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10.4 PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN

Los lugares donde se encuentran los archivos deben tener las siguientes características:

• Estar alejados de ventanas y baños


• Estar alejados de los rayos del sol
• Poca ventilación

10.4.1 Información en Medio Físico

La información que se encuentra en medio físico debe estar archivada en legajos, carpetas o cajas,
debidamente rotuladas, se deben seguir las siguientes recomendaciones:

• La ubicación de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones


• Se debe colocar al inicio y al final de las carpetas, una hoja en blanco debido a que los
documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el
tiempo
• No se deben doblar los documentos. Si se tienen que doblar, se debe tratar de hacer la
menor cantidad de pliegues
• Para el archivo de fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel
de fax conserva la información por muy poco tiempo

10.4.2 Información en el Sistema

Para la protección y recuperación de la información que se encuentra en cada uno de los


computadores de trabajo, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ha establecido un
espacio para la generación de Copias de Seguridad: TANQUES y ha dispuesto Antivirus
actualizados a través de la Red.

Se debe generar una copia de seguridad (CD’s) a la información que no pueda ser almacenada en
los tanques.

Para la protección y recuperación de CDs, se definen las siguientes disposiciones:

• Identificarlos
• Evitar rayones, huellas dactilares, partículas de polvo y manchas
• Evitar tocar el lado grabable
• Limpiar con bayetillas, sin usar disolventes
• Para su almacenamiento no se deben exponer al sol, a altas temperaturas, a la humedad,
al polvo o a la suciedad
• No se deben doblar, ni escribir sobre ellos
• No se debe colocar peso sobre ellos
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En general las copias de seguridad deben conservarse, preferiblemente en cajas plásticas y en
sitios seguros ya que son recursos valiosos, en caso de que se pierda la información en medio
física o en el sistema.

10.4.3 Condiciones de Almacenamiento previstas en el Contrato SETECSA

Según lo establecidos en el Contrato con la firma SETECSA, los parámetros definidos para el
almacenamiento de los documentos en las instalaciones externas a la Empresa son Control de
Temperatura y Humedad, Sistema de ventilación, Sistema Automático de Extinción de Incendios,
Aislantes Antiestáticos, Sistemas de Detección de Incendios, Sensores de Inundación, Extintores,
Planta Eléctrica de emergencia y Sistemas de Seguridad Física de las Instalaciones.

10.5 PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Cada vez que una persona desee consultar información que se encuentre en el Archivo Activo,
Biblioteca, Biblioteca de Esquinas y Planoteca de la Dirección Red Matriz Acueducto, debe
solicitarla a la Secretaria o al funcionario de SETECSA, quien debe diligenciar el formato Préstamo
de Registros, Código 3GD059501 versión vigente, el cual es un formato establecido
corporativamente para el control de préstamo y devolución de la información.

Para la remisión de información al CAU o a SETECSA se debe de diligenciar por parte de la


Secretaria Red Matriz el formato de Control de Remisión de Registros, Código 3GD059501, el cual
es entregado al Gestionador Documental correspondiente del CAU o SETECSA para su control y
archivo de la información adjunta.

11. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Actualmente, se encuentra en desarrollo un contrato de consultoría en el cual se definirán las


Tablas de Retención Documental, las cuales buscan alinear las políticas de la Empresa con la
normatividad legal vigente para tal fin, contemplada en la Ley 594 de 2000.

En el cuadro No. 6, se presenta la ubicación y el tiempo de retención de los documentos


establecidos para la gestión de la Dirección Red Matriz Acueducto, mientras se definen los
parámetros a nivel corporativo.

Una vez se implementen las Tablas de Retención Corporativas, que en la actualidad la Empresa
está definiendo, la Dirección Red Matriz Acueducto aplicará la nueva normatividad.

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Cuadro No. 6 – TIEMPOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTOS UBICACIÓN TIEMPO DE


RETENCIÓN (**)
01 Actas CAU – Archivo Activo Tres (3) Años
02 Acuerdos CAU – Archivo Activo Tres (3 ) años
03 Cartillas de Cierres Biblioteca Tres (3 ) años
04 Catálogos – Folletos Biblioteca Hasta que sea vigente
05 Contratos (*) CAU Tres (3 ) años después de
terminado el Contrato
06 Correos Electrónicos Archivo Activo Tres (3 ) años
07 Correspondencia (*) CAU Tres (3 ) años después de
terminado el Contrato
08 Especificaciones Técnicas SISTEC – INTRANET – El establecido por la
Biblioteca Dirección de Ingeniería
Especializada
09 Esquemas Biblioteca Hasta que sea vigente
10 Esquinas Biblioteca Permanente o hasta que lo
defina el Director Red Matriz
Acueducto
11 Estudios Biblioteca Hasta que lo defina el
Director Red Matriz
Acueducto
12 Registro Fotográfico Biblioteca Hasta que sea vigente
13 Informes Archivo Activo - SETECSA Tres (3 ) años
14 Instructivos Biblioteca Hasta que sea vigente
15 Legislación Biblioteca Hasta que sea vigente
16 Libros Biblioteca Hasta que sea vigente
17 Manuales Biblioteca Hasta que sea vigente
18 Normas Biblioteca Hasta que sea vigente
19 Planes Biblioteca – Archivo Activo Hasta que sea vigente
20 Planos Planotecas Hasta que sea vigente
21 Procedimientos Biblioteca Hasta que sea vigente
22 Protocolos Biblioteca Hasta que sea vigente
23 Videos Biblioteca Hasta que sea vigente
24 Registros Archivo Activo Tres (3 ) años
25 Soportes de Gestión Archivo Activo Tres (3 ) años
26 CD Biblioteca Hasta que sea vigente
27 Bases de Datos Computadores - Archivo Hasta que sea vigente
Activo

Notas:
(*) La información relacionada con la gestión de Contratos se mantendrá siguiendo los requisitos establecidos
en el Sistema de Gestión de Calidad de Interventoría y las directrices particulares definidas por la Dirección
de Contratación y Compras y la Gerencia Jurídica.
(**) Una vez se complete el tiempo definido de retención en el Archivo Activo o en la Biblioteca, la
documentación y registros pueden ser enviados para su custodia a SETECSA.

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12. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CON LOS CLIENTES

Las especificaciones técnicas del servicio con los clientes del proceso de Conducción y Distribución
de Agua Potable en Redes Matrices, como son las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo
Comercial de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente se especifican en las Minutas de
Acuerdos Industriales. A continuación se presentan los aspectos técnicos más relevantes

12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES

Suministro de agua potable para satisfacer las necesidades de prestación del servicio de acueducto
a las Zonas entregada y medida en los sitios determinados por el Programa de Macromedición de
la Red de Acueducto que hace parte del Manual de Macromedición, Documento No 0730-17-
2005-0012-01.

12.2 ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES

Dentro del Modelo de Modernización de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP


se establece la realización de Acuerdos Industriales entre áreas ejecutoras que llevan a cabo las
actividades relacionadas directamente al ciclo industrial y comercial del agua: Abastecimiento,
Tratamiento, Distribución y Recolección.

El Acuerdo Industrial es una herramienta para establecer metas de las áreas ejecutoras y permite
hacer un control medible por parte del Comité Corporativo sobre la ejecución de estas metas
operativas y de gestión plasmadas en el Plan Estratégico de las áreas.

La realización de los Acuerdos Industriales busca incentivar la operación óptima global en términos
de costos y calidad mediante el seguimiento a la rentabilidad real en cada unidad de negocios.

El Acuerdo es resultado del proceso de planeación anual que debe tener en cuenta además de las
condiciones cambiantes de la infraestructura (por proyectos terminados) y de la demanda por
servicios (por el desarrollo de la ciudad), los resultados de ejercicios anteriores para buscar mejorar
el servicio progresivamente.

12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD

La Dirección Red Matriz Acueducto es responsable del suministro de agua potable en los puntos de
entrega y en los términos de presión, cantidad, continuidad y calidad que se indican mas adelante,
cumpliendo con lo establecido en la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable y en el
Decreto 475/98 del Ministerio de Salud y Desarrollo.

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La entrega se efectuará en los puntos de entrada a los sectores hidráulicos, en salidas derivadas de
la Red Matriz o de Puntos Perimetrales de Operación.

La medición se realizará en los sitios determinados por el Programa de Macromedición, que forma
parte del “Manual de Macromedición”, de la red de acueducto, en donde fueron instalados
macromedidores para medir el caudal entregado a cada uno de los sectores hidráulicos que la
componen. El detalle de los sitios y características de los equipos se encuentra en el documento
“Manual de Macromedición”, que forma parte de este acuerdo. El “Manual de Macromedición” es el
documento No 0730-17-2005-0012-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red
Matriz Acueducto.

La Dirección Red Matriz Acueducto hará entrega mensual, dentro de los primeros siete días hábiles
siguientes al mes considerado, de la información extraída de los macromedidores procesada y
consolidada de cada Zona. Además de la información procesada Red Matriz entregará a cada
Zona la información de los archivos fuente.

Es responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto garantizar la verificación metrológica de


los Macromedidores de acuerdo con lo establecido en el Manual de Macromedición.

La Dirección Red Matriz Acueducto cuenta con la siguiente infraestructura física:

• Tanques de almacenamiento de agua potable


• Tuberías de Redes matrices (Mayores a 12")
• Redes Menores a 12” que son conducciones expresas
• Estaciones de Bombeo
• Estructuras de Control
• Estaciones Controladoras de Presión
• Válvulas de Cierre Permanente ( VCPs)
• Macromedidores de Caudal
• Centro de Control (En construcción)
• Central Uno de Operación

Los puntos perimetrales de operación y las redes matrices son propiedad de la Dirección Red
Matriz Acueducto, por lo cual esta se hace responsable de su administración, operación y
mantenimiento, para garantizar a cada Gerencia de Zona el suministro de agua potable en las
condiciones descritas en las normas sobre calidad de agua y teniendo en cuenta lo pactado en el
Acuerdo Industrial entre las direcciones de Abastecimiento y Red Matriz Acueducto.

La operación, mantenimiento y revisión de las válvulas de cierre permanente (VCPs) de Zonas y


Sectores Hidráulicos son responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y su operación se
ajustará a lo establecido en el Protocolo para Operación de Válvulas, que forma parte del manual
de comunicaciones, documento No 0730-17-2005-0007-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la
Dirección Red Matriz Acueducto.

La delimitación física que genera responsabilidades para la operación y el mantenimiento es

PLAN DE CALIDAD Hoja 27 de 49


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el diámetro doce (12) pulgadas, por encima de éste la responsabilidad es de la Dirección
Red Matriz Acueducto. Incluye las líneas de bombeo que aunque pueden ser de menor
diámetro son expresas y se consideran matrices.

La operación y mantenimiento de las líneas iguales o menores a 12 pulgadas, con las excepciones
explícitamente consignadas, es responsabilidad de cada Gerencia de Zona.

Las salidas directas de las Redes Matrices son accesorios de esta y por lo tanto la responsabilidad
de operación y mantenimiento es de la Dirección Red Matriz Acueducto, la frontera física se
establece hasta los elementos alojados dentro de la cámara y la cámara propiamente dicha, por
fuera de esta, según el diámetro, se considera red de distribución y la operación y mantenimiento
estará a cargo de cada Zona.

Las Zonas deben evitar la manipulación propia o de terceros de los accesorios delimitados como
responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

Cada Zona deberá ejecutar el protocolo de comunicaciones acordado con la Dirección Red Matriz
Acueducto para la operación de dichas válvulas y las de diámetro igual a 12 pulgadas que estén en
las redes de distribución con el fin de no causar traumatismos en la operación del sistema matriz.

12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR

La Dirección Red Matriz Acueducto y cada Zona definirán anualmente, con revisiones semestrales
y de manera conjunta los volúmenes de agua tratada a entregar en términos de mínimo requerido y
máximo suministro posible bajo la premisa de que, independientemente del caudal, se debe
satisfacer la demanda siempre que esté dentro de los parámetros de capacidad tanto de
Abastecimiento de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP como de las redes de
distribución. Se debe garantizar coherencia entre demanda y capacidad. El Documento a suscribir
se denomina Planeación del suministro anual de agua para las Zonas, Documento No 0730-
19-2005-0010-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y forma
parte integral de este acuerdo. Los caudales promedios presentados en la planeación del
suministro pueden tener un rango de flexibilidad en operación de ± 3%.

La Dirección Red Matriz Acueducto debe garantizar que el volumen suministrado a la Zona absorba
las oscilaciones normales de demanda que se presenten dentro de la operación normal. Cada Zona
deberá informar con por lo menos 15 días de anticipación a la Dirección Red Matriz Acueducto los
requerimientos permanentes adicionales de caudal que superen los 50 LPS. Si la capacidad
disponible del sistema matriz y de abastecimiento lo permite se dará respuesta positiva a la
solicitud.

12.5 CONTINUIDAD

Se define como la no interrupción del caudal demandado para un punto de entrega.

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La Dirección Red Matriz Acueducto entregará el suministro a cada Zona con una continuidad mayor
al 99%, Indicador definido y calculado de acuerdo a la metodología de la CRA, que forma parte del
Sistema de Gestión de Calidad, en lo referente al Sistema Matriz.

Con el fin de minimizar cualquier efecto sobre la continuidad del servicio las suspensiones
programadas serán comunicadas tanto a la ciudadanía como a la Zona de acuerdo con el
Procedimiento Coordinación de Cierres Programados en Redes Matrices, documento
SA20150515 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

Cuadro No. 7 - TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIÓN (HORAS) PARA DAÑOS PRESENTADOS


EN TUBERÍAS DE RED MATRIZ ACUEDUCTO

Diámetro Tubería (pulgadas) Tiempo promedio de atención (horas)


12‹ ‹ 24
‹ 12-24 ≤ ≤ 48
‹ 24-48 ≤ ≤ 60
‹ 48-78 ≤ ≤ 78
Nota: Incluye la atención de redes de diámetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El
tiempo para los daños que se programan cuenta a partir del inicio de la suspensión.

Las interrupciones requeridas para atención de daños imprevistos serán calificadas de acuerdo con
el tiempo promedio de atención establecido en el Proceso Mantenimiento Correctivo, documento
AF101015 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección red Matriz Acueducto, establecido
para la atención de suspensiones imprevistas, según verificación y diagnóstico del daño,
suspensión del servicio, desagüe, reparación y restablecida una vez se toma la decisión de la
intervención.

Cuadro No. 8 - CALIFICACIÓN DEL TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIÓN (HORAS) PARA


ATENCIÓN DE DAÑOS PRESENTADOS EN TUBERÍAS DE RED MATRIZ

Diámetro Tubería Tiempo Calificación Calificación Calificación


(pulgadas) promedio 100% 80% 50%
de
respuesta
(horas)
12‹ ‹ 24 ‹ 24 ‹ 24-36≤ ‹ 36-48≤
‹ 12-24 ≤ ≤ 48 ≤ 48 ‹ 48-60 ≤ ‹ 60-72 ≤
‹ 24-48 ≤ ≤ 60 ≤ 60 ‹ 60-72 ≤ ‹ 72-96 ≤
‹ 48-78 ≤ ≤ 78 ≤ 72 ‹ 72-96 ≤ ‹ 96-108 ≤
Nota: Incluye la atención de redes de diámetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El
tiempo para los daños que se programan cuenta a partir de inicio de la suspensión.

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En cualquier caso la Dirección Red Matriz Acueducto informará a cada Zona y a su Central de
Operaciones a través del Centro de Control y al Contact Center ciñéndose a lo establecido en el
Manual de Comunicaciones de la Dirección Red Matriz Acueducto, Documento 0730-17-2005-
0007-01 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

Los programas de suministro a través de carrotanques por causas de cierres en la red matriz serán
responsabilidad de la Dirección Red Matriz Acueducto.

Las interrupciones por causas diferentes a daños en redes, (vg servicio energía eléctrica para la
operación de las bombas) si son programadas y previamente avisadas se tratarán como
suspensión programada y se dará aviso a la Zona con la misma anticipación con que se reciba la
información. Si son imprevistas se tratarán según lo establecido en el Manual de comunicaciones
del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección red matriz Acueducto Manual de
Comunicaciones.

La Dirección Red Matriz Acueducto se compromete a mantener informada a la Zona sobre


cualquier modificación en la operación del Sistema Matriz que afecte de alguna manera la
prestación del servicio. Para esto seguirá lo establecido en el Manual de comunicaciones del
Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto Manual de
Comunicaciones.

La Zona se compromete a informar, vía radioteléfono a la central uno de operaciones, con


anterioridad las operaciones que vaya a efectuar, tanto de suspensión como de restablecida, en
líneas de diámetro doce (12) pulgadas o menores en diámetros que afecten la continuidad del
servicio a un cárcamo de succión de un bombeo ó salidas de tanques de almacenamiento y/o de
redes menores. Para llevar un control al respecto una vez informada la operación la central uno
dará un número consecutivo al que se referirá el personal de la Zona cuando informe la
restablecida, según lo establecido en el Manual de Comunicaciones, Protocolo para cierres y
restablecidas en redes de doce (12) pulgadas VRP’S y otras específicas.

Cuando las suspensiones cualquiera que sea su naturaleza duren mas de 72 horas la Dirección
Red Matriz Acueducto propondrá a la Zona una alternativa de suministro, la decisión de su
implementación se tomará de común acuerdo definiendo previamente los aspectos relacionados
con la macromedición. En cualquier caso la Dirección Red Matriz Acueducto podrá implementar
alternativas de suministro siempre y cuando estas no afecten el esquema de macromedición
establecido. Lo anterior según lo establecido en el Procedimiento Modificaciones Temporales a
la Sectorización, Documento SA20151515 del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Red
Matriz Acueducto.

A partir del 1 de Diciembre de 2005 al volumen generado por daños en redes matrices, incluido en
los consumos técnicos, se le adicionará el caudal desperdiciado desde el momento que se presenta
el daño hasta el momento en que se ejecuta la suspensión, para tal efecto se tendrá en cuenta la
fecha y hora de recepción de la información del daño, la fecha y hora del cierre, la velocidad media
del flujo en el conducto y el área del orificio, éste último dato se determinará durante la reparación
de la tubería. El detalle del calculo se reportara en el informe mensual de macromedición que se
entrega a la zona.

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12.6 CALIDAD FISICOQUÍMICA Y MICROBIOLÓGICA

El agua suministrada por la Dirección Red Matriz Acueducto será potable y cumplirá con los
parámetros de calidad exigidos por el Decreto 475 de 1998 del Ministerio del Medio Ambiente y la
Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable, a excepción de los valores por encima del
límite inferior y superior, establecidos en el Decreto, de los parámetros de conductividad y cloro
residual. Esto debido a que por el origen del agua cruda, en el primer caso y la configuración de la
red, conducciones largas en donde se debe garantizar un valor de cloro residual por encima del
mínimo requerido a los puntos extremos, en el segundo caso no es posible cumplirlos. Se fijan
como mínimo para conductividad el valor de 10 µS/cm y máximo 1.5 mg/l para cloro residual.

En caso de presentarse algún incumplimiento de los parámetros de calidad de agua potable


establecidos, la Dirección Red Matriz Acueducto no podrá realizar el cobro del caudal
correspondiente, hasta que no se haya definido a cargo de quién está la responsabilidad.

En caso de que la responsabilidad esté a cargo de la Dirección Red Matriz Acueducto, ésta no
podrá transferir el costo de los caudales de agua correspondientes. Así mismo deberá evaluarse el
impacto por contaminación sobre el agua potable almacenada o en circulación en las Redes a
efecto de realizar la compensación correspondiente a favor de la Zona.

Si la responsabilidad viene desde la Dirección de Abastecimiento, dicha área no hará transferencia


de costo a la Dirección Red Matriz Acueducto y a su vez ésta, no transferirá el costo a la Zona.
Igualmente el impacto por alteración sobre la calidad del agua potable almacenada o en circulación
en las redes deberá ser reconocido por dicha Dirección, si la alteración es de su responsabilidad.

Con el fin de garantizar la calidad del agua suministrada la Dirección Red Matriz Acueducto
implementará un programa de instalación de puntos de muestreo y se acordarán ciclos de análisis
con la Dirección de Servicios Técnicos de la Gerencia de Tecnología. En la misma vía la Dirección
Red Matriz Acueducto efectúa un programa anual de lavado de tanques de almacenamiento y
acordó con la relacionada Dirección de Servicios Técnicos ciclos de análisis. La información de
estos aspectos esta disponible para consulta. La instalación de los Puntos de Muestreo se ceñirá al
Procedimiento Monitoreo de Parámetros, Documento SA20151005, del Sistema de Gestión de
Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto y a lo establecido en la Resolución 475 del
Minambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable.

Cualquier deterioro en la calidad del agua que se produzca después del punto de entrega, por
cualquier razón, en especial por el daño, falta de mantenimiento y/o limpieza de las redes de
distribución o por la mezcla que se realice con aguas provenientes de otras fuentes, será
responsabilidad exclusiva de cada Zona.

12.7 PRESIÓN DEL AGUA

El agua será entregada en los puntos de derivación de la red matriz con una presión comprendida
entre los 18 y 50 mca (metros columna de agua), siempre que la presión sea controlable, de lo

PLAN DE CALIDAD Hoja 31 de 49


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contrario estará dada por la ubicación topográfica de las Plantas y Tanques de almacenamiento.
Para los sitios aledaños a los tanques en donde no se cuente con la diferencia topográfica
requerida no se evaluará esta condición. La Dirección Red Matriz Acueducto evaluará e informará
mensualmente a la Zona el cumplimiento de este requisito a través del Indicador de Cumplimiento
de Presiones, definido en el Sistema de Calidad. Se exceptúan del cumplimiento de valores
mínimos las situaciones de emergencia.

Para corroborarlo se utilizarán los sitios de registro de presión que tiene instalados la Dirección
Red Matriz Acueducto y que apliquen a la Zona, definido en el soporte del indicador.

Es responsabilidad de la Gerencia de Zona la adecuación de sus redes de distribución a través de


mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presión de suministro establecido en el
contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores.

12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES

La Dirección de Red Matriz Acueducto como proveedor y las Zonas como clientes internos directos
son responsables por la naturaleza de sus funciones de la siguiente manera:

12.8.1 Dirección Red Matriz Acueducto

Como responsable del control y mantenimiento del sistema de transporte y distribución del agua
potable debe ejercer custodia sobre la Red y protegerla de conexiones o derivaciones clandestinas
no autorizadas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP por parte de terceros,
las que necesariamente alteran tanto la proyección de caudales pactada como el IANC de la
Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP.

• Ajustarse a los caudales pactados y justificar debidamente y con las anticipaciones previstas
cualquier cambio en la programación.

• Responder por la instalación y adecuado mantenimiento de los macromedidores ubicados


en los puntos de entrega.

• Asegurar el funcionamiento correcto de los macromedidores mediante actividades de


mantenimiento y aseguramiento del fluido eléctrico a los mismos.

• Custodiar el sitio donde se encuentran instalados los macromedidores para evitar cualquier
perturbación por parte de terceros.
• Responsable de la operación y mantenimiento de las VCPs divisorias de Zonas y sectores.
(La operación de las válvulas se regirá por lo establecido en el procedimiento
“Sostenimiento de la sectorización” documento No SA20151510 del Sistema de Gestión de
Calidad de la Dirección Red Matriz Acueducto )

PLAN DE CALIDAD Hoja 32 de 49


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• Realizar dentro del plazo convenido y con ajuste al procedimiento establecido en este
Acuerdo la transferencia del costo de los volúmenes de agua suministrada a la Zona.

Gerencias de Zona

Cada Gerencia de Zona es responsable del control y mantenimiento del sistema de redes menores
de agua potable y de ejercer custodia sobre las mismas y protegerlas de conexiones o derivaciones
clandestinas no autorizadas, las que necesariamente alteran tanto la proyección de caudales
pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP.

El mantenimiento y control de sus redes de distribución a través de mecanismos que garanticen el


cumplimiento del rango de presión de suministro establecido en el contrato de condiciones
uniformes, firmado con sus suscriptores.

Las Gerencias de Zona son responsable de la operación y el mantenimiento de las VCPs de los
subsectores (Protocolo de Operación de las válvulas).

Cada Zona será responsable de que los desarrollos de nuevas redes no unan divisorias de sectores
hidráulicos. Cualquier modificación requerida deberá cumplir con lo establecido en el Manual de
Macromedición.

12.8 MEDICIÓN

El caudal suministrado se determinará con base en la lectura de los macromedidores instalados en


los puntos establecidos en el Manual de Macromedición. A las desviaciones que se presenten se
les dará el tratamiento establecido en el manual mencionado.

Cuando se identifiquen volúmenes no catastrados originalmente en la zona, que generen una


optimización operacional de macromedición por parte de la Gerencia de Zona, la Dirección Red
Matriz Acueducto analizará la propuesta de medición presentada y, luego de los ajustes
correspondientes a que haya lugar, recibirá los equipos si están instalados en redes que definan
sectorización a nivel de sector y cumplen las normas técnicas establecidas para tal efecto y
modificará los balances inicialmente establecidos, dejando constancia mediante Acta de
Conformidad con la Gerencia y el Gestor de Zona.

La Dirección Red Matriz Acueducto, a través del Proyecto Centro de Control, está implementando
un programa de optimización del sistema de medición de caudal, mediante la instalación de equipos
de medición a la salida de los tanques de almacenamiento de las cadenas de bombeo principales
del sistema matriz de acueducto. El plazo contractual de finalización del proyecto es Diciembre de
2006.

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12.9 TRANSFERENCIA DEL PRECIO

El décimo día hábil de cada mes se liquidarán las cantidades entregadas con base en las
cantidades reportadas por la lectura de los macromedidores, correspondiente a los volúmenes
entregados en el mes inmediatamente anterior. El reporte será revisado y aceptado por la ARS
como prerrequisito a que se realice la afectación contable. En caso de no llegarse a un acuerdo se
procederá de acuerdo con lo establecido en el numeral Reclamos y Resolución de Conflictos.

Para la liquidación de los costos asignados por zona se utilizara el caudal total de suministro a la
ciudad medido en los macromedidores instalados a la salida de las plantas de tratamiento como
valor de cierre de los suministrados a las zonas en los medidores instalados en el programa de
macromedición. La diferencia se ajustará proporcionalmente al medido por los últimos.

12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIÓN

La Dirección Red Matriz Acueducto y cada Zona de manera conjunta, revisarán mensualmente los
aspectos relacionados con los caudales pactados con el fin de anticipar acciones de contingencia y
ajustar parámetros en caso de requerirse.

Igualmente se considerarán dentro de esta definición soluciones concertadas a situaciones de:

• Escasez de agua con origen en racionamientos o como consecuencia del crecimiento y


distribución espacial de la demanda en Bogotá.
• Excesos de demanda (superiores a la Capacidad Existente en el Sistema ocasionados por
el crecimiento del área de prestación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de
Bogotá ESP).
• Reparaciones técnicas, mantenimientos periódicos de las plantas o tuberías de conducción.
• En general por las causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito.

12.12 AUTONOMÍA DE OPERACIÓN

La Dirección Red Matriz Acueducto ejecutará las actividades definidas en el Acuerdo Industrial con
total autonomía técnica, administrativa y financiera con respecto a la Zona en lo que tiene que ver
con el suministro del agua potable en los puntos de entrega establecidos y total responsabilidad
sobre las condiciones del producto puesto en estos puntos y aplicando lo correspondiente a la
Responsabilidad de las Partes.

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12.13 ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

En situaciones de emergencia, en cualquiera de los dos sistemas se podrán hacer modificaciones a


lo pactado, para lo cual se establecerá comunicación directa entre los Directores o quienes ellos
deleguen para el efecto.

Se levantará Acta sobre las acciones tomadas y sobre las modificaciones coyunturales o
permanentes a lo establecido en este Acuerdo.

12.14 RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Toda controversia o diferencia relativa al Acuerdo Industrial, su ejecución o interpretación deberá


ser resuelta directamente entre el Gerente de Zona y los Directores de las Áreas responsables de
los procesos y como última instancia, el caso será presentado ante la Dirección de Planeamiento y
Control de Rentabilidad, Gastos y Costos. Agotadas estas instancias y si no se ha solucionado el
conflicto la consulta se elevará al Gerente de Planeamiento y Control, quien dirimirá el caso o lo
presentará a consideración del Comité Técnico Operativo de la Empresa de Acueducto y
Alcantarillado de Bogotá ESP para dirimirlo.

12.15 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los Acuerdos industriales con las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial se
constituyen en el marco de acción y referencia entre las partes, es de carácter estrictamente interno
para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP y su afectación recae sobre la
contabilidad de costos como elemento de la Contabilidad Administrativa de la Empresa de
Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP.

12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Una vez firmados los Acuerdo Industriales, estos tendrán una vigencia de dos años a partir de la
fecha de su firma.

Los Acuerdos Industriales, una vez estén en vigencia podrán ser modificados total o parcialmente
mediante solicitud de cualquiera de las partes y de común acuerdo entre las partes mediante otrosí.

Al finalizar cada semestre de la vigencia del Acuerdo, se realizará una revisión al mismo con el fin
de establecer desviaciones en la planeación y la ejecución del acuerdo y determinar si se hace
necesario realizar modificaciones en cuanto a calidad o volúmenes pactados del servicio. Sin
embargo, si las partes lo consideran conveniente, se efectuará un comité trimestral para efectuar

PLAN DE CALIDAD Hoja 35 de 49


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seguimiento al acuerdo industrial para aclaración de compromisos.

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13. TRÁMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS
COMPARTIDOS

Los acuerdos de servicios compartidos están suscritos por la Dirección Red Matriz Acueducto con
las diferentes Áreas Prestadoras de Servicio (APS), en los cuales las APS se convierten en
proveedores de productos y servicios del proceso de conducción y Distribución de Agua Potable en
Redes Matrices, diferentes al proveedor principal que es la Dirección de Abastecimiento de la
Gerencia Corporativa del Sistema Maestro.

La evaluación de los proveedores lo realiza la Dirección Red Matriz Acueducto con base en las
solicitudes ocasionales o puntuales realizadas a las APS. La evaluación de los Acuerdos
Permanentes de las APS con las diferentes áreas industriales o Áreas Receptoras de Servicio
(ARS) la efectúa la Dirección de Planeación y Control de Rentabilidad Gastos y Costos.

Cuadro No. 9 – ÁREAS PRESTADORAS DE SERVICIOS COMPARTIDOS

NOMBRE DE LA A.P.S. MEDIO DE SOLICITUD POR LA MEDIO DE TRAMITE POR LA


D.M.R.A. A.P.S.
Dirección de Ingeniería Aviso Ocasional Orden SAP Módulo SM
Especializada
Servicios Técnicos Aviso Ocasional Lote de Inspección
Acuerdo Permanente Orden SAP Módulo QM
Dirección Electromecánica Aviso Ocasional Orden SAP Módulo PM
Acuerdo Permanente Plan de Mantenimiento, SAP
Módulo PM
Dirección de Información Técnica y Aviso Ocasional Orden SAP
Geográfica
Dirección SIE Aviso Ocasional Orden SAP
Dirección de Informática Aviso Ocasional Orden SAP
Asesoría Legal Aviso Ocasional Orden SAP
Representación Judicial y Orden SAP (**)
Actuación Administrativa
Dirección de Seguros Aviso Ocasional Orden SAP
Acuerdo Permanente Subreparto (*)
Dirección de Contratación y Aviso Ocasional Orden SAP
Compras Solicitud de Pedido Pedido
Planeación y Desarrollo Humano Aviso Ocasional Orden SAP
Acuerdo Permanente Subreparto (*)
Servicios Generales Aviso Ocasional Orden SAP
Acuerdo Permanente Subreparto (*)
Dirección Bienes Raíces Aviso Ocasional Orden SAP
Gestión de Compensación y Acuerdo Permanente Subreparto (*)
Beneficios
Seguridad Física Aviso Ocasional Orden SAP
Acuerdo Permanente Orden SAP

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ANEXO No. 1

MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA


EL PROCESO - CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN
REDES MATRICES

CUADRO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA NORMA Y EL


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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ANEXO No. 2

TABLERO DE INDICADORES DE LA DIRECCIÓN RED MATRIZ


ACUEDUCTO

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ANEXO No. 3

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

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ANEXO No. 4

FORMATO DE PLANOS Y ESQUEMAS DE LA DIRECCIÓN RED MATRIZ


ACUEDUCTO

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MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA CONDUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES

PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN

Elaboración de Planes y Planificación de Sistemas


Planeación Estratégica
Políticas Internas de Gestión

Planeación de Inversiones Planeación de la Operación y el Mantenimiento

GESTIÓN DE OPERACIONES DEL NEGOCIO


INFRAESTRUCTURA
Gestión de Acuerdos
Gestión de Estudios de Factibilidad Industriales

DISTRIBUCIÓN Y
MANTENIMIENTO
Gestión del Diseño CONTROL
Mantenimiento Preventivo a
Operación del Sistema Tanques,
Gestión de la Construcción Est. de Bombeo y Est. de Control

Mantenimiento Preventivo
Control
Gestión de la Mitigación de Redes
de la Vulnerabilidad
Gestión de la Mantenimiento
Sectorización Correctivo
Gestión Institucional

GESTIÓN DE RECURSOS
Gestión de Acuerdos Capacitación y Gestión de la Gestión del
de Servicios Compartidos Entrenamiento Información Documento

Gestión Administrativa y Control de Equipos


Financiera de Medición

GESTIÓN DE LA MEJORA
CONTINUA
Gestión de Atención y Tratamiento de Medición de Auditorías Acciones de
Satisfacción del Cliente No Conformes Sistemas de Gestión Internas Mejora
Cuadro 1. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NTC ISO 9001: 2000 – SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

Macro Periodo de
Proceso Código Procedimiento Requisito ISO Responsable
proceso Ejecución
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
Planeación 5.4, Dirección de Planeamiento
PG0505 Formulación del Plan Estratégico Según necesidad
Estratégica 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, Corporativo
8.5.1
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
5.4, Dirección de Planeamiento
PG1005 Elaboración de Planes y Políticas Internas Según necesidad
5.5, 5.6, 6.1, 6.4, Corporativo
Elaboración de
8.5.1
Planeas y Políticas
4.1, , 5.1, 5.2, 5.3,
Internas
5.4, Dirección Red Matriz
PG1020 Gestión del Plan de Acción Detallado Anual
5.5, 5.6, 6.1, 6.4, Acueducto
8.5.1
4.1, 5.1, 5.2, 5.3,
PLANEACION Planificación de
5.4, Dirección de Gestión de
Y CONTROL Sistemas de MC0505 Planificación de Sistemas de Gestión Según necesidad
5.5, 5.6, 6.1, 6.4, Calidad
DE LA Gestión
8.5.1
GESTION
Dirección Red Matriz
SA20050505 Planeación de la Expansión 7.1, 7.2.1, 7.2.2 Según necesidad
Acueducto
Planeación de Dirección Red Matriz
SA20050510 Gestión de Nuevos Negocios 7.2.1, 7.2.2 Según necesidad
Inversiones Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20050510 Planeación de la Rehabilitación 7.2.1, 7.2.2 Según necesidad
Acueducto

Dirección Red Matriz


SA20051010 Planeamiento de la Operación 7.1, 7.2.1, 7.2.2 Según necesidad
Planeación de la Acueducto
Operación y el
Mantenimiento Dirección Red Matriz
SA20051015 Planeamiento del Mantenimiento 7.1, 7.2.1. Según necesidad
Acueducto
Gestión de
Dirección Red Matriz
Acuerdos AS1010 Atención de Inconsistencias del Servicio 7.2.3 Según necesidad
Acueducto
Industriales
PROCESOS
DEL Dirección Red Matriz
Gestión de SA20100505 Estudios de Factibilidad 7.1, 7.2.1, 7.5.1 Según necesidad
NEGOCIO Acueducto
Estudios de
Factibilidad 7.1, 7.2.1, 7.2.2, Dirección Red Matriz
SA20100510 Formulación de Proyectos Según necesidad
7.5.1. Acueducto

Continuación
Macro Periodo de
Proceso Código Procedimiento Requisito ISO Responsable
proceso Ejecución
Dirección Red Matriz
Gestión del Diseño 7.3 Según necesidad
Acueducto
Gestión de la Dirección Red Matriz
6.3 Según necesidad
Construcción Acueducto
Vulnerabilidad de la Infraestructura por Eventos 7.1, 7.2.1, 7.2.2, Dirección Red Matriz
SA20102005 Según necesidad
Gestión de la Sísmicos 7.5.1,6.3 Acueducto
Vulnerabilidad Vulnerabilidad de la Operación y Apoyo a Emergencias 7.1, 7.2.1, 7.2.2, Dirección Red Matriz
SA20102010 Según necesidad
del Distrito 7.5.1 Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20102505 Suministro de Información Técnica 7.2.1, 7.2.2 Permanente
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20102510 Elaboración de Conceptos Técnicos 7.2.1, 7.2.2 Permanente
Gestión Acueducto
Institucional Dirección Red Matriz
PROCESOS SA20102515 Coordinación de Obras 7.2.1, 7.2.2 Permanente
Acueducto
DEL
NEGOCIOS Valoración, Cobro o Traslado de Costos por daños o Dirección Red Matriz
SA20102515 7.2.1, 7.2.2 Según necesidad
servicios en redes matrices Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20150505 Coordinación del Sistema 7.1, 7.5.1 Permanentemente
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20150510 Simulación Hidráulica Operativa 7.1 Según necesidad
Acueducto
Coordinación de Cierres Programados en Redes 7.1, 7.2.1, 7.2.2, Dirección Red Matriz
SA20150515 Según necesidad
Operación del Matrices 7.5.1 y 7.5.2 Acueducto
Sistema Coordinación de Cierres Imprevistos en Redes Dirección Red Matriz
SA20150520 7.1 Según necesidad
Matrices Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20150525 Ejecución de Cierres, Desagües y Restablecidas 7.5.1, 7.5.5 Según necesidad
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20150530 Atención de Contingencias 7.1, 7.5.1 Según necesidad
Acueducto
Continuación
Macro Periodo de
Proceso Código Procedimiento Requisito ISO Responsable
proceso Ejecución
Dirección Red Matriz
SA20151005 Monitoreo de Parámetros 7.2.1, 7.2.2 Permanentemente
Acueducto
Dirección Red Matriz
Control SA20151010 Investigaciones Especiales 7.5.1 Según necesidad
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20151015 Gestión de Agua No Contabilizada 7.2.2, 7.5.1 Según necesidad
Acueducto
7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, Dirección Red Matriz
SA20151505 Macromedición Comercial Permanentemente
7.5.5 Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20151510 Sostenimiento de la Sectorización 7.5.1 Permanentemente
Gestión de la Acueducto
Sectorización Dirección Red Matriz
SA20151515 Modificaciones Temporales a la Sectorización 7.5.1 Según necesidad
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20151520 Modificaciones Permanentes a la Sectorización 7.5.1 Según necesidad
Acueducto
PROCESOS
Mantenimiento Electromecánico de Tanques, Dirección Red Matriz
DEL AF10100505 7.1, 7.5.1 Permanentemente
Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control Acueducto
NEGOCIOS Mantenimiento
Preventivo de Dirección Red Matriz
Tanques, AF10100510 Adecuaciones Locativas 6.3 Permanentemente
Acueducto
Estaciones de
Bombeo y Dirección Red Matriz Según
AF10100515 Lavado de Tanques 7.1, 7.5.1, 7.5.5
Estructuras de Acueducto Programación
Control
Rehabilitación Estructural de Tanques, Estaciones de Dirección Red Matriz
AF10100520 7.1, 7.5.1 Según necesidad
Bombeo y Estructuras de Control Acueducto
Dirección Red Matriz Según
Mantenimiento AF10101005 Recorrido de Redes Matrices 7.1, 7.5.1, 7.5.5
Acueducto Programación
Preventivo de
Redes Matrices Rehabilitación Estructural o Hidráulico de Redes y Dirección Red Matriz
AF10101010 7.1, 7.5.1 Según necesidad
Accesorios Acueducto
Reparaciones de Redes Matrices, Accesorios y Dirección Red Matriz
AF10101505 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Según necesidad
Mantenimiento Cámaras Acueducto
Correctivo Reparaciones de Tanques, Estaciones de Bombeo y Dirección Red Matriz
AF10101510 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Según necesidad
Estructuras de Control Acueducto

Continuación
Macro Periodo de
Proceso Código Procedimiento Requisito ISO Responsable
proceso Ejecución
Gerencia de Servicio al
OPERACIONES Atención al 8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4,
CM3505 Atención al cliente Cliente y Funcionarios que Según necesidad
DEL NEGOCIIO Cliente 8.5
apliquen el sistema
Gestión de
Acuerdos de Dirección de Rentabilidad,
AS0505 Gestión de Acuerdos de Servicios Compartidos 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 Según necesidad
Servicios Gastos y Costos
Compartidos
Gerencia de Gestión
Capacitación y
TH1505 6.1, 6.2 Humana y Funcionarios Según necesidad
Entrenamiento
que apliquen el sistema

Documentación de procesos
Área de Gestión
Gestión de la GD0505 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4,
Asignación No. de Proyecto Documental y Dirección de Según necesidad
Información 7.5.3
Gestión de Calidad
Asignación No. de Obra

GD1050 Manejo de Registros


GESTIÓN DE
RECURSOS
Gestión del Recepción y Distribución de Correspondencia Externa 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, Área de Gestión Según
GD1055
Documento – Flujo Normal 7.5.3 Documental necesidad
Recepción y Distribución de Correspondencia Externa
GD1060
– Flujo Comercial
Topógrafos, Dirección
Control de Equipos de Medición de Red Matriz Técnica y Geográfica y Según
Control de Acueducto Dirección de Gestión de Programación
Equipos de AC10 7.5.1., 7.5.3, 7.6 Calidad
Medición
Selección de Equipos de Medición

Dirección Red Matriz Según


Gestión SA20200505 Gestión Presupuestal para Inversiones 6.1
Acueducto programación
Administrativa y
Financiera Dirección Red Matriz Según
SA20200510 Gestión Presupuestal para Funcionamiento 6.1
Acueducto Programación

Macro Periodo de
Proceso Código Procedimiento Requisito ISO Responsable
proceso Ejecución
GESTIÓN DE Dirección Red Matriz Según
SA20200515 Elaboración de Términos de Referencia 7.4
RECURSOS Acueducto Programación
Dirección Red Matriz Según
SA20200520 Trámite, Ejecución y Control de Contratos 7.4
Acueducto Programación
Dirección Red Matriz
SA20200525 Gestión del Talento Humano 6.2 Según necesidad
Acueducto
Gestión
Dirección Red Matriz
Administrativa y SA20200530 Suministro de Información Administrativa y Financiera 7.2.3 Según necesidad
Acueducto
Financiera
Dirección Red Matriz
SA20200535 Seguimiento a Áreas Prestadoras de Servicios 7.4 Mensualmente
Acueducto
Dirección Red Matriz
SA20200540 Manejo de Correspondencia 4.2 Según necesidad
Acueducto

Gestión de Satisfacción del Cliente


8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, Todos los funcionarios que
Satisfacción del MC1535 Según necesidad
8.5 aplican el sistema
Cliente Atención al Cliente

Tratamiento de Dirección de Gestión de


MC1530 Tratamiento de No Conforme 7.5.3, 8.3, 8.4, 8.5 Según necesidad
GESTIÓN DE LA No Conforme Calidad
MEJORA Medición de Coordinador Área ejecutora
CONTINUA sistemas de MC1525 Medición de sistemas de gestión 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5 y Dirección de Gestión de Mensual
gestión Calidad
Auditorias Dirección de Gestión de Según
MC1520 Auditorias interna 8.2.2, 8.4, 8.5
internas Calidad Programación
Acciones de Dirección de Gestión de
MC1515 Acciones de Mejora 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Según necesidad
Mejora Calidad
Nombre: Elaboró:
Código: Escala: Revisó:
Ubicación Magnética: Versión: Aprobó:

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción de Cambios Versión Observaciones

3GD050504-01