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Informática Básica 9/22/2021 1

Microsoft Excel:
Tablas y Gráficas
INFORMÁTICA BÁSICA
Universidad Pontificia Bolivariana, 2021
MSc Miguel Angel Ortiz Padilla
miguel.ortizp@upb.edu.co

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Microsoft Excel:
Organizar
Ordenar datos
• Seleccionar los datos a ordenar
• Ordenar de forma rápida y sencilla: en la pestaña Datos, en el grupo
Ordenar y filtrar, seleccione el comando de ordenar alfabéticamente.
• Especificar criterios para ordenar: en la pestaña Datos, en el
grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar para mostrar la ventana
emergente Ordenar.

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Ordenar datos
• En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en
la que desea ordenar.
• En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de
fuente o Icono de celda.

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Filtrar datos
• Seleccione los datos que quiera filtrar.
• En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.
• Haga clic en la flecha del encabezado de columna para mostrar una
lista en la que pueda realizar elecciones de filtro.
• Puedes filtrar seleccionando valores o mediante búsqueda.
• Puedes filtrar datos especificando condiciones.

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Validación de Datos
Puedes usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los
valores que los usuarios escriben en una celda. Pasos para realizar
validación de datos:
1. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en
blanco.
2. Si desea agregar un título y un mensaje para la regla, seleccione la
pestaña mensaje de entrada y, a continuación, escriba un título y
un mensaje de entrada.

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Validación de Datos
Pasos para realizar validación de datos:
3. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la
celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las
celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
4. Seleccione Aceptar.
5. Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará
el mensaje emergente “Este valor no coincide con las restricciones
de validación de datos para esta celda”.

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Validación de Datos
Mira el video de este link:
https://support.office.com/es-es/article/aplicar-la-validaci%C3%B3n-de-
datos-a-celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249

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Comentarios
Para insertar un comentario, haz clic derecho en
la celda y luego en insertar comentario. Puedes
editar o eliminar el comentario.

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Formato Condicional
El formato condicional resalta
rápidamente información importante
en una hoja de cálculo.
Ejemplo:
1. Selecciona las celdas C3 hasta la C7.
2. En Inicio, selecciona Formato
condicional y luego en Nueva regla.

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Formato Condicional
Ejemplo:
3. En el cuadro de diálogo
Nueva regla de formato,
seleccionar un tipo de regla, haz
clic en “Utilice una fórmula que
determine las celdas para
aplicar formato”.

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Formato Condicional
Ejemplo:
4. En Dar formato a los valores
donde esta fórmula sea
verdadera, escriba la fórmula:
=C3>HOY().

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Formato Condicional
Ejemplo:
5. Haz clic en formato y
modifica el formato.

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Formato Condicional
Ejemplo:
Verifica que la regla que
colocaste se cumpla. En este
caso, se resaltan aquellas fechas
posteriores a la actual.

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Formato condicional
También puedes administrar las reglas que hayas colocado en el libro
(Inicio > Formato condicional > Administrar reglas…)

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Microsoft Excel:
Tablas
Tablas
Las tablas facilitan la administración y el análisis de
un grupo de datos relacionados. Color Cantidad
Una tabla puede incluir: rojo 4
• Fila de encabezado, en la cual cada columna naranja 5
tiene habilitado el filtrado para filtrar u ordenar amarillo 6
los datos rápidamente. verde 6
azul 8
• Filas con bandas, para distinguir mejor los datos. Total 29

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Tablas
Una tabla puede incluir:
• Columnas calculadas, permitiendo realizar Color Cantidad
cálculos a las celdas de una misma columna. rojo 4
• Fila de total. naranja 5
• Controlador de tamaño (aparece en la esquina amarillo 6
inferior derecha de la tabla y te permite arrastrar verde 6
la tabla hasta el tamaño que desees. azul 8
Total 29

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Tablas
Para crear una Tabla en Excel:
1. Selecciona el rango de interés. Color Cantidad
2. Clic en Inicio > Dar formato como tabla. rojo 4
3. Elije un estilo de tabla naranja 5
amarillo 6
4. En el cuadro de diálogo dar formato como
tabla, seleccione la casilla junto a mi tabla verde 6
como encabezados si desea que la primera fila azul 8
del rango sea la fila de encabezado y, a Total 29
continuación, haga clic en Aceptar.

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Tablas
Para agregar la fila de totales, debes posicionarte
sobre una de las celdas de la tabla y en la pestaña Color Cantidad
Diseño, en el grupo opciones de estilo de tabla, rojo 4
seleccionar Fila de Totales. naranja 5
amarillo 6
verde 6
azul 8
Total 29

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Microsoft Excel:
Gráficos
Gráficos de Datos
• Seleccione las celdas que contienen datos y texto para el gráfico.
• Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
• Seleccione un gráfico

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Gráficos de Datos
Gráfico de Columnas
Categorías (eje horizontal) y valores (eje vertical)
Categorías que representan:
• Rangos de valores (recuentos)
• Disposiciones de escala específicas
• Nombres que no se encuentren en orden específico
Columnas apiladas: varias series de datos y quiere destacar total

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Gráficos de Datos
Gráfico de Líneas
Datos se distribuyen de forma uniforme en el eje horizontal.
Datos continuos en el tiempo.
Son idóneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales
(meses, trimestres o ejercicios fiscales).
Funcionan mejor cuando tienen varias series de datos

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Gráficos de Datos
Gráficos Circulares
Muestran el tamaño de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos
Los puntos se muestran como porcentaje de todo el gráfico
Se utilizan cuando:
• Solo hay una serie de datos.
• Ninguno de los valores de los datos son negativos.
• Casi ninguno de los valores de sus datos son cero.
• No tiene más de siete categorías.

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Gráficos de Datos
Gráfico de Barras
Se utilizan cuando:
• Las etiquetas de eje son largas.
• Los valores que se muestran son duraciones.

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Gráficos de Datos
Para mayor información, consulta:
https://support.office.com/es-es/article/tipos-de-gr%C3%A1ficos-
disponibles-10b5a769-100d-4e41-9b0f-20df0544a683

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