Microsoft Excel: Tablas y Gráficas INFORMÁTICA BÁSICA Universidad Pontificia Bolivariana, 2021 MSc Miguel Angel Ortiz Padilla miguel.ortizp@upb.edu.co
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Microsoft Excel: Organizar Ordenar datos • Seleccionar los datos a ordenar • Ordenar de forma rápida y sencilla: en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, seleccione el comando de ordenar alfabéticamente. • Especificar criterios para ordenar: en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.
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Ordenar datos • En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar. • En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
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Filtrar datos • Seleccione los datos que quiera filtrar. • En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar. • Haga clic en la flecha del encabezado de columna para mostrar una lista en la que pueda realizar elecciones de filtro. • Puedes filtrar seleccionando valores o mediante búsqueda. • Puedes filtrar datos especificando condiciones.
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Validación de Datos Puedes usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Pasos para realizar validación de datos: 1. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco. 2. Si desea agregar un título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña mensaje de entrada y, a continuación, escriba un título y un mensaje de entrada.
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Validación de Datos Pasos para realizar validación de datos: 3. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas. 4. Seleccione Aceptar. 5. Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará el mensaje emergente “Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos para esta celda”.
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Validación de Datos Mira el video de este link: https://support.office.com/es-es/article/aplicar-la-validaci%C3%B3n-de- datos-a-celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249
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Comentarios Para insertar un comentario, haz clic derecho en la celda y luego en insertar comentario. Puedes editar o eliminar el comentario.
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Formato Condicional El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Ejemplo: 1. Selecciona las celdas C3 hasta la C7. 2. En Inicio, selecciona Formato condicional y luego en Nueva regla.
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Formato Condicional Ejemplo: 3. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccionar un tipo de regla, haz clic en “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”.
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Formato Condicional Ejemplo: 4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la fórmula: =C3>HOY().
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Formato Condicional Ejemplo: 5. Haz clic en formato y modifica el formato.
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Formato Condicional Ejemplo: Verifica que la regla que colocaste se cumpla. En este caso, se resaltan aquellas fechas posteriores a la actual.
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Formato condicional También puedes administrar las reglas que hayas colocado en el libro (Inicio > Formato condicional > Administrar reglas…)
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Microsoft Excel: Tablas Tablas Las tablas facilitan la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados. Color Cantidad Una tabla puede incluir: rojo 4 • Fila de encabezado, en la cual cada columna naranja 5 tiene habilitado el filtrado para filtrar u ordenar amarillo 6 los datos rápidamente. verde 6 azul 8 • Filas con bandas, para distinguir mejor los datos. Total 29
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Tablas Una tabla puede incluir: • Columnas calculadas, permitiendo realizar Color Cantidad cálculos a las celdas de una misma columna. rojo 4 • Fila de total. naranja 5 • Controlador de tamaño (aparece en la esquina amarillo 6 inferior derecha de la tabla y te permite arrastrar verde 6 la tabla hasta el tamaño que desees. azul 8 Total 29
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Tablas Para crear una Tabla en Excel: 1. Selecciona el rango de interés. Color Cantidad 2. Clic en Inicio > Dar formato como tabla. rojo 4 3. Elije un estilo de tabla naranja 5 amarillo 6 4. En el cuadro de diálogo dar formato como tabla, seleccione la casilla junto a mi tabla verde 6 como encabezados si desea que la primera fila azul 8 del rango sea la fila de encabezado y, a Total 29 continuación, haga clic en Aceptar.
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Tablas Para agregar la fila de totales, debes posicionarte sobre una de las celdas de la tabla y en la pestaña Color Cantidad Diseño, en el grupo opciones de estilo de tabla, rojo 4 seleccionar Fila de Totales. naranja 5 amarillo 6 verde 6 azul 8 Total 29
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Microsoft Excel: Gráficos Gráficos de Datos • Seleccione las celdas que contienen datos y texto para el gráfico. • Seleccione Insertar > Gráficos recomendados. • Seleccione un gráfico
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Gráficos de Datos Gráfico de Columnas Categorías (eje horizontal) y valores (eje vertical) Categorías que representan: • Rangos de valores (recuentos) • Disposiciones de escala específicas • Nombres que no se encuentren en orden específico Columnas apiladas: varias series de datos y quiere destacar total
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Gráficos de Datos Gráfico de Líneas Datos se distribuyen de forma uniforme en el eje horizontal. Datos continuos en el tiempo. Son idóneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales (meses, trimestres o ejercicios fiscales). Funcionan mejor cuando tienen varias series de datos
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Gráficos de Datos Gráficos Circulares Muestran el tamaño de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos Los puntos se muestran como porcentaje de todo el gráfico Se utilizan cuando: • Solo hay una serie de datos. • Ninguno de los valores de los datos son negativos. • Casi ninguno de los valores de sus datos son cero. • No tiene más de siete categorías.
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Gráficos de Datos Gráfico de Barras Se utilizan cuando: • Las etiquetas de eje son largas. • Los valores que se muestran son duraciones.
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Gráficos de Datos Para mayor información, consulta: https://support.office.com/es-es/article/tipos-de-gr%C3%A1ficos- disponibles-10b5a769-100d-4e41-9b0f-20df0544a683