UNIDAD 5

Despapelización y
digitalización
Curso: Actuaciones administrativas:
Elaboración y diligenciamiento
 ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS: ELABORACIÓN Y DILIGENCIAMIENTO

Despapelización y digitalización

En esta Unidad abordamos un tema al que hemos hecho referencia en unidades anteriores, de mucha
relevancia para la gestión administrativa y documental de la Administración Pública Nacional. Nos referimos
al uso de la tecnología de la información y las comunicaciones.

El Estado Nacional viene impulsando en todas las esferas de la actividad pública el uso de tecnologías de gestión
que brinden seguridad, eficiencia y eficacia en las diferentes gestiones que se realizan en cada área.

En el marco de la política de modernización de la Administración Pública que impulsa el Gobierno Nacional,

resultó necesario implementar en el ámbito del Sector Público Nacional la paulatina y progresiva incorporación
de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración de modo de dotarlos
de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.

Despapelizar el estado es uno de los objetivos prioritarios y estratégicos del plan de modernización. Algunas
de las acciones emprendidas por el ex Ministerio de Modernización de la Nación, actualmente Secretaría de
Gobierno de Modernización de la Jefatura de Gabinete de Ministros, para lograrlo, son las siguientes:

• Implementación del expediente electrónico;

• puesta en marcha del sistema de gestión documental electrónica;
• creación de una plataforma de trámites a distancia;
• incorporación de los trámites que se realizan en la Administración Pública a la gestión electrónica;
• creación de un nuevo portal de compras públicas.

A su vez, la despapelización de las oficinas públicas junto a la digitalización de los archivos existentes es una
de las iniciativas que sustentan la idea de Gobierno Electrónico, cuyo objetivo es simplificar los procedimientos
administrativos, así como la estandarización de los procesos y normativas, y de este modo contribuir con los
procesos de transparencia en el ámbito del estado.

En ese marco:

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La Ley Nº 25.506 de Firma Digital, sancionada en el mes de noviembre del año 2001, reconoce el empleo
de la firma digital y de la firma electrónica y su eficacia jurídica en las condiciones que la misma ley
establece.
La citada norma dispuso ya en el año 2001 que la utilización de las nuevas tecnologías se efectuara en
el ámbito interno del Estado Nacional y en relación con los administrados de acuerdo con las
condiciones reglamentariamente fijadas en cada uno de sus poderes. También dispuso que el mismo
Estado promovería el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilitara el trámite de los
expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información, seguimiento y control por
parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización. En este sentido, la ley otorgó un
decisivo impulso para implementar de manera gradual la despapelización del Estado, contribuyendo a
mejorar su gestión, facilitar el acceso de la comunidad a la información pública y posibilitar la realización
de trámites por Internet en forma segura.

Procesos de despapelización y digitalización

El proceso de despapelización implica clasificar la documentación que se tiene, seleccionar lo que vamos a
digitalizar, crear los metadatos o tesauros que vamos a utilizar para archivar y proceder a desafectar la
información que no nos sirve; luego sí se digitaliza la información seleccionada.

Pensemos también en dos situaciones distintas. Una, despapelizar toda la información que ya existe en
soporte papel; la otra, iniciar los procesos internos de la Administración Pública Nacional directamente sin
papeles, es decir electrónicamente. Hoy en día, cada nota, cada memo, cada solicitud se inicia con un escrito
hecho en la computadora, es decir digitalmente, electrónicamente; entonces ¿por qué imprimirlo e iniciar el
expediente en papel? Iniciarlo electrónicamente también es despapelizar.

La digitalización documental, consiste en convertir información en soporte papel al formato digital mediante
equipos especializados para ello: escáneres, fotografía digital, grabación digital, etc. Los materiales que se
convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones
sonoras, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.

El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales dado que muchos de los que se
digitalizan pueden ser buscados a través de bases de datos en internet.

La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos

brinda la tecnología; nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de

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una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los
microfilms.

Ahora bien, a partir del Plan de Modernización del Estado que se aprobó mediante la sanción del Decreto N°
434/2016, se impulsan las formas de gestión que requiere un Estado moderno, el desarrollo de tecnologías
aplicadas a la Administración Central y Descentralizada que acerquen al ciudadano a la gestión del Gobierno
Nacional, así como la implementación de proyectos que permitan asistir a los gobiernos provinciales y
municipales que lo requieran, y también al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

Procedimientos informatizados

El Plan de Modernización del Estado al que ya nos hemos referido, plantea entre sus ejes e instrumentos un
Plan de Tecnología y Gobierno Digital que tiene por objetivo implementar una plataforma horizontal
informática de generación de documentos y expedientes electrónicos, registros y otros contenedores, que sea
utilizada por toda la administración. El propósito es facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad
de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.

Para ello se prevén actividades específicas tales como:

1. Implementar una plataforma de gestión documental de expedientes y documentos electrónicos, y

otros contenedores en todo el sector público.

2. Implementar una plataforma de tramitación a distancia con el ciudadano sobre los sistemas de
gestión documental y expediente electrónico.

3. Implementar acciones para la generación de reportes de datos con el objetivo de contar con
información estadística.

Resta conocer cuál es la validez jurídica que otorga el sistema de gestión documental electrónica a los
documentos electrónicos firmados con Firma Digital.

En ese sentido el Decreto N° 182/2019, reglamentario de la Ley de Firma Digital N° 25.506, regula el empleo
del documento electrónico, de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica en el marco de la
Infraestructura de Firma Digital establecida por la Ley N° 25.506 y su modificatoria

Con relación a la validez legal de la firma digital, adelantamos, que claramente establece que la firma digital
de un documento electrónico satisface el requisito de certificación de firma establecido para la firma ológrafa.

Por su parte, en cuanto a la exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, conforme a la
legislación vigente en la materia, queda satisfecha con la conservación de los correspondientes documentos

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digitales firmados digitalmente. Los documentos, registros o datos electrónicos, deberán ser almacenados por
los intervinientes o por prestadores de servicios de confianza aceptados por los intervinientes, durante los
plazos establecidos en las normas específicas.

La conservación de documentos, registros o datos en formato electrónico deberá garantizar su integridad,

accesibilidad y disponibilidad.

Validez de los documentos electrónicos

La Ley Nº 25.506 de Firma Digital determina que los documentos electrónicos firmados digitalmente y
los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en
cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello,
valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación.

En ese sentido el nuevo Código Civil y Comercial de la Nación establece en su artículo 288 que la firma prueba
la autoría de la declaración de voluntad expresada en el texto al cual corresponde y que debe consistir en el
nombre del firmante o en un signo.

En cuanto a los instrumentos generados por medios electrónicos, el mismo artículo agrega que el requisito
de la firma de una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital, que asegure indubitablemente la
autoría e integridad del instrumento.

Posteriormente el Decreto N° 894/2017 reglamentario de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos,

al regular sobre las formalidades de los escritos, establece que todo documento electrónico firmado
digitalmente en el Sistema Electrónico de Gestión Documental tendrá carácter de original, y los reproducidos
en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de
acuerdo al procedimiento que establezca la normativa aplicable serán considerados originales y tendrán
idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.

Podemos decir, entonces, que en cuanto a la validez legal de los documentos electrónicos deberá
considerarse que éstos, si están firmados digitalmente, tanto como aquellos reproducidos en formato digital
firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán
considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales.

En cuanto a la exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la
conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos

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que determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan
determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción.

El Estado nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8º de la Ley 24.156,
debía promover el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por
vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado,
tendiendo a la progresiva despapelización. A tales efectos se había establecido un plazo máximo de cinco (5)
años contados a partir de la entrada en vigencia de la ley de Firma Digital, situación que no se había
cumplimentado.

La Resolución de la Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de Modernización N° 4/16

establece que los funcionarios que tramiten actos administrativos a través del sistema GDE deberán
firmar digitalmente dichos documentos.
Por su parte, la Resolución de la Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de
Modernización N° 3/16 establece que los documentos confeccionados en el GDE deberán ser firmados
digitalmente, produciendo idénticos efectos jurídicos a sus versiones impresas.

De este modo podemos afirmar que ya no caben dudas sobre la validez jurídica de los documentos
electrónicos firmados con firma digital, equiparándose tal firma en cuanto a los efectos jurídicos a los
documentos papel firmados con firma manuscrita

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Firma digital y firma electrónica

Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados

o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario
como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para
ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde
a quien la invoca acreditar su validez.

Precisamente lo que la diferencia de la firma digital es la carga de la prueba.

En caso de un litigio, corresponde al que firmó acreditar la validez de su firma, en cambio si

el firmante lo hubiera hecho con firma digital, corresponde a quien sostiene que la firma es
falsa, acreditar la carga de la prueba.

La firma digital, en cambio, es una herramienta tecnológica que permite garantizar la

autoría e integridad de los documentos digitales, permitiendo que estos gocen de una
característica que únicamente era propia de los documentos en papel.

Es un conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad

del firmante y la integridad del mensaje.

La firma digital no implica asegurar la confidencialidad del mensaje; un documento firmado digitalmente puede
ser visualizado por personas, al igual que cuando se firma holográficamente.

Es un instrumento con características técnicas y normativas, esto significa que existen procedimientos
técnicos que permiten la creación y verificación de firmas digitales, y existen documentos normativos que
respaldan el valor legal que dichas firmas poseen.

¿Qué significa garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje?

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Un mensaje enviado mediante correo electrónico firmado digitalmente, garantiza la autoría de la persona que lo
firmó como así también la posibilidad de darnos cuenta si el documento fue alterado después de la firma.

Por eso decimos que la firma digital garantiza autoría e integridad. Ya dijimos que esta herramienta es una
herramienta matemática. Si alguien hubiera modificado el mensaje, analizando el hash o también llamado
huella del mensaje, mostraría que fue alterado.

¿Por qué la firma digital no garantiza la confidencialidad del mensaje?

Si nosotros abrimos el mensaje y dejamos la computadora “abierta”, cualquier persona que pasara cerca del
monitor podría leer el mensaje. Pasaría lo mismo si dejamos sobre el escritorio un documento, si alguien pasa
por allí, podría leerlo.

Es por eso que un documento electrónico firmado digitalmente no puede garantizar su confidencialidad.

Veamos qué NO es una firma digital:

Las siguientes tecnologías no constituyen en sí una firma digital:

• Una firma manuscrita escaneada

• Una password o contraseña
• Un mail encriptado
• Algún procedimiento biométrico que dote a un documento de autenticidad únicamente
• Un documento digital que sólo garantice su integridad y no su autoría
• Un documento digital que sólo garantice su autoría y no su integridad.

El uso de la firma digital brinda seguridad en el intercambio de información crítica, permite reemplazar
documentación papel, reduce costos generales, otorga mayor velocidad de procesamiento, y mejora la calidad
del servicio.

Ahora sí, estamos en condiciones de decir que el broche final para una adecuada gestión administrativa y
documental, es el uso de la firma digital.

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En un proceso de despapelización y posterior digitalización podemos dar validez jurídica a los documentos
electrónicos que surjan de los documentos papel escaneados si son firmados digitalmente ya que nos asegura
que son copia fiel del original, o expresándonos conforme lo prevé la ley, estamos ante originales.

La guarda y conservación de los documentos digitalizados dependerá solamente del plazo de guarda que al
respecto prevea la legislación vigente en la materia.

En esta Unidad:
- Identificamos las ventajas de la gestión electrónica de la documentación
administrativa;
- Revisamos el Decreto N° 182/19, reglamentario de la Ley N° 25.506,el Decreto N°
434/2016 que aprobó el Plan de Modernización del Estado y el Decreto N° 561/16
que aprueba la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica.
- Precisamos la diferencia entre firma electrónica y firma digital.

Hemos llegado al final del desarrollo de los contenidos del Módulo. Esperamos que se hayan
cumplido sus expectativas en cuanto a los conocimientos que seleccionamos para esta
formación. Recuerde que puede consultar sobre cualquier duda que haya quedado pendiente
para asegurarse una buena producción en la actividad final.

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