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Mapa conceptual administracion documental en el entorno


laboral
administración documental en el entorno laboral (Servicio Nacional de Aprendizaje)

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Historia y evolución
de los archivos

Su origen
Se remonta al origen de la escritura suceso que se liga al
comienzo de la historia de la humanidad donde las
siguientes culturas aportaron a este surgimiento
documental.

Los egipcios, Los arcadios, sumerios


China e India y babilonios
Roma y Grecia

Estos dejaron en los templos del


clérigo inscripciones dirigidas a la Estas civilizaciones dejaron escritos Tallaban sus escritos en pieles, madera,
doctrina. testamentos y otros documentos que mármol y en tablillas de arcilla blanda
plasmaron en vestigios, madera y utilizando implementos metálicos e
mármol. instrumentos en forma de cuña.

Concepto e importancia
del archivo

Sin importar fecha, forma y material utilizado se le llama archivo a todo conjunto de documentos
acumulados en un proceso natural por una persona natural o privada, en el trascurso de su
gestión. Es por eso que todo archivo es fundamental ya que la información contenida sirve de
testimonio para tramites o incluso para encontrar información que se remonta a la creación de
dicha entidad, pueblo, empresa, ETC.
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según su ciclo Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido según su


etapa iniciando siendo un archivo de gestión, pasando a ser un archivo Según su uso
vital central y terminando siendo un archivo histórico.

*Archivo de gestión: Toda documentación Este archivo tiene se clasifica de


depositada y sujeta a consultas administrativas por
acuerdo al tiempo que se determina
toda la organización. Según la
Según su naturaleza en cada una de las etapas
*Archivo central: Es todo documento organización documentales, según requerimientos
transferido por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia y no son muy consultados pero de la organización.
siguen vigentes.
*Archivo centralizado: Cuando una sola *Archivo público: todo
*Archivo histórico: Aquí se encuentran los organización se encarga de la organización de
archivos trasferidos desde el archivo central al documento que pertenece a *Archivo activo: Compuesto por documentos
los documentos. entidades del estado.
archivo de conservación permanente. del año actual o año anteriores que se encuentran
*Archivo descentralizado: Es aquel que *Archivo privado de interés en procesos de tramitación y su consulta es
lleva cada una de la dependencias de la permanente.
público: Aquellos documentos que
organización es decir es independiente de
todo proceso archivístico.
por su valor científico, histórico, *Archivo semiactivo: Son aquellos
investigativo o cultural es de interés documentos que varían su periodo y su consulta es
*Archivo descentralizado con control público. menor.
descentralizado: Se encarga de informar *Archivo privado: Todo
lo que lleva cada dependencia y la
* Archivo inactivo: Documentos con
documento que pertenece a durabilidad perpetua que varían su conservación
responsabilidad de los documentos es del jefe personas naturales o jurídicas. de acuerdo con su disposición legal, fiscal,
de oficina.
comercial o histórica.
*Archivo descentralizado con control
centralizado: se maneja de acuerdo
con las necesidades de cada
dependencia pero a su vez lo
controlan desde archivo central.

Clases de archivos

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Cualidades DE LOS
ARCHIVOS

T
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asi
fi
canenlossi
gui
ent
es:

ECONOMICOS SIMPLES FUNCIONALES EXACTOS TECNICOS

Ahorra costos derivados del tiempo y Identifica el contenido de Permiten la operación de Su clasificación debe ser Se registra las situaciones en la
el personal empleado en la búsqueda la información de manera archivar y consultar los precisa para evitar toma de decisión del
de documentos. sencilla. documentos de manera equivocaciones. responsable, para no delegar
eficiente. equivocadamente al personal
técnico del archivo

cualidades
cordialidad Sigilo
profesional
Así como los archivos también los archivistas deben tener
ciertas cualidades que hacen que sean especiales en su labor.
De aquí se desglosan las características esenciales que deben
acompañar la acción eficaz del archivista.

concentraci
responsabilida
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Orden territorial Categorización de los


archivos

Organización del
Archivos desde Punto de vista de su jurisdicción estado
Archivo general de la
nación de competencias se clasifican en:

 Archivo general del


departamento. territorialidad
 Archivo general del
articulo9 de la ley general de
municipio.
 Archivo general del articulo8 de la ley general archivos en Colombia
distrito.
de archivos en Colombia

 Archivos de la rama
ejecutiva.
 Archivos de entidades del orden
 Archivos de la rama
nacional.
legislativa.
 Archivos de entidades del orden
 Archivos de la rama
departamental.
judicial.
 Archivos de entidades del orden
 Archivos de organismos
distrital.
de orden de control.
 Archivos de entidades del orden
 Archivos de los
metropolitano.
organismos autónomos.
 Archivos de entidades del orden
municipal.
 Archivos de entidades del orden
local.
 Archivos de las nuevas entidades
creadas por ley.
 Archivos de territorios indígenas
creados cuando la ley los
desarrolle.

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Archivador
Archivo mecánico
giratorio
Archivador
folderama facilitan búsqueda
Ubicación electrónico
consulta

Archivador Facilitan
información
horizontal Estantes

muebles Elementos de archivo

Consulta, conservación,
clasificación, historias, Estructura
teléfonos, practica metálica, Sello fijador
Archivador vertical búsqueda, localización, muebles,
versatilidad, plano.

Gancho seco o
en relieve

Papelería Cajas de archivo


Archivo rodante

planoteca

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