Unidad I.

_ Introducción a las Bases de Datos

CONTENIDO

Conceptos y diferencias entre Datos e Información.

Bases de Datos: Concepto.

Componentes de una Base de Datos:

Tablas, Formularios, Consultas, Informes y Macros

Componentes de una Tabla:

Campos. Tipos de Campos. Registros.

Sistemas Gestores de Bases de Datos: Concepto y Operaciones Básicas.

Datos e Información
No cabe duda que la información es la base de
nuestra sociedad actual. Recibimos y manejamos
volúmenes enormes de información, y la computadora
es la herramienta que nos permite almacenar y tratar
esa información.

Para poder guardar y recuperar esa información

necesitamos de un sistema de almacenamiento que
sea fiable, fácil de manejar, eficiente (que es la Base
de Datos), y de aplicaciones capaces de llevar a cabo
esa tarea y de obtener resultados a partir de la
información almacenada (que son los Gestores de
Bases de Datos).
  Antes de describir qué es una base de datos, es importante ponernos de
acuerdo sobre algunos términos que usaremos a lo largo de este módulo, como
son datos e información. Es común que estos términos se tomen incorrectamente
como sinónimos, cuando no lo son.

Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o

valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato
puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que
represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La
importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto
para convertirse en información.

Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes, que

describen sucesos o entidades.

A diferencia de los datos, la información tiene significado para quien la recibe.

Una Base de Datos toma significado cuando los datos allí almacenados nos
dan información.

Bases de Datos
Habiendo aclarado la diferencia que existe entre datos e información, vamos a
definir qué es una base de datos.

La definición formal de una Base de Datos dice que es un Conjunto exhaustivo no

redundante de datos estructurados, organizados independientemente de su
utilización y su implementación en máquinas accesibles en tiempo real y compatible
con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente. ¿Complicada
no?

De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que
un conjunto de datos relacionados, que se encuentran agrupados o estructurados.

Hay cinco modelos principales de bases de datos:

 El modelo jerárquico.
 El modelo en red.
 El modelo relacional (el más extendido hoy en día; los datos se almacenan en
tablas y se accede a ellos mediante consultas).
 El modelo de bases de datos deductivas.
 El modelo orientado a objetos.
Componentes de una Base de Datos

Si bien las Bases de Datos no son todas iguales, podemos nombrar algunos
componentes comunes:

Tablas: comprende definición de tablas, campos, relaciones e índices. Es el

componente principal de las Bases de Datos Relacionales.

Formularios: se utilizan principalmente para actualizar datos.

Consultas: se utilizan para ver, modificar y analizar datos.

Informes: se utilizan para presentar los datos en formato impreso.

Macros: conjunto de instrucciones para realizar una operación determinada.

Componentes de una Tabla

 De una manera sencilla podemos decir que una Base de Datos está compuesta
por Tablas. Y cada Tabla está formada por Campos y Registros.

Seguramente, alguna vez has visto un fichero como este:

El fichero completo sería la Base de Datos. Y cada uno de los cajones vendría a
ser una Tabla. A su vez, cada cajón tiene fichas, que serían los registros. Y en
cada ficha tiene distintos tipos de información, que serían los Campos.

Veamos ahora con más profundidad, qué son los Campos y los Registros.
Campos

 Campos: unidad básica de una base de datos. Almacenan datos simples referidos
a una entidad. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres
especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si
pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo,
permite aclarar información referida a los nombres del campo.

El tipo de campo, permite especificar el tipo de dato que cargaremos en dicho

campo. Estos datos pueden ser:

 texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255;

 memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres;
 numérico: para introducir números;
 fecha/hora: para introducir datos en formato fecha u hora;
 moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario;
 autonumérico: en este tipo de campo Access numera automáticamente el
contenido;
 si/no: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido
del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc.;
 objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.;
 hipervínculo: podemos definir un enlace a una página;
 webasistente: para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor
de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado.

Además del tipo de Dato, existe  un campo que permite identificar y localizar un
registro de manera ágil y organizada, que se llama "campo clave".

Registros
Registros: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto.
Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un registro a toda la

información sobre un individuo. Por ejemplo, en una base de datos que almacene
información de tipo agenda, un campo será el NOMBRE, otro la DIRECCIÓN...,
mientras que un registro viene a ser como la ficha en la que se recogen todos los
valores de los distintos campos para un individuo, esto es, su nombre, dirección,
etc. Y la Tabla vendría a ser el lugar que contiene todos los registros.

Los datos pueden aparecer en forma de texto, números, gráficos, sonido o video.
Normalmente las bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos, bien
los de un registro o los de una serie de registros, que cumplan una condición.
También es frecuente que se puedan ordenar los datos o realizar operaciones
sencillas, aunque para cálculos más elaborados haya que importar los datos en
una hoja de cálculo. Para facilitar la introducción de los datos en la base se suelen
utilizar formularios; también se pueden elaborar e imprimir informes sobre los
datos almacenados.

Sistemas Gestores de Bases de Datos

 Un gestor de base de datos o sistema de gestión de base de datos (SGBD o

DBMS) es un software que permite introducir, organizar y recuperar la información
de las bases de datos; en definitiva, administrarlas.

El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de

manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que
posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.

Algunas operaciones básicas que podemos realizar con un gestor de bases de

datos son:

 crear una base de datos,

 introducir datos en una base de datos,
 modificar información existente,
 eliminar información de la base de datos,
 buscar un dato en concreto,
 clasificar los registros de la base de datos,
 copiar el contenido de una base de datos en otra,
 realizar consultas sobre el contenido de una base de datos,
 realizar cálculos basándose en el contenido de una base de datos,
 imprimir los datos existentes,
 eliminar una base de datos,
 asignar nombre a una base de datos.