CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÒN

GUATEMALA ORIENTE

El presente capitulo se refiere a los antecedentes históricos que conforman la creación de la

Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente, así mismo los objetivos,

misión, visión, funciones, políticas, estructura organizacional, cobertura geográfica, marco

legal y beneficios que provee a la población estudiantil por medio de los programas de

apoyo que se encuentran regidos por leyes y políticas, específicamente al Programa de

Alimentación Escolar.

Antecedente Históricos

Dadas las características del departamento de Guatemala, la Dirección Departamental

Guatemala Oriente fue creada como parte de la política educativa de descentralización y

con el fin de lograr la mayor eficacia de la prestación de servicios de la comunidad

educativa de la región Oriente del Departamento que corresponde a los Municipios de

Santa Catarina Pinula, San José Pinula, Fraijanes y Villa Canales del Departamento de

Guatemala como las zonas 5, 9, 10, 13, 14, 15 y 16 de la Ciudad de Guatemala.

El 7 de agosto del año 2008 se publica el Acuerdo Ministerial No. 1291-2008 que se

establece las Normas de Organización interna de las Direcciones Departamentales de

Educación. La Dirección inicio su funcionamiento en su cede de la zona 10 el 2 de enero

del 2009. Para el 2 de febrero del mismo año se presentó a laborar finalmente el personal de

sus tres subdirecciones.

A la fecha la Dirección Departamental ha establecido una relación estrecha de apoyo y

coordinación con la comunidad Educativa y las autoridades locales, lo que ha permitido

impulsar las políticas educativas del Ministerio de Educación.[CITATION DID19 \l 2058 ].

Misión

Ser una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz generadora de oportunidades de

enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las

oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor.

[ CITATION DID19 \l 2058 ]

Visión

Formar ciudadanos de carácter, capaces de aprender por si mismos, orgullosos de ser

guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y

convicciones que fundamentan su conducta.[ CITATION DID19 \l 2058 ]

Objetivos de la Dirección Departamental Guatemala Oriente

Los objetivos que se pretenden alcanzar en la Dirección Departamental de Educación

Guatemala Oriente. Planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, programas y

estrategias educativas nacionales del Ministerio de Educación, de acuerdo con las

características geográficas, demográficas, socioculturales de la región Guatemala Oriente.

[ CITATION DID19 \l 2058 ]

Funciones

Las funciones que corresponden a las Direcciones Departamentales de Educación se

encuentran establecidas en el artículo 2o del Acuerdo Gubernativo No.165-96 de fecha 21

de mayo de 1996 estableciendo lo siguiente:

a) Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito

departamental correspondiente adaptándolas a las características y necesidades de su

jurisdicción.

b) Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la

identificación de las necesidades locales.

c) Programar los recursos funcionarios, materiales y humanos necesarios para el

cumplimiento de los planes y programas educativos departamentales.

d) Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física

educativa y velar por su adecuada ejecución.

e) Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas que

funciona en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura educativa, el

mejoramiento de la calidad de la educación y la eficiencia administrativa.

f) Llevar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y entrega de los bienes

objeto de los programas de apoyo establecidos por el Ministro de Educación.

g) Ejecutar o coordinar las acciones de educación, desarrollo y evaluación curricular de

conformidad con las políticas educativas nacionales vigentes y según las características y
necesidades locales.

h) Evaluar la calidad de educación y rendimiento escolar en el departamento

correspondiente y apoyar acciones en esta materia dirigidas por el nivel central del

Ministerio.

i) Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otro bajo su

jurisdicción.

j) Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas

departamentales y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o

nacional.

k) Efectuar o supervisar la ejecución de las acciones y evaluaciones institucionales para

fortalecer la legislación técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito

departamental.

l) Formular el anteproyecto de presupuesto de conformidad con las políticas, normas y

lineamientos dictados por el nivel central del Ministerio.

m) Apoyar al proceso de reclutamiento, selección y propuesta de un nombramiento de

personal, de conformidad con el marco legal vigente de las normas y lineamientos dictados

por el nivel central del Ministerio.

n) Designar al personal interno, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas;

aplicar los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones del personal,
cuando corresponda de conformidad de la ley, todo al tenor de los lineamientos

establecidos por el Ministerio de Educación y lo que establezcan las disposiciones legales.

o) Ejecutar y verificar el cumplimiento de las acciones de administración escolar

relacionadas

con los horarios y calendarios escolares, uso de las instalaciones y edificios educativos,

cumplimiento de disposiciones disciplinarias, cumplimiento de jornadas de trabajo y todas

aquellas funciones que correspondan a la adecuada prestación de los servicios; en su

jurisdicción, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y supervisar su

funcionamiento y calidad de la educación que imparten.

p) Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su

Departamento y elaborar los informes correspondientes.

q) Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes a las

carreras del Ciclo de Educación Diversificada.

r) Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y modalidades

en su jurisdicción.

s) Llevar a cabo el proceso de recolección, procesamiento y análisis de la información

educativa a nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para

orientar la toma de decisiones.

t) Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su

jurisdicción, promoviendo la participación de organizaciones gubernamentales y no

gubernamentales.

u) Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para la

realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción.

v) Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisar programas de

educación bilingüe intercultural.

w) Ejecutar otras funciones que correspondan de conformidad con las responsabilidades

que le conciernen en el nivel departamental.[ CITATION Min96 \l 2058 ]

Recursos Humanos

Definición: Las principales atribuciones de la Unidad de Recursos Humanos son planificar,

coordinar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades y procesos de

recursos humanos, de conformidad con las políticas, lineamientos y disposiciones legales

en la materia. Es llevar el control del personal administrativo y operativo de las diferentes

unidades que componen la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente,

emite convocatorias y coordina con los representantes de la Asamblea de Maestros para

realizar proceso de selección, contratación, y capacitación de los maestros del reglón 011 y

022.

Funciones
Según el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Dirección Departamental de

Educación Oriente sus funciones son las siguientes:

1. Administrar eficientemente el funcionamiento de la Unidad de Recursos Humanos,

mediante la aplicación del proceso administrativo (planeación, organización, integración,

dirección y control).

2. Asesorar al Director Departamental en asuntos relacionados a Recursos Humanos.

3. Conocer y ejecutar las leyes relacionadas con la administración de personal

especialmente las disposiciones legales emanadas del Ministerio de Educación

Departamental Oriente.

4. Conocer y efectuar los procesos administrativos de la Unidad de Recursos

Humanos.

5. Velar por el cumplimiento del régimen disciplinario requerido en cada caso para el

personal docente y administrativo de Recursos Humanos.

6. Capacitar y asesorar al personal bajo su autoridad, con el objetivo de procurar la

mejora continua de los procesos que en la Unidad se realicen y el cumplimiento adecuado.

7. Coordinar con el Director Departamental la realización de programas y proyectos de

Recursos Humanos.

8. Mantener actualizados los registros de personal activo en el departamento de

selección.

9. Monitorear, dar seguimiento y evaluar la ejecución de los procesos de Recursos

Humanos.

10. Elaborar los informes técnicos de las intervenciones a que tuviera lugar la Unidad

departamental.

11. Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos las capacitaciones para el

personal administrativo, así como, programas de incentivos y beneficios para el personal

administrativo.
12. Trabajar juntamente con la Dirección de Recursos Humanos la evaluación del

desempeño de personal administrativo.

FUNCIONES, ORGANIZACIÓN Y PUESTOS

El cuestionario de evaluación, ejecución de reclutamiento contiene la estructura

organizacional de las Direcciones Departamentales, sus funciones básicas generales, así

como la organización y funciones de las áreas que la conforman.

Este manual se enmarca en acuerdos autorizados por el Ministerio de Educación de

Guatemala y tiene como objetivo esencial planificar, dirigir y coordinar el cumplimiento

del manual y los objetivos señalados para el efecto según las normas de organización.

Funciones:

1. Revisar y analizar las propuestas de personal docente y administrativo, para

garantizar que satisfagan los requisitos mínimos legales, técnicos y administrativos,

establecidos por ONSEC y verificar que la calificación otorgada por el lado esté

correcta.

2. Elaborar conocimientos y providencias de expedientes que son devueltos al jurado

nacional previo registro en el sistema y llevar el control correspondiente.

3. Verificar que los expedientes contengan los requisitos legales, técnicos y

administrativos establecidos en la convocatoria y complementa información de los

expedientes de docentes cuando sea de índole administrativo.

 4. Verificar en el sistema de nómina del ministerio de finanzas, códigos de

establecimientos contra la información consignada en las propuestas de

convocatoria.

5. Ingresar datos en el control de bancos de elegibles y en el sistema de control de

contratos.

6. Recibir y controlar los documentos y expedientes para elaboración de contratos.

7. Revisar en el sistema estatus de las partidas, así como puestos y especialidad

8. Establecer procedimientos de contratación o recisión.

9. Reportar mensualmente las correcciones en la nómina de sueldo.

10. Trasladar acuerdo provisional o contrato a asesoría legal.

Evaluación de control interno:

De acuerdo con la evaluación realizada al jefe de reclutamiento y selección de evaluación

para evaluar el proceso de Reclutamiento de Recursos Humanos se logró adquirir la

información para verificar el cumplimiento y veracidad del manual de funciones,

organizaciones y puestos del código DES-MAN-07A.

Los aspecto que si se toman en cuenta es la verificación los datos de los expedientes,

tomando como base los objetivos, políticas y estrategias revisando de forma detallada que

los documentos sean los necesarios para el reclutamiento y selección del personal, así

mismo corroborando que los documentos llenen los requisitos según la especialidad del
puesto asesorando así la solicitud de documentación para el proceso de reclutamiento

según el tipo que corresponde ya sea A, B o C.

Se atienden las consultas que formulen las personas interesadas respecto a la

documentación y se valúa que los documentos contengan los requisitos legales, técnicos y

administrativos que se solicita llevando un control interno para verificar la veracidad de los

documentos recibidos con la ayuda de asesoría previo a la recepción de los documentos

para el cumplimiento adecuado de la solicitud.

Cabe mencionar que no se coordina con el jefe de reclutamiento y selección de actividades

para orientar y fortalecer el proceso en forma técnica y profesional.

Evaluación de Desempeño

El sistema de evaluación del desempeño se fundamenta en la Ley de Servicio Civil y en el

interés institucional de conocer el desempeño y la contribución del trabajador en los

procesos laborales.

El sistema de evaluación del desempeño debe ser flexible y adaptable a los diferentes

niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la situación del individuo y al

mismo tiempo, lo suficientemente simple para ser comprendido y aplicado por todos los

usuarios.

La retroalimentación efectiva del desempeño es una herramienta motivacional y a la vez,

una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y de la institución.

a) Funciones
1. Orientar a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su trabajo, para que

ese cumpla las expectativas del ministerio.

2. Propiciar el establecimiento de incentivos no salariales, destinados a satisfacer las

expectativas y aumentar el grado de motivación de los trabajadores.

3. Determinar necesidades de capacitación y desarrollo de personal, por medio de los

resultados obtenidos.

4. Sustentar criterios de reubicación de los trabajadores para la mejor utilización de sus

conocimientos, destrezas, habilidades y potencialidades.

5. Formular y sustentar políticas que eviten la salida de los mejores trabajadores de la

institución.

6. Proponer la metodología, diseñar el procedimiento y los instrumentos establecidos los

indicadores claves para medir el desempeño del sistema.

7. Generar listado de los trabajadores por Dependencia, a los que se le aplicara la

evaluación anual.

8. Aplicar los instrumentos de evaluación del desempeño y envía al departamento de

capacitación y evaluación del desempeño a la DIREH, las evaluaciones completas, para que

estas a su vez se verifique la objetividad de esta y califique dicha evaluación.

9. Brindar asesoría y seguimiento a los diferentes planes de mejora para asegurar su

cumplimiento y/o tomar acciones en caso de incumplimiento.

b) Evaluación del control interno

En base a los resultados obtenidos en la evaluación, se procedió a verificar el instructivo de

procedimiento denominado RHA-INS-10 “Evaluación de Desempeño”, en el cual se

determino que cumplen con los requerimientos del formulario , aplicando las metodologías

convenientes para la evaluación del personal de las diferentes aéreas de la dirección

departamental de Oriente; así mismo el analista de capacitación y evaluación junto con el

coordinador de recursos humanos, traslada los respectivos formularios electrónicos a los

jefes inmediatos que aplicara a su personal a cargo. Los formularios son enviados a través

de cada jefe inmediato al departamento de capacitación y evaluación del desempeño de la

DIREH, para su respectiva evaluación. Finalmente se traslada un oficio sobre los resultados

obtenidos en la evaluación al Jefe Inmediato para que este elabore planes de acción de

mejora en caso de que los resultados reflejen un desempeño muy debajo de lo esperado. Las

acciones de mejora son autorizadas por los directores para su seguimiento y mejora, y en

caso de incumplimiento, el coordinador de capacitación y evaluación de desempeño

ejecutara acciones que considere necesarias.

PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

Ante la necesidad de cubrir un puesto vacante se lleva a cabo una convocatoria interna del

reglón “011” o “022”, mediante los diferentes medios establecidos, de acuerdo con los

diferentes niveles administrativos, y de no encontrar al candidato idóneo, se declarará

desierto, por lo que se iniciará otra apertura para una convocatoria externa, el cual contará

con el mismo número de días que contiene la convocatoria interna (5 días).

Funciones:

• Determinar la necesidad de ocupar una plaza vacante.

• Determinar tipo de convocatoria

• Tramite del visto bueno para la publicación de convocatorias

• Generar requisición de personal

• Creación y registro de convocatorias

• Publicación y cierre de convocatorias

• Recepción de expedientes

• Realizar preselección

• Elaboración de acta de convocatoria

• Análisis de expediente y evaluación al candidato

• Elaboración de acta e informe

• Solicita calificación a ONSEC

• Notificación de elegibilidad

• Elección de candidato

• Traslado de expediente

• Adjudicación de puesto

Evaluación de control interno

No se logró obtener información para verificar el del cumplimiento del Manual de

Procedimientos de Reclutamiento y Selección de Personal Administrativo RHU-PRO-01,

mediante un checklist proporcionado por estudiantes, debido a que, encargados del área
estaban en juntas de trabajo, y uno se reportó enfermo, por lo que, el único documento que

se proporciono es un proceso de selección interna, donde especifica las funciones del

puesto, así como los requisitos y características para el candidato.

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

Manual de Procedimientos de contratación de personal administrativo RHU-PRO-03

El procedimiento para la contratación de personal administrativo de reglones

presupuestación “011 permanente” y “022 personal por contrato”, se realiza en base a una

metodología proporcionada por la oficina de servicio civil, con el propósito de facilitar el

proceso, agilizar el procedimiento de dotación de personal.

Funciones:

• Recibir documentación del departamento de reclutamiento y selección de personal

de la Subdirección de Dotación de personal.

• Analizar la documentación

• Generar contrato mediante el uso del sistema e-SIRH

• Gestionar firma de contrato

• Generar acuerdo 011 o 022

• Conformar y revisar el expediente para firma de acuerdo

Evaluación de control interno

No se logró obtener información para verificar el cumplimiento del manual de

procedimientos de contratación de personal administrativo, mediante un checklist

proporcionado por estudiantes, debido a que, encargados del área estaban en juntas de

trabajo, y uno se reportó enfermo.

Deficiencias

En base los resultados obtenidos de la evaluación a los procedimientos establecidos para el

área de recursos humanos, se encuentra la siguiente deficiencia, específicamente en el

proceso de reclutamiento de personal:

1. No se coordina con el jefe de reclutamiento y selección de actividades para orientar

y fortalecer el proceso de contratación de personal en forma técnica y profesional,

de acuerdo a las funciones asignadas en el manual de funciones, organización y

puestos DES-MAN-07A.

Conclusión

En la evaluación de control interno del área de reclutamiento y selección de personal de

recursos humanos, se determino que no se coordina con el jefe de reclutamiento y

selección, la manera de fortalecer el proceso de una manera más técnica y profesional,

procedimiento que se debe cumplir en base al manual DES-MAN-07A. Manual de

funciones.

Recomendación

Se recomienda al asistente de reclutamiento y selección, junto con el jefe de reclutamiento

y selección de personal, analizar las formas de mejorar el proceso de reclutamiento del

personal, con el objetivo de que la selección que se realice, este basada en estándares mas

técnicos y profesionales, dotando de recurso humano de buena trayectoria.