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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA:
ENSAYO "IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS"

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA


SILVIA FERNANDA MARTINEZ RUEDA
ARAUCA, ARAUCA
2021
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INTRODUCCIÓN

Este ensayo se centra en la importancia de los archivos, en el cual se plasmará la


importancia de los archivos en términos de origen, evolución, calidad, clasificación,
categorización y aplicación de los archivos en el entorno actual.

La importancia de los archivos se remonta al origen de la escritura. Es decir, desde los


inicios de la humanidad, el único significado de la palabra nos ha mostrado su importancia
(la palabra archivo proviene del latín Archivium, la palabra proviene del griego Archeión,
que significa comienzo, origen), lo que nos muestra Su importancia Desde que los archivos
recogen, preservan y difunden la información que en ellos se registra, el ser humano viene
realizando un desarrollo cultural, social, político y científico. Esta es la importancia de los
documentos que creemos constituyen una parte importante de una empresa, entidad pública
o privada, o recursos de información nacional, porque los documentos expresan el
desarrollo histórico de sus funciones y actividades de una manera única. Su importancia se
puede entender a partir de su valor: gestión e investigación.

ARGUMENTACION

Los archivos son la base de la cultura humana, la sociedad, la política y el desarrollo


científico. También representan la preservación de documentos y la consulta de
información. En la actualidad, debido a que los medios tecnológicos pueden brindarle más
métodos de información, los archivos son poderosos y fáciles de usar.

Los primeros archivos aparecen durante el primer período imperial. Son herramientas para
controlar la población y la riqueza. Los archivos tienen principalmente tres funciones
importantes, a saber, colección, preservación y servicio. En el proceso de evolución, la
información puede estar contenida en archivos de papel o de cualquier otro tamaño: medios
legibles o sistemas operativos. Los archivos son una parte importante de los recursos de
información. Los archivos muestran el desarrollo histórico, las funciones, actividades, las
funciones de su misión y formato original.

Su importancia radica en su valor: desarrollo administrativo, de investigación, comunitario,


económico, social, científico y tecnológico, recopilación, preservación y difusión de
documentos, entidades, grupos o individuos en función de la información que genera o
recibe del registro de la actividad que ejecuta. Documentos creados por personas e
instituciones en el desempeño de tareas. Para fines personales, cualquier entidad o empresa
debe muchas veces recurrir a documentos que ha producido o recibido, verificar pendientes,
realizar investigaciones, tomar decisiones y realizar trámites Responder a los
requerimientos de la ley, orden administrativa o financiera, o a solicitud de las personas.
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La calidad de los archivos está relacionada con las ventajas que el sistema brinda a la
organización, por lo que la correcta implementación del sistema puede incrementar la
competitividad al brindar herramientas sustentables para la información generada, la cual es
un valioso legado de conocimiento institucional.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Debe estar relacionado con las ventajas que el sistema brinda a la organización, por lo que
su correcta implementación aumenta la competitividad al brindar herramientas sustentables
para la información generada, la cual es un valioso legado de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen el expediente.

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso

Archivo activo: Teniendo en cuenta la relevancia de las fechas, la creación o modificación de


información, son lo que la gente suele ver. Se consideran importantes

Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser relevante, pero sus consultas son
poco frecuentes, es decir, son documentos que contienen información importante pero que
no se cumplen todos los días.

Archivos históricos o permanentes: Contiene información importante y está dando forma a


tu historia. Se denomina archivo inactivo porque el volumen de consultas es muy bajo.
Además, también contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país.
PARA SU ORGANIZACIÓN

Otra variable que define la clasificación de los documentos es la organización y gestión de


la información elegida por la empresa, si esta información es centralizada, descentralizada o
control central descentralizado

Centralizada
Son archivos que se pueden colocar en una sola estructura, es decir, departamentos que
publican documentos sin intermediario, todos estos archivos se almacenan en un solo
organizador para que se puedan colocar fácilmente en un solo espacio
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento administre sus propios
archivos, es decir, de acuerdo con este sistema, cada departamento podrá organizar, crear y
mantener la seguridad de los documentos que crea y modifica, y es responsable de la
seguridad y comunicación de los documentos
Descentralizado con control central
Es una combinación de los dos sistemas anteriores. El proceso de documentación está
centralizado. La información gira allí. La diferencia es que cada carta solo guarda una copia
de la carta distribuida, que por lo general se puede destruir cada año porque están ubicadas
en el archivo central.

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica según el tiempo asignado a cada etapa, que se explica a


continuación:
Archivo de gestión: Todos los documentos se almacenan y toda la organización requiere
consulta administrativa.
Archivo central: Es una agrupación de documentos transferidos por diferentes archivos de
gestión de diversas instituciones, sus consultas no son tan frecuentes, pero siguen siendo
efectivas.
Archivo histórico: Estos documentos se transfieren de los Archivos centrales a los Archivos
protegidos permanentemente.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS


se clasifican en:

A. Archivo general de la nación


B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas son actualmente de
gran utilidad para satisfacer diversas necesidades en la búsqueda de archivos, además de
adaptarse a la modificación de la creación, evaluación y selección, preservación, acceso y
uso de documentos.

Los documentos de archivo más importantes son aquellos que se reflejan como evidencia
histórica y han sido cuidadosamente procesados para conservar sus derechos de
preservación.

CONCLUSIONES

Los archivos son la base del desarrollo humano cultural, social, político y científico, y son
la historia de las entidades públicas o privadas o del estado para preservar los documentos.

El documento es completamente funcional, fácil de usar y consultar, el documento conserva


la información veraz.

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