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Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Alexander Castaño Echeverry

Noviembre 2020

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Gestión Logística

Ficha 2075288
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Resumen

Este documento pretende identificar las herramientas o sistemas de planificación de

recursos empresariales que permiten gestionar la información en una organización.

Existen diferentes tipos de ERP importantes e imprescindibles para conseguir los

objetivos según la utilidad y las necesidades que presente la empresa y el campo en el

cual desempeñe sus funciones. Es importante aclarar que todas estas plataformas

permiten no solo mejorar tiempo, sino también, agilizar la toma de decisiones y encontrar

un consolidado de información en tiempo real que permita tener funcionalidad de los

procesos desde cualquier lugar.

Así mismo, se debe tener en cuenta que este tipo de software se crea con el fin de que

la empresa se adapte a él y no al contrario puesto que podría tener costos más elevados el

implementar y crear un software que se adapte a la empresa según su particularidad.

Por último, se presenta el software útil para la compañía escogida que presta los

servicios en cada una de las áreas de la compañía, módulo de inventarios, facturación,

cartera, contabilidad, compras, entre otros.

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Contenido
Actividad de aprendizaje 7..........................................................................................................................4
Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”................................................4
Áreas de la empresa, los procesos y su relación con el flujo de información..............................................5
Necesidades presentes en los sistemas de información de la empresa......................................................7
Software que apoya en cada una de las áreas de la empresa.....................................................................8
Descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto..............................................13
Plataforma DMR: Este servicio se encuentra soportado bajo un excelente canal de conexión a Internet y
con un operador celular, garantizando una conectividad permanente al cliente.....................................14
Informe......................................................................................................................................................15
Conclusión.................................................................................................................................................18
Bibliografía................................................................................................................................................19
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Listado de imágenes

Imagen 1 Proceso de copras........................................................................................................................9

Imagen 2 Proceso de recibo.......................................................................................................................10
Imagen 3 Ingreso de facturas.....................................................................................................................10
Imagen 4 Pedido por punto de venta..........................................................................................................11
Imagen 5 Separado de mercancia..............................................................................................................11
Imagen 6 Revisión.....................................................................................................................................12
Imagen 7 Gps............................................................................................................................................12

Listado de tablas

Tabla 1 Distribución por área......................................................................................................................7

Tabla 2 Áreas y Software............................................................................................................................9
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Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Para una empresa es necesario contar con herramientas que permitan administrar de manera

efectiva el flujo de información dentro de cada uno de los eslabones de la cadena de producción

y abastecimiento. Por ende, en esta evidencia debe elaborar un informe acerca de las plataformas

informáticas requeridas por una empresa para el manejo de clientes, eslabones de la cadena,

datos, procesos y usuarios. En el informe debe determinar el software necesario para cubrir las

necesidades de la empresa, incluyendo software de simulación.

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Áreas de la empresa, los procesos y su relación con el flujo de información

Ilustración 1 Organigrama

Ilustración 2 Flujo de información

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Tabla 1 Distribución por área

Distribución por Área Proceso

Gerencial  Mantener en operación la compañía.
 Implementación de estrategias
generales para la operatividad.
Administrativos  Implementar el sistema de calidad.
 Realizar estrategias de mercadeo.
 Auditorías internas.
 Procesos de selección.
 Gestión contable.
 Informes generales.
 Compras y actualización de inventarios.
 Geo localización de vehículos.
Operacional  Cargue y Descargue.
 Conducción de vehículos.
 Separado y Organización de mercancia.
 Atención al cliente.
 Facturación en caja.
 Servicios generales.
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Necesidades presentes en los sistemas de información de la empresa

Según la revisión del sistema de información de la empresa, surgen las siguientes

necesidades:

 Aunque la organización cuenta con un sistema de Geo localización de los

vehículos que transportan la, este no se encuentra inmerso en el software general

logístico. También se percibe que no hay un control estadístico de los movimientos

vehiculares periódicamente.

 Se debe realizar una programación sujeta a los tiempos de descargue del

proveedor en la cual se incluya fecha de entrega, hora, cantidad y peso, adicional a la

orden de compra.

 La información recopilada por vehículo debe ser verificada periódicamente he

implementar planes de acción para cada uno de ellos en cuanto a mantenimientos,

revisión de documentos legales etc. Además de implementar un software real que permita

llevar a cabo esta tarea.

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Software que apoya en cada una de las áreas de la empresa

Tabla 2 Áreas y Software

Áreas de la empresa Software implementado

Gerencial  Intranet
 Vision y Fortuner
Administrativos  Intranet
 Vision y Fortuner
 Plataforma DMR para verificación GPS
Operacional  Fortuner

Proceso de compras

Imagen 1 Proceso de copras

Proceso de Recibo
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Imagen 2 Proceso de recibo

Ingreso de Facturas

Imagen 3 Ingreso de facturas

Pedidos por punto de venta

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Imagen 4 Pedido por punto de venta

Recolección y separado de mercancia

Imagen 5 Separado de mercancia

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Revisión de separado

Imagen 6 Revisión
DMR GPS Mobile movilidad de vehículos propios.

Imagen 7 Gps
Despacho de mercancia
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Se realiza un formato llamado planilla de cargue de forma manual, donde va depositada la

información de hora de salida y llegada al punto de venta, de números de documentos de forma

ordenada de las salidas por traslado generadas para el punto de venta, el número de sello de

seguridad y el nombre del conductor quien transporta la mercancia.

Descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto

Vision: Vision es un sistema ERP, diseñado para el control de los flujos de información

generados por la empresa, con el fin de integrar en una sola aplicación los movimientos que se

producen en las diferentes acciones del diario proceder de la organización.

El sistema vision cuenta con los módulos de inventarios, facturación, cartera, cuentas por

pagar, bancos, contabilidad, compras, nómina, punto de venta, administrador pos, producción,

hotelero, parqueadero, concesionarios y taller, inmobiliarias y monitor gerencial, que a lo largo

de un poco más de 20 años se ha ido perfeccionando por medio del conocimiento organizacional

de dsi s.a. y los ajustes oportunamente propuestos por nuestros diversos.

Fortuner: El sistema Fortuner es una herramienta de utilidad para empresas de tamaño

superior a 20 usuarios en operación concurrente sobre el aplicativo, ya que la integración con el

motor de bases de datos advantage database server, permite mantener la integridad de la

información con acceso único a la base de datos.

Permite además, por poseer arquitectura más moderna, contar con mayor conectividad a nivel

informático, como adquirir desarrollos web y móviles que le brinden acceso a la base de datos

del sistema y obtener la información necesaria para consultas, reportes, toma de pedidos web y

móviles, tienda virtual entre otras.

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Intranet: Red informática que utiliza tecnología del protocolo de internet  para compartir

información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización. Suele

ser interna, en vez de pública como internet, por lo que solo los miembros de esta organización

tienen acceso a ella.

Plataforma DMR: Este servicio se encuentra soportado bajo un excelente canal de conexión a

Internet y con un operador celular, garantizando una conectividad permanente al cliente.

Los usuarios pueden acceder al portal Web, para observar todos los reportes enviados en

tiempo real por las unidades a través de la red GPS.

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Informe
Hoy en día la globalización internacional de los mercados ha hecho que para todas las

empresas sea necesario adaptarse a los cambios, en especial a la utilización de las tecnologías

que cada vez avanzan más y que por ende obligan a la transformación de los procesos tanto al

interior como al exterior de las mismas. Se cambiaron los modelos clásicos que pretendían

consolidar toda la información de forma tradicional, sin fundamentos ni lineamientos a hoy

estandarizar los procesos y centralizarlos en un sistema que permite la mejora continua de los

mismos mediante plataformas tecnológicas que pueden ser utilizadas desde cualquier parte del

mundo simplemente con tener conexión a internet y que además permite la interacción en todas

las áreas de forma dinámica.

Los sistemas de información o software implementados en los procesos de gestión logística

son de suma importancia dentro de todo el ámbito organizacional puesto que dará orden y

estrategias direccionadas a todos y cada uno de los procesos en general, adentrándose en cada

una de las áreas y pretende mejorar cada una de ellas en cuanto a tiempos, y formas de manejo

como por ejemplo, la cadena de suministros, el almacenamiento, tema de inventarios, entradas y

salidas del stock, pedidos, compras, movimientos contables y en general.

Para adentrarse más en el tema, la empresa que tomé como ejemplo es una cadena de

supermercados el cual utiliza un software llamado Fortuner que abarca todas las áreas y además

apoya la integración de los puntos de venta que en total suma 15 y de todas las centrales entre las

cuales esta, la central de distribución de abarrotes, central de fruver, central de panadería, central

de procesos cárnicos, central de medicamentos y central de domicilios.

El software Fortuner ofrece funcionalidades específicas para empresas de gran tamaño, la

integración de las diferentes sucursales o seccionales de la organización y los reportes y

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consultas específicos para convertir en algo simple la toma de decisiones tanto para el ámbito

administrativo como también para el gerencial gracias a la información que es suministrada por

el sistema.

Fortuner permite además, por poseer arquitectura más moderna, contar con mayor conectividad a

nivel informático, como adquirir desarrollos web y móviles que le brinden acceso a la base de

datos del sistema y obtener la información necesaria para consultas, reportes, toma de pedidos

web y móviles, tienda virtual entre otras.

Además, el sistema permite que al momento del ingreso de mercancia se pueda verificar las

órdenes de compra, y se pueda también realizar una evaluación y un seguimiento al proveedor

teniendo en cuenta el cumplimiento de las citas pactadas, la calidad de la mercancia que

transporta y permite realizar un reporte de novedades; así mismo, permite evaluar clientes en

cuanto a la forma de realizar pedidos y el tiempo en que lo hace, cumplimiento de fechas y

horarios, también los tiempos de pago y la continuidad para generar órdenes de compra, todo

esto con el fin de cumplir al cliente y generar un orden que garantice la responsabilidad tanto de

la empresa con ellos como también de ellos con la empresa.

Finalmente, este sistema permite en tiempo real revisar las cantidades de cierto producto, la

rotación del mismo, la última fecha de ingreso y de retiro, codificar internamente cada uno de

ellos y llevar un registro en cuanto al tipo de producto, descripción, código de barras, proveedor,

tipo de documento realizado para este, como la fecha de facturación conocida como FC, las

salidas y entradas por traslado entre puntos de venta y centrales que se conoce como ST y ET

respectivamente, devoluciones a proveedor que son las DP y dentro de los campos en el sistema
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se puede especificar el motivo dentro del cuadro de observaciones. También existen otros tipos

de documentos que son más puntuales para cada área como por ejemplo el traslado de mercancia

entre bodegas SE (Salida por embarque de mercancía entre bodegas), bajas pos uso interno o por

averías por las cuales el proveedor no responde SB (Salida por baja); entre otros.
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Conclusión
Todo el sistema que implementa la compañía para llevar a cabo las actividades cotidianas

incide en el mejoramiento del plan maestro de logística internacional, permitiendo estar a la

vanguardia en procedimientos tecnológicos, a través de herramientas ofimáticas que fácilmente

se pueden interrelacionar.

Esta tendencia hacia la centralización de la información reduce costos y tiempos, proporciona

un crecimiento considerable en participación en el mercado a través de la productividad

generada, incrementado la oferta y demanda, generando control para todas las actividades

desarrolladas en cada eslabón de la cadena, permitiendo evaluar los procesos y permitiendo

tomar las mejores decisiones en cada procedimiento.

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Bibliografía
Baena, G. p. (2015). Planeacion Prospectiva Estrategica. Teorias, Metodologias y Buenas Practicas en
America Latina. Mexico DF, Ciudad de Mexico, Mexico .

ingenioempresa.com. (s.f.). Recuperado el Noviembre de 2020, de http://ingenioempresa.com/

www.mercaldas.com. (s.f.). Recuperado el Noviembre de 2020, de www.mercaldas.com