1.

¿En qué consiste la función administrativa de organización, y que es

Organización como ente social?

La función administrativa de la organización se refiere al acto de organizar,

integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización;
establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno; en pocas
palabras, se identifica con el concepto de diseño organizativo donde se realizan
todas aquellas actividades necesarias para configurar una estructura organizativa
eficiente. La función administrativa de organización es la parte de la administración
que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las
personas de una empresa, en el sentido de asegurar que se asignan todas las
tareas para lograr los objetivos y que se eligen las personas adecuadas para
realizarlas.

“Toda actividad humana organizada –desde la alfarería hasta poner a un hombre

en la luna- procede de dos requerimientos fundamentales y opuestos: la división
del trabajo en tareas diversas, y la coordinación de estas tareas para realizar la
actividad realizada. La estructura de la organización puede ser definida
simplemente como la manera en la que el trabajo se divide en distintas tareas y se
logra la coordinación entre ellas”. Mintzberg, 1983.

Una organización como ente social es denominada así porque está constituida por
personas creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos
mediante el trabajo humano y recursos materiales, poseedora de una estructura, y
ubicada en un medio o marco de condiciones históricas concretas que influyen en
su desenvolvimiento. La organización como ente social sigue en su continua
ebullición de crecimiento, renovación, cambio y adaptación. Los seres
evolucionan, las organizaciones, igual. Eso sí la base en la que, en un principio,
posiblemente en la primera agrupación tribal de un grupo prehistórico, el
mecanismo perdure, pero el pensamiento se ajuste a la necesidad del día en que
se vive.

2. ¿Qué es organización formal e informal; Dé ejemplos?

La organización formal implica la estructura intencional, perfectamente definida e

Identificada y relativamente estable, donde la empresa encaja con exactitud a
cada uno de sus miembros. Es una estructura a la que debe ajustarse la persona
que se ve obligada a cumplir los cometidos debidamente estructurados y a
obedecer órdenes de otras personas previamente designadas y a cooperar con
otras. Además, la organización formal define los límites de las actividades de los
sujetos, fija la responsabilidad y autoridad con el objetivo de evitar interferencias
con otros individuos de la empresa. La organización formal queda recogida en el
organigrama de la empresa que es un documento de conjunto que representa
gráficamente la estructura de la empresa y permite obtener información sobre las
diferentes relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre los
departamentos y servicios. Así al esquematizar la estructura de la empresa se
puede adquirir rápidamente un conocimiento de los principios de funcionamiento
de la empresa, la importancia jerárquica y la denominación de cada organismo así
como el nombre de su responsable. Un organigrama debe cumplir las siguientes
características:

• Diferenciar los elementos que componen la empresa

• Diferenciar los niveles de autoridad
• Ser sencillo
• Ser fácil de comprender

La organización informal es un conjunto de relaciones personales y sociales no

establecidas por la organización formal, sino que se reproducen espontáneamente
cuando las personas se asocian entre sí. Por tanto, la organización informal está
formada por los diferentes grupos que se crean dentro de la empresa a causa de
la amistad, proximidad en el trabajo, semejanza de objetivos individuales, que dan
lugar a una serie e relaciones que no tienen por qué coincidir con las establecida
en la organización formal. De este modo dentro del grupo se crean unas normas
(estándares de comportamientos que el grupo fija a sus miembros), unos roles
(conjunto de comportamientos esperados), un status (posición de cada sujeto
dentro del grupo) y unos canales de comunicación distintos a los de la
organización formal. Los directivos deben reconocer la existencia de la
organización informal y procurar conocerla porque la mayoría de las veces la
información circula de forma más rápida y la autoridad aplicada por un líder
informal es más efectiva que la aplicada mediante la organización formal.

EJEMPLO ORGANIZACIÓN FORMAL:

NOMBRE LEGAL:
Espumas Artificiales SA

NOMBRE COMERCIAL:
ESPUMAR

UBICACIÓN:
Calle 1 Principal Carrera No14
Armenia, Quindío, Colombia

AÑO DE FUNDACION:
16 de junio de 1984
GERENTE GENERAL:
Ing. Jorge Andres Arango Zuleta

Nº DE EMPLEADOS:
85 EMPLEADOS

ACTIVIDAD ECONOMICA:
Producción de espuma para colchones y Fabricación de muebles para sala.

ES UNA ORGANIZACIÓN PLANEADA

Visión:
“Constituir una empresa con liderazgo regional en el mercado de productos de
Esponja de Poliuretano flexible; innovando constantemente dichos productos de
acuerdo a los gustos y preferencias de los consumidores.”

Algunos objetivos:
• Fabricar y comercializar productos de Esponjas de Poliuretano Flexible
cumpliendo con los estándares de calidad requeridos por nuestros clientes
• Brindar un excelente servicio basado en la mejora continua

CUENTA CON UN FIN ESTABLECIDO

Cuenta con diferentes documentos para facilitar sus diversas actividades:

•Manuales de puesto
•Manuales de procedimientos
•Manuales de la calidad
•Manual de bienvenida
•Manual de atención al cliente

DOCUMENTALIZACION DE LA ORGANIZACIÓN
 GERENTE GENERAL

SUB GERENCIA GERENCIA DE

GENERAL\GESTION ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD DE LA CALIDAD

SUPERVICION DE
PRODUCCION
ADMMINISTRACION CREDITOS Y SUPERVICION Y SUPERVICION DE PRODUCCION
DRIVADOS DE
Y FINANZAS COBROS VENTAS ESPUMADO PLANTA DE
ESPUMA
ESPUMA

PRODUCCION
CAMAS,
RRHH BODEGAS SERVICIO AL
COLCHONETAS, VENTAS ESPUMADO LAMINADO
INFORMATICA CLIENTE
MUEBLES Y SUB
PRODUCTOS

C0NTABILIDAD
TESORERIA BODEGA
MENSAJERIA

TRANSPORTE

RED FUNCIONAL DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES

EJEMPLO ORGANIZACIÓN INFORMAL

Dentro de la organización formal se encuentran organizaciones informales como:
• El equipo de futbol formado por los empleados de bodega y servicio al
cliente.
• Trabajadores de producción y ventas son miembros del comité de
recreación y esparcimiento.
• Los trabajadores de ventas y espumados almuerzan juntos.
3. Explique los diferentes tipos de departamentalización, Elabore el
organigrama correspondiente. Mediante ejemplos explique los diferentes
tipos de organigramas.

Un aspecto importante de organizar es también el de departamentalizar; en

administración la palabra departamento significa designar determinadas areas
bien delimitadas, una división o sucursal de una organización sobre la cual
un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es
así como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la
división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la
sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.

En las organizaciones pequeñas los departamentos de la empresa se usan de

manera un poco mas vaga que en el de las empresas grandes; pues, en las
empresas grandes la terminología es usada más estrictamente donde su indican
relaciones jerárquicas. Por lo tanto, un vicepresidente puede encabezar una
división; un director, un departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una
sección.

Cada organización tiene su forma específica su forma de clasificar y agrupar

actividades relacionadas con el trabjo. Este proceso de agrupar individuos en
unidades o departamentos distintos para lograr las metas de las empresas u
organizaciones es denomionado departamentalización el cual tiene por propósito
que toda actividad debe de ser especializada agrupándose en departamentos;
esta división del trabajo crea asimismo especialistas que necesitan una debida
coordinación.

Esta coordinación se facilita al colocar juntos en departamentos a los especialistas

de las funciones bajo la dirección de un gerente. Al crear estos departamentos
estos se basan generalmente en las funciones de trabajo que estos desempeñan,
el producto o servicio que estos producen o elaboran, los clientes a los que estos
se dirigen, el area geográfica o territorio que estos cubren, o por proceso del
producto – cliente. Los diferentes tipos de departamentalización son:

Departamentalización por Función: reflejan el agrupamiento del método o los

métodos utilizados que mayor contribuyera a la consecución de los objetivos de la
organización y a las metas de cada unidad individual; esto ocurre, cuando cada
unidad de la organización se define por su naturaleza del trabajo; en donde, los
diferentes tipos de organizacione siempre tienen tres funciones básicas:
producción, ventas y finanzas. La producción se refiere a la creación real de algo
de valor, ya seabienes, servicios o ambos. A la distribución de los bienes o
servicios creados se refieren generalmente como ventas o mercadotecnia.
Finalmente, cualquier organización, ya sea industrial o de servicio, debe
proporcionar la estructura financiera necesaria para cumplir con sus actividades.
Cada una de las funciones básicas anteriores se pueden dividir más según sea
necesario. Por ejemplo, el departamento de producción se puede dividir
en mantenimiento, control de calidad, ingeniería, fabricación, etc. El departamento
de mercadotecnia se puede agrupar en publicidad, ventas e investigación.

La principal ventaja de la departamentalización funcional es que permite la

especialización de las funciones proporcionando asimismo un uso eficiente del
equipo y los recursos disponibles resaltando algunas ventajas tales como: La
departamentalización funcional es reflejo lógico de las funciones, mantiene
el poder y el prestigio de las funciones principales, sigue el principio de la
especialización ocupacional, simplifica la capacitación y proporciona medios de
control rígido en la alta dirección; sin embargo, este tipo de departamentalización
puede llevar algunas consecuencias negativas tales como que los miembros de un
grupo desarrollen mas lealtad a las metas de su grupo que a las de la
organización si estas llegasen a ser totalemte divergentes llegando a una sub-
optimisacion; otra consecuencia negativa, seria la de desarrollar un conflicto entre
departamentos los cuales se esfuerzan por alcanzar las diferentes metas
propuestas; otro tipo de inconveniente, seria la de restar importnaica a los
objetivos globales de la empresa, especializa demasiado y hace mas estrechos los
puntos de vista del personal clave reduciendo la coordinación entre las funciones
ya que la responsabilidad de las utiliddes no solo esta en la alta dirección y sufre
una adaptación lenta a los cambios del ambiente.

La siguiente figura, ilustra una organización común con una departamentalización

funcional:

Figura 1: Departamentalización Funcional

Fuente: Rue y Biars (1985, p. 120)

Departamentalización por Producto: las empresas que adoptan esta forma por
lo general estaban organizadas funcionalmente. Esta modalidad todas las
actividades que fuesen necesarias para producir y comercializar un producto o
servicio estaban bajo el mando de un solo administrador. Se considera que la
departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un
producto o servicio en particular desarrollaqndo un gran espíritu de solidaridad;
también, facilita la tarea de administrar a cada producto como un centro de utilidad
distinto. Este tipo de departamentalización proporciona oportunidades al personal
ejecutivo perimitiendoles experimentar un amplio campo de actividades
funcionales.
Los inconvenientes bajo este tipo de división seria que si los diferentes
departamentos resultasen demasiado competitivos podrían efectuar algún tipo de
competencia desleal lo que causase un efecto negativo en detrimento de la
organización. Otro inconveniente seria la duplicación de facilidades y equipo a
unos departamentos y a otros no; también cabe señalar que este tipo de
organización requiere de mas personas con habilidades generales de gerente,
donde también tiende a hacer mas difícil el mantenimiento de servicios centrales
económicos y presenta casa vez mas problemas de control de la alta gerencia.

Entre las ventajas que encontramos en este tipo de departamentalización cabe

nombrar que situa la atención y el esfuerzo en la línea del producto, facilita el uso
de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados, permite el
crecimiento y la diversidad de productos y servicios, mejora la coordinación de las
actividades funcionales, coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de
división y proporciona un terreno de capacitación mesurable para los futuros
gerentes generales.
En la siguiente figura, se representa una organización con una
departamentalización por producto:

Figura 2: Departamentalización por Producto

Fuente: Rue y Biars (1985, p. 121)

DEPARTAMENTALIZAON POR TERRITORIO O GEOGRAFICA: Este tipo de

departamentalización es atractiva para organizaciones grandes o donde cuyas
actividades estén dispersas física o geográficamente. Este tipo de
departamentalizcion es usada mas frecuentemente en ventas y producción; no es
usado en finanzas puesto que este tipo de actividades siempre o usualmente
están concentrads en las oficinas centrales. Las organizaciones recurren a
implementar ete método cuando empiezan operaciones similares en diferentes
areas geográficas, como el montaje de automóviles, detallistas y mayoristas en
cadena y refinerías de petróleo. Muchas organizaciones del gobierno adoptan este
tipo de departamentalizaion para poder proporcionar servicios a toda la nación en
conjunto de forma simultanea.
Las ventajas de este tipo de organización serian en que se pueden obtener
ganancias sobre la eficiencia inmediata, captando la buena voluntad de las
personas de la localidad; el costo de las operaciones territoriales puede ser menor,
lo que puede compensar cualquier aumento en el costo de coordinación y en el
control de las oficinas centrales; la creación de muchas posiciones ejecutivas en
niveles en los que la organización puede darse el lujo de permitir que los
empleados ganen experiencia, pues muchas posiciones supervisoras de menor
importancia están disponibles con oro tiippo de departamentalización pero pocas
dan la amplia experiencia que aporta la posición de gerente de sucursal o de
distrito.
Entre las principales limitaciones de la departamentalización geográfica esta que
se requiere mas personas con habilidades generales de gerente; se tiende a hacer
difícil el mantenimiento de los servicios centrales económicos donde se puede
llegar a necesitar servicios tales como puede ser mas personal para compras a
nivel regional; agravaría los problemas de control de la alta dirección.
Para representar una organización con una departamentalización territorial o
geográfica se ilustra a través de la siguiente figura:

Figura 3: Departamentalización por Territorio o Geográfica

Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 212).
Departamentalización por cliente: toda organización no seria nada sin sus
clientes, este es la clave para la forma en que se agrupan las actividades de las
cosas que hace una empresa para él, las cuales son administradas por un jefe o
departamento. No siempre se adopta este tipo de departamentalización pero
existen casos en los que se debe adoptar la decisión de separar algunos tipos de
departamentos por clientes de los departamentos por producto. Un ejemplo de ello
seria en los grandes mercados de productos agrícolas donde los funcionarios de
instituciones crediticias se especializan en frutas, hortalizas y cereales hasta tal
punto, que harán prestamos solamente para trigo o naranjas, siendo este un caso
claro de la departamentalización por cliente, pues el servicio es prestado de
acuerdo con la actividad del cliente. Es empleado comúnmente incluso en las
instituciones educativas, donde se ofrecen cursos regulares y de extencion con el
fin de poder servir a diferentes grupos de estudiantes. Las necesidades del cliente
llevan a los ejecutivos a departamentalizar sobre esta base.
Hay casos en que los productos desarrollan mucho mejor sus ventas cuando los
clientes se encuentran clasificados sobre bases como edad, sexo e ingreso, un
ejemplo claro de esto serian las grandes tiendas donde se dividen en
departamentos de damas, niños, caballeros, e incluso en departamentos de
liquidación de mercancías para clientes de bajos ingresos o que gusten de este
tipo de promociones. Asimismo, las entidades gubernamentales siguen este tipo
de organizaciones pues un ejemplo claro es que tienen departamentos que
atienden exclusivamente a agricultores, empresarios, obreros, industriales,
ancianos, entre otros. Sobre estas consideraciones resulta conveniente resaltar
como ventajas de este tipo de departamentalización alienta la concentración en las
necesidades del consumidor dándole a los consumidores la densacion de que
cuentan con un proveedor comprensivo y que se adquieren destrezas en el area
de clientes. Como desventajas cave señalar que se present dificultad en la
coordinación de este tipo de departamentalización con los organizados sobre otra
base, donde se da una presión constante de los ejecutivos de los departamentos
por cliente para que se brinde una atención particular; no se utiliza a plena
capacidad la mano de obra especializada; en periodos de resecion algunos grupos
de clientes tienden a desaparecer y en etapas de expansión tienen un desarrollo
desigual. En una organización por departamentalización por clientes puede llegar
a ser difícil coordinar operaciones entre las demandas de consumo, requiere
gerentes y staff expertos que den asesoria en resolver problemas de consumidor,
puede llegar a ser que los grupos de consumidores no siempre estén claramente
definidos, lo cual es característico el desarrollo desigual de grupos y demandas
por cliente.
La siguiente figura representa una organización con una departamentalización por
cliente:
 Figura 4: Departamentalización por Clientes:
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 215).

Departamentalizacion por proceso o equipo: se utiliza por empresas

manufactureras principalmente en los niveles inferiores, un ejemplo es un grupo
de pintura en el area de una planta, en la sección de prensa de perforación o de
maquinas automaticas de tornillos; en este tipo de departamentalización se deben
tomar en cuenta los trabajadores y materiales necesarios que se reúnen en un
departamento para realizar una determinada operación. El objetivo de esta
departamentalización es poder obtener ventajas económicas, donde se relaciona
también con su naturaleza del equipo empleado en algún proceso de fabricación,
donde el ordenamiento es cuestión de economía y convivencia pues la ubicación
de determinadas maquinas puede depender de la de otro equipo de tal forma que
se pueda dar facilidad a una serie de operaciones con el material empleado.
Algunas de las ventajas que se obtienen son las de lograr una ventaja económica,
el uso de tecnología especializada utilizando habilidades especiales simplificando
la capacitación. Sin embargo las desventajas presentadas podrían ser la difícil
coordinación de los departamentos donde la responsabilidad de las utilidades esta
en la alta dirección y es inadecuada para el desarrollo de los gerentes generales.
Este tipo de departamentalización se grafica de la siguiente forma:
 Figura 5: Departamentalización por Proceso o Equipo
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 216).

Organización matricial: Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de

diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o mas proyectos
dirigido por un gerente de proyecto. Esta estructur matricial crea una doble cadena
de mando infrigiendo el principio clásico de la unidad de mando utilizando un
principio de departamentalización funcional para mejorar en la economía de la
especialización pero paralelamente a departamentos funcionales se le agregan
una seri de gerentes que son responsables de productos específicos, proyectos o
programas dentro de la organización, donde cada proyecto dirigido por un gerente
integra el personal de cada uno de los departamentos funcionales; en donde, la
inclusión de este dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales
horizontales entrelazando efectivamente los elementos de departamentalización
funcional de producto, de allí el termino matricial. La matriz funciona en un
esquema donde los empleados tienen dos jefes: el jefe de departamento funcional
y el gerente de proyecto; estos gerentes de proyecto, tienen autoridad sobre los
miembros funcionales que son parte de ese equipo de proyecto. La autoridad es
compartida entre ambos gerentes donde por lo general se logra otorgando al
gerente de proyecto autoridad sobre los empleados del proyecto correspondiente
a las metas de determinado proyecto; no obstante, las desiciones como
promociones, recomendaciones y aumentos de sueldo o evaluaciones anuales
siguen siendo la responsabilidad del gerente funcional. Para ser eficaces los
gerentes de proyecto y funcionales deben de comunicarse regularmente y
coordinar las demandas sobre los empleados que les son comunes.
Algunas de las ventajas obtenidas al implementar este tipo de
departamentalización es que esta orientada a los resultados finales manteniendo
la identificación profesional identificando con presicion la responsabilidad de las
utilidades del producto. Algunas de las desventajas al implementar este tipo de
departamentalización es que empieza a ocurrir un conflicto de autoridad de la
organización donde existe la posibilidad de la falta de unidad de mando pues se
requiere de un gerente eficaz en relaciones humanas.
Se representa gráficamente de loa siguiente manera:
 Figura 6: Departamentalización Matricial
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 220).

Departamentalización por números simples: es practicada cuando el número

de trabajadores es el factor mas importante para poder cumplir con los objetivos
de la organización. La organización para una competencia de futbol dentro de una
comunidad local podría ser un ejemplo importante.
Departamentalización por proceso o equipo: no es muy distinta a la
departamentalización funcional; sin embargo, las actividades se pueden agrupar
de acuerdo al equipo o al proceso usado.
Departamentalización por tiempo o turno: existen organizaciones que tienen
dos, tres o hasta cuatro turnos son organizaciones que funcionan las 24 horas del
dia donde se pueden departamentalizar de acuerdo al turno de trabajo.

Cabe señalar de manera importante que la departamentalización se practica no

solo para llevar a cabo la división del trabajo sino también para recurrir a una
mejora y control de las comunicaciones. Cada organización ejecuta un tipo difrente
de departamentalización de acuerdo a sus necesidad, ventajas o desventajas
presentadas en donde, la mayoría no usa el mismo tipo en todos sus niveles. Un
ejemplo de esto sseria la siguiente figura donde se presentan dos mezclas
distintas de departamentalización posibles en una organización de ventas:
Figura 7: Combinación de Departamentalización posibles para Una Organización
de Ventas
Fuente: Rue y Biars (1985, p. 121)

Figura 7.1: Combinación de Departamentalización posibles para una Organización

de Ventas
Fuente: Rue y Biars (1985, p. 121)

BIBLIOGRAFIA.

MINTZBERG, 1983.

LIC. ADM. SABINO AYALA VILLEGAS

MARCH Y SIMON Y TEORÍA DE LAS DECISIONES ECONÓMICAS D4E
EMPRESA DE CYERT Y MARCH.

AGUIRRE SÁDABA, 1992, PÁG. 488

GUIA ACADEMICA COLEGIO SANTA MONICA ECONOMIA

ROBBINS (1996, P.345)

CHIAVENATO: INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA DE LA

ADMINISTRACIÓN (5ª EDICIÓN).

KOONTZ: ADMINISTRACIÓN. MC GRAW HILL

ROBBINS: ADMINISTRACIÓN. MC GRAW HILL.

RUE Y BIARS: ADMINISTRACIÓN. TEORÍA Y APLICACIONES.

REPRESENTACIONES Y SERVICIOS DE INGENIERÍA S.A.

STONER Y OTROS: ADMINISTRACIÓN (6ª EDICIÓN): MC GRAW HILL.

MERCADO: ADMINISTRACIÓN APLICADA. TEORÍA Y PRÁCTICA. 1ª PARTE.

LIMUSA.

MERCADO (1990 P. 301)