Metodología para la elaboración de documentos

formales y archivos

Con el desarrollo de la civilización y de las lenguas escritas surgió también la necesidad de

comunicarse a distancia de forma regular, con el fin de facilitar y cumplir diferentes
tramites, que anteriormente solo se podían realizar de forma presencial, es aquí donde
los documentos formales toman su lugar ya que ahora no necesariamente se tiene que
ir al lugar que se desea informar un acontecimiento para dar a conocer algo. Gracias
a la tecnología y a los medios impresos o virtuales podemos comunicarnos a grandes
distancias incluso fuera de nuestro país.

Por ello es importante que cada persona aprenda a redactar documentos que puedan
apoyar la comunicación a distancia de una forma adecuada.

Tomando en cuenta esta necesidad en esta unidaddesarrollaremos

conocimientos relacionados con la forma adecuada de elaborar documentos formales tales
como oficios, memorándum, cartas, circulares y currículum, para así obtener las
herramientas necesarias para la elaboración de los mismos. Y poder así hacer uso de ellos en
el momento que se necesite.

Elaboración de documentos formales

Los documentos formales se pueden definir como

todo conocimiento o hecho fijado en forma material,
normalmente escrita, que puede ser utilizado para
consulta o prueba, para gestionar la realización de
proyectos o negocios, para recomendar, solicitar, cobrar,
incentivar, informar y obtener algún cargo a pesar de la
distancia.

1. Carta Oficial o Correspondencia

Son aquellas que tienen por finalidad tratar asuntos relacionados con el Estado,
con Instituciones o Empresas. Pueden remitirse ya sea dentro del mismo país (entre
oficinas públicas y éstas con los particulares) o fuera del país (entre gobiernos).
Este tipo de carta recibe el nombre de oficio.

Características:
1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su
calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco,
quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
 3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

5. El estilo de redacción es en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y

cortés.
6. Trata un solo asunto.
7. Se escribe siempre a máquina.
8. Se extiende en original y duplicado.

Partes de la Carta Oficial:

Al igual que los otros tipos de cartas, el oficio también consta de:
encabezado, cuerpo y otros elementos. Sin embargo, es de hacer notar que este
tipo de comunicación tiene algunas variantes en cuanto a estas partes. Las
mismas son:

1. Encabezado:

 Membrete: contiene nombre de la dependencia que envía la comunicación y escudo

nacional o de la entidad federal.

 Número: se coloca debajo del membrete, con el fin de ordenar y facilitar el

establecimiento de referencia con el oficio en un momento determinado. Esta
numeración se comienza ininterrumpidamente desde el 1 de enero hasta el 31 de
diciembre de cada año.

 Sello: es lo que da autenticidad al oficio. Estos pueden ser de dos formas:

‹ Elípticos: son hechos en metal y se imprimen en seco, ya sea a la izquierda de

la firma de los funcionarios públicos o en el centro de la parte superior de la
primera hoja.
‹ Circulares: son elaborados en caucho; se humedecen en una
almohadilla entintada y son estampados en el centro en la parte superior de la
primera hoja.

 Dirección: el tratamiento usado en este tipo de comunicación, es únicamente la

palabra ciudadano. En la correspondencia diplomática (de gobierno a gobierno), se
usan otras expresiones como: Excelentísimo Señor (presidente), Excelencia (Rey),
Honorable Señor (presidente, ministro, gobernante).
 Señas: los demás datos de la dirección (nombre y apellido del destinatario, señas y
lugar de destino) se escriben como en la carta comercial, en forma de bloque.
  Saludo: éste no se usa en la carta oficial

2. Cuerpo:

 Introducción: ésta conduce directamente al asunto, ya que en este tipo de

comunicación no se utilizan consideraciones personales o particulares.

 Ideas fundamentales: deben tratar un solo asunto en forma sencilla, concreta, breve y
oportuna.

 Despedida: carece de expresiones recargados de cortesía; las más usadas: Dios y

Federación, y Atentamente.

 Antefirma: se utiliza cuando la persona que suscribe el oficio, lo hace a nombre de

otro; por tanto, debe señalarse la palabra "por" seguida del nombre del cargo de la
persona por quien se firma.

Clasificación de las cartas comerciales

1.- Cartas de Trámite.

Son aquellas que tienen por finalidad transmitir informaciones o cumplir
con algún requisito para gestionar la realización de un negocio. Éstas se
utilizan en los siguientes casos:

 Para solicitar mercancías:

La redacción de este tipo de cartas requiere de mayor precisión y claridad. En ellas se

deben especificar todas las características y detalles del producto solicitado (modelo,
referencia, etc.), la cantidad, empaque, precio unitario y total, forma de pago, dirección,
forma de envío, fecha en que se espera recibir la mercancía, etc.

 Para solicitar créditos:

En la carta de solicitud se debe especificar el monto del crédito, el plan de inversión,

información sobre las características y solvencia de la empresa solicitante,
referencias de operaciones anteriores, etc.

 Para otorgar créditos:

En la carta de otorgamiento de créditos, se debe determinar sobre qué bases y sujeto a

qué consideraciones y cumplimientos se otorga. Así mismo se debe resaltar la importancia
de los pagos en la fecha prevista. Todo esto utilizando un tono cordial.
 Para comunicar envíos de mercancías:

En ellas se especifica lo que se está enviando, la cantidad y la forma de transporte. Esto con
la finalidad de dejar constancia de las condiciones relacionadas con la remesa.

 Para hacer participaciones:

A través de ellas se comunican informaciones de tipo general tales como las relacionadas con
las negociaciones normales de la empresa.

 Para relaciones públicas:

Son aquellas que se envían con motivo de alguna ocasión especial. Pueden referirse a:
felicitaciones, agradecimientos, pésames, invitaciones, etc.

2.- Cartas De Argumento O Esfuerzo Argumentativo

La finalidad de este tipo de cartas es lograr en el

destinatario una determinación a favor del remitente.
Los casos en los que se utilizan cartas de argumento o
esfuerzo argumentativo son:

 Para ventas u ofertas: El mensaje de este tipo de cartas debe despertar el

interés, el deseo, el convencimiento del lector y, finalmente, estimularlo para que actúe
inmediatamente.
En la redacción de este tipo de cartas se debe tener presente lo siguiente:

 Qué se pretende vender

 Quiénes son los posibles interesados
 Cómo se fomentará el interés por lo que se ofrece.

Cuando se trata de vender mercancías, se debe describir detalladamente la apariencia física,

es decir, el tamaño, la forma, el color, la textura o el gusto del objeto ofrecido en venta.

 Para cobros: Las cartas de cobro tienen como propósito cobrar una cuenta
vencida, tratando de mantener la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o
deudor. La preparación de este tipo de cartas requiere especial atención y cuidado,
por lo cual deberá utilizarse un tono cortés pero conducente a que el deudor
cancele la deuda.

Las cartas de cobro pueden ser:

  Aisladas: las cuales se redactan en una forma sencilla, breve y
precisa, que lleve a la solución satisfactoria del asunto planteado.
 o En series: éstas se componen de un programa de cobranzas
sistemáticas, debidamente coordinadas, donde se insiste en el cobro de la cantidad que
se adeuda.

Regularmente esta serie de cartas se inicia con una notificación del tiempo de
vencimiento de la cuenta; seguidamente se habrá de preguntar por qué no hubo
respuesta a la carta previa, y finalmente el tono del mensaje será algo más insistente
y deberá informársele al deudor que el asunto pasará a manos del Departamento
Legal de la empresa para que proceda por la vía judicial.

 Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por los siguientes hechos:
 Demora o mala intención en la prestación de un servicio.
 Defectos o baja calidad del producto y errores o equivocaciones.

Independientemente de la causa que origina el reclamo, se debe mantener un tono

que mantenga la armonía en las relaciones comerciales.

En la redacción de este tipo de cartas se deben tener en cuenta los siguientes

elementos:

 Diplomacia.
 Detalles específicos sobre la situación que originó el reclamo
 Sugerencias que conduzcan al arreglo de la situación, de modo que el cliente se
tranquilice.

 Para solicitar empleo: Este tipo de cartas tiene como objetivo fundamental la
obtención de un cargo solicitado. Para ello es necesario lograr interesar al lector en
los servicios que ofrecen. Las solicitudes de empleo se clasifican en requeridas
y referidas. Las requeridas se escriben en respuestas a avisos que aparecen en los
diarios, y las referidas se redactan cuando el solicitante obtiene referencia sobre una
vacante en determinada empresa. Los elementos que se deben tener presentes en la
elaboración de este tipo de cartas son: interés en la vacante y solicitud;
descripción cronológica de estudios cursados; experiencia en cargos anteriores, si la
hubiera; referencias personales y sugerencia respetuosa para entrevistas.

 Para recomendaciones: Este tipo de cartas se utilizan para ofrecer referencias

acerca de las cualidades y condiciones personales, para ser utilizadas para fines
determinados, ya sean sociales, comerciales o simplemente particulares. Los requisitos
que deben reunir las cartas de recomendación son:
  Se debe poseer un conocimiento cabal de la persona que se está
recomendando.
 Prevalecer la verdad
 Exponer el motivo de la recomendación
 Evitar las exageraciones

 Entregarlas siempre abiertas para que el recomendado se entere de lo que

en ella se dice.

Expresar frases de agradecimiento por las atenciones que se ofrezcan al recomendado.

 Cartas De Inspiración O Esfuerzo Inspirativo

Tienen como finalidad incentivar la creatividad de los empleados de una empresa o

estimular a los clientes.