UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE CIENCIA ECONOMICAS

ORGANIZACIÓN Y METODOS
CLASE 07

LICDO. JOSÉ GUILLERMO RECINOS DE LEÓN,MAF

Correo Electrónico: jrecinos@ufg.edu.sv

CICLO II-2021
TEMA: Investigación y aplicación práctica
de la metodología de organización y
métodos a temas afines. Planificación del
estudio

OBJETIVO:
«Que el estudiante identifique los elementos a
considerar al realizar la investigación de OYM.»
Pasos básicos para hacer un diagnóstico en la
empresa

Paso 1 – Haga las preguntas correctas

Para realizar las preguntas correctas, es necesario
comenzar por conocer la realidad de la empresa. Su
contexto. Una forma fácil es utilizar una plantilla
modelo para el diagnóstico empresarial. Tener una guía
para no dejar puntos claves por fuera.
En el caso del índice de eficiencia empresarial, se
plantean preguntas generales en las 4 áreas. Luego,
según el caso, se pueden realizar preguntas específicas
para áreas funcionales claves. Esto dependerá, en
parte, de la etapa en que se encuentre la empresa.
Paso 2 – Obtenga respuestas honestas
Como sabes, el papel y la plantilla que utilices aceptan cualquier respuesta
que nos den al realizar un diagnóstico. Entonces, es fundamental lograr
respuestas honestas.
Si somos nosotros mismos los que respondemos, pues no hay más que
decir. Pero si son los empleados o colaboradores, debe asegurarte de que
lo hagan sin ningún tipo de temor.
En tal sentido, si nos apoyamos en colaboradores para el diagnóstico, debe
crearse el ambiente apropiado para lograr un feedback de calidad. Solo así
podrás aplicar planes de acción pertinentes para avanzar en el índice de
eficiencia empresarial.
Paso 3 – Realice el análisis de la información obtenida
Este análisis puede ser cuantitativo y/o cualitativo. Dependerá de cómo se haya
recogido la información.

La importancia de solicitar respuestas abiertas a un colaborador, por ejemplo, es que

del análisis de su discurso se pueden obtener datos de situaciones que no se obtienen
de otra forma.

Por tal motivo, en el paso 1, la selección o formulación de las preguntas debe

realizarse con detenimiento, según el objetivo del diagnóstico.

Una herramienta de diagnóstico debe tener referencias sobre el deber ser, así que el
análisis debería establecer las brechas que puedan existir. Las brechas entre la
situación actual y la ideal.
Paso 4 – Desarrolle estrategias y planes de acción
Para mejorar las áreas y subáreas que necesitan de
mayor atención y que están con peores desempeños,
debes crear planes de acción. Por ello, detectar
brechas es un elemento importante.

Los planes pueden ser básicos, pero deben tener

cierto rigor y formalidad. Como seguramente sabes,
existen muchos modelos para el diagnóstico
empresarial. Unos formales, propuestos por
estándares internacionales. Otros menos formales,
pero igualmente útiles para establecer caminos de
mejora en las empresas.

Una pyme, en la etapa de funcionamiento regular o

estable, difícilmente podrá invertir en evaluaciones
por parte de consultores especializados.

Por tal motivo, recomendamos aplicar herramientas

básicas y útiles, que permitan aclarar el panorama en
ciertos momentos, para reorganizar el esfuerzo y
seguir avanzando. Por ello, nuestra propuesta del
índice de eficiencia empresarial.
Preguntas correctas:
• ¿Existen un manual de gestión de la
organización?
• ¿Existe un plan de formación del personal
según necesidades?
• ¿Se analiza el nivel de satisfacción de los
clientes?

Las preguntas correctas tienen más de 2

características:
• Se formulan como interrogación, casi siempre.
• Son cortas y sencillas.
• Están orientadas a la búsqueda de evidencia.
Esto es clave.
• Tienen perspectiva de negocio. No se plantean
en términos académicos.
• Apuntan a un área funcional concreta.
• Emplean términos como: existe, se analiza,
utilizan, hacen tal cosa, cuentas con, etc.
Las preguntas de ejemplo son las siguientes:

• ¿Tienes elaborada una segmentación eficaz

del mercado y de los clientes?
• ¿Sigues una política de mejora de los
productos existentes, y de creación de otros
nuevos?
• ¿Se mantienen los stocks a un nivel
satisfactorio?
• ¿Utilizas canales de comercialización
específicos para dar salida a los stocks?
• ¿Quiénes son tus cinco principales
competidores?
• ¿El número de clientes está creciendo, está
estancado, o está decreciendo?
• ¿Qué relación existe con tus principales
clientes?
• ¿Recibe su empresa quejas de sus clientes?
¿Ha medido alguna vez el grado de satisfacción global de
sus clientes?
¿En qué se basa tu empresa para tomar decisiones de
marketing?
¿Cómo se fijan las diferentes tareas y responsabilidades de
los empleados?
¿Cómo está la motivación e implicación del equipo que
gestiona la empresa?
¿La comunicación con los empleados, es la idónea?
¿Cómo se fijan los objetivos y las políticas de la empresa?
¿Se conoce y controla el coste y margen de cada tipo o
línea de producto?
¿Tiene gastos financieros excesivos?
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM

La función de Organización y Métodos es un

servicio eminentemente de asistencia y
asesoría al nivel gerencial de las empresas,
cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la
elaboración de estudios técnico-
administrativos que buscan el mejoramiento
de los procedimientos, métodos y sistemas de
trabajo.
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM

La Asistencia y asesoría de Organización y

métodos a la dirección de la Empresa, puede
darse a nivel externo y a nivel interno de la
misma. Siendo de esta forma:
Externamente: Existen oficinas consultoras de
Asesoría, cuya labor fundamental es realizar
Estudios de Organización y Métodos, las
cuales muestran la siguiente característica:
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM

Poseen personal calificado en el ramo, con

experiencia en diferentes tipos de
empresas y con conocimiento de muchos
problemas organizacionales. Por lo
anterior, al momento de realizar un
Estudio de Organización y métodos
pueden plantear diversidad de soluciones
de acuerdo a los problemas existentes, en
base a conocimientos teóricos ó
experiencias en otras empresas.
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM

Sin embargo pueden alejarse de la realidad

de la Empresa, ya que en algunas ocasiones
es difícil llegar a conocer la Cultura
Organizacional, problemas históricos y el
sentir general del personal, puesto que por
ser personas extrañas a ellos la confianza y
sinceridad puede ser limitada.
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM
Internamente: El departamento de O&M, realiza
permanentemente Estudios de Organización y
métodos, bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y
conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y
con tiempo completo para dedicarse a buscar
mejorar los procedimientos internos. Además
puede llegar a conocer a profundidad las
características internas elementales de cada área,
así como la forma de pensar de las personas en
relación a los antecedentes históricos de los
procedimientos que se utilizan y de la Empresa en
general.
 INVESTIGACIÓN Y PUESTA EN MARCHA OYM

Sin embargo la poca experiencia externa con

otros tipos de empresas, puede llegar a limitar
las posibles alternativas de solución a los
problemas que sean objeto de estudio, puesto
que no existen puntos de comparación.
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Como toda técnica o herramienta profesional los

estudios de Organización & Métodos deben
contar con una metodología para su desarrollo,
para el efecto se han determinado cinco fases
que de acuerdo a su secuencia ayudan a la
realización del mismo.

• Planificación del estudio

• Recopilación de información
• Análisis de la información
• Elaboración y presentación del informe final
• Implementación y seguimiento
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo
debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y
preparación previa del curso de acción que habrá
de seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del
Estudio de Organización & Métodos es definir la
naturaleza del problema y detectar las principales
fallas a resolver, para luego determinar con
claridad el objetivo del estudio y con ello evitar
malos entendidos que obstaculicen o dispersen el
trabajo.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

Cuando se ha definido la naturaleza y el
objetivo del estudio, debe llevarse a cabo
una investigación preliminar o
reconocimiento para determinar la
situación actual y visualizar los estudios
que se deben realizar, la complejidad de
la investigación, las técnicas más
apropiadas para realizarlo y los posibles
costos de las propuestas de solución.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

El estudio preliminar por ser el primer
contacto con la realidad que se va a
estudiar, puede dar una idea de la
magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir
durante el estudio proporcionando
nuevos elementos de juicio a considerar
y como consecuencia de ello provocar
una reformulación del estudio en
términos más objetivos.
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos
Planificación del estudio
En términos generales los objetivos de la investigación
preliminar son:
• Determinar las necesidades específicas que existen
dentro del campo de aplicación y la identificación del
problema que requiere atención prioritaria.
• Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y
extensión del problema.
• Establecer el tipo de conocimientos técnicos o
habilidades que se requerirán para resolver el
problema.
• Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales
que serán necesarios para resolver el problema, así
como las técnicas administrativas
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

Determinada la naturaleza y la magnitud del
problema, definido el objetivo del estudio y
practicada la investigación preliminar debe
formularse el plan y los programas de trabajo
para llevarlo a cabo, examinando las
diferentes opciones para efectuar la
investigación definitiva y fijar las normativas
y condiciones generales que regirán su
desarrollo.
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

Esta última etapa de la Planificación del
estudio debe presentarse en un informe
que indique la apreciación del problema y
el plan de trabajo que se utilizará para
resolverlo, especificando con claridad que
es lo que se va a realizar y por qué, en
donde, cómo, cuándo y quienes lo harán,
así como las acciones, los recursos, el
tiempo y el costo de su elaboración e
implementación.
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos
Planificación del estudio
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de
investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los
hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y
recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes
contenidos:
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

• Antecedentes y justificación del estudio
• Propósito y objetivos del estudio y los
resultados que se esperan obtener
• Alcance y limitaciones del estudio
• Acciones o fases necesarias para lograr el
objetivo
• Los recursos humanos, materiales y
financieros necesarios en cada acción o fase
del estudio
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

• El cronograma de actividades que indique
las fechas de inicio o terminación de cada
acción o fase del estudio
• Las estrategias y tácticas administrativas
que se adoptarán para conducir la
investigación
• La delimitación de responsabilidades para
cada una de las fases del estudio
• Los programas auxiliares de información y
orientación acerca de la naturaleza y
propósitos del plan
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Planificación del estudio

El plan de trabajo debe someterse a la
consideración de las autoridades del área
objeto de estudio y a la aprobación de la
alta gerencia, quienes determinarán el
costo-beneficio del proyecto, así como las
implicaciones que pueden darse dentro
de la empresa si se realiza.