MANUAL DE USUARIO

I365tp / i365 IS

¡Bienvenidos!
El I365tp / I365 IS de Motorola es un teléfono
básico, diseñado especialmente para ambientes
de trabajo pesado y condiciones adversas.

Permite conectarse instantáneamente con

llamadas privadas PTT privadas y en grupo.
Este equipo tiene certificación de
especificaciones militares contra polvo, choques,
vibraciones, radiación solar, presión,
temperatura, humedad y niebla. Además, cuenta
con revestimiento de caucho que facilita el
agarre del equipo, antena retráctil, altavoz de
alto audio y bluetooth.
 CONTROLES DE VOLUMEN

Con este botón, se Este botón nos permite

activa y desactiva el ingresar al menú de
altavoz funciones del dispositivo.
 ¿CÓMO SE USA?

Para realizar llamadas:

1. Ingrese a Menú.
2. Contactos.
3. Seleccione la persona a la cual desea llamar.
4. Oprima la tecla verde.

Para contestar una llamada:

Oprima la tecla verde “Hablar”.

Para finalizar la llamada:

Oprima la tecla roja “Fin encendido”.
 COMUNICACIÓN INMEDIATA

Si presiona el botón Push To Tall (PTT) en menos de 1 segundo puede estar

comunicado con 3.000 personas a la vez, lo que permitirá controlar toda la operación
de la empresa.
 LLAMADAS PRIVADAS

1. Ingrese el número PTT o ID privado del destinatario.

2. Oprima menú – Contactos y seleccione un contacto que tenga un número PTT.

• Para hablar debe mantener presionado el botón

PTT y para escuchar debe soltarlo.

• Para contestar una llamada privada presione el

botón PTT después de que la persona que
llama deje de hablar.

• Para finalizar la llamada puede presionar el

botón rojo, o esperar que automáticamente se
finalice.
 ENVIAR UNA ALERTA

1. Introduzca el ID privado al que desea llamar.

2. Presione el botón de alerta.
3. Oprima PTT para enviarla.
 LLAMADA EN GRUPO

Para comunicarse en grupo marque # y después el ID del grupo y seleccione la tecla unir.

Verifique que en la pantalla aparezca el texto “Ingreso Exitoso”.

Si no conoce el ID del grupo, solicítelo en la línea de servicio al cliente *350.

 ¿CÓMO ENCONTRAR EL ID PRIVADO?

1. Presione menú.
2. Elija la carpeta “Mi información”.
3. La línea 1 y 2 que encontrará son los números de telefonía que le corresponden.

El ID privado es un número de comunicación inmediata

para que otro usuario se comunique con usted, de esta
forma debe indicarle el número de su flota y el siguiente
número después del * a la derecha, ese será su ID.

Tenga en cuenta que entre usuarios de la misma flota

solo debe indicar su número ID.
COMUNICACIÓN ENTRE FLOTAS

1. Marque el número de la empresa

seguido del * y el ID de la persona con
la que desea comunicarse.

2. Presione el Botón PTT. (Recuerde que

debe mantenerlo presionado para hablar
y soltarlo para escuchar)
 MENSAJES DE TEXTO

Se pueden enviar tanto de forma individual como grupal entre los usuarios de la organización.

Para enviar mensajes existen 2 opciones:

1. Desde la página web www.Avantel.co

2. Llamando a la línea de servicio al cliente 3 350 350 o desde un dispositivo

Avantel al *350.
¿CÓMO CREAR Y ENVIAR MENSAJES?

1. Seleccione Menú y luego el icono de mensajes.

2. Ingrese el número telefónico de la persona a la

que desea enviarle el mensaje, o presione
buscar para seleccionar un contacto.

3. Escriba su mensaje.
 MENSAJES DE VOZ

Estos mensajes llegan cuando no contesta la llamada y le

dejan un correo de voz, para escucharlos marque la línea
22 35 y siga las instrucciones.

Tenga en cuenta que la clave siempre será 99 99 siempre

y cuando el usuario no la haya cambiado.
MENSAJES DE VOZ

HONOR RISK MODULO PQFs

 ÍNDICE
Proyecto Honor Risk Estado de los PQFs Como se cierran los
01 05 PQFs? 09

Proceso PQFs Como ver la trazabilidad Anulación de PQFs

02 PQFs en Honor Risk 06 10

Modulo PQFs Como registrar la

03 gestión de un PQFs? 07

Registro PQFs Como transfiero un

04 PQFs ? 08
 1. Proyecto Honor Risk
El proyecto está alineado a la estrategia de innovación e integralidad de la compañía, el cual tiene como objetivo integrar
la información y procesos para la mejora continua.

Integración Módulo Módulo

SEVEN - KACTUS Operaciones Servicio al Cliente

Módulo Módulo
Riesgos Comercial
 2. PROCESO PQFs
Recepción
E-mail, correspondencia física, llamada, visita, encuesta, etc..
Informar y/o Registrar en Honor Risk
El funcionario que la recibe debe comunicar al área de aseguramiento. SAS@honorlaurel.com.co cpena@honorlaurel.com. 3208657191 -3528880 ext. 2263 o Registrar en
Honor Rislk
Recibo de PQFs
Funcionario que recibe debe iniciar gestión para dar solución al PQFs.
Y cambiar el PQFs al estado “ Proceso”, o Transfiere al proceso y dependencia que corresponda.
Seguimiento
Honor Risk envía correos notificando la asignación de los PQFs,
Honor Risk envía un correo semanal con el consolidado de PQFs que se encuentran Sin Gestion y En Proceso.
Coordinador de Aseguramiento envía mensualmente un correo con el seguimiento a los pendiente.
Respuesta al cliente
Envió de comunicación formal donde se le informa la respuesta y/o solución. Se debe tener soporte de la respuesta formal.
Cierre
Una vez el funcionario que gestiona el PQFs indica que ya finalizo la gestión cambia el estado a “Solicitud de cierre”
El Coordinador Revisa el PQFs en este estado y valida que cumpla con los solicitados, si no cumple lo devuelve al estado en “Proceso” para que gestione lo que falte,
Si esta completo lo deja en estado “Cerrado”.
Análisis de Quejas por tendencias
Trimestralmente se realiza el análisis de la tendencia con el fin de identificar las causas y generar la acciones en la compañía para que no se repita o se disminuya su
ocurrencia.
 3. Módulo PQFs Honor Risk
Cuenta con una versión APP y una WEB

Los PQFs pueden ser creados así

Mismo
usuario APP Web
web

No. de
Cedula
Integración WEB
Supervisores
SEVEN - KACTUS Gerentes de
Administrativos
Contrato Comerciales
etc.

En la APP la primera vez que ingreses te solicitará el código de conexión : 172164 https://honor.safetytrack.co/app_Login/
 3. Módulo PQFs Honor Risk
Responsables de la
gestión de PQFs
Estructura Honor
Risk Gerentes de
Contrato
Coordinadores
Consultores
comerciales

PQFs
Los PQFs los
cierre el
Coordinador de
Aseguramiento
 PQFs
3. Módulo PQFs Honor Risk

Cambia la
Selecciona PQRs para
pantalla
ingresar al módulo

Se activa menú del Módulo de PQFs

Haga Click en Nuevo Requerimiento para registrar PQFs

 4. Registro de PQFs
1
2 3
4

5
6
7
8

10

11

12

13
 4. Pasos Registro PQFs
Seleccione la razón
Seleccione el tipo de
social del cliente.
cliente 2
1

Son aquellas personas Nuestro; los Es cualquier

y empresas que pagan colaboradores de la organización, grupo o
y utilizan los servicios empresa. individuo que pueda
de una empresa. afectar o ser afectado Puede seleccionar el cliente escribiendo parte del nombre. En caso de no
• CLIENTE
por las actividades de encontrar el cliente seleccione la razón social de la línea a la que pertenece :
• CLIENTE INTERNO una empresa u
EXTERNO (En el Detalle escriba la razón social del cliente)
organización de
referencia. • Honor Servicio de Seguridad
• Laurel RM
• PARTES
• Honor Tecnología
INTERESADAS

Seleccione la ciudad
3 4

Seleccione la Sede del

cliente
Recuerde seleccionar la ciudad, y/o municipio en el que se presta el
servicio

Seleccione la sede si no selecciona sede el PQFs no se podrá crear,

 4. Pasos Registro PQFs

5 6

Seleccione la dependencia

GESTION LOGISTICA Y COMPRAS

GESTIÓN Y DESARROLLO HUMANO
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Una vez que se selecciona un departamento
DESARROLLO DE NEGOCIOS
TIC
el sistema despliega sus dependencias.
Seleccione el Departamento LAUREL

– Proceso y/o Regional

GESTIÓN Y MEJORA ORGANIZACIONAL
SEGURIDAD ELECTRÓNICA
ASE-TA-01 - TABLA DE TIEMPOS Y
correcto OPERACIONES RESPONSABLES DE GESTIÓN DE PQFs
REGIONAL ANTIOQUÍA
REGIONAL ORIENTE
REGIONAL OCCIDENTE
REGIONAL CARIBE
REGIONAL LLANOS META
REGIONAL LLANOS CASANARE
REGIONAL HUILA - TOLIMA
REGIONAL PUTUMAYO
REGIONAL LLANOS PUERTO GAITAN
 4. Pasos Registro PQFs
7 Seleccione Tipo de Requerimiento 7
El producto o servicio no conforme se puede generar antes, durante o después
de la prestación del servicio o entrega del producto. No obstante, debe procurar
identificarse antes de su entrega formal o recibo por el cliente.

Recompensar
el daño
Integración NO Corregir

SEVEN
QUEJAS - KACTUS CONFORME
Solicitar una
concesión
Denominación que se da a los requerimientos recibidos y que
PQFs se pueden clasificar en Peticiones, Quejas, Felicitaciones y
Solicitudes internas.
No conforme
Productos y No conformidad
Es una solicitud, verbal o escrita dirigida a la compañía con el
Petición Procesos Solución y/o Respuesta
propósito de requerir su intervención en un asunto concreto. Servicios
Manifestación de incumplimiento en relación con un producto o
servicio suministrado u ofrecido a un cliente que se pone en
Queja
conocimiento de la compañía con el animo de que sea
solucionado. Seleccione la prioridad tenga en cuenta que elegir solo ALTA cuando
8
Felicitaciones
Manifestación ante la satisfacción por el servicio prestado por la situación realmente lo amerite.
la compañía o alguno de sus los funcionarios.
Esta tipología se utiliza para solicitudes entre procesos de la
Solicitudes internas compañía que no son generados por el cliente, si no por algún
funcionario.
 4.Pasos Registro PQFs
Describa claramente el requerimiento,
esto le permitirá que al proceso
9 encargado de gestionar realizar la
gestión, evitando pre-procesos.

Puede adicionar correos electrónicos si

10 desea, pero tenga en cuenta que cada
gestión que se realice sobre el PQFs le
No copie correos del cliente bajo, ninguna circunstancia llegara copia..

Adjunte soportes Formatos PDF, Excel, Word

11 b)

a) Recuerde darle iniciar carga.

c)

Seleccione un medio de Recepción de PQFs,

13
De click en guardar para finalizar
12
 4.Pasos Registro PQFs – APP Gerentes De Contrato
Los PQFs se pueden crear dentro de los Formularios de Visita Cliente y Visita Operativa

1 Selección un compromiso, Seleccione los Campos que 3

2
diligencie los campos, de se van desplegando
click en el
Al guardar la visita los PQFs se
crearan, si usted los genero

Da click
 5. Estados de los PQFs
Una vez se crea un PQFs el sistema le otorga un Numero Estados de los PQFs
Los PQFs una vez El gestor que lo Cuando el EL administrador
se crean inician recibe el PQFs proceso del sistema
en este estado. debe indiciar determina que ya revisar el
gestión y cambiar finalizo la gestión comentario de

Cerrado
Solicitud de cierre
En Proceso
Sin Gestion
el estado a en debe registrar el cierre, soportes
proceso estado del PQFs, y si cumple
comentario, cambia el estado
Sin Gestión adjuntar a cerrado, si no lo
Los Estados de los PQFs los soportes, devuelve a en
Solicitud cambiar el estado Proceso
puede ver en esta barra o en el
de Cierre En Proceso
Menú

Los Estados de Al darle click en el

los PQFs los estado se despliega
puedes los PQFs que se
desplegando la encuentran en este
pestaña estado
“Requerimiento”
 6. ¿Cómo ver la trazabilidad PQFs en Honor Risk?
Te permite desplegar
1 historial del PQFs y sus
soportes

Activa las opciones para

cambio de estados, y
registrar trazabilidad
2

Si se da click sobre el archivo podrá ver su

Al darle click sobre el triangulo, se despliega la trazabilidad que lleva el PQFs. contenido

3
 7. ¿Cómo registrar la gestión de un PQFs?

De click sobre
el lápiz

1 2 3 4
Seleccione el estado Escriba un comentario Adjunte soporte si los tiene, De click en guardar

No olvide seguir cada paso, incluir comentario donde detalle gestión realizada, o la razón del cambio de estado, adjuntar soportes, y darle guardar.
 8. ¿Cómo transfiero un PQFs?
Se activa la selección Seleccione
Seleccione de Departamento y
2 3 Departamento
1 Transferencia Dependencia
La transferencia de PQFs se
utiliza cuando:
1. El PQFs fue asignado al
departamento y/o
dependencia errada,
2. EL PQFs requiere tramite
por otra departamento
y/o dependencia. Registre la razón de
3. El PQFs requiere de Seleccione Transferencia en
4 Dependencia 5 6 De click en Guardar
confirmación de gestión Comentario
por parte de otro
departamento y/o
dependencia.
Ejemplo: Solicitudes
realizadas por Regionales.
 9. ¿Cómo se cierran los PQFs?
Los PQFs los puede cerrar el administrador del Modulo PQFs ( Coordinador de Aseguramiento)
Solicitud 2 Revisa la trazabilidad del PQFs
de Cierre

Revisa PQFs
1 que estén en
estado solicitud
de Cierre

Si los soportes y comentario registrados 4

3
dan solución al PQFs se Cierra.
a) Cambie el proceso a
De lo contrario:
Cerrado.
▪ Cambia el estado del PQFs a en
b) Registre comentario de
Proceso.
Cierre.
▪ Registre comentario
c) Guarde
▪ Guarde ( para que la dependencia
encargada culmine la gestión.
 10. Anulación de PQFs
Los PQFs los puede Anular el administrador del Modulo PQFs ( Coordinador de Aseguramiento)
2 Revisa la trazabilidad del PQFs
1
Las razones por los que un Solicitud de PQFs
PQFs puede colocarse en para Anular
estado "Anulado" son:
Notificación verbal,
a) Existe un PQFs, igual correo electrónico
con el que se esta
tramitando la misma
solicitud, mismo cliente,
Reporte en PQFs
etc., Solicitud de Cierre

3
a) El PQFs fue creado por
error, y no contiene a) Cambie el proceso a
Revisión de base de Anulado.
información suficiente datos PQFs
para ser tramitado. b) Registre un comentario
c) Guarde