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Proceso administrativo 1
Introducción
Según Omar Sabogal Sabogal, en su libro Proceso Administrativo, “La
dirección administrativa es uno de los elementos más eficientes con que
cuenta el administrador en el desarrollo de su trabajo, gracias a él puede
poner en acción la voluntad de los individuos en la correcta ejecución de
tareas”.

En consecuencia, una labor que está íntimamente vinculada con los


diversos aspectos de relación interpersonal y su adecuado manejo
administrativo, requerirá de la solución de muchos problemas inherentes al
alcance de los objetivos de la empresa. Por tal razón, es importante
contar con la persona idónea para desarrollar cada función en la empresa,
de esta manera, el proceso de selección debe darse con las exigencias y
los criterios necesarios que garanticen el desarrollo óptimo de las
funciones. Desde la etapa de planeación, las empresas deben fijar políticas
de contratación de personal teniendo en cuenta su tamaño y naturaleza.

Tenga en cuenta que muchos autores consideran que la esencia de la


administración es la dirección y algunos afirman que ella es en sí, la suma
total de los principios administrativos. Dicho de otra forma, todos los
aspectos inherentes a la práctica de una buena administración son
fundamentales para lograr una correcta dirección del recurso humano,
tema que será abordado en este fascículo.

Conceptos previos
Antes de iniciar el estudio de este fascículo, es conveniente repasar
algunos conceptos. Así pues, responda las siguientes preguntas y
socialícelas con el tutor.

1. ¿Cuáles son las fases del desarrollo organizacional?


2. ¿Qué entiende por integración de personal?

Fascículo No. 6 Proceso administrativo


Semestre 4
Proceso administrativo

3. ¿Por qué es importante la integración de personal?


4. ¿Cuáles son las distintas fases de desarrollo que se requieren para
alcanzar la dimensión de la empresa?
5. Teniendo en cuenta lo respondido en el ítem anterior, enuncie y
explique cuál de estas tres fases es importante para el desarrollo del
presente fascículo.

Mapa Conceptual fascículo 6

LA INTEGRACIÓN DEL
PERSONAL

pretende

Obtener y articular los elementos materiales y el


Recurso y/o Talento Humano que la organización y
la planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organización
social.

se realiza por medio de la función

Gestión del El Proceso de La planeación Modelos de


Recuso Gestión del del Recurso Gestión
Humano Recurso Humano Humano

a través de

Diseño y perfil del cargo, reclutamiento,


selección, orientación, capacitación y
evaluación del desempeño de todo el
personal

para

El desarrollo e integración del


personal en la Organización

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 2 Semestre 4
Proceso administrativo

Logros

Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa-


cidad de:

 Detallar la función administrativa de integración de personal explicando sus


principios básicos.
 Diseñar el perfil para un cargo directivo y para un cargo operativo teniendo
en cuenta la naturaleza de la empresa.
 Enumerar las diversas fuentes con las que se recluta a los candidatos a
puestos de trabajo.
 Explicar la política de competencia abierta y los medios para lograr una
integración de personal más eficaz.

La integración del personal

Figura 6.1
Cada aspecto de las actividades de una
empresa se determina por la competencia,
motivación y eficiencia general de su
organización humana.

Imagen tomada de:


galería de imágenes Microsoft Office Online

En el fascículo 1 de esta asignatura se estudiaron las fases del desarrollo


organizacional, entre las cuales se encuentra la fase de integración, en la
que las personas, especialmente los gerentes, entienden la necesidad del
trabajo en grupo para responder a los objetivos de de la organización.
Así, las organizaciones que alcanzan los niveles de rendimiento más
elevados destinan mucho esfuerzo, tiempo y atención al proceso de
selección y contratación de personal. Como se estudiará en este fascículo,
todas las actividades de una empresa se inician y determinan por la
persona que integró esa institución. Las plantas, oficinas, computadoras,
equipo automatizado etc. utilizados en una empresa moderna son
improductivos, a excepción del esfuerzo humano y la dirección. Los

Fascículo No. 6
Semestre 4 3 Proceso administrativo
Proceso administrativo

seres humanos diseñan u ordenan el equipo; deciden dónde y cómo usar


las computadoras; modernizan o no la tecnología empleada; aseguran el
capital necesario y deciden los procedimientos contables y fiscales que se
han de usar. Cada aspecto de las actividades de una empresa se
determina por la competencia, motivación y eficiencia general de su
organización humana.

Concepto
Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social. La función administrativa de la
integración de personal consiste en ocupar y mantener los puestos de la
estructura organizacional.

De esta manera, articulando la integración del personal con las dos


funciones administrativas estudiadas anteriormente se tiene que:

La planeación ha dicho qué debe hacerse y cuándo.


La organización ha señalado quién, dónde y cómo debe realizarse.
La integración señala las personas que llenan los cuadros teóricos de la planeación y la
organización.

Esta responsabilidad de la integración de personal se desarrolla mediante


la identificación de los requerimientos, la fuerza de trabajo, el inventario de
las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación,
evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación de los
empleados para que cumplan eficientemente sus tareas, tal y como lo
muestra el proceso de la gestión del recurso humano.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 4 Semestre 4
Proceso administrativo

Importancia de la Integración

Figura 6.2
Personal en proceso de Integración.

Imagen tomada de:


Galerías de imágenes Microsoft office online

En el fascículo 1 se abordaron las fases del desarrollo de empresas, entre


las que se encuentra la fase de iniciación, la cual afirma que la orga-
nización es dinámica, es decir, es capaz de relacionarse ágilmente a los
cambios. La etapa dinámica es el primer paso práctico en la creación de
las empresas, es la expresión del entusiasmo y por lo mismo, de ella
depende en gran parte que “la teoría” formulada en la etapa constructiva, o
estática, tenga la eficiencia prevista y planeada.

Al iniciarse la creación de una organización social, es decir una empresa,


aunque se da con mayor fuerza el conseguir personal, maquinaria, dinero,
etc. Igualmente se deben designar y poner en marcha mecanismos
estables y confiables que le permitan al director estar informado sobre los
costos, ganancias y ventas, como también sobre la distribución del
personal, la asignación de tareas y el rendimiento de todas las personales
que laboran en la empresa.

Para lograr esto, las personas que han de desempeñar cualquier función
dentro de la empresa, deben buscarse pensando en que reúnan los
requisitos mínimos para desempeñarse adecuadamente.

Fascículo No. 6
Semestre 4 5 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Cabe aclarar que debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y
no las funciones a los hombres. Es claro que quien carezca de los requi-
sitos mínimos físicos, intelectuales, morales o sociales para desempeñar
un puesto o función, por sencillo que parezca, lo realizará mal. Es ya un
axioma el que expresa “el hombre adecuado para el puesto adecuado”.

Sin embargo, a menudo, sobre todo en las empresas pequeñas, se piensa


que las funciones deben adaptarse a los hombres. Ordinariamente hay
más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un mismo
hombre se le encomiendan dos o tres funciones con el fin de reducir
costos de organización. Puede ocurrir, además, que en los altos niveles
administrativos y directivos sí exista cierta adaptación de la función al
hombre, ya que, por ejemplo, un gerente tiene ante sí una casi infinita
gama de posibilidades y dependerá de su personal, capacidad, iniciativa,
etc. el hacer su puesto más importante.

En términos generales, y sobre todo tratándose de los niveles medios e


inferiores, es lógico que lo racional sea adaptar el hombre a la función y
no viceversa.

La Gestión del Recurso Humano (GRH)


La gestión de recursos humanos (GRH) es una función que llevan a cabo
las organizaciones para un aprovechamiento más efectivo del personal en
el logro de los objetivos de la organización. La historia de los departa-
mentos de GRH se remonta a Inglaterra al período que transcurre desde
1700 a 1785, cuando los albañiles, carpinteros, trabajadores del cuero y
otros artesanos se organizaron en gremios. Todos ellos se valieron de sus
fuerzas unidas para mejorar sus condiciones laborales. Estos gremios se
pueden considerar como los precursores de los sindicatos actuales.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 6 Semestre 4
Proceso administrativo

Esta área siguió desarrollándose con el advenimiento de la Revolución


Industrial que se produjo durante el último tercio del siglo XVIII (Fascículo 2
de Introducción a la Administración) y que asentó los cimientos para una
sociedad industrial novedosa y compleja.

Posteriormente las condiciones laborales, las normas sociales y la división


del trabajo experimentaron profundos cambios. Un nuevo trabajador, el
jefe (que no era necesariamente el propietario, como había sido casi
siempre en el caso de la industria artesanal del pasado), se convirtió en un
agente de poder en el nuevo sistema industrial. Simultáneamente con
estos cambios, fue abriéndose una brecha cada vez más amplia entre
patrones y obreros.

Los cambios drásticos en la tecnología, el crecimiento de las empresas, la


aparición de los sindicatos y el interés y la intervención del gobierno en
todo lo relativo a los trabajadores dieron lugar a la creación y desarrollo del
departamento de personal en las grandes empresas.

No hay fecha precisa que marque la aparición del primer


departamento de personal, pero a lo largo de la década de 1.920
fueron cada vez más numerosas las organizaciones que,
aparentemente, prestaron atención y tomaron algunas medidas
para solucionar los conflictos entre la dirección y el personal.

Con la contratación de los primeros administradores de personal,


denominados secretarios de bienestar, prácticamente se inicia el proceso
de gestión del recurso humano, el cual puede definirse como el proceso
destinado a alcanzar los objetivos de la organización mediante la
contratación, retención, despido, desarrollo y utilización apropiada de los
recursos humanos en una organización.

Fascículo No. 6
Semestre 4 7 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Modelo de gestión de los recursos humanos


Son tantos los factores que influyen en la conducta y rendimiento del
empleado que es posible, y se hace necesario, utilizar una estructura o un
modelo como método para poner en orden todas las cosas. Un modelo
no es más que un plano que un gestor o cualquier otra persona puede
con-sultar para ver cómo encajan entre sí las distintas piezas, partes y
activi-dades.

Como se estudió en fascículos anteriores, el entorno organizacional está


relacionado con muchos factores que inciden en el desarrollo organiza-
cional, como es, la clasificación de las empresas según su entorno, entre
los cuales está el entorno general, medio y próximo.

La figura 6.3 muestra cinco segmentos relevantes que influyen en la


función de la Gerencia del Recurso Humano GRH. Algunas de estos seg-
mentos son fuerzas externas e internas: las primeras muestran influencias
medioambientales, es decir, sindicatos, registros, reglamentaciones,
legislación gubernamental, condiciones económicas, competitividad nacio-
nal e internacional, composición de la fuerza laboral, localización de la
organización. Por su parte, las fuerzas medioambientales internas son:
estrategias, objetivos, cultura de la organización, diseño del trabajo,
grupos de trabajo, estilos y experiencias de liderazgo y comunicación, las
cuales son importantes para diseñar el programa de la Gerencia del
Recuso Humano, que a través de los directores busca igualdad de opor-
tunidades en el empleo, la planificación, reclutamiento, capacitación y
desarrollo del personal, buscando calidad, competitividad y mejoramiento
continuo en las organizaciones.

En las grandes organizaciones algunas de las actividades agrupadas bajo


el rubro de GRH, con frecuencia son realizadas por especialistas en
recursos humanos. No obstante, no todos los administradores,
Fascículo No. 6
Proceso administrativo 8 Semestre 4
Proceso administrativo

contadores, directores, trabajan en organizaciones que cuentan con una


función de GRH formal y los que sí la tienen, también deben participar en
algunas actividades de recursos humanos. Así, los administradores de
empresas pequeñas son un ejemplo evidente de quienes con frecuencia
deben realizar sus propias contrataciones sin contar con la asistencia de
GRH. Pero hasta los administradores de empresas multimillonarias
participan en el reclutamiento de candidatos, la revisión de solicitudes de
empleo, las entrevistas de solicitantes, la inducción de personal, etc.

Influencias Medioambientales Influencias medioambientales


Externas. internas.
Sindicatos Estrategia
Registros, reglamentaciones Objetivos
Legislación gubernamental Cultura de la Organización
Condiciones económicas Diseño del trabajo
Competitividad nacional e Grupos de trabajo
internacional Estilos y experiencias del
Composición de la fuerza laboral liderazgo
Localización de la Organización Comunicación
Sistema de control

Programa de Gestión del Recurso Humano

Actividad de GRH Personal Resultado


Igualdad de oportunidades Capacitaciones Mejora la calidad
en el empleo. Actitudes Mejora la competitividad
Planificación Preferencias
Reclutamiento Motivación
Selección Personalidad
Capacitación y desarrollo
Evaluación del rendimiento
Retribución
Retroalimentación
Beneficios y servicios
Disciplina
Análisis de puestos de
Figura 6.3
trabajo Segmentos relevantes que influyen en la función de la Gerencia del Recurso
Relaciones Laborales Humano GRH.
|Seguridad social
Ya sea que una organización cuente con un departamento de GRH o no,
todo administrador debe participar en decisiones de recursos humanos en
su unidad.

Fascículo No. 6
Semestre 4 9 Proceso administrativo
Proceso administrativo

El Proceso de Gestión de Recursos Humanos


La figura 6.4 presenta los principales componentes del proceso de GRH de
una organización. En este sentido, establece nueve actividades o pasos
que, si son bien desarrollados, proporcionan a una organización emplea-
dos competentes de alto rendimiento capaces de sostener su nivel de
desempeño a largo plazo. Así, los primeros cuatro pasos representan la
planeación estratégica de recursos humanos, la adición de personal a
través del reclutamiento, la reducción del mismo por despido y selección,
con lo que resulta la identificación y selección de empleados competentes.

Una vez se cuenta con empleados competentes, se hace necesario ayu-


darlos a adaptarse a la organización y asegurarse de que sus habilidades
de trabajo y conocimientos se mantengan actualizados; dichos objetivos
se conseguirán por medio de orientación y capacitación. Igualmente, los
últimos pasos del proceso de GRH han sido diseñados para identificar
problemas de desempeño, corregirlos y ayudar a los empleados a
mantener un alto nivel de desempeño a lo largo de su carrera profesional.

De otra parte, son numerosas las fuerzas ambientales que afectan las
actividades de la GRH, como es el caso de las organizaciones sindicali-
zadas, donde muchas decisiones claves relativas al personal están
reguladas por los términos de los acuerdos del contrato colectivo. Estos
factores impuestos por las condiciones externas influyen en la integración
de personal y por ende en todo el proceso de la gestión del recurso
humano. Estas influencias pueden agruparse en restricciones u oportu-
nidades educativas, socioculturales, político - legales y económicas.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 10 Semestre 4
Proceso administrativo

Entorno

Planeación de Identificación y
Recursos Reclutamiento Selección selección de
Humanos empleados
Competentes.

Despido

Empleados Evaluación del


Orientación Capacitación adaptados con desempeño
habilidades conocimientos
actualizados

Relaciones de Empleados competentes


Desarrollo la administración capaces de sostener este
De la carrera fuerza laboral desempeño elevado a
Satisfactoria largo plazo

Figura 6.4
El proceso de la GRH.
Entorno

Como se observa en la figura anterior, todo el proceso de GRH está


influido por el entorno o el medio externo.

6.1

1. Describa en un cuadro sinóptico en qué consisten los principios


básicos de la función de integración.
2. Consulte y describa 5 factores externos que influyan en la integración
de personal.
3. Explique en una página el modelo de la gestión de las relaciones
humanas.

La planeación del recurso humano


La planeación del recurso humano se ha definido como el proceso por el
cual una organización asegura que tiene el número correcto de personas,
el tipo adecuado de ellas, en los lugares pertinentes, en el tiempo preciso,
haciendo cosas útiles económicamente.

Fascículo No. 6
Semestre 4 11 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Del mismo modo, es una técnica para determinar en forma sistemática la


provisión y la demanda de empleados necesarios, así, el departamento de
personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección,
capacitación, entre otras. La planeación del recurso humano le permite al
departamento suministrar a la organización el personal adecuado en el
momento preciso.

Figura 6.4
Planeación del Recurso Humano.

Imagen tomada de:


http://www.asistus.com/images/foto_talento.jpg

Básicamente, la planeación del recurso humano comprende la aplicación


de los conceptos de planeación abordados en el fascículo 2. Es un
proceso desarrollado en dos etapas: la previsión de las necesidades
futuras de recursos humanos y la planeación de la manera de satisfacer y
gestionar esas necesidades.

De esta manera, la primera pregunta básica ¿dónde nos encontramos


ahora?, surgida en el proceso de Planeación, se responde frecuentemente
en la planeación del recurso humano al usar el análisis del puesto e
inventario de destreza. El análisis de un puesto es el proceso de
determinar, a través de la observación y del estudio, la información
pertinente relacionada con la naturaleza de un puesto específico. El
producto final de un análisis de puesto es una descripción del puesto que
lo identifica y describe, y especifica los requerimientos del mismo.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 12 Semestre 4
Proceso administrativo

Por otra parte, la segunda pregunta básica dirigida en el proceso de


Planeación es ¿dónde quiere estar la organización?. El pronóstico de
personal es un intento para determinar las necesidades futuras de personal
en una organización. De esta forma, algunas de las variables conside-
radas en un pronóstico son: proyecciones de ventas futuras, especula-
ciones de nuevos negocios potenciales, composición de la fuerza de
trabajo actual, cambios tecnológicos y otros. Todos los niveles de adminis-
tración deberían participar en el desarrollo del pronóstico.

La última fase de la planeación de personal es determinar cómo puede


avanzar la organización desde donde está actualmente hasta dónde quiere
estar. En esta fase están incluidas actividades como contratación, se-
lección y desarrollo de personal.

El proceso de planeación de personal puede ser representado por un


diagrama como se muestra en la figura 6.5, aunque el modelo incluye un
proceso secuencial, la mayoría de las actividades se dirigen sobre bases
continuas.

Análisis e Pronóstico de
inventario del personal Reclutamiento
puesto

Desarrollo de Promociones,
Selección Personal transferencias
y separaciones

Figura 6.5
Proceso de planeación de personal.

Así mismo, la planeación de personal se debe coordinar con otros planes


organizacionales y con el plan de la corporación total; no se puede dirigir
exitosamente en forma aislada por el departamento de personal.

Una vez el administrador de empresas conoce cuál es la situación de la


planeación del recurso humano, se puede empezar a hacer algo al

Fascículo No. 6
Semestre 4 13 Proceso administrativo
Proceso administrativo

respecto. Si existen una o más vacantes, es factible usar la información

Reclutamiento es el proceso obtenida mediante el análisis de puestos para guiarse en el reclutamiento.


de ubicar, identificar y atraer
a solicitantes capaces.
Definición del cargo
Después de realizar el análisis de puestos y determinar los cargos nece-
sarios para la compañía, es importante definir cada uno de ellos, lo cual
equivale a determinar claramente las actividades a desarrollar, el grado de
responsabilidad y el nivel de autoridad en cada uno. Esta identificación de
funciones y responsabilidades se conoce como definición de puestos y es
indispensable para que cada persona en la organización esté enterada de
su posición y participación frente al logro de los objetivos organizacio-
nales.

Perfil del cargo


Con base en la descripción del cargo se diseña el perfil, es decir, se esta-
blecen los requisitos o características que una persona debe cumplir para
desarrollar óptimamente las labores asignadas a cada cargo. Obviamente,
según las actividades y funciones a realizar lo requerimientos del perfil
varían en las empresas; sin embargo es importante puntualizar en los si-
guientes aspectos:

 Formación. El nivel de formación que requiere el personal está supe-


ditado a las labores a realizar en un cargo. Para cargos directivos exigi-
rá un nivel de formación con estudios superiores o profesionales, por el
contrario si es un cargo operativo el título de bachiller será suficiente.
 Experiencia. Puede ir en meses, años o sencillamente no es necesaria,
lógicamente depende de la naturaleza de la funciones a realizar. Para
cargos operativos, en determinadas empresas, prefieren contratar
personal sin experiencia con la idea de adaptarlos fácilmente a la
organización, por cuanto, según ellos, no tienen perjuicios o hábitos
adquiridos en otras empresas.
Fascículo No. 6
Proceso administrativo 14 Semestre 4
Proceso administrativo

 Conocimientos específicos. Hace referencia a aquellos conocimientos


adicionales que debe tener cada persona para desempeñar óptima-
mente un cargo; tales como, el manejo de programas de computador,
otros idiomas, etc.
 Habilidades y aptitudes. Se refiere a aquellas cualidades que deben
sobresalir en las personas según el cargo a desempeñar; tales como: la
facilidad para hablar en público, redacción de textos, habilidades
gráficas, trabajo en equipo, atención, observación, organización, creati-
vidad, planeación, trabajo bajo presión, autorregulación, puntualidad,
cultura general, etc.
 Relaciones interpersonales. Es un factor muy importante en el ámbito
laboral, razón por la cual debe tenerse en cuenta a la hora de seleccio-
nar el personal. La mayoría de las empresas buscan que su personal
sea: respetuoso, amable, cordial, discreto, agradable, simpático, serio,
sin dejar de ser gentil etc.
 Actitud. Es otro factor importante para el buen rendimiento del perso-
nal. Las empresas prefieren personas comprometidas, responsables,
dinámicas, optimistas, activas, proactivas, honradas, correctas, sinceras,
que acaten y cumplan órdenes, seguras y confiadas en sí mismas.
 Otros factores. Aunque parezca poco relevante, los directivos empresa-
riales piensan que es indispensable tener en cuenta la edad, el género,
estado civil y sitio de residencia de su personal. Puede ser que estos
factores sean indiferentes en la mayoría de las situaciones, sin embargo,
los directores de ciertas compañías, especialmente para el área
comercial, prefieren, por ejemplo, hombre si es para viajar, mujeres si es
para atender negocios de artículos para dama o niños, gente joven si
es para productos de alta tecnología o dirigido a este tipo de población,
personas solteras si las jornadas de trabajo son largas, etc.

Fascículo No. 6
Semestre 4 15 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Otros factores que en ocasiones tienen en cuenta los directores son: el


aspecto físico, la estatura, el peso, si el candidato posee vehículo y el
estrato socioeconómico al que pertenece para seleccionarlo en un cargo
determinado. Para realizar esta selección los directores deben tener como
mínimo dos fuentes de abastecimiento y medios de reclutamiento, ya que
a veces es difícil encontrar a la persona idónea para realizar determinada
labor, cargo o función. Tenga en cuenta que puede ocurrir que una fuente
de abastecimiento sea buena, pero el medio de reclutar al personal sea
malo, o viceversa. En este sentido, las fuentes de abastecimiento para una
empresa deben, ante todo, precisarse. Es igualmente necesario cultivar el
contacto con las mejores fuentes de candidatos potenciales.

En la tabla 6.1 se observan las principales fuentes de candidatos


potenciales para un puesto.

FUENTE VENTAJAS DESVENTAJAS


Búsqueda interna Bajo costo; eleva la moral de los Disponibilidad limitada.
empleados, los candidatos ya
conocen la empresa.
Anuncios Su amplia distribución puede ser Genera muchos candidatos no
dirigida a grupos específicos. capacitados.
Recomendaciones de Información sobre la empresa es Puede no incrementar la diversidad
empleados proporcionada por los empleados y mezcla de empleados.
actuales; puede generar candidatos
fuertes, ya que una buena
recomendación se refleja en quien
la hace.
Agencias de empleo Costo gratuito o nominal Los candidatos tienden a tener
públicas menos habilidades, aunque pueden
conseguirse buenos candidatos.
Agencia de empleo Amplios contratos; selección Costo elevado
privadas cuidadosa; con frecuencia ofrecen
garantías a corto plazo.
Universidades Enorme bloque de candidatos Limitado a posiciones de nivel de
centralizados. ingreso.
Servicios de personal Cubrir necesidades temporales. Costoso

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 16 Semestre 4
Proceso administrativo

temporal
Contrato de empleados y Cubrir necesidades temporales, Poco compromiso con la
contratistas pero generalmente para proyectos organización más allá del proyecto
independientes de mayor plazo. actual.
Tabla 6.1
Principales fuentes para candidatos potenciales para un puesto.

El proceso de selección es un ejercicio de predicción. Busca predecir qué


candidatos tendrán éxito si son contratados. “Éxito”, en este caso,
significa tener un buen desempeño conforme a los criterios utilizados por
la orga-nización para evaluar a sus empleados.

La selección de personal depende primordialmente de las necesidades de


la organización y del marco legal en esta materia. El proceso de selección,
tal como se lleva a cabo en la realidad, consiste en una secuencia de
pasos. De esta manera, el proceso se inicia con una preselección de los
aspirantes y concluye con la orientación de los empleados recién
contratados. En la figura 6.6 se presentan los distintos pasos que integran
el proceso. Los candidatos pueden quedar eliminados en cualquiera de
los nueve pasos.
Paso 1

Entrevista preliminar
para seleccionar

Paso 2

Hoja de solicitud

Paso 3

Entrevista para el
empleo

Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8

Test de Otras Antecedentes y Oferta Examen


empleo Entrevistas comprobación de condicional físico
referencias
Paso 9

Decisión
Figura 6.6
Pasos típicos en las decisiones de selección.

Fascículo No. 6
Semestre 4 17 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Por otra parte, todo individuo que ingresa a una empresa necesita recibir
un desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea, para adaptarlo
exactamente a lo que el puesto va a requerir de él. Este desarrollo es
perpetuo pero, como es claro, se hace más necesario tratándose de los
trabajadores que ingresan en calidad de nuevos.

El desarrollo de quienes ingresan a una nueva empresa suele dividirse en:

1. Adiestramiento de obreros y empleados. Acción que suele com-


prender dos pasos principales:

1.1 Cómo debe prepararse la introducción, fase que comprende


cuatro puntos:
 Hacer una tabla de tiempo.
 Hacer un esquema del trabajo que se va a enseñar.
 Tener todo listo.
 Tener el lugar de instrucción correctamente adecuado para tal
fin.

1.2 Cómo debe darse la instrucción, fase comprendida por cuatro


puntos:
 Preparar al empleado: calmarlo, interesarlo, ubicarlo en la posi-
ción correcta.
 Presentar la operación, es decir, explicársela verbalmente con
lentitud, de manera tal que se garantice su comprensión etc.
 Probar su ejecución, es decir, hacer que él mismo ensaye, expli-
que simultáneamente lo que va haciendo y corrija sus errores.
 Revisar: haciéndolo que realice ya su trabajo ordinario, pero
bajo una especial e intensa supervisión, para consultar cada
duda y no volver al método más fácil, hasta garantizar que ha
adquirido los hábitos requeridos.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 18 Semestre 4
Proceso administrativo

2. Capacitación de supervisores. Todo supervisor requiere de dos capa-


citaciones diferentes: la que necesita como técnico que va a dirigir un
sistema especial de producción, ventas, servicios, etc., y la que requiere
en cuanto va a ser jefe. Ordinariamente es sólo la primera la que se
toma en cuenta para escoger y capacitar a los supervisores, sobre todo,
a los inmediatos. En cambio, muy pocas veces se tiene cuidado en
darle preparación como jefe, y de ello deriva que en muchas ocasiones
un magnifico supervisor como técnico en su especialidad, es en
cambio un constante problema para la empresa, porque no sabe
mandar, aprovechar el equipo, coordinarse, etc.

Así pues, si el obrero requiere más que nada adiestramiento, el supervisor


como jefe requiere más bien capacitación administrativa. En este sentido,
todo supervisor necesita ser capacitado en:
 Cómo distribuir el trabajo.
 Cómo tratar a su personal (relaciones humanas).
 Cómo clasificar a su personal
 Cómo instruir al personal
 Cómo recibir y tratar las quejas de sus subordinados
 Cómo realizar entrevistas con éstos
 Cómo hacer informes, reportes, etc.
 Cómo coordinarse con los demás jefes
 Cómo conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc.
 Cómo resolver los problemas que plantea la supervisión.

Necesita, además, conocer más a fondo las políticas que va a aplicar y la


organización de la empresa

Adicionalmente, en una organización son de vital importancia los progra-


mas de desarrollo gerencial y ejecutivo como cursos de asesoramiento en
el trabajo, evaluación del desempeño y rotación de asignaciones, toma de

Fascículo No. 6
Semestre 4 19 Proceso administrativo
Proceso administrativo

decisiones, etc.; ya que con base en estos programas los ejecutivos


buscan un buen funcionamiento en las organizaciones para lograr satis-
facer las necesidades de la compañía. Por ello se hace necesario rela-
cionar este tema como complemento del proceso administrativo de
dirección y estudiarlo en detalle a continuación.

Desarrollo de ejecutivos
Terry define el desarrollo de ejecutivos del siguiente modo: “es la aplica-
ción de un esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a
quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la
empresa logre más efectivamente sus objetivos”.

En consecuencia, este es quizá uno de los problemas más grandes que


enfrenta toda empresa. En efecto, cuando se realiza una adecuada admi-
nistración basada en la delegación de planes debidamente estudiados y
fijados, y de control de resultados por el delegante, el problema por
resolver está en encontrar personas responsables, preparadas y adheridas
a la empresa para delegar en ellas esas facultades.

No obstante, un error básico ya mencionado en la “previsión de elementos


administrativos”, consiste en pensar que tal género de personas se
encuentran por mera suerte, causalidad o accidente. La realidad es que
una persona con las capacidades requeridas para ocupar altos cargos en
una empresa, debe ser, de algún modo, el menos desarrollado o
preparado por ésta.

Una parte importante del desarrollo de los ejecutivos es saber tomar


decisiones adecuadas en el momento determinado, por ende es necesario
que la persona encargada del programa de GRH sepa en qué momento
exacto debe cambiar o transferir a un empleado, ya sea para promoverlo
hacia un nivel jerárquico más alto o más bajo, dependiendo de su juicio, el

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 20 Semestre 4
Proceso administrativo

cual debe estar basado en conocimientos amplios y responsa-bles,


teniendo en cuenta las implicaciones que esto conlleva.

Recordando la figura 6.5, el último paso en el proceso de planeación de


personal comprende promociones, transferencias y separaciones. Cada
uno de estos tipos de cambio influye obviamente en toda la situación de
personal. Por consiguiente, transferir a un empleado comprende solamen-
te cambiarlo a otro puesto, aproximadamente en el mismo nivel en la or-
ganización, básicamente con el mismo sueldo, requerimientos de rendi-
miento y estatus. Las transferencias planeadas pueden servir como una
excelente técnica de capacitación.

Pos su parte, promover comprende el cambiar a un empleado a un puesto


que incluye un sueldo más alto y por esto, requerimientos de rendimientos
más altos. Los dos criterios básicos usados en mayoría de las organiza-
ciones en las promociones son méritos y antigüedad.

Por último, la separación que comprende la terminación de un empleado


ya sea voluntaria o involuntariamente. En las terminaciones voluntarias,
muchas organizaciones tratan de determinan por qué se retira un
empleado usando entrevistas de salida. Las separaciones involuntarias
deben utilizarse como último recurso.

6.2

1. Realice un flujograma explicando el proceso de planeación del


recurso humano.

2. Nombre 10 posibles fuentes para encontrar nuevos empleados.

3. Seleccione una empresa de su región y diseñe el perfil para un cargo


directivo y para un cargo operativo teniendo en cuenta la naturaleza
de la empresa. Con base en sus hallazgos explique la importancia
del desarrollo de los ejecutivos en el proceso de la planeación del
recurso humano.

Fascículo No. 6
Semestre 4 21 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Dentro de las funciones de la Gerencia del Recurso humano se encuentra


la implementación de un proceso de evaluación del desempeño y
capacitación del personal, acorde con los objetivos organizacionales. De
esta manera, toda empresa debe incluir en su prepuesto el desarrollo de
un programa para evaluar y capacitar a sus trabajadores, con el objetivo
de estimular o juzgar, la excelencia y las cualidades de alguna persona.
Como complemento del proceso de dirección esta actividad posee dos
elementos a saber:

1. La evaluación del Desempeño


2. La capacitación del Personal.

1. Evaluación del Desempeño

Figura No. 6.7


Evaluación del cargo.

Fuente galerías de:


Imágenes Microsoft office online

Las empresas utilizan diversos métodos para evaluar su personal. Es difícil


encontrar un procedimiento igual pues varía de acuerdo a la situación de
cada una de ellas. Los más utilizados son:

 Estadísticas. Se utiliza cuando el personal trabaja por presupuestos o


por cuotas. Este método es muy utilizado en las áreas comerciales. Un
ejemplo es la línea de tendencia. Se traza una línea recta entre los datos
de ventas periódicas permitiendo identificar el progreso del vendedor.
 Matriz de desempeño. Se desarrolla seleccionando varios criterios de
evaluación con indicadores de logro. El directivo o jefe de personal

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 22 Semestre 4
Proceso administrativo

determina cuáles son los factores importantes a evaluar y les asigna un


valor cuantitativo o cualitativo.
 Clasificación según escalas de desempeño. El director o jefe de
personal establece un cuadro comparativo con el fin de determinar
quiénes son los empleados sobresalientes para los casos de ascensos,
premios o promociones.

2. Capacitación y desarrollo del personal


La capacitación y desarrollo es parte de la etapa de organización y com-
prende retener y capacitar al personal para los puestos creados. Igual-
mente, el objetivo de la capacitación y desarrollo es obtener a la mejor
gente disponible para la organización y desarrollar las destrezas y habili-
dades de estas personas.

En esencia, la capacitación, el desarrollo y la motivación de los recursos


humanos implican cambios; cambios en las aptitudes, conocimientos, acti-
tudes y en la conducta social. Para que la empresa pueda seguir siendo
competitiva, urge realizar cambios en estas áreas. Mantener el liderazgo
tecnológico, el trabajo en equipo, un rendimiento de clase mundial y la
armonía social entre personas que se diferencian por su origen étnico y
por sus aptitudes, dependerá necesariamente de la capacidad para em-
prender los cambios imprescindibles con miras al progreso de la
organización.

La capacitación es, en síntesis, un esfuerzo por mejorar el rendimiento


actual o futuro del empleado. En casi todas las organizaciones que hacen
hincapié en la calidad, se imparte capacitación en la metodología de
solución de problemas, en el análisis de problemas, en la medición y
retroalimentación de la calidad y en la organización de equipos de trabajo.
A continuación se enuncian algunos puntos específicos relativos a la
capacitación que conviene tener en cuenta:

Fascículo No. 6
Semestre 4 23 Proceso administrativo
Proceso administrativo

 Capacitación: es el proceso sistemático por el que se modifica la


conducta de los empleados para facilitar el logro de los objetivos de la
organización.
 Desarrollo: es la adquisición de conocimientos y habilidades que
podrán aplicarse en el presente o en el futuro. Es una meta a alcanzar a
largo plazo.
 Programa formal de capacitación: es un gran esfuerzo emprendido
por la dirección para que sus empleados adquieran aptitudes, actitudes
y conocimientos relacionados con su trabajo en la empresa.
 Aprendizaje: es el acto mediante el cual las personas adquieren
aptitudes, conocimientos y habilidades cuyo resultado es un cambio
relativamente permanente en sus conductas.

Siendo tanto la capacitación como el desarrollo formas de educación,


pueden aplicárseles lógicamente algunas conclusiones relativas a la teoría
del aprendizaje. Dichas conclusiones pueden tener cierta relevancia para el
diseño de los programas formales e informales de capacitación y
desarrollo.

En este orden de ideas, para poder aprender, una persona, ante todo, ha
de querer aprender. En el marco de referencia de la capacitación y el
desarrollo, la motivación ejerce una influencia decisiva en el grado de
dedicación de una persona, mantiene la atención concentrada en las
actividades y refuerza la retención de lo aprendido. La motivación es el
conjunto de fuerzas que originan la conducta y determinan su forma,
dirección, intensidad y duración. Este proceso fundamental en el
comportamiento del ser humano será analizado desde la perspectiva
organizacional en el facículo7, ya que la forma de motivar y aumentar la
capacidad del recurso humano es uno de los factores fundamentales del
proceso de Dirección.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 24 Semestre 4
Proceso administrativo

6.3

1. Explique lo que significa la capacitación y el desarrollo de personal.

2. Teniendo en cuenta la organización a la cual pertenece, enumere tres


planes de capacitación existentes y explique brevemente su
importancia para el logro de los objetivos de la misma.

3. Brevemente presente el plan de aprendizaje necesario para mejorar


sus cualidades como miembro de una organización.

Conforme grupos de tres estudiantes y realice la lectura del siguiente caso de


estudio, con base en ella respondan las preguntas que se plantean al final.

Caso de estudio
La Corporación Amarillo empezó un extenso programa de capacitación adminis-
trativa hace varios años. El director de personal de la compañía sintió que este
programa la beneficiaría al proporcionar una fuente preparada de individuos
dignos de promoción, para llenar las vacantes conforme ocurrieran en la com-
pañía. Hasta este momento, las promociones se llenaban a menudo con personal
externo a la compañía.

Los administradores en todos los niveles de la organización se comprometieron


con el programa de capacitación administrativa. Participaron en clases en la
compañía, en materias como administración general y administración de tiempos.
Además, se les animó a mejorar otras destrezas tomando cursos nocturnos en la
universidad local a expensas de la compañía. De hecho muchos administradores
se matricularon en varios de los cursos ofrecidos en la universidad.

Cuando se inició el programa, en las juntas de capacitación administrativa subse-


cuentes, la alta administración avisó a los administradores que el programa de
desarrollo administrativo estaba diseñado para mejorar sus destrezas adminis-
trativas y para calificarlos para promociones futuras dentro de la empresa.

Paul Martin, un supervisor de sección, lleva con la compañía más de diez años.
Ha participado asiduamente en el programa de capacitación administrativa y ha
tenido varios cursos nocturnos en la universidad local. Paul sintió originalmente
que esta diligencia por su parte estaría recompensada con una promoción cuan-
do surgiera una vacante. Sin embargo, en dos ocasiones durante el año anterior,
se habían contratado personas externas para llenar los puestos de supervisión
dentro del departamento de Paul. En cada caso él y otros supervisores de sec-
ción habían solicitado la vacante, y sentían que su experiencia más el conoci-
miento adicional obtenido a través del programa de capacitación administrativa
los hacían más calificados que a los externos contratados.
Fascículo No. 6
Semestre 4 25 Proceso administrativo
Proceso administrativo

En una entrevista de evaluación reciente, Paul sacó sus problemas a discusión


con su administrador de departamento. Se le dijo que en cada caso a ningún su-
pervisor de la empresa se le había considerado calificado para la va-cante
administrativa. Paul expresó la opinión de que el programa de capacitación
administrativa de la compañía era una pérdida de tiempo para los supervisores si
su conocimiento y experiencia obtenida no se reconocían por la administración
de más alto nivel. El administrador del departamento de Paul explicó que toma
tiempo capacitar a un supervisor para una responsabilidad de más alto nivel.
También le recordó que a los individuos se les recompensaba por sus esfuerzos
de superación con aumentos de salarios por extraméritos durante la evaluación
del rendimiento anual.

Cuestionario
1) ¿Considera que Paul tiene una queja legítima?

2) ¿Considera que la organización “entrena por entrenar”?.

3) ¿Cree que el supervisor de Paul manejó bien el problema?, ¿cómo lo manejaría


usted?

Como se pudo observar en este fascículo, la Gestión de Recursos Huma-


nos (GRH) es una función que se lleva a cabo en las organizaciones con el
fin de facilitar la ubicación eficaz de los empleados para la consecución de
los objetivos de la organización.

Igualmente se apreció que la GRH es una parte esencial de muchos planes


estratégicos de las organizaciones, ya que permite definir los candidatos a
los distintos puestos de trabajo, ya sea por el proceso de selección o
mediante la capacitación y el desarrollo del recurso humano.

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 26 Semestre 4
Proceso administrativo

CHIAVENATO, Idalberto. Administración. Proceso Administrativo. Ed. Mc


Graw Hill.
RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la Administración con
enfoques de sistemas. Ed. Thomson.
BATEMAN, Thomas. Administración. Una ventaja competitiva. ED. Mc Graw
- Hill.
LERNER, Joel J. Introducción a la administración y organización de
empresas, México. Mc Graw-Hill, Primera Edición, 1984.
KOONTZ, Harol; WEIHRICH, Heinz. Administración, una perspectiva global.
México. McGraw-Hill, Décimo Primera Edición, 1998.
ROBBINS, Stephen P. Administración y teoría práctica. México. P.H.H.
Prentice - Hall Hispano Americana S.A., Cuarta Edición, 1994.

Sitios Web consultados


www.monografias.co. Trabajos 19/recuros/-humanos.
www.gestiopolis.com Administración del recurso humano.
www.bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis /TAsD01.pdf.

Todo empleado se enfrenta al dilema de no entender lo que se espera de


su puesto. Las actividades y comportamientos considerados por un
individuo como necesarios en la realización de un trabajo definen su
percepción del papel. Definir la dirección en tal forma que un empleado
perciba adecuadamente los requerimientos, y lo que se espera de su
puesto, es un elemento importante en el proceso administrativo. La
finalidad del fascículo séptimo es examinar algunos de los métodos
usados para definir la dirección exitosamente dentro de la organización.

Fascículo No. 6
Semestre 4 27 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 28 Semestre 4
Proceso administrativo

Seguimientoal autoaprendizaje

Proceso administrativo - Fascículo No. 6


Nombre_______________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad___________________________________Semestre: _______________

1. Explique la importancia de realizar un óptimo proceso de selección de


personal para una empresa y qué consecuencias acarrea lo contrario.

2. Indique cuál es el aspecto de mayor relevancia para la selección de personal.

3. Teniendo en cuenta su experiencia personal en algún proceso de selección


aplicando para un cargo administrativo, realice un breve recuento de ello y si
cumplió con las expectativas.

4. Comente ¿Por qué es importante definir las funciones en un cargo?

5. Indique en un escrito de una página ¿qué beneficio se obtiene con las


prácticas de evaluación de un cargo?

Preguntas de selección múltiple con única respuesta.

6. De la siguiente lista seleccione los métodos que utilizan las empresas para
evaluar al personal:

a. Método matemático del desempeño


b. Estadísticas del desempeño
c. Matriz PERT de desempeño
d. Estrategia del desempeño

7. Cuando se habla del gran esfuerzo emprendido por la dirección para que sus
empleados adquieran aptitudes, actitudes y conocimientos relacionados con
su trabajo en la empresa, esto se refiere a:

a. Análisis del cargo


b. Desarrollo del personal
c. Programa formal de capacitación
d. Análisis del desempeño.

Fascículo No. 6
Semestre 4 29 Proceso administrativo
Proceso administrativo

Preguntas de selección múltiple con múltiple respuesta.

Si a y b son correctas Marque A


Si b y c son correctas Marque B
Si c y d son correctas Marque C
Si a y d son correctas Marque D
Si a y c son correctas Marque E

8. Los aspectos para definir el perfil del cargo son:

a. Conocimientos y experiencia
b. Los manuales del cargo
c. La estructura del cargo
d. Habilidades y aptitudes

A B C D E

Fascículo No. 6
Proceso administrativo 30 Semestre 4

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