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Actividad Evaluativa Eje 3

Paso a paso para la selección de personal

Autores

Angie Lizet Guzmán Rey

Ferley León Afanador

Luisa Fernanda Castro Vivas

Luisa Fernanda Peña García

Docente

*Jorge Enrique Chaparro Medina

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Administración de Empresas

Gestión por Competencias

septiembre de 2021
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Contenido

Introducción ................................................................................................................................1

Objetivos .....................................................................................................................................2

Objetivo General .....................................................................................................................2

Objetivos Específicos ..............................................................................................................2

Principales pasos seguir para selección de personal ...................................................................3

Selección de empresa ..................................................................................................................4

Cargo para análisis ..................................................................................................................4

Requerimientos Del Perfil Del Cargo .........................................................................................8

Competencias Del Cargo .........................................................................................................8

Diagrama de flujo ......................................................................................................................12

Anexos .......................................................................................................................................12

Referencias ................................................................................................................................21
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Introducción

El presente trabajo tiene como fin el análisis del paso a paso realizado por una empresa para la

selección de personal, específicamente en el cargo de coordinador de farmacia.

En un primer tiempo se presentarán los elementos a analizar de ADS PHARMA, empresa

dedicada a la comercialización, suministros, dispensación y control de medicamentos para el

beneficio de sus usuarios. Analizaremos el cargo de regente de farmacia y los diferentes

elementos que tiene en cuenta la compañía para la selección de personal.

Finalmente se recopilarán los formatos que la empresa emplea para la realización del proceso.
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Objetivos

Objetivo General

Analizar el proceso de selección de personal de la empresa Comercializadora ADS PHARMA en

el cargo de Coordinador de Farmacia.

Objetivos Específicos

• Especificar los principales elementos del cargo, como lo son el perfil, características y

componentes que se requieren para la ocupación del cargo.

• Conceptuar mediante el diagrama de flujo los diferentes elementos fundamentales en el

proceso de selección.

• Enumera los diferentes formatos utilizados en el proceso de selección en el cargo

especifico por la empresa.

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Principales pasos seguir para selección de personal

Dentro del proceso para el reclutamiento de personal se determinan un grupo de elementos que

se convierten en las herramientas fundamentales para cada una de las fases de reclutamiento.

En primer lugar, se identifican las competencias, las cuales se dividen en Competencias de

Direccionamiento, en las que identificamos la capacidad de liderazgo, poder para la toma de

decisiones, generación de estrategias, comunicación, delegación y seguimiento. En cuanto, a las

Competencias Técnicas y Profesionales, hace referencia a los conocimientos específicos para el

desarrollo de una tarea. Y las Competencias Humanas y de Interacción hace referencia a las

capacidades de comunicación del individuo tanto en la empresa como fuera de ella.

En segundo lugar, el Reclutamiento en el que se expone la necesidad de la ocupación de una

vacante por parte de talento humano. En esta se presentan dos clases el Reclutamiento Interno o

Ascenso en el que se busca dentro del mismo personal un candidato con las habilidades para ocupar

el cargo. Y el Reclutamiento Externo en el que se intenta llenar la vacante con personal que no

pertenece a la empresa.

Y, en tercer lugar, el Proceso de Selección que tiene como objetivo la selección de personal

idóneo para la ocupación del cargo. En este se desarrolló la fase de preselección en la que se analiza

la hoja de vida y se realiza una entrevista para saber cuáles son las competencias organizacionales

del candidato y verificar sus referencias. Y la Fase de Selección en la que se determina las

competencias específicas para el cargo.

Continuando se aplican las pruebas psicométricas y psicotécnicas, las primeras son para

identificar la forma de desenvolverse en determinada clase de trabajo el evaluado. En esta se aplica

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los test de inteligencia, personalidad, aptitudes y proyectivos. Las pruebas psicotécnicas son las

que se aplican para determinar las habilidades concretas en cierto trabajo.

Luego se aplican las pruebas situacionales en las que se determinan la habilidad del evaluado

para solucionar posibles problemas que se pueden presentar en el desarrollo de sus actividades

laborales.

Continuando con el proceso se realiza la entrevista a los tres mejores candidatos con su posible

futuro jefe inmediato.

Se presenta el informe final y la retroalimentación del proceso de selección, que se compara el

perfil del candidato con el perfil que solicita en la empresa. Y en la retroalimentación del proceso

los candidatos tienen la posibilidad de conocer sus fortalezas y debilidades para mejorar en su

trabajo.

Finalmente se realiza la evaluación del proceso de selección. En la cual se aplica una prueba al

nuevo candidato para evaluar sus habilidades y capacidades.

La gestión por competencias se convierte en una herramienta fundamental para obtener del

mejor capital humano que requiera una compañía. (Restrepo de O, Ladino, & Orozco , 2008)
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Selección de empresa

La empresa seleccionada para el desarrollo de la actividad es la Comercializadora ADS

PHARMA empresa dedicada a la comercialización, suministros, dispensación y control de

medicamentos para el beneficio de sus usuarios.

Su misión, Ser reconocidos por nuestros Usuarios como una organización líder, por la calidad

de sus procesos, la utilización eficaz de sus recursos, la calidad humana y la satisfacción de sus

requerimientos, dando cumplimiento a lo establecido en el Contrato suscrito con la Dirección de

Sanidad de la Policía Nacional.

EMPRESA SELECCIONADA: Comercializadora ADS PHARMA

• Cargo para análisis:

o Denominación: Coordinador de Servicio Farmacéutico – Director Técnico

(Servicio Farmacéutico Nivel I)

o Área: Administrativo y operacional.

o Nivel Funcional: Mixto

o Jefe Inmediato: Coordinador Nacional de Farmacias

o Personal A Cargo: Auxiliar de Farmacia y Mensajero

• Funciones:

1. Ejecutar las acciones necesarias para el cumplimiento de los estándares de

habilitación y los Procedimientos del Servicio farmacéutico.

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2. Modificar y mantener actualizados los procedimientos operativos estandarizados y

los formatos necesarios para la habilitación del Servicio farmacéutico, con

acompañamiento del proceso de Calidad de la UTM.

3. Velar por el desempeño de las funciones Asistenciales y técnicas del personal a su

cargo y el cumplimiento de lo descrito en el Manual de Condiciones esenciales y

procedimientos del Servicio Farmacéutico.

4. Verificar la divulgación y el cumplimiento de los procedimientos operativos

estandarizados establecidos para la farmacia, así como el correcto diligenciamiento

de los formatos y el archivo de los registros.

5. Asegurar la capacitación del personal de farmacia en los Procedimientos Técnicos

y las programadas por el Proceso de Gestión de Calidad.

6. Programar los turnos mensuales del personal a cargo.

7. Vigilar el cumplimiento de los turnos programados por parte del personal de las

farmacias.

8. Enviar el reporte de horas extra trabajadas por el personal de las farmacias previa

autorización de la Dirección y comunicar las novedades relacionadas con el

personal.

9. Velar por la calidad del servicio prestado y propiciar un ambiente laboral adecuado.

10. Recibir los reclamos del personal asistencial y de los usuarios y efectuar el

seguimiento hasta el cierre de las acciones tomadas para solucionarlo.

11. Asistir a los auxiliares de farmacia, en caso de presentarse dudas relacionadas con

medicamentos, con los procedimientos operativos estandarizados o cualquier tipo

de inquietud dentro del entorno laboral que se presente.

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12. Dar solución o respuesta a las inquietudes del paciente ambulatorio sobre el servicio

y/o productos cuando así lo requiera.

13. Informar a la Coordinación Nacional de Farmacias cualquier anomalía o novedad

que se presente en la farmacia.

14. Velar por el correcto estado de los trámites de la Farmacia ante la Secretaría de

Salud y el Fondo Nacional de Estupefacientes o el Fondo Rotatorio.

15. Controlar las existencias de todos los medicamentos y restringir el acceso a los

medicamentos de control especial, medicamentos especiales, medicamentos de alto

costo y medicamentos averiados o vencidos.

16. Verificar y velar por el correcto almacenamiento de los productos farmacéuticos

según las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

17. Realizar la solicitud de los requerimientos necesarios para el funcionamiento de la

farmacia relacionados con recursos humanos, mobiliarios, papelería, equipos,

instrumentos, mantenimiento de instalaciones, información, etc.

18. Velar por el cuidado y buen uso de los elementos asignados como equipos, muebles,

instrumentos, etc.

19. Velar por el correcto funcionamiento de los instrumentos de medición utilizados en

la farmacia y el estado vigencia de calibración.

20. Coordinar periódicamente actividades de limpieza y fumigación de la farmacia.

21. Realizar pedido de Medicamentos Monopolio del estado al fondo Nacional de

estupefacientes.

22. Elaborar y enviar los informes de medicamentos de control especial a la Secretaría

de Salud y al Fondo Nacional de Estupefacientes.

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23. Mantener disponible y actualizada la información de movimientos de

medicamentos de control especial en la farmacia.

24. Coordinar la recepción de productos de bodega según procedimiento y verificar el

completo y correcto envío y relación de las referencias en cada entrega.

• Responsabilidades:

1. Garantizar servicio de calidad.

2. Manejo adecuado de los medicamentos.

3. Entregar los paquetes de fórmulas diariamente.

4. Responder por el buen funcionamiento de los equipos.

5. Correcta dispensación de los medicamentos.

• Requerimientos Del Perfil Del Cargo Directivo

➢ Edad: 23 A 45 años

➢ Género: Femenino y Masculino

➢ Formación Académica: Regente en Servicio Farmacéutico

➢ Tiempo Y Tipo De Experiencia: 2 años en la dirección de servicio farmacéutico.

➢ Competencia:

❖ ADMINISTRATIVAS: Toma de decisiones, liderazgo de personas,

planeación y organización, comunicación afectiva y asertiva oral, escrita y

responsabilidad.

❖ LABORALES: Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés,

trabajo en equipo, desarrollo del cargo, puntualidad y asistencia.

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❖ HUMANAS: Creatividad, excelentes relaciones humanas, buen manejo de

conflictos, compromiso y sentido de pertenecía, presentación personal y

tolerancia a la frustración

➢ Habilidades Requeridas:

❖ Competencias Del Cargo

▪ Básicas:

o Manejo de equipo de oficina y herramientas o instrumentos

propios de trabajo, manejo de Word y Excel.

▪ Genérales:

o Dispensación de los medicamentos, Orientación Al Usuario,

Comprensión de las fórmulas medicas

▪ Específicas:

o Recepción de medicamentos

o Almacenamiento de medicamentos

o Almacenamiento de depósitos médicos

o Manejo de la cadena de frio

o Manejo legal de medicamentos controlados

o Conocimiento y aplicación de rotación de inventario

o Punto de reposición de inventarios

o Nivel de seguridad

o Nivel mínimo y máximo de los inventarios

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• Requerimientos Del Perfil Del Cargo Profesional

➢ Edad: 28 a 40

➢ Género: Femenino y Masculino

➢ Formación Académica: Profesional Químico

➢ Tiempo Y Tipo De Experiencia: 2 años en la dirección de servicio farmacéutico.

➢ Competencia:

❖ ADMINISTRATIVAS: Toma de decisiones, liderazgo de personas,

planeación y organización, comunicación afectiva y asertiva oral, escrita y

responsabilidad.

❖ LABORALES: Conocimiento del cargo, calidad, tolerancia al estrés,

trabajo en equipo, desarrollo del cargo, puntualidad y asistencia.

❖ HUMANAS: Creatividad, excelentes relaciones humanas, buen manejo de

conflictos, compromiso y sentido de pertenecía, presentación personal y

tolerancia a la frustración

➢ Habilidades Requeridas:

❖ Normas de Buenas Prácticas de Manufactura - Informe 32, 37 y 45 de la

Organización Mundial de la Salud

❖ Resolución 1160: 2016 Ministerio de salud y Protección social.

❖ Resolución 3619: 2013 Ministerio de salud y protección social.

❖ Conocimiento de la Norma de calidad ISO 9001-2015

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❖ Competencias Del Cargo

▪ Básicas:

o Manejo de equipo de oficina y herramientas o instrumentos

propios de trabajo.

o Manejo de Word y Excel, manejo de formatos con respecto

a las validaciones ejecutadas.

▪ Genérales:

o Dispensación de los medicamentos

o Orientación Al Usuario

▪ Especificas:

o Realizar los muestreos de materias primas para el desarrollo

de nuevos productos o las que autorice el jefe de control de

calidad.

o Realizar los ensayos de materias primas, producto en

proceso y productos terminados de los productos que se

encuentren en desarrollo.

o Documentar todos los ensayos y controles realizados.

o Realizar las validaciones de técnicas analíticas.

o Colaborar en la documentación de procedimientos de

muestreo, inspección y ensayo.

o Programar con el director de Control de Calidad el

cronograma de los análisis de estabilidad acelerado, natural

y Ongoing de los productos.

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o Realizar los análisis de las estabilidades según el

cronograma y reportar los resultados

o Coordinar con el director de Control Calidad los análisis

complementarios según el cronograma de estabilidades

(microbiológicos y partículas)

o Realizar los cálculos de los resultados de los análisis

realizados, para que sean revisados y aprobados por el

director de Control de Calidad.

o Informar de manera inmediata al director de Control Calidad

y/o al director técnico los resultados analíticos que no

cumplan especificaciones de calidad.

o Realizar seguimiento a la revisión, verificación, validación

y control de cambios del diseño y desarrollo, reportando los

resultados en la hoja de ruta de este y entregarlos a la

dirección técnica para su aprobación

o Participar en las auto inspecciones o auditorías internas de

calidad.

o Verificar la calibración de los equipos de medición del

laboratorio de control de calidad, previo a su uso.

Diagrama de flujo
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Regente en No Cumple.
Servicio No NO continua
INICIO Farmacéutico en el proceso.

¿El solicitante
cumple con las
ESTUDIOS COMPETENCIAS A Si
características del
PUBLICACIÓN DE REQUERIDOS PARA DESARROLLAR EN EL
cargo?
VACANTE POR PARTE EL CARGO CARGO
DEL GRUPO DE
Si cumple. Continua
TALENTO HUMANO en el proceso.

Coordinar la Administrativas: Toma de

Publicación en la decisiones, liderazgo de Si cumple.
dispensación de los
página de la empresa personas, planeación y Continua en el
medicamentos de la TOMA DE
y en CompuTrabajo organización, comunicación proceso
farmacia asignada. DECISIONES EN LA
afectiva y asertiva oral, escrita y
responsabilidad. PRESELECCIÓN
No cumple. NO
continua en el
proceso. Si
Contenido de OBJETIVOS
DEL CARGO Laborales: Conocimiento del
la vacante Cuales candidatos
cargo, calidad, tolerancia al
publicada continúan en el
estrés, trabajo en equipo,
desarrollo del cargo, No proceso.
3. Conocimiento dispuesto puntualidad y asistencia.
para la dispensación
CARACTERÍSTICAS ambulatoria y/o hospitalaria
según el nivel de complejidad ¿Cumple con
DEL CARGO Humanos: Creatividad,
del servicio farmacéutico. los requisitos
excelentes relaciones humanas, buen FASE DE
manejo de conflictos, compromiso y de estudio?
SELECCIÓN
sentido de pertenecía, presentación
1. Organizar, dirigir personal y tolerancia a la frustración.
y controlar el 2. Administración de
funcionamiento del recursos humanos,
físicos, materiales ANÁLISIS DE LA
servicio FASE DE
farmacéutico PRESELECCIÓN HOJA DE VIDA
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Informe en el que se
Aplicación de pruebas.
expresan las conclusiones PRESENTACIÓN
Test de wartegg
del proceso y la persona DEL INFORME
seleccionada. Test de valanti

Si cumple. El candidato
continuo con la realización
RETROALIMENTACIÓN
de las pruebas que se
DEL PROCESO DE
requieren
SELECCIÓN
Obtuvo buenos
resultados
continua en el
Retroalimentación al candidato proceso
elegido para suplir el cargo, NO
retroalimentación a los candidatos continua en
internos no seleccionados y a los No
proceso.
externos no seleccionados.

No continua en
FIN el proceso
Si
¿Durante la
entrevista el
solicitante refleja
estas competencias?
Continua con la
siguiente fase del
proceso.

ENTREVISTA
CON EL JEFE
INMEDIATO
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➢ Convocatoria:
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 17

➢ Formatos De Hoja Vida

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➢ Posibles pruebas a aplicar

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➢ Formatos de Entrevista
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Referencias
➢ ADS PHARMA (https://www.adspharma.co/, s.f.)

➢ (González, Fundación Universitaria Areandina)