Acta de constitución

del proyecto
[BIOFUEL OIL]
Fecha: [13/09/2021]
Tabla de contenido

Información del proyecto...........................................................................................2

Datos......................................................................................................................2

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................2

Propósito y justificación del proyecto........................................................................2

Descripción del proyecto y entregables.....................................................................2

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................2

Requerimientos del producto.................................................................................2

Requerimientos del proyecto..................................................................................2

Objetivos....................................................................................................................2

Premisas y restricciones............................................................................................2

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................2

Cronograma de hitos principales...............................................................................2

Presupuesto inicial asignado.....................................................................................2

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................2

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................2

Criterios de cierre o cancelación...............................................................................2

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..........................................2

Gerente de proyecto...............................................................................................2

Niveles de autoridad...............................................................................................2

Personal y recursos preasignados............................................................................2

Aprobaciones.............................................................................................................2
Información del proyecto
Datos

Empresa / Organización BIOFUEL OIL

Proyecto
Fecha de preparación 21/04/2021
Cliente Bogotá D.C, Medellín, Cali, Barranquilla.
Patrocinador principal Ing. Adriana Luna
Gerente de proyecto Ing. Juan Carlos Teherán

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Adriana Luna Gerente general Global Networks
Latinoamérica

Propósito y justificación del proyecto

En los últimos años en Cartagena se evidencia el incremento de contaminación
ambiental a causa de las emisiones producidas por el combustible de petróleo,
adicional a ello los ríos se encuentran notablemente contaminados con el aceite
de cocina, restaurantes e industriales que se desechan en los sifones y/o tuberías,
por esta razón se propone la transformación de los aceites quemados en
Biodiesel, combustible que aunque su costo es más elevado, la justificación para
encarar su producción contempla beneficios ambientales, desarrollos de nuevos
mercados para la producción primaria y para la industria, así como posibilidad de
alternativas en combustibles de base renovable.

Descripción del proyecto y entregables

En la actualidad, el mundo necesita disminuir los niveles de contaminación del
ambiente, fundamentalmente aquellos, que traen como consecuencia el
calentamiento global y el efecto invernadero, problemas que afectan a todos los
seres vivos. Colombia es responsable de la emisión de aproximadamente 178,2
millones de toneladas de CO2, el 44% de estas emisiones provienen de la
fabricación y quema de combustibles fósiles.
El aceite de cocina es un producto utilizado en todo el mundo, utilizado por lo
general en la preparación de los alimentos, por lo general después de ser utilizado
este aceite es desechado por la cañería, lo que genera un impacto ambiental
negativo debido a que se desconoce que 1 litro de aceite de cocina usado puede
contaminar 1000 litros de agua, observando esta situación se debe fomentar el
reciclaje de este aceite y más sabiendo que con 1.1 litros de aceite usado se
puede obtener 1 litro de biodiesel.

Entregables del proyecto:

- Acta de inicio - Diseño de red - Contratos con terceros - Implementar la red -
Migración de usuarios - Ejecución del plan de Capacitación y manuales de
funcionamiento - Informes - Acta de cierre.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Como requisitos de alto nivel para el proyecto se tienen los siguientes:

 Tiempo de ejecución del proyecto: Se realizará en el plazo de 2 años.
 Costos e Inversiones: Tendrá una inversión de $60.000.000 millones
 Producción: 40 galones/día
 Fecha de inicio: Se iniciará a la aprobación del proyecto y con el aval del
financista.
 Lugar de desarrollo del proyecto: El planteamiento se realizará en
Cartagena,

Requerimientos del proyecto

El proyecto “Implementar la Red de Telefonía IP para Global Networks en las

sedes Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla con punto central de Gestión en la
sede principal Bogotá” consiste en migrar la telefonía tradicional a la telefonía IP
buscando frenar la pérdida de clientes, convergencia de las redes de la empresa
para simplificar la administración, mantenimiento y soporte de los servicios y a su
vez aumentar la seguridad de las comunicaciones por voz. El plan de migración de
telefonía abarca el siguiente número de funcionarios por sede: Bogotá 200
Medellín 150 Cali 100 Barranquilla 80
Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Diseñar una planta que transforme aceite usado en Entregar los planos de
Biodiésel. diseño.

Cronograma (Tiempo)
Ejecutar la implementación de la planta en el plazo # que se cumpla el
establecido proyecto en el 70 % antes
del tiempo establecido.

Costo
Completar la ejecución del proyecto acorde al Presupuesto gastado del
presupuesto establecido $60.000.000 proyecto / el presupuesto
original del proyecto * 100

Calidad
cumplir con los parámetros mínimos exigidos para Cumplimientos de los
la transformación de aceite, en cuanto a calidad de parámetros en un 95 %
efectividad, textura, color, densidad, transparencia.

Otros

premisas y restricciones

premisas Restricciones

Se obtendrá el predio adecuado para la  El costo del proyecto puede ser

construcción de la planta.
 Incremento de consumidores de
combustibles Biodiésel.
 El aceite vegetal usado está asegurado
por parte de los ciudadanos.
 Los diseños tendrán el
mayor por la variación del precio
del dólar.
 No se contar con mano de obra
calificada para las actividades.
 Vías de acceso a la planta.
 No contar con los recursos
económicos para la compra en
dimensionamiento adecuado para cada
área
 La constructora entregará la planta en
los tiempos estipulados al inicio.
 Contar con los permisos necesarios
para la construcción de la planta.
efectivo de la maquinaria y/o
materiales requeridos, lo que hace
necesario el financiamiento de esta.
 No se recicle la suficiente cantidad
de aceite vegetal para la
producción mínima de Biodiésel
mensual.

Riesgos iniciales de alto nivel

MATRIZ DOFA
FACTOR INTERNO FACTOR EXTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

Se cuenta con la
No se realizan
maquinaria, equipos y
estudios económicos Se realizan estudios Limitantes por
materiales
y financieros completos del mercado. normas y leyes.
necesarios, recursos
completos
humanos

No se realizan los
Se cuenta con el estudios necesarios al
No se tienen en
financiamiento suelo, causando
Existe los servicios públicos. cuenta los
económico que se demoras y cambios
intereses.
requiere. en el desarrollo de la
construcción.

Se cuenta con la
suficiente experiencia
No se fija un flujo de Existe amplio mercado para Reducción del
para llevar a cabo el
inversión llevar a cabo el proyecto. poder adquisitivo
proyecto de
construcción.

Los Incumplimiento por

Los proyectos de Incumplimiento por parte de
trabajadores no parte de los
construcción son de los contratistas o
cuentan con seguro contratistas o
gran calidad proveedores.
integral proveedores.

Se Incluyen en los Opciones de nuevos La recesión

contratos las No se realiza un negocios económica.
cláusulas necesarias control completo de
que brinden los contratos, pólizas,
garantías.
 ordenes de compras

Hay atrasos en la
Se realizan los
No se cumple con la Están definidos los roles en obra por problemas
controles de calidad
supervisión técnica obra de los diferentes administrativos y
al ingresar los
definida profesionales. diseños no
materiales a la obra.
acertados

Cambios en las
referencias o
Están definidos los Hay atrasos en la especificaciones
roles en obra de los obra por problemas Experiencia en el sector de establecidas sin las
diferentes administrativos y la construcción. correspondientes
profesionales. diseños no acertados revisiones o
aprobaciones
técnicas.

No se notifica al área
los cambios en los
Cuenta con un diseños a tiempo y Incumplimiento por
Cuentan con alianzas
procedimiento falta revisión parte de los
estratégicas con los
definido para presupuestal contratistas o
proveedores
contratar y comprar. detallada en el proveedores.
momento de
contratar.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Gerencia del proyecto Lunes 4 de MAYO
2022
Factibilidad Jueves 11 de
JUNIO 2022
Estudio de mercado Miércoles 01 de
JULIO 2022
Diseño Martes 30de
JULIO 2022
Adquisiciones Lunes 07 de
AGOSTO de 2022
Construcción Lunes 29 de
AGOSTO de 2022
Monitoreo y control Miércoles 12 de
SEPTIEMBRE de
2022
Puesta en marcha Jueves 20 de
NOVIEMBRE
2022
Cierre Jueves 30 de
DICIEMBRE de
2022

Presupuesto inicial asignado

El presupuesto estimado es de sesenta millones pesos. ($60.000.000)

Lista de Interesados (stakeholders)

Stakeholder(s) Role
Personas que desechan el aceite Reciclan aceite usado.
Empresas reciclaje de aceite Realizar la recolección de
aceites reciclados
Gobierno Estricto con el
cumplimiento de leyes de
protección del medio
ambiente
Ambientalista Proteger el medio
ambiente
Recurso humano
Trabajadores encargado de realizar el
trabajo para la
construcción de la planta
Contratistas Construir la planta.

Requisitos de aprobación del proyecto

 Aprobación por parte del Gerente de Planeación de la recolección de
aceite.
 Aprobación por parte del Gerente de Infraestructura de la instalación de los
equipos.
 Aprobación por parte del Gerente de Operaciones de pruebas de
funcionamiento.
  Aprobación de los Gerentes de cada una de las áreas del correcto
funcionamiento de los equipos de acuerdo con el perfil de cada uno de los
usuarios.

Criterios de cierre o cancelación

 La etapa de implementación del proyecto no permitirá realización de
trabajos en condiciones extremas, teniendo en cuenta los lineamientos
de seguridad industrial.
 Incumplirán con las normas de seguridad industrial.
 Eventos catastróficos
 Problemas de asesoría legal que no ayudaría en la construcción de los
contratos con los proveedores para asegurar el cumplimiento de las
fechas de entrega.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Adriana luna Gerente de Producción
proyecto

Niveles de autoridad

El gerente del proyecto puede interponer memorandos, llamados de atención,

cambio de personal y despidos, así como decidir el valor de comisiones.

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal
 Aprobar o rechazar solicitudes
de cambio.
 Analizar y evaluar los impactos
que tienen las solicitudes de
cambio.
 No puede cambiar el
presupuesto ni decidir la
varianza del proyecto

Gestión de presupuesto y de sus Cuando el CPI varíe 5% por encima del

variaciones presupuesto inicial, se debe informar al
patrocinador Para que este determine
la mejor decisión en el momento para
 corregir el problema o minimizarlo.

Decisiones técnicas Aprueba valorizaciones de los

subcontratista o proveedores

Resolución de conflictos Brida soluciones en cual quiere tipo

de conflicto.

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma

ADRIANA LUNA 20/03/2021

JUAN TEHERAN
27/04/2021